condiciones de pago de la factura

Como dueño de un negocio, usted mismo puede determinar las condiciones de pago. Sin embargo, hay algunas reglas que debe seguir al configurarlas. Si olvida incluir un plazo de pago en su factura, el destinatario de dicho documento deberá pagarlo dentro de un plazo legal, según el país donde dirija su negocio. Por lo tanto, es mejor especificarlo. ¿Cuáles son las condiciones de pago más comunes? ¿Hay alguna limitación? Puedes saber más sobre esto en el siguiente artículo.

Condiciones de pago de la factura - tabla de contenido:

1. Condiciones de pago comunes
2. ¿Por qué es una buena idea establecer un plazo de pago al inicio de la cooperación?
3. ¿Por qué las grandes empresas necesitan plazos de pago más largos?
4. ¿Por qué los largos plazos de pago afectan a su negocio?
5. ¿Cómo incentivar a sus contratistas a pagar sus facturas rápidamente?

Condiciones de pago comunes

Si bien tiene mucha flexibilidad para establecer los términos de pago de sus facturas, vale la pena comprobar cómo lo hacen otros. ¿Qué períodos de pago son los más comunes en la práctica? Aquí están los más populares:

• 7 días,
• 14 dias,
• 30 dias,
• 60 días,
• 90 dias.

En algunos países, el plazo legal de pago es de 30 días. Es el caso, por ejemplo, de Estados Unidos, donde las facturas emitidas por autónomos deben pagarse en un plazo de 30 días. Asimismo, en Reino Unido, el plazo de pago por defecto es de 30 días desde la recepción de una factura, entrega de bienes o prestación de servicios.

Por otro lado, en algunos países europeos, un período de pago recomendado para transacciones asimétricas, es decir, transacciones donde las partes difieren en tamaño, es de 60 días. La excepción son las transacciones con entidades públicas, que deben pagar la factura dentro de los 30 días. Sin embargo, nada se interpone en el camino de establecer un período de pago más corto, por ejemplo, 21 o 14 días. ¿Cuándo debe informar a su contratista sobre el plazo de pago elegido?

¿Por qué es una buena idea establecer un plazo de pago al inicio de la cooperación?

Debe recordar que cuestiones como las fechas de pago deben determinarse al firmar un contrato o aceptar un pedido. ¿Por qué? Si no ha establecido una fecha de pago antes de aceptar un pedido, su contratista esperará recibir una factura con un período de pago legal. Si les facturas con un plazo menor, tendrán derecho a ser sorprendidos. Esto no se reflejará bien en usted, especialmente porque pagar la factura después de la fecha de vencimiento puede generar intereses.

Por lo tanto, es mejor ser claro al aceptar un pedido. Será suficiente si, en la correspondencia de correo electrónico relacionada con el establecimiento de los detalles del pedido, menciona que planea emitir una factura con, por ejemplo, un plazo de pago de 14 días. En tal caso, su contratista estará al tanto de recibir un documento de su parte, el cual deberá pagar en el plazo indicado. De esta forma, darás la impresión de que eres un profesional que cuida todos los detalles de la transacción.

¿Por qué las grandes empresas necesitan plazos de pago más largos?

Si trabaja como autónomo o tiene una pequeña empresa, probablemente no reciba muchas facturas. El camino desde la recepción de una factura hasta el pago es bastante corto, especialmente cuando utiliza un software de contabilidad que facilita el control de costos. Puede verificar fácilmente si realizó pedidos de bienes y servicios enumerados en la factura. Luego solo haces una transferencia en tu banco y listo.

Se ve completamente diferente en las grandes organizaciones. Allí, una factura tiene que pasar por dos o incluso más departamentos antes de que finalmente se pague. ¿Por qué está pasando esto? Las facturas van a la secretaría o departamento de administración, donde son aceptadas y registradas. Luego, se envían al departamento de contabilidad, pero esto no significa un pago inmediato. Dependiendo de los procedimientos adoptados en una corporación determinada, puede ser necesario verificar quién ordenó bienes o servicios, si el monto es consistente con la orden firmada y si el período de pago u otros datos indicados en la factura son correctos. Tales tareas pueden ser realizadas por personas completamente diferentes.

Más tarde, la factura se envía para el pago. Cabe señalar que la firma de la persona autorizada para aprobar el pago sigue siendo necesaria para procesar la transferencia. Esto requiere mucho tiempo, por lo que debe tenerlo en cuenta cuando coopere con grandes empresas. Sin embargo, a la hora de determinar el plazo óptimo de pago de la factura para ambas partes, recuerda que llegar a los extremos puede ser desfavorable. También debe tener en cuenta sus propias necesidades.

¿Por qué los largos plazos de pago afectan a su negocio?

Al establecer un plazo de pago muy largo, usted acredita a su contratista. Mientras espera el pago, su cliente ya puede beneficiarse de los bienes o servicios que le ha proporcionado. Si te pagaran de inmediato, podrías gastar el dinero y beneficiarte de él. Esto es especialmente importante si tienes problemas de liquidez. En tal caso, es mejor para usted acordar plazos de pago más cortos.

Si facturas a alguien con un plazo de pago muy largo, como 90 días, y te quedas sin dinero en ese momento, es posible que tengas que pedir un préstamo bancario. Esto supondrá costes adicionales que podrías haber evitado si los hubieras facturado con un plazo de pago más corto. Si alguien te convence de que un plazo de pago más largo no debería ser un problema, siempre puedes intentar revertir la situación. ¿Cómo hacerlo? Puedes ofrecer un prepago por tus servicios a cambio de un pequeño descuento. Esta puede ser una solución mucho mejor que sacar un préstamo caro.

¿Cómo incentivar a sus contratistas a pagar sus facturas rápidamente?

Si el plazo de pago se cuenta a partir de la fecha de recepción de la factura por parte del contratista, entonces una factura enviada electrónicamente ayudará a obtener un pago más rápido. En este caso no tienes que esperar a que un cartero se lo entregue a tu cliente. Además, si el destinatario de tus bienes o servicios utiliza un sistema CRM, una factura electrónica puede facilitar su trabajo, gracias a la cual puedes esperar un pago más rápido.

¿Hay algo más que puedas hacer para acelerar el proceso? Por ejemplo, puede ofrecer un descuento para un pago más rápido. Obviamente, debe calcular el monto del descuento para no perderlo. Además, puedes advertir a tu contratista que si no paga la factura a tiempo, le sumarás intereses por mora. De todos modos, establezca una fecha límite de pago mutuamente beneficiosa y luego controle si su cliente la ha cumplido. Con nuestra aplicación de facturación gratuita, puede configurar recordatorios para los próximos pagos y, con solo un clic, verificar el monto adeudado y las fechas de vencimiento.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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