IPA vs. RPA vs. BPA: ¿Cuál es la opción de automatización adecuada para su empresa?

La automatización de procesos comerciales (BPA), la automatización robótica de procesos (RPA) y la automatización inteligente de procesos (IPA) son palabras de moda que pertenecen al equipo más amplio: gestión de procesos comerciales (BPM). El concepto de BPM gira en torno a la mejora de los procesos comerciales a través de auditorías, modelado de escenarios, monitoreo y optimización continua. Su resultado puede implicar la digitalización y la automatización, pero en general, las actividades de BPM están centradas en el ser humano.

Por otro lado, los sistemas BPA, RPA e IPA implican cierto nivel de automatización. Su complejidad puede variar desde la recolección de datos en la infraestructura de TI de una empresa y los servicios de terceros hasta la reposición de existencias en función de datos de ventas históricos y en tiempo real. Sin embargo, la gente de negocios a menudo entiende mal el IPA vs. RPA vs. BPA, lo que puede generar confusión al evaluar las opciones de automatización para su empresa.

En este artículo, investigaremos las diferencias y similitudes clave entre las soluciones IPA, BPA y RPA, analizaremos los impulsores de la adopción de la automatización en los negocios y brindaremos consejos de expertos para elegir opciones de automatización viables para su organización.

BPA vs RPA vs IPA: ¿cuál es la diferencia?

IPA vs RPA vs BPA: diferencias clave. Fuente de la imagen: personalizado (ITRex Group)

Entender la automatización de procesos de negocio

Siendo el primer paso hacia la automatización empresarial, la automatización de procesos de negocios se basa en software estándar o personalizado impulsado por programación "si-entonces" e integración de API.

Estos sistemas vinculan otras aplicaciones dentro de la infraestructura de TI de una empresa y facilitan el movimiento de datos a través de ERP, CRM, DMS y soluciones de gestión de proyectos.

El software BPA agiliza el trabajo mundano, como la gestión de cuentas de clientes, la incorporación de empleados, la generación de informes y la contratación electrónica.

Por ejemplo, un departamento de recursos humanos que no aprovecha la automatización de procesos comerciales tiene que programar entrevistas con los candidatos por teléfono, enrutar manualmente sus documentos entre los departamentos asociados, garantizar la revisión de documentos a través de seguimientos e incorporar nuevos empleados.

Con BPA, un candidato puede simplemente completar un formulario en línea, que se envía automáticamente a las unidades de recursos humanos, contabilidad y legales de la empresa, eliminando el papeleo duplicado. Durante el proceso de revisión, los candidatos se mantienen informados gracias a las notificaciones automáticas. Y si se contrata al candidato, el proceso de incorporación, facilitado por un sistema de gestión de aprendizaje corporativo, llevará solo unas horas en lugar de varios días.

Su empresa debería considerar invertir en la automatización de procesos comerciales si su trabajo implica:

• Agregación de datos en toda la infraestructura de TI
• Amplio soporte de mesa de ayuda
• Asistencia de empleados y seguimiento del tiempo del proyecto
• Operaciones de adquisición frecuentes
• Flujos de trabajo de aprobación de varios niveles

Comprender la automatización de procesos robóticos

El objetivo de la automatización robótica de procesos es hacer que las tareas repetitivas requieran menos mano de obra para los humanos. La tecnología se basa en bots de software que imitan la actividad humana en el nivel de la interfaz de usuario, iniciando sesión e interactuando con los sistemas de software como lo harían sus empleados.

RPA solo funciona con datos estructurados, que se pueden organizar fácilmente en tablas. Así, los bots RPA buscan información específica en los lugares indicados por los ingenieros RPA. A menos que hayan sido aderezadas con capacidades de inteligencia artificial, las herramientas RPA no pueden emitir juicios sobre los datos que usan o los procesos que renuevan.

Los expertos consideran que RPA es una forma de automatización rápida y no invasiva que no interrumpe los procesos comerciales de su empresa ni requiere una revisión completa de la infraestructura de TI. Sin embargo, su proyecto de RPA puede salir mal fácilmente si no logra alinear su negocio y los equipos de TI o si selecciona los procesos incorrectos para la automatización. Tiene mucho sentido aprovechar la automatización de procesos robóticos si sus empleados:

• Manejar grandes volúmenes de datos estructurados
• Realizar operaciones de copiar y pegar con frecuencia
• Manejar procesos que involucran a múltiples partes interesadas
• Genere cantidades masivas de informes

Automatización de procesos de negocio frente a automatización de procesos robóticos

La diferencia clave entre RPA y BPA surge de la naturaleza misma de las tecnologías de automatización. Si bien la automatización de procesos comerciales no elimina al ser humano de un proceso, las herramientas avanzadas de RPA pueden automatizar completamente hasta el 70 % de las tareas en industrias con uso intensivo de documentos.

Otras características distintivas de BPA frente a RPA incluyen:

Arquitectura tecnológica. Para funcionar de manera efectiva, las herramientas de BPA deben integrarse con los sistemas de TI de su empresa y los servicios de terceros en el nivel de back-end. La automatización robótica de procesos combina interacciones de interfaz de usuario y API, actuando como un complemento para su software empresarial.

Nivel de automatización. La automatización de procesos comerciales depende de los empleados para validar y atravesar la información en una organización. Por ejemplo, cuando las soluciones de BPA detectan datos faltantes en un sistema de TI, señalan un error y notifican a un especialista humano. Por el contrario, los bots RPA intentarían obtener los datos que faltan por su cuenta.

Costos de desarrollo. En comparación con las soluciones de automatización de procesos comerciales, cuyo costo puede oscilar entre $ 10 000 y $ 100 000 para un sistema de software de nivel medio, las herramientas RPA tienen costos de implementación más bajos.

Comprender la automatización inteligente de procesos

La automatización inteligente de procesos combina la funcionalidad BPA y los bots RPA con diferentes subconjuntos de inteligencia artificial, como visión artificial, procesamiento de lenguaje natural y aprendizaje automático.

La tecnología IPA se basa en el concepto de transferencia de aprendizaje, lo que significa que las empresas pueden usar algoritmos entrenados en tareas particulares para otros trabajos relacionados.

Las soluciones de IPA ayudan a las empresas a realizar análisis de datos y automatizar la toma de decisiones dentro de una sola unidad de negocios o en toda la empresa.

Si bien los empleados humanos necesitan monitorear el rendimiento de los sistemas IPA en las primeras etapas de la implementación de la automatización inteligente, la precisión y la autonomía de los algoritmos de IA aumentan con el tiempo.

El equipo de ITRex generalmente alienta a los clientes a probar la automatización inteligente de procesos en los casos en que:

• Una organización produce grandes cantidades de datos no estructurados
• Sus flujos de trabajo son intensivos en conocimiento (piense en evaluaciones de crédito)
• Los empleados de una empresa necesitan revisar constantemente los datos en busca de inconsistencias y posibles fraudes.

Automatización inteligente de procesos frente a automatización robótica de procesos

¿En qué se diferencia la automatización robótica de procesos de la automatización inteligente?

Las diferencias entre RPA e IPA podrían reducirse a las tres características esenciales:

• A diferencia de las herramientas de RPA, las soluciones de automatización impulsadas por IA pueden analizar datos no estructurados, como texto sin formato, imágenes, videos, publicaciones en redes sociales y lecturas de sensores, o traducirlos a formatos adecuados para la automatización de procesos robóticos.
• Los sistemas de automatización de procesos robóticos se hacen cargo de tareas independientes, mientras que los sistemas IPA pueden orquestar procesos completos
• Aunque algunos bots RPA muestran capacidades cognitivas limitadas, los ingenieros de software estipulan su lógica. Los sistemas de IA completamente capacitados, por el contrario, pueden consumir nuevos datos y volverse más inteligentes con poca o ninguna participación de su equipo de TI interno o consultores externos.

Por qué su empresa debería navegar el dilema BPA vs. RPA vs. IPA lo antes posible

Al adoptar tecnologías de automatización en departamentos particulares o en toda la organización, las empresas podrían evitar la rotación de empleados, reducir los costos operativos y superar a los competidores.

El 66 % de las empresas encuestadas por McKinsey en 2020 estaban probando soluciones para automatizar los procesos comerciales, mientras que el 31 % de los encuestados tenía al menos una función comercial completamente automatizada.

Como era de esperar, el debate sobre IPA vs. RPA vs. BPA ahora está más acalorado que nunca. El creciente interés en las tecnologías de gestión de procesos de negocio se debe a varios factores:

La locura de la transformación digital. La pandemia de COVID-19 y los bloqueos que siguieron se convirtieron en el mayor estímulo de digitalización en la historia moderna. Hoy en día, las grandes empresas implementan más de 175 aplicaciones diferentes, mientras que las empresas más pequeñas se las arreglan con 73 aplicaciones en promedio. Y dado que el gasto en TI podría superar los 2 billones de dólares este año solo en los EE. UU., el auge digital no muestra signos de desaceleración.

Sobrecarga de información. ¡Para hacer su trabajo de manera efectiva, los empleados modernos tienen que alternar rutinariamente entre casi doscientas aplicaciones! Esto, a su vez, provoca una sobrecarga de información, lo que le cuesta a una empresa con 50 000 empleados hasta $ 1 mil millones al año.

Escasez de empleados. Si bien la pandemia afectó a múltiples sectores, contrayendo la economía de EE. UU. en un 19,2 %, la recesión afectó más a algunos sectores que a otros, lo que resultó en reducciones masivas de personal. Por ejemplo, la escasez de enfermeras cualificadas en EE. UU. podría llegar pronto a 1,1 millones, mientras que los gastos laborales en sanidad ya han superado los niveles previos a la pandemia en un 12 %.

IPA vs. RPA vs. BPA: ¿cuál es la tecnología de automatización adecuada para su negocio?

Con el mercado global de IPA listo para alcanzar los $ 13,75 mil millones el próximo año y el 50% de las empresas que utilizan IA dentro de al menos una función comercial, la automatización inteligente de procesos es, sin duda, la próxima encarnación, y una evolución lógica, de las tecnologías de automatización empresarial.

¿Por qué elegir entre BPA, RPA o IPA? ¡Tu empresa podría usarlos todos! Fuente de la imagen: Flujo de degradado

Sin embargo, el camino hacia la IPA en toda regla es estrictamente lineal, por lo que debemos aprender a caminar antes de poder correr.

Si bien las empresas confían cada vez más en la automatización de procesos comerciales, solo el 53 % de los proyectos empresariales de IA pasan de los prototipos a la producción. Y aunque la IA aplicada encabeza la lista de tendencias tecnológicas de McKinsey, es probable que la automatización robótica de procesos lidere la carrera de automatización empresarial en los próximos años.

Pero hay una trampa.

Para dominar el panorama de la automatización, los sistemas RPA deben poder manejar procesos más largos y complejos, adquirir capacidades de inteligencia artificial de alto nivel e interactuar sin problemas con otras tecnologías de gestión de procesos comerciales.

Un escenario probable aquí es el surgimiento de soluciones de automatización semántica, es decir, agentes de software inteligentes que aprenden a realizar tareas a través de observaciones visuales en lugar de ser programados explícitamente para hacerlo. Y ya hemos visto cómo UiPath, Automation Anywhere y Microsoft Power Automate mejoran sus plataformas con tales capacidades.

Para navegar por el panorama de BPA vs. RPA vs. IPA y cosechar los beneficios de la automatización más rápido, su empresa debe:

• Evalúe la naturaleza y la calidad de sus datos operativos, y el valor que podría ofrecer
• Realice una auditoría integral de la infraestructura de TI para medir la madurez digital de su empresa y determinar la pila de tecnología predominante
• Detectar flujos de trabajo y procesos que necesitan mejoras
• Realizar entrevistas en profundidad con las partes interesadas de la empresa y consultores externos para evaluar la viabilidad de un piloto de automatización.
• Establecer objetivos de automatización utilizando los criterios SMART
• Seleccione tecnologías de automatización adecuadas en colaboración con su departamento de TI y/o consultores de automatización externos
• No compliques demasiado las cosas; ¿Por qué entrenar e implementar modelos de aprendizaje automático cuando a su empresa le vendría bien varios bots RPA?
• Establecer un centro de automatización de excelencia (COE) y diseñar un marco para la gestión, la seguridad y la garantía de calidad de la automatización
• Cree un plan de implementación de automatización que abarque la prueba de concepto (POC), la implementación de automatización inicial, el análisis continuo de los comentarios de los usuarios y las implementaciones graduales en otras unidades comerciales y, en última instancia, en toda la empresa.

En una nota final, vale la pena mencionar que muchas empresas resuelven el enigma de IPA vs. RPA vs. BPA combinando estratégicamente las tres tecnologías en lugar de usar una sola opción de automatización. Y el hecho de que la mayoría de las plataformas BPA y RPA ahora se están moviendo a lo largo de la trayectoria de IPA demuestra aún más nuestro punto: el futuro de la gestión de procesos comerciales radica en una mayor convergencia de los sistemas de TI empresariales.

¿Está buscando automatizar tareas repetitivas, sincronizar datos dentro de su infraestructura de TI y facilitar procesos de revisión y aprobación estrictamente regulados? ¡Nuestros expertos en IPA están aquí para ayudar! Comuníquese con ITRex para analizar sus necesidades de automatización y elegir sabiamente entre BPA, RPA o IPA.

Publicado originalmente en https://itrexgroup.com el 13 de abril de 2022.