¿Es una factura un documento legal?

¿Es una factura un documento legal? A primera vista, podría parecer que la respuesta a esta pregunta es obvia. Las facturas deben contener ciertos elementos exigidos por la ley. Pero eso no significa que sean documentos legales. Si ese fuera el caso, una persona deshonesta podría emitir una factura por cualquier cantidad y luego exigirle al cliente que la pague. Una factura por sí sola no es un documento legal. Solo en combinación con otros documentos una factura puede tener fuerza legal. ¿Cuáles son esos documentos? ¿Y cómo convertir una factura en un documento legalmente vinculante? ¡Descubrirás eso y más en este artículo!

¿Es una factura un documento legal? - Tabla de contenidos:

1. ¿Es una factura un documento legal?
2. ¿Qué hace que las facturas sean legales?
3. ¿Qué información legal puedes incluir en una factura?
4. ¿Qué documentos harán que una factura sea vinculante?
5. ¿Cómo protegerse contra un comprador deshonesto?
6. Firma del destinatario: una forma sencilla de confirmar la transacción

¿Es una factura un documento legal?

A primera vista, podría parecer que la respuesta a la pregunta: “¿Es una factura un documento legal?” parece obvio Las facturas deben contener ciertos elementos exigidos por la ley. Pero eso no significa que sean documentos legales. Si ese fuera el caso, una persona deshonesta podría emitir una factura por cualquier cantidad y luego exigirle al cliente que la pague.

Una factura por sí sola no es un documento legal. Solo en combinación con otros documentos una factura puede tener fuerza legal.

¿Cuáles son esos documentos? ¿Y cómo convertir una factura en un documento legalmente vinculante? ¡Descubrirás eso y más en este artículo!

¿Qué hace que las facturas sean legales?

Una factura es un documento contable. Pero, ¿una factura es un documento legal? Contiene información importante, como la fecha y el método de pago, el tipo y el valor de los bienes y servicios vendidos, así como los montos de los impuestos adeudados. Una factura también documenta un evento económico que involucra la entrega de bienes o servicios, pero no prueba indiscutiblemente la existencia de un contrato entre el vendedor y el comprador.

¿Es una factura un documento legal? Intentemos responder a esta pregunta. Si las facturas por sí solas fueran documentos legales, las empresas deshonestas podrían emitir facturas falsas y, en base a ellas, exigir el pago de bienes o servicios no entregados. Por lo tanto, además de la factura debe tener otros documentos que acrediten que se produjo el hecho económico indicado en la factura.

¿Qué información legal puedes incluir en una factura?

Aunque una factura por sí sola no es un documento legal, puede incluir cierta información legal que será vinculante para su cliente bajo ciertas condiciones. Una de las informaciones legales más comunes en una factura es la fecha límite de pago. Sin embargo, para que esto sea legalmente vinculante, debe tener una prueba de que su cliente ha aceptado la fecha de pago. Si el cliente no paga a tiempo, le cobrará intereses.

También puede encontrar una cláusula que diga que hasta que el cliente pague el monto total indicado en la factura, los bienes seguirán siendo propiedad del vendedor. A veces hay una nota en la factura que dice que la factura es al mismo tiempo una demanda de pago de la cantidad resultante. También podría incluir información de que la falta de pago dará como resultado la colocación del cliente en un registro de deudores públicos o la remisión del caso a una agencia de cobro de deudas.

La factura también puede contener información sobre la duración de la garantía, el método de reclamación o cómo devolver la mercancía. Sin embargo, esta información es unilateral. En algunos casos, se requiere la confirmación de la otra parte, es decir, el comprador, para tener fuerza legal. ¿Cómo entonces hacer vinculante una factura?

¿Qué documentos harán vinculante una factura?

Un contrato o un pedido confirmado por el cliente son tales documentos. En el contrato, las dos partes de la transacción acuerdan las condiciones de entrega de los bienes o servicios. Puede incluir el método y la fecha de pago, el precio de los bienes y servicios, las fechas de entrega y muchas otras cosas que son importantes para las partes del contrato.

Algunos de estos acuerdos, como las condiciones de pago y los precios de los productos, por ejemplo, se repetirán en la factura. En el caso de un contrato, tendrá prueba de que su contratista ha aceptado los términos presentados.

Los abogados tienen un dicho que la gente hace contratos para los malos tiempos. ¿Qué significa eso? Mientras todo esté bien y sus clientes paguen las facturas que reciben, parece que no es necesario un contrato. Pero si su contratista deja de cumplir con los acuerdos anteriores, entonces en ese caso un contrato resultará invaluable. Le dará evidencia directa en su mano que tiene fuerza de ley. Tal contrato no necesariamente tiene que ser creado por un abogado. Por supuesto, si opta por los servicios de un abogado, dicho contrato sin duda será más refinado, pero le costará más.

Afortunadamente, usted mismo puede crear contratos simples. Curiosamente, el acuerdo no tiene que ser en papel. Un contrato puede ser un acuerdo enviado por correo electrónico, SMS o mensajería instantánea. Dichos mensajes tienen fuerza de ley, así como una confirmación de que su cliente ha aceptado las condiciones, que luego se incluyen en su factura.

El mismo papel tiene el pedido aceptado por el cliente. Sobre esta base, puede emitir una factura, que junto con el pedido, se convierte en un conjunto de documentos legales. El pedido tampoco tiene que ser en papel. Puede ser un correo electrónico, un SMS o un mensaje de un comunicador. Si tiene una tienda en línea, un pedido también puede ser un formulario completo disponible en el sitio web de su tienda.

¿Cómo protegerse contra los compradores deshonestos?

Un cliente podría pedirle productos y luego negarse a hacerlo. El hecho de que haya emitido una factura a dicha persona no tendrá ningún valor legal. Hasta que ambas partes acepten la factura, no es legalmente vinculante. Por eso es tan importante tener una confirmación de pedido de la persona que solicita los bienes o servicios. Solo con un contrato firmado o pedido confirmado, puede exigir el pago de una factura emitida después del contrato o pedido.

Firma del destinatario: una forma sencilla de confirmar transacciones

Una de las formas más sencillas de confirmar la transacción es la firma del comprador en la factura. Al poner una firma, el cliente acepta la factura. En este punto, se vuelve legalmente vinculante. Sin embargo, la factura no siempre es en papel. Entonces, ¿cómo puede obtener la confirmación de aceptación de una factura enviada electrónicamente? En ese caso, todo lo que necesita es un breve mensaje de correo electrónico en el que los clientes confirmen que aceptan todos los detalles que contiene la factura. Esto le dará la prueba de que su cliente ha aceptado los términos de venta establecidos en la factura.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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