Optimice sus proyectos con las plantillas de gestión de proyectos de Creately

Publicado: 2023-07-28

En nuestro artículo de resumen de la semana pasada, compartimos plantillas diseñadas para gerentes de productos para ayudarlos a rastrear las fechas de entrega, evaluar el consenso sobre las opciones de productos, aplicar enfoques efectivos de resolución de problemas y organizar la estrategia del producto.

Esta semana, nos estamos enfocando en los gerentes de proyecto, con plantillas diseñadas para facilitar el seguimiento y la priorización de iniciativas de conversión, fomentando la comunicación y colaboración del progreso, promoviendo la mejora continua, visualizando la dirección estratégica y definiendo el alcance y los roles del proyecto.

Explore nuestra comunidad de diagramas para obtener plantillas y ejemplos específicos de la industria para respaldar sus casos de uso únicos.

Las plantillas de esta semana incluyen:

Plantilla de hoja de ruta del producto
Plantilla de carta de proyecto
Plantilla de acumulación de embudo de conversión
Mostrar y contar plantilla de reunión
Plantilla retrospectiva de cuatro Ls

Plantilla de hoja de ruta del producto

La plantilla de hoja de ruta del producto es una herramienta poderosa que los gerentes de proyecto pueden usar para planificar y comunicar la dirección estratégica de sus proyectos. Proporciona una visión general clara del proceso de desarrollo del producto, lo que ayuda a los equipos y a las partes interesadas a mantenerse alineados con los objetivos y el progreso del proyecto.

5 sencillos pasos para utilizar la plantilla de hoja de ruta del producto:

Defina objetivos : describa claramente los objetivos de su proyecto y los hitos clave.
Establezca plazos : establezca plazos realistas para cada hito.
Priorizar funciones : enumere y priorice las funciones esenciales para lograr los objetivos.
Visualice la hoja de ruta : cree una representación visual clara del viaje del proyecto.
Comunicar y revisar : comparta la hoja de ruta con su equipo y las partes interesadas, y revise y ajuste regularmente según sea necesario.

_{Haga clic en la imagen para editar la plantilla de hoja de ruta del producto}

Plantilla de carta de proyecto

Los gerentes de proyecto pueden usar la plantilla del acta de constitución del proyecto para iniciar sus proyectos en el camino correcto. Sirve como un documento fundamental que describe el propósito, el alcance, los objetivos y las partes interesadas clave del proyecto, proporcionando una hoja de ruta clara para una gestión exitosa del proyecto.

5 sencillos pasos para utilizar la plantilla de acta de constitución del proyecto:

Descripción general del proyecto: Proporcione una breve descripción del proyecto, incluido su nombre, propósito y el problema que pretende resolver. Indique claramente las metas del proyecto y cómo se alinea con los objetivos de la organización.
Definición del alcance: defina claramente los límites del proyecto y lo que se incluye o excluye. Identificar los entregables y los resultados que producirá el proyecto.
Funciones y responsabilidades: describa las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo involucrado en el proyecto. Esto asegura que todos conozcan sus tareas y ayuda a evitar confusiones.
Cronograma e hitos: establezca un cronograma realista para el proyecto e identifique los hitos clave. Esto ayudará a mantener el proyecto dentro del cronograma y realizar un seguimiento del progreso.
Identificación de partes interesadas: enumerar todas las partes interesadas involucradas en el proyecto, tanto internas como externas. Comprender sus intereses y participación para gestionar eficazmente las comunicaciones y expectativas.

De esta manera, al usar la plantilla de acta de constitución del proyecto, los gerentes de proyecto pueden simplificar la fase de inicio de sus proyectos, obtener claridad sobre el alcance y los objetivos del proyecto, establecer funciones y responsabilidades claras y construir una base sólida para una ejecución exitosa del proyecto.

_{Haga clic en la imagen para editar la plantilla del Acta de constitución del proyecto}

Plantilla de acumulación de embudo de conversión

Los gerentes de proyecto pueden usar la plantilla de cartera de pedidos del embudo de conversión para optimizar las conversiones de clientes y mejorar el viaje del usuario. Les ayuda a rastrear y priorizar las iniciativas de mejora, asegurando un flujo fluido y efectivo de clientes potenciales a través del embudo de conversión.

A continuación se explica cómo utilizar la plantilla de acumulación del embudo de conversión:

Identifique las etapas del embudo: defina las etapas de su proceso de conversión.
Haga una lista de ideas de mejora: haga una lluvia de ideas y enumere las posibles mejoras para cada etapa.
Priorizar iniciativas: clasificar las ideas en función de su impacto y viabilidad
Asigne responsabilidades: Asigne miembros del equipo para implementar cada iniciativa.
Supervise y optimice: Realice un seguimiento regular del rendimiento y realice los ajustes necesarios.

_{Haga clic en la imagen para editar la plantilla de acumulación del embudo de conversión}

Mostrar y contar plantilla de reunión

Los gerentes de proyecto pueden usar la plantilla de reunión de mostrar y contar para comunicar de manera efectiva el progreso del proyecto y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Facilita un formato estructurado para mostrar actualizaciones, logros y desafíos del proyecto, al tiempo que brinda una oportunidad para comentarios y debates valiosos.

Pasos sencillos para usar la plantilla de reunión Mostrar y contar:

Establezca el horario de la reunión: determine un horario regular para las reuniones Show and Tell. Esto podría ser semanal, quincenal o mensual, según el cronograma y la complejidad del proyecto.
Prepare actualizaciones: antes de la reunión, los miembros del equipo deben preparar actualizaciones concisas sobre las tareas y los logros de su proyecto. Elementos visuales como tablas, gráficos o prototipos pueden hacer que las presentaciones sean más atractivas.
Presentar el progreso: durante la reunión, cada miembro del equipo presenta su progreso, comparte lo que ha logrado desde la última reunión y cualquier desafío que haya encontrado.
Fomente la retroalimentación: después de cada presentación, aliente las preguntas y la retroalimentación de la audiencia. Esto fomenta la colaboración y ayuda a identificar posibles obstáculos u oportunidades de mejora.
Capture elementos de acción: al final de la reunión, documente cualquier elemento de acción o tareas de seguimiento que surjan de la discusión. Asigne responsabilidades y plazos para garantizar el progreso después de la reunión.

_{Haga clic en la imagen para editar la plantilla de reunión Show and Tell}

Plantilla retrospectiva de cuatro L

La plantilla retrospectiva de las cuatro L puede ayudar a los gerentes de proyecto a realizar retrospectivas integrales y fomentar la mejora continua dentro de sus equipos. Permite un enfoque estructurado para reflexionar sobre el desempeño del proyecto, identificar éxitos y desafíos, y definir pasos procesables para el crecimiento futuro.

Aquí hay 5 pasos simples para usar la plantilla retrospectiva 4Ls:

Reúna al equipo: reúna a todos los miembros del equipo involucrados en el proyecto para la reunión retrospectiva.
Comience con lo que le gustó: comience la retrospectiva pidiendo a los miembros del equipo que compartan lo que les gustó o apreciaron del proyecto. Esto destaca los aspectos positivos y reconoce los esfuerzos del equipo.
Pasar a lo aprendido: discuta lo que el equipo aprendió a lo largo del proyecto, incluidos los conocimientos, las nuevas habilidades o las valiosas experiencias adquiridas.
Abordar lo que faltaba: identifique los aspectos que el equipo sintió que faltaban o que podrían haberse mejorado durante el proyecto. Discuta abiertamente los desafíos y obstáculos enfrentados.
Termine con lo anhelado: Finalmente, haga que el equipo comparta sus aspiraciones y lo que anhelaron durante el proyecto. Esto puede incluir mejoras deseadas u oportunidades para proyectos futuros.

Utilice la plantilla retrospectiva de las cuatro L para crear un entorno de colaboración para la retroalimentación y el aprendizaje, lo que permite que el equipo se adapte y crezca, lo que conducirá a proyectos más exitosos en el futuro.

_{Haga clic en la imagen para editar la Plantilla Retrospectiva de las Cuatro L}