Resumen de plantillas de Creately: semana 2 de junio

La semana pasada, compartimos plantillas personalizadas para aquellos que se dedican a la planificación de eventos, la gestión de productos, el asesoramiento profesional, la antropología cultural y el coaching de productividad personal.

Esta semana hemos preparado cinco plantillas completamente nuevas diseñadas específicamente para diseñadores de UX, gerentes de producto, gerentes de proyecto, líderes de equipo, creadores de contenido, controladores de calidad, capacitadores profesionales y consultores.

Si está interesado en explorar plantillas adicionales, lo alentamos a que visite nuestra comunidad de diagramas, donde puede encontrar una amplia colección de cientos de plantillas que se adaptan a una amplia gama de casos de uso organizacional.

Las plantillas de esta semana incluyen:

• Lienzo Lean UX
• Plantilla pre mortem
• Plantilla de repositorio de contenido
• Matriz de riesgo
• Plantilla de taller eficaz

Lienzo Lean UX

El lienzo Lean UX es una herramienta visual utilizada en el campo del diseño de experiencia de usuario (UX) para facilitar la creación colaborativa y la comunicación de conceptos de productos. Por lo general, lo utilizan los diseñadores de UX, los gerentes de productos y los equipos multifuncionales que trabajan en un entorno ágil e iterativo.

El uso de una plantilla de lienzo Lean UX puede ayudar a agilizar el proceso de diseño y alinear a los miembros del equipo con los objetivos del proyecto y el enfoque centrado en el usuario.

Aquí hay una guía simple sobre cómo usar una plantilla de lienzo Lean UX en cinco sencillos pasos:

1. Defina el problema: identifique y enmarque claramente el problema que pretende resolver, teniendo en cuenta las necesidades del usuario y los objetivos comerciales.
2. Identifique los personajes de los usuarios objetivo: defina los usuarios objetivo principales para su producto y cree personajes de usuarios que representen sus características, comportamientos y objetivos.
3. Mapee el recorrido del usuario: visualice la experiencia del usuario mediante el mapeo de su recorrido desde la primera interacción hasta el logro de sus objetivos, incluidos los puntos de contacto, las emociones y los puntos débiles.
4. Genere ideas de solución: haga una lluvia de ideas sobre posibles soluciones para abordar el problema definido y satisfacer las necesidades de los usuarios, fomentando diversas perspectivas de los miembros del equipo.
5. Formule hipótesis y valide: cree hipótesis sobre las soluciones generadas y diseñe experimentos para probar estas suposiciones con los usuarios, centrándose en ciclos iterativos de retroalimentación, aprendizaje y refinamiento.

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Plantilla Pre-Mortem

La plantilla pre-mortem es una herramienta estratégica utilizada por los gerentes de proyecto, los líderes de equipo y los tomadores de decisiones para anticipar y mitigar posibles riesgos o fallas antes de que ocurran. Es particularmente valioso durante la fase de planificación de un proyecto o iniciativa.

Aquí se explica cómo utilizar la plantilla pre-mortem en cinco sencillos pasos:

1. Prepare el escenario: reúna al equipo del proyecto o a las partes interesadas relevantes y explique el propósito del ejercicio pre-mortem. Enfatice la importancia de identificar los riesgos y fallas potenciales para evitar que sucedan.
2. Imagine el fracaso: Pida a los participantes que imaginen que el proyecto ya fracasó o encontró problemas significativos. Dales una línea de tiempo específica, como seis meses o un año en el futuro. Anímelos a pensar de manera amplia y creativa sobre todas las posibles razones del fracaso.
3. Lluvia de ideas sobre riesgos y causas: Proporcione a cada participante notas adhesivas o una plataforma digital donde puedan anotar individualmente los riesgos y las causas que creen que podrían contribuir a la falla. Deles una cantidad determinada de tiempo para generar tantas ideas como sea posible. Recuérdeles que se centren en riesgos específicos en lugar de generalidades.
4. Compartir y agrupar ideas: Haga que cada participante comparta sus ideas una por una, permitiendo la discusión y aclaración si es necesario. A medida que se comparten ideas, agrupe riesgos y causas similares o relacionados. Este paso ayuda a identificar temas comunes y priorizar riesgos potenciales.
5. Estrategias de mitigación: una vez que se compartan y agrupen todas las ideas, cambie el enfoque al desarrollo de estrategias para mitigar o prevenir los riesgos y causas identificados. Anime al equipo a pensar en acciones proactivas, planes de contingencia o medidas de mitigación de riesgos que se puedan implementar para minimizar la probabilidad o el impacto de los riesgos identificados.

Al usar la plantilla previa al ensayo, los equipos de proyecto pueden identificar de manera proactiva los posibles riesgos y fallas, lo que les permite desarrollar estrategias y planes de contingencia para prevenir o minimizar su impacto. Este ejercicio promueve un enfoque con visión de futuro y mejora la planificación general del proyecto y los procesos de gestión de riesgos.

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Plantilla de repositorio de contenido

La plantilla del repositorio de contenido es una herramienta que suelen utilizar los administradores de contenido, los especialistas en marketing digital y los equipos editoriales para organizar y administrar sus activos de contenido de manera efectiva. Proporciona una ubicación centralizada para almacenar, categorizar y acceder a contenido para varios canales y plataformas.

Aquí se explica cómo usar la plantilla del repositorio de contenido:

1. Configure la plantilla: cree un marco estructurado dentro del repositorio, que incluya carpetas, categorías y campos de metadatos, para organizar el contenido de manera eficaz. Considere factores como el tipo de contenido, el tema, el público objetivo y la fecha de publicación.
2. Cargue y categorice el contenido: comience cargando activos de contenido existentes en el repositorio. Asigne categorías, etiquetas y metadatos apropiados a cada contenido para facilitar la búsqueda y recuperación. Este paso garantiza que el contenido esté correctamente organizado y accesible.
3. Defina permisos y niveles de acceso: determine quién puede acceder y editar el contenido dentro del repositorio. Establezca roles y permisos de usuario para mantener la seguridad de los datos y garantizar que las personas adecuadas tengan los privilegios necesarios.
4. Colabore y realice un seguimiento de las revisiones: fomente la colaboración entre los miembros del equipo con funciones como el control de versiones. Realice un seguimiento de las revisiones, los comentarios y la retroalimentación dentro del repositorio para mantener un flujo de trabajo transparente y agilizar los procesos de aprobación y desarrollo de contenido.
5. Busque y recupere contenido: use la funcionalidad de búsqueda del repositorio para ubicar contenido específico según criterios relevantes, como palabras clave, categorías o metadatos. Asegúrese de que el repositorio sea fácilmente accesible y fácil de usar para un descubrimiento y recuperación de contenido eficientes.

Utilice la plantilla del repositorio de contenido para administrar y organizar de manera eficiente los activos de contenido, mejorar la colaboración entre los miembros del equipo y agilizar los procesos de creación y publicación de contenido.

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Matriz de riesgo

Una plantilla de matriz de riesgos es una herramienta que suelen utilizar los directores de proyectos, los directores de riesgos y los responsables de la toma de decisiones para evaluar y priorizar los riesgos en función de su probabilidad e impacto. Proporciona un marco estructurado para evaluar y visualizar riesgos, lo que permite estrategias eficaces de gestión y mitigación de riesgos.

Para utilizar una plantilla de matriz de riesgo, siga estos cinco sencillos pasos:

1. Configure la plantilla: Comience seleccionando una plantilla de matriz de riesgo que se adapte a sus necesidades. Puede ser una plantilla prediseñada o una matriz en blanco que usted personalice. Establezca los ejes de probabilidad e impacto y defina las escalas de calificación para cada criterio.
2. Identifique y evalúe los riesgos: identifique los riesgos potenciales asociados con su proyecto o iniciativa. Evalúe cada riesgo considerando su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial que puede tener en los objetivos del proyecto. Utilice las escalas de calificación definidas en la plantilla para asignar puntajes a cada riesgo.
3. Trace los riesgos en la matriz: use los ejes de probabilidad e impacto en la plantilla para trazar cada riesgo identificado. La probabilidad generalmente se representa en el eje horizontal y el impacto se representa en el eje vertical. Coloque cada riesgo en la intersección que corresponda a sus puntajes de probabilidad e impacto evaluados.
4. Determinar los niveles de riesgo: Analice las posiciones de los riesgos en la matriz para determinar sus niveles de riesgo generales. Por lo general, los riesgos en la zona de alta probabilidad y alto impacto (cuadrante superior derecho) se consideran de alto riesgo y requieren atención inmediata. Los riesgos en la zona de baja probabilidad y bajo impacto (cuadrante inferior izquierdo) suelen tener una prioridad más baja.
5. Priorizar la mitigación de riesgos: con base en los niveles de riesgo identificados, priorizar los riesgos para los esfuerzos de mitigación. Concéntrese primero en las áreas de alto riesgo y asigne los recursos apropiados para desarrollar e implementar estrategias de mitigación. Monitoree y revise la matriz regularmente para actualizar las evaluaciones de riesgo y ajustar los esfuerzos de mitigación según sea necesario.

La plantilla de matriz de riesgos le permite visualizar y priorizar riesgos de manera efectiva, lo que lleva a una toma de decisiones informada y una mitigación de riesgos específica. También proporciona un marco claro para evaluar y gestionar los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, mejorando en última instancia el éxito del proyecto y minimizando los posibles impactos negativos.

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Plantilla de taller eficaz

Una plantilla de taller efectiva es una herramienta estructurada utilizada por facilitadores, capacitadores y profesionales de diversos campos para planificar y realizar talleres productivos. Proporciona un marco para organizar y guiar sesiones de talleres para lograr objetivos y resultados específicos.

Siga estos pasos para usar la plantilla del taller:

1. Defina los objetivos del taller: articule claramente el propósito y los resultados deseados del taller. Identifique los objetivos específicos que pretende alcanzar y los conocimientos, habilidades o acciones que desea que adquieran los participantes.
2. Planifique la agenda: Desarrolle una agenda detallada que describa el flujo de actividades, los temas que se cubrirán y el tiempo asignado para cada sesión. Considere incorporar una combinación de presentaciones, ejercicios interactivos, discusiones grupales y actividades prácticas para involucrar a los participantes y lograr los objetivos del taller.
3. Prepare materiales y recursos: Reúna y prepare todos los materiales, recursos y folletos necesarios para el taller. Asegúrese de que los participantes tengan acceso a documentos, hojas de trabajo o herramientas relevantes que apoyen su aprendizaje y compromiso.
4. Facilite el compromiso y la participación: Durante el taller, use la plantilla para guiar su enfoque de facilitación. Fomente la participación activa, la colaboración grupal y las discusiones abiertas entre los participantes. Emplee técnicas interactivas, como la lluvia de ideas, el trabajo en grupo y los juegos de roles, para fomentar el compromiso y el intercambio de conocimientos.
5. Evalúe y recopile comentarios: al final del taller, asigne tiempo para recopilar comentarios de los participantes. Use formularios de evaluación o encuestas para recopilar sus puntos de vista sobre el contenido del taller, la facilitación y la experiencia general. Esta retroalimentación lo ayudará a evaluar la efectividad del taller y realizar mejoras para futuras sesiones.

Mediante el uso de una plantilla de taller efectiva, los profesionales pueden estructurar y facilitar talleres atractivos e impactantes. La plantilla sirve como guía para garantizar que se cumplan los objetivos del taller, que los participantes participen activamente y que se logren los resultados deseados. Ayuda a agilizar el proceso de planificación y ejecución, lo que resulta en una experiencia de taller valiosa y exitosa para todos los involucrados.

_{Haga clic en la imagen para editar la plantilla de taller efectiva}