Gestión de inventario justo a tiempo: la guía definitiva

Cualquier negocio de comercio electrónico que vaya más allá de la simple venta de uno o dos productos a la semana debe tener un sistema de gestión de inventario optimizado y eficiente.

Simplemente no sobrevivirás sin él.

La gestión de inventario Just-In-Time (JIT) es un sistema popular y probado para muchas empresas de comercio electrónico en crecimiento.

En esta publicación, aprenderá:

1. Qué es la gestión de inventario JIT y por qué es valiosa
2. Si su negocio es o no un candidato adecuado para la gestión de inventario JIT
3. Cómo implementar la gestión de inventario JIT en su negocio
4. Conceptos JIT avanzados

¿Qué es la gestión de inventario justo a tiempo?

La gestión de inventario justo a tiempo (JIT) es un sistema en el que el inventario solo se pide y se entrega según sea necesario.

Esto reduce la cantidad de espacio de almacén necesario para almacenar el inventario, así como el costo de llevar el exceso de inventario.

El acto de equilibrio de JIT es recibir nuevo stock justo cuando se necesita; si lo obtiene antes de lo necesario, tiene niveles de inventario excesivos y dinero inmovilizado. Por otro lado, si lo recibe demasiado tarde, es posible que se agote el stock.

En otras palabras, el objetivo principal de la metodología JIT es disminuir los costos de mantenimiento de inventario al tiempo que aumenta la rotación de inventario .

Como probablemente pueda adivinar, existe una capa de riesgo con la gestión de inventario justo a tiempo que requiere trabajadores calificados, diseños de fábrica avanzados, equipos adecuados y sistemas de software sofisticados para hacer que las cosas funcionen.

¿Por qué utilizar la gestión de inventario JIT?

Hay muchas razones por las que las empresas eligen implementar la gestión de inventario JIT. Las razones más comunes incluyen las siguientes:

• Reducción de los costos de mantenimiento de inventario: llevar un exceso de inventario puede comprometer una gran cantidad de capital de trabajo que podría utilizarse mejor en otras partes del negocio. La gestión de inventario JIT puede ayudar a reducir estos costos de transporte al reducir la cantidad de inventario que necesita almacenarse.
• Flujo de efectivo mejorado : tener un exceso de inventario disponible puede comprometer una gran cantidad de efectivo que podría usar para otros fines. La gestión de inventario JIT puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo al reducir la cantidad de inventario que necesita pago por adelantado.
• Costos de producción reducidos: la sobreproducción es un problema común en las empresas que no utilizan la gestión de inventario JIT. Al producir artículos solo cuando hay demanda de los clientes, las empresas pueden reducir el costo de producción.
• Mayor satisfacción del cliente: la gestión de inventario JIT puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente al garantizar que los productos estén siempre disponibles cuando los necesite. Esto es especialmente importante para las empresas que producen bienes perecederos o bienes con una vida útil corta.
• Desperdicio eliminado: el sistema también elimina el desperdicio asociado con la sobreproducción, ya que los artículos solo se producen cuando hay demanda del cliente.

¿Cómo funciona la gestión de inventario justo a tiempo?

Cuando JIT funciona, es una máquina bien engrasada que marcha al tiempo TAKT , que es un término simplificado para la velocidad a la que se crea la demanda del cliente.

Para que la gestión de inventario JIT funcione, las empresas deben tener un tiempo TAKT que sea igual o menor que el tiempo de entrega de fabricación .

Esto significa que el tiempo que lleva recibir las materias primas, producir el producto y enviarlo al cliente debe ser igual o menor que la demanda del cliente.

Para que esto funcione, las empresas deben tener un proceso de fabricación muy eficiente y optimizado. También requiere que las empresas tengan un conocimiento nítido de los plazos de entrega asociados con cada paso del proceso logístico.

La gestión de inventario JIT también requiere una buena comunicación entre las diferentes partes de la cadena de suministro. Esto incluye la comunicación entre proveedores, fabricantes y clientes.

Por ejemplo, si un cliente realiza un pedido de un producto, el fabricante debe poder comunicar esta información al proveedor para que las materias primas puedan enviarse rápidamente.

Como se mencionó, el objetivo de la gestión de inventario JIT es tener un flujo continuo de materiales y productos a través del proceso de fabricación para que no haya necesidad (o poca) de almacenamiento de inventario.

Lograr esto puede ser un desafío, pero las empresas que tienen éxito en la implementación de la gestión de inventario JIT pueden obtener muchos beneficios.

Características clave de la gestión de inventario JIT

Hay varias características clave de la gestión de inventario JIT que las empresas deben conocer. Éstos incluyen:

Pronóstico de inventario

La gestión de inventario JIT se basa en la información sobre la demanda de los clientes para pronosticar cuándo se necesitará un nuevo inventario.

Esta previsión se puede realizar utilizando varios métodos, como datos históricos de ventas, análisis de tendencias o incluso estudios de mercado.

Alertas de inventario

Otra característica clave de la gestión de inventario JIT es el uso de alertas de inventario. Estas alertas se pueden configurar para notificar al personal apropiado cuando los niveles de inventario son bajos y es necesario ordenar un nuevo inventario.

Esto asegura que el nuevo inventario llegue a tiempo para que la producción pueda continuar sin interrupción.

Por ejemplo, SkuVault permite a los administradores configurar alertas de reorden para SKU particulares. De esa manera, no necesita procesar estos números en una hoja de cálculo (o preocuparse de que se agote).

Sistemas de códigos de barras y etiquetas

Los sistemas de códigos de barras y etiquetas se utilizan a menudo junto con la gestión de inventario JIT. Estos sistemas ayudan a rastrear los niveles de inventario y se pueden usar para activar alertas de inventario.

Seguridad de inventario y copias de seguridad

Otra característica importante de la gestión de inventario JIT es la necesidad de seguridad y copias de seguridad. Esto se debe a que la gestión de inventario JIT se basa en tener un flujo continuo de materiales y productos.

Si hay una interrupción en este flujo, puede causar problemas importantes para el negocio. Es por eso que las empresas deben contar con medidas de seguridad para proteger su inventario y existencias de seguridad en caso de problemas.

Historia de la gestión de inventario justo a tiempo

La gestión de inventario justo a tiempo es parte de la fabricación ajustada, una metodología que se originó en las instalaciones de fabricación japonesas.

JIT fue desarrollado y optimizado por primera vez dentro de las plantas de fabricación de Toyota por el ingeniero industrial y empresario japonés Taiichi Ohno.

Surgió como una forma de satisfacer las demandas de los clientes con retrasos mínimos. Se le conoce comúnmente como el Sistema de Producción de Toyota o TPS.

De hecho, JIT es como se llama TPS ahora , y se le atribuye haber ayudado a Toyota a convertirse en uno de los fabricantes de automóviles más exitosos del mundo.

No podemos mencionar el sistema de producción de Toyota y el método de producción ajustada sin mencionar también al ingeniero industrial y estadístico W. Edwards Deming. Fue uno de los primeros consultores de gestión en trabajar con Toyota en la década de 1950 y fue fundamental para su éxito.

La metodología empresarial lean se trata de pruebas e iteraciones continuas, y JIT es el pináculo del pensamiento lean.

JIT es una aplicación práctica de manufactura esbelta que elimina todos los desechos del proceso de producción, para que las empresas puedan producir solo lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad que se necesita.

Esto da como resultado una reducción significativa en los niveles de inventario y los plazos de entrega, así como un aumento en la eficiencia general. JIT ha sido adoptado por muchas empresas en todo el mundo y se considera una mejor práctica en la fabricación.

Ventajas de la gestión de inventario JIT

Ya hemos revisado muchos de los beneficios de JIT, pero business.org los resume muy bien:

“Cuando se implementa correctamente, un sistema de inventario JIT puede ayudar a los minoristas y a las empresas de manufactura esbelta a reducir sus costos de almacenamiento y mantener su inventario actualizado.

Por supuesto, los sistemas de inventario JIT se desmoronan sin una producción y envío de artículos rápidos y confiables. Pero una vez que lo logra, los sistemas JIT pueden mejorar la eficiencia y la rentabilidad de su negocio”.

Desventajas de las técnicas de inventario justo a tiempo

A pesar de las ventajas, existen algunas desventajas a considerar antes de implementar un sistema de inventario JIT en su empresa.

Primero, JIT requiere un alto nivel de coordinación y comunicación entre todos los miembros de la cadena de suministro, desde proveedores hasta fabricantes y minoristas.

Esto puede ser difícil de lograr y mantener, especialmente si tiene una cadena de suministro larga o si sus proveedores están ubicados en diferentes partes del mundo.

Las empresas de comercio electrónico más pequeñas a menudo aún no tienen relaciones confiables con los proveedores. Esta falta de una infraestructura confiable puede impedirles usar JIT en sus primeras etapas.

En segundo lugar, los sistemas JIT pueden verse afectados por factores externos fuera de su control, como el mal tiempo, las huelgas, los desastres naturales o, lo adivinó, las pandemias mundiales.

La interrupción de Covid de la tubería de fabricación de microchips recién ahora está comenzando a recuperarse (dos años después).

En tercer lugar, los sistemas de inventario JIT requieren un alto nivel de inversión en tecnología e infraestructura, como sistemas ERP, sistemas de gestión de inventario , etiquetas RFID y análisis de datos en tiempo real. Esto puede ser costoso y puede no ser factible para todas las empresas.

Finalmente, los sistemas de inventario JIT pueden ser difíciles de implementar y mantener y requieren un alto nivel de compromiso de todos los miembros de la organización.

Si está considerando implementar un sistema de inventario JIT en su negocio, evalúe cuidadosamente las ventajas y desventajas para decidir si es adecuado para usted.

Riesgos de la gestión de inventario justo a tiempo

Los sistemas de inventario JIT definitivamente pueden ser una metodología de "alto riesgo, alta recompensa". Los riesgos más significativos incluyen los siguientes:

• Escasez de inventario: un sistema JIT depende de un flujo continuo de inventario para mantener los niveles de producción. Si hay alguna interrupción en la cadena de suministro, puede provocar escasez de inventario y retrasos en la producción.

• Aumento de costos : los sistemas JIT requieren un alto nivel de inversión en tecnología e infraestructura. Esto puede ser costoso y puede no ser factible para todas las empresas.

• Dificultades de implementación: los sistemas JIT pueden ser difíciles de implementar y mantener y requieren un alto nivel de compromiso de todos los miembros de la organización.

¿Quién debería usar un sistema JIT?

Un sistema JIT es más adecuado para empresas que tienen un alto nivel de coordinación y comunicación entre todos los miembros de la cadena de suministro.

Como se discutió, los sistemas JIT requieren un compromiso con los detalles y la organización de todos los miembros de la organización, lo que significa que es importante asegurarse de que todos estén a bordo antes de intentar la implementación.

Los sistemas JIT también son más adecuados para empresas con un alto nivel de inversión en tecnología e infraestructura.

Esto incluye empresas con sólidos sistemas MRP y ERP, sistemas de gestión de inventario , etiquetas RFID y análisis de datos en tiempo real.

Los gerentes y ejecutivos que implementan un sistema JIT también deben tener una formación completa en los principios de manufactura esbelta, Six Sigma y JIT para evitar los muchos riesgos y peligros asociados con su implementación.

Si desea tener una empresa lean, es una buena idea comenzar leyendo Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation de James Womack.

Considere estas preguntas como un marco para guiarlo en el proceso de toma de decisiones:

1. ¿Opero con plazos de entrega de fabricación muy predecibles y medibles ?
2. ¿Aprovecho el software de gestión de inventario para pronosticar la demanda?
3. ¿Puedo mantener stock de seguridad en caso de una interrupción logística?
4. ¿Tengo un equipo que ve el valor en la metodología empresarial lean (o al menos, se les puede persuadir)?

Si respondió afirmativamente a la mayoría de estas preguntas, es probable que sea un candidato ideal para la metodología JIT.

¿Cómo puedo hacer que mi sistema JIT funcione para mí?

Siguiendo estos cuatro pasos, puede hacer que JIT funcione para usted y su organización:

1. Elimine el desperdicio: el primer paso es eliminar todas las formas de desperdicio en su organización. Esto incluye sobreproducción, espera, transporte, movimiento, defectos e inventario.
2. Identifique y corrija los problemas: una vez que haya eliminado los desechos, debe identificar y corregir cualquier problema que pueda provocar retrasos o interrupciones en la producción. Esto incluye problemas con proveedores, equipos y el propio proceso de producción.
3. Asegúrese de que su tubería logística sea eficiente . Una "auditoría de eficiencia" incluye asegurarse de que sus máquinas reciban el mantenimiento adecuado y que su línea de producción esté configurada de la manera más eficiente posible. También debe seguir de cerca sus niveles de inventario y monitorear su proceso de producción para identificar cuellos de botella o áreas de mejora.
4. Mantener una sólida garantía de calidad. Los métodos de trazabilidad efectivos con análisis de causa raíz, corrección de la causa del problema, seguimiento y mejora continua son fundamentales para garantizar un proceso de producción JIT fluido.
5. Seleccione el equipo adecuado (y el software). Al elegir equipos y software para su sistema JIT, es importante seleccionar herramientas que sean confiables y que tengan una baja tasa de defectos. Aquí es donde entra en juego la resolución de problemas y el análisis de datos de Six Sigma. También debe considerar los requisitos de mantenimiento del equipo y el costo total de propiedad.
6. Capacite a sus empleados. La capacitación adecuada es esencial para garantizar que sus empleados puedan operar de manera efectiva en un entorno JIT. Los empleados deben estar debidamente capacitados en los principios de JIT y Lean, y también deben estar familiarizados con los procesos y procedimientos específicos asociados con la gestión de su organización.
7. Asegure la cadena de suministro de su fábrica. Para mantener un flujo continuo de inventario, es importante contar con una cadena de suministro segura y confiable. Puede lograr esto desarrollando relaciones sólidas con sus proveedores y trabajando para asegurarse de que puedan satisfacer su demanda.

Ejemplos de inventario JIT

Los fabricantes de automóviles, que a menudo miden el tiempo TAKT hasta las minucias, son excelentes ejemplos de empresas que implementan con éxito sistemas JIT.

Para mantener un flujo continuo de inventario, los fabricantes de automóviles confían en proveedores ubicados cerca de sus plantas. Esto les permite recibir piezas y componentes rápidamente y minimiza el riesgo de interrupciones en la producción.

Un ejemplo notable de una empresa que utiliza JIT en sus procesos en los Estados Unidos es la planta de Hyundai en Montgomery, AL. La planta fabrica vehículos como el sedán Elantra y los SUV Santa Fe y Tucson. Para garantizar un proceso de producción fluido y eficiente, la planta utiliza un sistema de inventario justo a tiempo.

Este sistema permite que la planta reciba piezas y componentes rápidamente y minimiza el riesgo de interrupciones en la producción. Todo, desde el control de la temperatura hasta la robótica avanzada, está a cargo de ingenieros que están orientados a mantener el flujo de la línea y reducir el desperdicio.

Pensamientos finales

No existe una metodología perfecta de gestión de inventario. Cada uno tiene sus desventajas, riesgos y recompensas potenciales. JIT es una de las formas de gestión de inventario más desafiantes pero potencialmente lucrativas.

Puede reducir drásticamente los costos de almacenamiento de inventario y eliminar todos los desperdicios de su organización. Al mismo tiempo, las empresas que no controlan firmemente sus plazos de entrega pueden encontrarse con existencias de seguridad y, por lo tanto, clientes insatisfechos.

Cualquiera que sea la ruta de administración de inventario que elija, hay una cosa que es segura: tratar de mantenerse al tanto de su canal de logística con hojas de cálculo (o, peor aún, en su cabeza) es una tontería.

Necesita una herramienta como SkuVault para automatizar las alertas de pedido, realizar un seguimiento de todos sus plazos de entrega y pronosticar la demanda de los compradores.

Afortunadamente, el software de gestión de inventario de SkuVault hace todo esto y mucho más. Para verlo en acción, regístrese para una demostración a través del enlace en esta página.