KPIs: indicadores que miden el éxito

Los KPI miden la eficiencia, la calidad, la puntualidad, el uso de los recursos y mucho más al evaluar el desempeño de las actividades relacionadas con los objetivos comerciales, lo que a menudo determina su éxito. Averigüemos más sobre ellos.

Definición de KPI

KPI es el acrónimo de Key Performance Indicator, y es un valor utilizado por las organizaciones para medir y establecer la efectividad de las actividades que implementan para lograr ciertos objetivos comerciales.

Los KPI se establecen de acuerdo con los diferentes objetivos y representan etapas intermedias en el camino hacia su consecución. Si los distintos departamentos de una empresa monitorean y miden sus KPIs y obtienen buenos resultados, significa que están trabajando correctamente para lograr sus objetivos y hacia el éxito.

En definitiva, los KPIs funcionan como una brújula y sin ellos, y la información fundamental que continuamente proporcionan a las empresas, sería mucho más difícil alcanzar los objetivos corporativos preestablecidos.

Características de KPI

Un buen KPI debe ser específico , fácilmente medible, relevante y realista .

Además, como se mencionó anteriormente, cada KPI debe estar alineado con la estrategia general de la empresa y los resultados deseados. Además, debe estar vinculado a un objetivo específico, así como al contexto de la empresa en el que se diseña y mide. Dicho esto, podemos decir que hay algunas características generales que hacen un buen KPI.

Aquí están a continuación:

• Mide el desempeño relacionado con aspectos fundamentales de los procesos de negocio, para apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Muestra el progreso hacia el logro de los objetivos de la empresa de manera objetiva .
• Le permite evaluar constantemente el rendimiento al realizar un seguimiento de los cambios en el rendimiento a lo largo del tiempo.
• Se pueden utilizar como indicadores adelantados y rezagados .

Cada KPI representa un elemento fundamental del plan de desarrollo de toda empresa, ya que expresa y mide lo que se quiere lograr y en qué plazo.

Los indicadores de desempeño son más confiables cuando pueden detectar tendencias a lo largo del tiempo , en lugar de desempeños aislados. Trabajar para hacerlos fiables, precisos y constantes puede marcar la diferencia, dotando así a una organización de activos estratégicos que la pueden guiar con éxito en la consecución de sus objetivos , pero también en el desarrollo de objetivos futuros y el descubrimiento de oportunidades futuras .

Ejemplos de KPI comerciales

Las empresas suelen emplear KPI de varios niveles. Los KPI de alto nivel corresponden a evaluaciones del desempeño general de la empresa , mientras que los KPI de bajo nivel evalúan el desempeño de los distintos departamentos , por ejemplo, ventas, marketing, recursos humanos, atención al cliente…, y sus desempeños específicos de acuerdo con sus diferentes objetivos.

Cada departamento tiene KPI específicos a los que referirse. Estos son solo algunos ejemplos.

KPI minoristas

Los KPI minoristas miden el rendimiento de una tienda física. Los principales KPIs de Retail son:

• Devoluciones : conocer los motivos que llevaron a un cliente a devolver un producto es fundamental para mejorar tu servicio
• Rotación de empleados : útil para comprender mejor la satisfacción del personal e implementar políticas de recursos humanos para apoyar a los empleados
• Recibo promedio : la relación entre el monto total transado y el número de recibos emitidos.

KPI de la cadena de suministro

La cadena de suministro de materias primas es la columna vertebral de cualquier planta de fabricación. Descubramos los principales KPIs para la Cadena de Suministro.

• Rendimiento de las adquisiciones , por ejemplo , Plazo de entrega del suministro, en otras palabras, el tiempo necesario para entregar un pedido de un proveedor a su almacén.
• Los días pendientes de pago (DPO) son el número de días que una empresa tarda en pagar las facturas a sus proveedores
• El ciclo de efectivo a efectivo es el período de tiempo entre el momento en que una empresa paga a sus proveedores por un pedido de inventario y recibe dinero de los clientes.

KPI de producción

Existen múltiples KPI para el seguimiento de la producción. Veamos los más relevantes.

• OEE (Eficacia general del equipo) mide la capacidad de producción general de la planta en función de la calidad, la eficiencia y la disponibilidad.
• Rendimiento del proceso , necesario para medir la productividad de los ciclos productivos. Se basa en la Cantidad producida, el Downtime , es decir, los tiempos no productivos, las paradas o caídas de velocidad y la capacidad de producción para medir el uso correcto de los recursos disponibles.
• Order Processing Efficiency , o Lead Time , ayuda a identificar ineficiencias en la línea de producción, en el almacén o en la logística al considerar el número de días por estado del pedido. Es fundamental para una amplia gestión de la producción conocer el cumplimiento de los pedidos y los tiempos de entrega.

KPI de control de gestión

Estos son fundamentales para definir planes de acción eficientes y alcanzar los objetivos corporativos estratégicos a medio y largo plazo.

Estos son algunos de los principales KPIs de Control de Gestión:

• Retorno de la inversión o ROI : evalúa el retorno de una inversión analizando sus costos/beneficios en detalle con el objetivo de optimizar costos, aumentar la producción y las ganancias
• Capacidad de recursos : el seguimiento de este indicador ayuda a establecer si una organización puede cumplir con sus estándares de calidad mediante la asignación de los recursos adecuados en función de los flujos de trabajo y el mantenimiento de la calidad de sus bienes o servicios.
• Eficiencia en el uso de fondos y recursos económicos: este indicador ayuda a mejorar la asignación de recursos económicos, al comprender dónde se incurre en los gastos y anticipar actividades futuras. El Cost Performance Index o CPI también proporciona información sobre el rendimiento de los fondos invertidos
• Desarrollo de la acumulación de trabajo: este indicador tiene como objetivo arrojar luz sobre la acumulación de trabajo. Es fundamental para el avance de todos los procesos de la empresa, ya que permite a cada integrante saber qué trabajo se ha realizado y qué queda por realizar.

KPI de ventas

La creación de KPI que puedan proporcionar datos fiables sobre el rendimiento de las ventas es esencial para evaluar su red de ventas. Veamos los más importantes.

• Porcentaje de leads cualificados : este KPI nos ayuda a entender cuántos de los leads cualificados generados por los distintos canales de marketing pueden representar una oportunidad de venta real
• Tasa de cierre : un indicador que nos ayuda a cuantificar la relación entre la tasa de cierre y las oportunidades gestionadas o asignadas, para entender la efectividad de los recursos de ventas y cómo utilizarlos.
• Lead Conversion Time: este KPI indica el tiempo que se tarda en convertir una oportunidad o un lead en un cliente real. El seguimiento es muy importante porque significa comprender mejor el proceso de venta y cómo mejorar su eficiencia.
• Coste medio por lead: muchas veces tendemos a centrarnos en cerrar un contrato sin medir cuántos recursos económicos se necesitaron para conseguirlo. Este KPI es fundamental porque nos ayuda a analizar la eficiencia de la venta y nos puede ayudar a recuperar recursos financieros.

KPI de logística

Existen numerosos tipos de indicadores de rendimiento para el sector logístico según las fases de transporte que desee analizar, desde la adquisición de recursos, pasando por la logística del almacén, hasta la entrega al cliente.

• Número de envíos : esencial para entender el volumen de envíos de proveedores y clientes
• Tiempo de envío : un indicador fundamental para identificar posibles problemas en la gestión del cumplimiento de pedidos y mejorarlo
• Coste de transporte por venta: gracias a este importante KPI, es posible analizar y monitorizar la relación entre los costes totales de transporte y las ventas realizadas. Este valor verifica la sostenibilidad de los gastos logísticos de la empresa
• Tasa de puntualidad: este indicador identifica el porcentaje de entregas puntuales sobre el total de entregas realizadas. Es un KPI cualitativo que investiga la eficiencia del transporte, para mejorarlo si es necesario.

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KPI para comercio electrónico

También hay KPI específicos para las ventas en línea, desde la cantidad de visitantes únicos a su tienda virtual hasta los datos de adquisición y retención de clientes. Descubramos juntos los principales.

• CR (Conversion Rate): se calcula para cada canal digital y analiza el ratio entre el número de visitas totales al ecommerce y el número de pedidos online recibidos
• Tasa de abandono del carrito online : imprescindible para entender los puntos débiles de tu tienda online. Analiza todos los aspectos cruciales de la experiencia de compra, desde los métodos de pago elegidos, pasando por los métodos de pago ofrecidos al usuario, hasta las opciones de entrega incluidas
• Tráfico directo : a partir de la cantidad de usuarios que visitan el comercio electrónico directamente escribiendo la dirección en el navegador, este KPI indica el nivel de lealtad del cliente, midiendo también la fuerza de la presencia en línea de la marca.
• Entrega bajo promesa : un indicador fundamental para las plataformas de venta online porque mide el porcentaje de pedidos entregados a tiempo. Este KPI es fundamental para investigar la eficiencia del back office, la logística y los envíos.

KPI para Marketing

Cuando se trata de KPI de marketing, mucho depende del tipo de empresa y los objetivos específicos. Aquí enumeramos algunos de los más utilizados.

• CAC Customer Acquisition Cost , es decir, el coste de adquisición por cliente individual. Un KPI fundamental obtenido mediante el cálculo de las inversiones generales de marketing y los clientes adquiridos en un período específico
• CTR, tasa de clics mide la tasa de clics en un contenido y, por lo tanto, puede determinar su efectividad
• Análisis de sitios web : generalmente están relacionados con el número de visitantes en un sitio web, el tiempo promedio de visita y el tiempo dedicado a una página específica. Este indicador es muy apreciado por los motores de búsqueda.
• Churn Rate : ayuda a medir el porcentaje de usuarios "perdidos", es decir, aquellos que han abandonado un determinado servicio en un periodo bien definido, sobre el total de clientes activos de una empresa

KPI de redes sociales

Existen muchos KPIs para analizar la presencia de una organización en las redes sociales. Aquí están algunas:

• Aumento de la base de fans y seguidores : no solo hablamos de un aspecto cuantitativo, sino también cualitativo. De hecho, la comunidad online ideal debería estar formada por un público bien definido interesado en el valor de una marca.
• Community engagement : analiza el nivel de implicación. Las publicaciones con mucha participación (comentarios, guardados, "Me gusta", etc.) serán más visibles para otras personas. Este indicador también le permite comprender qué tan relevante e interesante es el contenido que está ofreciendo.
• Aumento del reconocimiento de marca : un importante KPI social que mide el número de "menciones" de su marca, lo que le permite monitorear su reputación.

Cómo medir los diferentes tipos de KPI

Hay muchas herramientas para medir los KPI que varían según el tipo de KPI que se necesite.

Para los KPI de producción , las herramientas más utilizadas son los softwares MES (Manufacturing Execution System) , capaces de detectar datos e indicadores relacionados con todas las fases de producción directamente desde la maquinaria de producción o si los operadores los ingresan manualmente. Entre los más populares nos gustaría mencionar a Katana .