Qué es el enrutamiento de prospectos: la guía definitiva para la distribución de prospectos

El enrutamiento de clientes potenciales es una parte indispensable de cualquier estrategia de ventas exitosa. Es un proceso que garantiza que cada cliente potencial se relacione con el representante de ventas adecuado, lo que aumenta la eficiencia, mejora los tiempos de respuesta y, en última instancia, impulsa las conversiones.

Desde la comprensión de los diferentes métodos de enrutamiento de clientes potenciales hasta la implementación de mejores prácticas y la superación de desafíos comunes, lo hemos cubierto todo en este artículo.

Pero recuerda, la verdadera magia sucede cuando pones este conocimiento en acción. Ahí es donde entra en juego NetHunt CRM. Con sus características de enrutamiento (distribución) de clientes potenciales automatizado, puede ayudarlo a automatizar y optimizar su proceso de enrutamiento de clientes potenciales, asegurando respuestas rápidas y apropiadas para cada cliente potencial.

Entonces, sin más preámbulos, ¡comencemos su viaje hacia el enrutamiento de clientes potenciales!

¿Qué es el enrutamiento de prospectos?

El enrutamiento de prospectos, también conocido como asignación de prospectos o distribución de prospectos, es un aspecto crucial de cualquier proceso de ventas.

Implica la distribución de leads entrantes entre los representantes de ventas, asegurando que la persona más adecuada maneje cada lead. Este proceso puede ser tan simple como asignar clientes potenciales de manera uniforme entre todos los gerentes uno por uno, o tan sofisticado como usar sistemas automatizados de enrutamiento de clientes potenciales que consideren varios factores, como la industria, el territorio, el tamaño potencial del negocio y más.

Aquí hay algunas formas diferentes en que generalmente se maneja el enrutamiento de clientes potenciales...

• La distribución por turnos es una de las formas más simples de enrutamiento automatizado de prospectos. Los clientes potenciales se distribuyen uniformemente entre los representantes de ventas de manera rotativa.
• La distribución geográfica es un método en el que los clientes potenciales se asignan en función de la ubicación física del cliente potencial.
• La distribución específica de la industria es cuando los clientes potenciales se enrutan en función de la industria a la que pertenecen.
• La distribución basada en la puntuación de clientes potenciales implica la asignación de clientes potenciales en función de su puntuación de clientes potenciales. La puntuación del cliente potencial es un valor numérico que representa la probabilidad del cliente potencial de convertirse en cliente.
• La distribución del tamaño potencial del trato es cuando los clientes potenciales se asignan en función del tamaño potencial del trato. Para aumentar las posibilidades de conversión, es mejor que los gerentes con mayor antigüedad trabajen con acuerdos de alto valor.
• La distribución específica de productos o servicios es cuando los clientes potenciales se enrutan en función del producto o servicio específico en el que están interesados.
• La distribución personalizada basada en reglas implica la creación de reglas personalizadas para la asignación de clientes potenciales. Estas reglas pueden basarse en una combinación de diferentes factores, como la fuente del cliente potencial, el comportamiento del cliente potencial, el nivel de participación del cliente potencial, etc.
• El enrutamiento de clientes potenciales por disponibilidad implica la asignación de clientes potenciales a administradores gratuitos en función de quién está disponible actualmente. Esta regla es ideal para equipos con una gran afluencia de clientes potenciales o solicitudes, como los equipos de atención al cliente.

Al implementar estas mejores prácticas de enrutamiento de clientes potenciales, puede mejorar su proceso de distribución de clientes potenciales, mejorar los tiempos de respuesta y, en última instancia, aumentar sus tasas de conversión.

Recuerde, la clave para el enrutamiento exitoso de clientes potenciales es encontrar el equilibrio adecuado entre la automatización y la personalización. Con el enfoque correcto y el contenido correcto, puede establecer relaciones comerciales exitosas y mantener un contacto sostenido con clientes nuevos y existentes.

Beneficios del enrutamiento de prospectos: ¿Por qué es importante el enrutamiento de prospectos para los equipos de ventas y marketing?

El enrutamiento de clientes potenciales puede provocar una transformación profunda en la forma en que administra sus clientes potenciales. Estos son algunos de los beneficios clave del enrutamiento de clientes potenciales...

Aumenta el tiempo de respuesta

En el vertiginoso mundo de las ventas, cada segundo cuenta. El enrutamiento de clientes potenciales le permite a su empresa responder a los clientes potenciales en un instante mediante la asignación de clientes potenciales automáticamente y en función de condiciones predefinidas. Esto aumenta significativamente la posibilidad de conversión.

Una encuesta informa que responder en un minuto puede aumentar las conversiones de clientes potenciales hasta en un 391%.

Con el enrutamiento automatizado de clientes potenciales, también puede configurar notificaciones automáticas para los gerentes responsables una vez que obtengan un nuevo cliente potencial para responder con prontitud. Eso es solo en caso de que no hayas automatizado el contacto inicial también.

Impulsa el crecimiento empresarial

El enrutamiento de clientes potenciales impulsa el crecimiento del negocio al mejorar drásticamente la eficiencia de las ventas. Al enrutar los clientes potenciales importantes a vendedores experimentados y dejar los clientes potenciales interesantes en una secuencia automatizada, se asegurará de que todos los clientes potenciales prioritarios se aborden de la manera más eficaz.

Mejora la organización líder

El enrutamiento de prospectos mantiene a los prospectos organizados. Le permite segmentar y ordenar los clientes potenciales en función de varios factores, lo que hace que todo el proceso de ventas sea más eficiente. Esto significa que sus representantes de ventas saben a lo que se van a enfrentar incluso antes de abrir la tarjeta de clientes potenciales.

Mejora el rendimiento de las ventas y la utilización de los recursos.

A través del enrutamiento de clientes potenciales, los clientes potenciales siempre se asignan a los representantes de ventas que tienen la experiencia necesaria. Esto garantiza que los acuerdos importantes sean manejados por vendedores experimentados que conocen los procesos, los desafíos y las expectativas de los clientes potenciales, lo que garantiza que manejen la presentación y las negociaciones de manera profesional.

Garantiza la precisión de los datos.

El enrutamiento de clientes potenciales permite a las empresas recopilar y analizar datos de clientes potenciales con mayor precisión. Las personas compradoras claramente definidas y los criterios de calificación de clientes potenciales mejoran la inteligencia de ventas. Esto hace que sus representantes de ventas tengan acceso a información precisa y actualizada que les ayuda a cerrar tratos.

Lea más: 8 razones por las que los datos de sus clientes no están limpios

Las 7 reglas de enrutamiento de prospectos más comunes

1. Enrutamiento de clientes potenciales por ubicación

Esta regla es particularmente efectiva para los equipos de ventas que se dirigen a múltiples geografías con representantes específicos asignados a áreas específicas.

Cuando un cliente potencial proviene de un determinado territorio, se enruta a la persona responsable de esa región. Por ejemplo, si es una empresa de software global, los clientes potenciales de Europa se asignarán a su equipo de ventas europeo. Esto asegura que sus representantes...

• Entender el mercado local
• Puede proporcionar un enfoque personalizado.
• Conocen las necesidades específicas del territorio

Sin embargo, este enfoque puede conducir a una distribución desigual de prospectos si ciertos territorios generan más prospectos que otros.

2. Enrutamiento de clientes potenciales por jerarquía de empresa

Los equipos de ventas suelen utilizar el enrutamiento jerárquico para empresas de nivel empresarial. Si tiene un cliente potencial de una empresa propiedad de una empresa matriz con la que ya tiene tratos, el mismo representante de ventas debe manejar ambas cuentas. Esto mantiene la continuidad y aprovecha las relaciones existentes.

La desventaja es que este método puede limitar las oportunidades de que otros representantes de ventas construyan relaciones con cuentas nuevas.

3. Enrutamiento de prospectos por caso de uso

Esta regla dirige prospectos calificados a representantes que son expertos en un caso de uso específico para el producto. Por ejemplo, diferentes equipos, como marketing y contabilidad, pueden usar su producto. Asignar clientes potenciales de contabilidad a representantes de ventas que se especializan en los casos de uso de su producto que involucran contabilidad. Esto asegura que…

• Sus clientes potenciales son manejados por representantes que entienden sus necesidades específicas
• Los expertos de campo abordan los desafíos
• Los leads reciben la información más relevante

Este enfoque requiere que sus representantes de ventas tengan una comprensión profunda de las diferentes industrias, casos de uso de productos y personas compradoras que pueden requerir una amplia capacitación. Esto puede generar costos adicionales, a diferencia de las otras reglas de esta lista.

4. Enrutamiento de prospectos por valor de trato

Los clientes potenciales se enrutan en función del valor potencial del acuerdo. Los clientes potenciales de mayor valor se asignan a representantes más experimentados, lo que maximiza su capacidad para cerrar nuevos ingresos.

Por ejemplo, si un cliente potencial indica que necesita 100 puestos de su software, se le asignará un representante experimentado que sea hábil en el manejo de negocios importantes.

Además, puede dejar algunas de las ofertas con un valor de oferta más bajo para secuencias automáticas de correo electrónico, así como clientes potenciales que tienen una alta probabilidad de convertirse por sí mismos.

Sin embargo, esta regla de enrutamiento de prospectos tiene una desventaja negativa. Limita las oportunidades de mejora del representante de ventas menos experimentado. Los empleados que están limitados pueden decidir dejar su empresa debido a la falta de motivación.

5. Enrutamiento de prospectos por puntuación de prospectos

La puntuación de clientes potenciales es un proceso en el que se les asigna una puntuación a los clientes potenciales según los criterios de la empresa. Los criterios populares de puntuación de clientes potenciales incluyen…

• Ubicación geográfica
• fuente principal
• Tamaño de la empresa líder

Los prospectos con puntajes más altos pueden enrutarse a representantes más experimentados, mientras que los prospectos con puntajes más bajos pueden asignarse a representantes más nuevos.

Este método depende en gran medida de la precisión de su sistema de puntuación de clientes potenciales. Si el sistema de puntuación no es preciso o completo, podría conducir a un enrutamiento de clientes potenciales ineficaz.

6. Enrutamiento de prospectos por disponibilidad

Esta regla tiene que ver con quién está disponible.

Los clientes potenciales se envían al siguiente representante disponible, lo que garantiza un tiempo de respuesta rápido. Esta regla es simple pero efectiva, especialmente para negocios donde la velocidad de liderazgo es crucial.

Este enfoque no tiene en cuenta la experiencia o las habilidades específicas de sus representantes de ventas, lo que podría afectar la calidad del manejo de clientes potenciales. Por ejemplo, si a un representante de ventas con menos experiencia se le asigna una venta compleja, es probable que brinde un peor servicio al cliente que un representante con más experiencia.

7. Enrutamiento de prospectos por producto o servicio de interés

Esta regla es particularmente útil para empresas con una amplia gama de productos o servicios.

Los clientes potenciales se enrutan en función del producto o servicio específico en el que están interesados. Por ejemplo, si un cliente potencial muestra interés en su herramienta de marketing por correo electrónico, debe enrutarse a un representante que se especialice en ese producto. Esto asegura que…

• Sus representantes pueden proporcionar información detallada y relevante a los clientes potenciales.
• Los clientes potenciales se emparejan con expertos en productos
• La información proporcionada se alinea con el interés del cliente potencial.

Sin embargo, este enfoque requiere una comprensión profunda de los diferentes productos o servicios, lo que puede requerir una amplia formación.

Mejores prácticas de enrutamiento de prospectos: Cómo enrutar prospectos de manera efectiva

Como se indicó anteriormente, ninguna regla de enrutamiento de prospectos es perfecta. Simplemente elegir uno y apegarse a él no es la mejor opción.

Estas son las mejores prácticas de enrutamiento de prospectos, ayudando a enrutar prospectos de manera más efectiva y minimizando los inconvenientes del enrutamiento de prospectos.

1. Solo asigne un gerente por cliente potencial

Se recomienda encarecidamente asignar un nuevo cliente potencial a un único representante de ventas. Tener varios representantes de ventas asignados a un solo acuerdo puede generar problemas de comunicación, confusión general y posibles conflictos entre los representantes de ventas.

Por ejemplo, cuando se genera un cliente potencial del Reino Unido, no solo debe asignarse al equipo dentro del territorio del Reino Unido, sino solo a uno de los miembros del equipo.

2. Empareje a los clientes potenciales con los empleados apropiados

Cada representante de ventas tiene sus propias fortalezas únicas.

Algunos pueden ser particularmente exitosos en la conversión de clientes potenciales en una determinada industria, mientras que otros pueden tener una habilidad especial para tratar con clientes potenciales de puestos de trabajo específicos. Al identificar estas fortalezas y hacer coincidir los clientes potenciales en consecuencia, aumenta la probabilidad de conversión y aumenta sus ingresos.

Recuerde, no se trata solo de la industria y el título del trabajo. Aquí hay algunas cosas para considerar…

• El desempeño anterior del representante con clientes potenciales similares
• La experiencia del representante de ventas con el desafío que enfrenta un cliente potencial
• El estilo de comunicación del representante de ventas y cómo se alinea con las preferencias del cliente potencial
• La competencia técnica del representante de ventas en el caso de que un cliente potencial esté experimentando desafíos muy técnicos.
• Su comprensión de las necesidades específicas de un cliente potencial

3. Crear un procedimiento de reasignación detallado

A veces, en el mundo dinámico de SaaS, un representante de ventas puede estar demasiado ocupado para atender a un nuevo cliente potencial. En ese caso, el nuevo cliente potencial debe redirigirse a un representante de ventas con más tiempo disponible. Para que el proceso de reasignación sea justo y, sobre todo, efectivo, debe ser uniforme. Defina los siguientes criterios...

• ¿Qué cantidad de tiempo debe considerarse “demasiado larga”?
• ¿Cómo se deben reasignar los leads? ¿A cualquier representante de ventas disponible? ¿O al azar por turnos?

Cumpla con estos criterios para cada cliente potencial, asegurando una experiencia fluida.

4. Garantice una sólida integración tecnológica

En la era digital actual, los prospectos pueden capturarse de muchas fuentes y enrutarse a los gerentes desde cualquiera de estas fuentes. Por lo tanto, es importante asegurarse de que las otras herramientas que usa a diario para las ventas puedan interactuar entre sí y crear una experiencia de ventas perfecta. Esto se puede lograr integrando su pila tecnológica (como marcadores de VoIP, redes sociales y mensajeros) con un sistema CRM.

En cuanto al enrutamiento de leads, una estrategia de comunicación omnicanal significa poder…

• Recibe leads de diferentes fuentes
• Integre sus datos en su sistema tecnológico
• Estandarice los datos de acuerdo con las reglas de su organización
• Distribuya prospectos de diferentes fuentes automáticamente

5. Evita la sobrecarga de información

Si bien es importante proporcionar a sus representantes de ventas suficiente información para manejar los clientes potenciales de manera efectiva, existe una delgada línea entre ayudarlos y abrumarlos.

Proporcionar detalles no esenciales puede hacer que los representantes de ventas elijan clientes potenciales y descuiden a otros, lo que reduce las tasas de conversión y afecta las ventas a largo plazo.

Para evitar esto, se recomienda realizar pruebas periódicas de la variación de la tasa de conversión para asegurarse de que la selección selectiva no afecte negativamente a sus tasas de conversión. La prueba de variación de la tasa de conversión generalmente toma la forma de los siguientes pasos...

1. Defina claramente qué acción constituye una conversión.
2. Divida a su audiencia en grupos de control y de prueba.
3. Desarrolle diferentes versiones de su sitio web o campaña.
4. Configure mecanismos de seguimiento para recopilar datos sobre las interacciones y conversiones de los usuarios.
5. Permita que la prueba se ejecute durante un período predeterminado o hasta que recopile suficientes datos.
6. Compare las tasas de conversión entre grupos utilizando análisis estadísticos.
7. Determinar el impacto de las variaciones probadas en las tasas de conversión.
8. Si una variación funciona significativamente mejor, conviértala en la opción predeterminada.

Cómo automatizar la distribución de prospectos en NetHunt CRM

Crear un flujo de trabajo de distribución automática de clientes potenciales con la ayuda de NetHunt CRM es tan fácil como parece. Todo lo que necesitas hacer es...

1. Cree un nuevo flujo de trabajo en la pestaña "Flujos de trabajo". Elija su desencadenante inicial; los activadores iniciales pueden basarse en la actualización de cualquiera de los campos de la tarjeta, en la adición de una etiqueta o simplemente en la creación de clientes potenciales.
2. Seleccione la acción "Actualizar campo" en el flujo de trabajo y configure sus ajustes para cambiar el campo "Administrador" a "Reemplazar con uno de".
3. Agregue todos sus representantes de ventas a la lista de vendedores a los que podría asignarse el cliente potencial.
4. El flujo de trabajo ahora distribuirá esos prospectos entre esos representantes de ventas en base a turnos rotativos.

Para enrutar clientes potenciales en función de los criterios, en lugar de solo su sistema rotativo común y corriente, puede usar la variable "filtro" en su flujo de trabajo. Con NetHunt CRM, puede filtrar sus clientes potenciales según los datos de cualquier campo en la ficha del cliente. Lo que significa que puede ordenar fácilmente los clientes potenciales por ubicación, industria, título del trabajo y cualquier otro criterio que desee. Con la ayuda de la variable "filtro" en su flujo de trabajo, puede asignar clientes potenciales en función de esos filtros, lo que le permite asignar clientes potenciales en función de sus propias reglas personalizadas de enrutamiento de clientes potenciales.

Por ejemplo, una vez que se crea un cliente potencial y el campo "Industria" se establece en "Medicina", el cliente potencial solo se distribuye entre los representantes de ventas que se especializan en vender a clientes médicos.

Así es como se ve ese flujo de trabajo...

El enrutamiento de clientes potenciales es una parte indispensable de cualquier estrategia de ventas exitosa. Es el proceso que garantiza que cada cliente potencial se relacione con el representante de ventas correcto, aumentando la eficiencia, mejorando los tiempos de respuesta y, en última instancia, impulsando las conversiones. Desde la comprensión de los diferentes métodos de enrutamiento de clientes potenciales hasta la implementación de mejores prácticas y la superación de desafíos comunes, lo cubrimos todo en esta guía definitiva.

La verdadera magia sucede cuando pones este conocimiento en acción. Ahí es donde entra en juego NetHunt CRM. Con sus características de enrutamiento de clientes potenciales automatizado, puede ayudarlo a automatizar y optimizar su proceso de enrutamiento de clientes potenciales, asegurando que ningún cliente potencial se pierda.

Entonces, ¿estás listo para llevar tu proceso de ventas al siguiente nivel? ¿Estás listo para transformar tus leads en clientes leales? Entonces es hora de comenzar su prueba gratuita con NetHunt CRM.

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