Cómo usar las lecciones aprendidas de manera efectiva para evitar el fracaso del proyecto

Cada proyecto es una experiencia de aprendizaje. Los fallos nos alertan para no volver a cometer los mismos errores. Los éxitos nos guían para navegar de manera efectiva en nuestros proyectos actuales y futuros. Es necesario contar con un proceso adecuado para capturar estos fracasos, victorias y áreas de mejora para una gestión de proyectos exitosa. Esto es lo que hace el método de lecciones aprendidas del proyecto.

En esta publicación, exploraremos cómo evitar fallas en los proyectos de manera efectiva utilizando las lecciones aprendidas. Las plantillas proporcionadas a lo largo de la publicación se pueden editar en línea. Úselos para avanzar con sus tareas.

¿Qué son las lecciones aprendidas del proyecto?

Las lecciones aprendidas son las experiencias clave, tanto positivas como negativas, recopiladas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, así como en su conclusión. Reflexionando sobre este conocimiento y comprensión, puede convertir lo aprendido en acciones necesarias para mejorar los sistemas y procesos actuales y asegurar el éxito de proyectos futuros.

Para algunas organizaciones, las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos es un proceso informal donde discuten y documentan las experiencias del proyecto durante la fase de cierre. Otras organizaciones llevan a cabo una sesión de lecciones aprendidas al final de cada fase de un proyecto. Los gerentes de proyecto, los miembros del equipo del proyecto y los líderes del equipo pueden participar en la sesión de lecciones aprendidas para revisar los informes y tomar decisiones sobre cómo convertir la información obtenida en acciones.

Las sesiones de lecciones aprendidas pueden llevarse a cabo en diferentes fases del proyecto en función de su complejidad; al final de cada fase, al finalizar el proyecto, o en tiempo real a medida que sucede.

Por qué las lecciones aprendidas deben ser una parte integral de la gestión de proyectos

Tener las lecciones aprendidas documentadas y compartidas en toda la organización ayuda a evitar y reducir las posibilidades de fracaso. También ayuda a crear las mejores prácticas que se pueden incorporar en proyectos futuros.

La realización de sesiones de lecciones aprendidas también ayuda a generar confianza entre los miembros del equipo; Permitirles compartir su propia perspectiva sobre lo que salió bien y lo que salió mal durante el proyecto les permitirá sentirse más involucrados y los alentará a apoyar más el proceso de gestión del proyecto.

En última instancia, las lecciones aprendidas pueden tener un impacto real en los procesos de la empresa y en la forma en que operan los equipos.

El proceso de lecciones aprendidas

El proceso de lecciones aprendidas incluye cinco pasos. Su objetivo es obtener importantes lecciones aprendidas durante el proyecto de los participantes de la reunión y determinar cómo aplicar con éxito ese conocimiento para lograr mejores resultados en proyectos futuros. Los pasos son,

Paso 1: Identificar las lecciones aprendidas

Comience revisando lo que salió bien y lo que no salió tan bien durante el proyecto que acaba de completar y lo que necesita mejorar. Esto debe hacerse durante la sesión de lecciones aprendidas en la que participen las partes interesadas clave del proyecto.

• En preparación para la sesión, el facilitador debe enviar a los participantes una encuesta. Debe incluir preguntas específicas relacionadas con los diferentes aspectos del proyecto (es decir, gestión del proyecto, recursos, comunicación, requisitos, etc.). Igualmente importante es obtener sus comentarios sobre lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que debería mejorarse. Responder la encuesta no solo ayudará a los participantes a prepararse mejor para la sesión, sino que las respuestas mismas ayudarán a guiar la discusión entre ellos.
• Resuma los resultados de la encuesta y analícelos junto con otros informes clave durante la sesión para identificar las fallas y ganancias del proyecto. Las recomendaciones para futuras mejoras del proyecto deben discernirse al final del mismo.

Puede usar un cuadro similar al que se muestra a continuación para registrar los comentarios y los puntos clave discutidos durante la sesión.

Paso 2: Documentar las lecciones aprendidas

El siguiente paso del proceso es documentar los resultados con un informe detallado. Debe incluir la retroalimentación del participante sobre las fortalezas y debilidades del proyecto y recomendaciones para mejorar.

Una vez que el informe esté completo, compártalo con las partes interesadas internas y externas relevantes del proyecto. Si bien puede crear una descripción general del informe detallado para el liderazgo, el informe extenso se puede enviar como un archivo adjunto para mayor referencia.

Paso 3: Analizar las lecciones aprendidas

Durante esta fase del proceso, analice y organice las lecciones aprendidas para determinar cómo aplicarlas. Luego se decide la capacitación requerida para los empleados y las mejoras en los procesos de gestión de proyectos.

Como paso adicional, puede crear un plan de acción que describa los pasos necesarios, las partes/departamentos responsables, los recursos y un cronograma.

Paso 4: Archivar las lecciones aprendidas

Almacene todos los documentos de lecciones aprendidas en una ubicación de fácil acceso, como en una unidad compartida (es decir, Google Drive), para que esté fácilmente disponible para el equipo del proyecto, así como para otros equipos de la organización y las partes interesadas.

Paso 5: Recuperar las lecciones aprendidas

Consulte los documentos de lecciones aprendidas para mejorar los procesos actuales del proyecto. Optimice la recuperación de estos documentos creando carpetas para cada tipo de proyecto y organizándolas adecuadamente por fecha o nombre de proyecto. Si la herramienta que utiliza para almacenar los informes ofrece la capacidad de búsqueda de palabras clave, sería mucho más fácil para cualquier persona recuperarlos.

Cómo evitar fallas en proyectos con lecciones aprendidas

Aquí hay algunos pasos que puede incorporar en el proceso de lecciones aprendidas de su proyecto para garantizar el éxito del proyecto.

Llevar a cabo sesiones de lecciones aprendidas con frecuencia

Muchas cosas pueden salir mal o bien en un proyecto, especialmente si se trata de una iniciativa grande y compleja. Por lo tanto, sería bueno registrar la información clave antes en lugar de esperar hasta el final del proyecto. A medida que transcurre el tiempo, es posible que no retenga la información clave o, en caso de que no tenga éxito, la información puede pasarse por alto intencionalmente.

Tener un proceso estándar y un conjunto de herramientas.

Muchas organizaciones a menudo no capturan las lecciones aprendidas durante los proyectos porque carecen de un proceso definido.

Un conjunto adecuado de pasos hace que parezca más necesario y puede ayudar al equipo a caer en la rutina de registrar las lecciones aprendidas durante los proyectos. Del mismo modo, tener un conjunto predefinido de herramientas para recopilar la información, almacenar los informes y documentos y compartirlos en toda la organización ayudará a agilizar aún más el proceso.

Hacer uso de las lecciones aprendidas durante la planificación de riesgos

Durante la evaluación de riesgos de un nuevo proyecto, consulte los informes de lecciones aprendidas anteriores de proyectos relevantes para identificar fácilmente los riesgos potenciales. Posteriormente, puede pasar a desarrollar estrategias de mitigación.

Tener un equipo de lecciones aprendidas

Puede aplicar el método de lecciones aprendidas, o registrar activamente experiencias, conocimientos e impresiones en tiempo real, a lo largo del proyecto. Aclare cómo aplicará el método y seleccione un equipo para participar y asumir un papel activo.

Una buena práctica es incluir miembros de diferentes áreas del proyecto para recopilar diversas perspectivas. Mantenga el número de miembros del equipo entre 3 y 10.

Mantener un libro de registro de experiencias del proyecto ayudará a realizar sesiones de lecciones aprendidas más efectivas.

¿Cómo utilizaría las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?

Hemos definido cuáles son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos, el proceso de lecciones aprendidas y cómo aplicar de manera efectiva el método para evitar el fracaso del proyecto junto con plantillas útiles en esta publicación.

Asegúrese de que capturar, analizar y aprender de las lecciones aprendidas sea parte de cada proyecto que realice. Igualmente importante es planificar el siguiente conjunto de pasos para aplicar de manera efectiva las lecciones aprendidas. Este esfuerzo continuo ayudará a cultivar una cultura de mejora continua dentro de su organización.