Cuatro lecciones de la vida real sobre cumplimiento y equidad de subvenciones para los donantes gubernamentales

Las últimas actualizaciones de las directrices de la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) lo detallan claramente: la equidad es ahora una máxima prioridad.

No existe una palanca única para los donantes gubernamentales que buscan cumplir con las normas y promover la equidad. Pero comienza con una experiencia ciudadana positiva.

Si busca ejemplos de la vida real de lo que significa formalizar un compromiso con una experiencia ciudadana positiva, hay mucho que aprender de las comunidades indígenas.

No importa a quién sirva, las naciones tribales brindan lecciones importantes sobre cómo ser verdaderamente equitativo durante todo el proceso de concesión de subvenciones y muestran lo que está en juego si se equivoca.

Un proceso de subvención oneroso no puede ser equitativo

Cada barrera adicional e innecesaria al proceso de solicitud de subvención aumenta la brecha entre las comunidades con buenos recursos y las de escasos recursos. Derribar estas barreras requiere que usted comprenda la experiencia de la solicitud desde la perspectiva del solicitante.

Estos procesos engorrosos son particularmente evidentes en el proceso de solicitud por el que pasan muchas naciones tribales para acceder a fondos federales. La aplicación en sí puede ser increíblemente difícil para las tribus que no tienen la capacidad de personal para dedicar a alguien al trabajo.

Durante un proyecto de investigación de la OMB, un miembro tribal describió su experiencia: “[El proceso de solicitud fue] tortuoso. Había tantas preguntas redundantes que algunas de ellas eran del tipo '¿por qué importa eso?' Te cuelga durante días y no está claro qué quiere saber el gobierno”.

Las tribus con recursos insuficientes tienden a tener menos éxito en conseguir financiación que las tribus que pueden contratar profesionales para ayudar. “Verás que son las tribus más ricas [las que tienen subvenciones exitosas] porque pueden pagar a los redactores de subvenciones. Las tribus que tienen menor capacidad no tienen los recursos para contratar expertos”, explicó un miembro tribal a los investigadores de la OMB.

Más allá de las fases de solicitud y adjudicación, las restricciones a las tasas de costos administrativos o indirectos perjudican a las tribus de baja capacidad. Las tribus más pequeñas no tienen la capacidad de distribuir los costos entre múltiples proyectos o departamentos como lo harían las tribus más grandes.

En un informe de la GAO sobre el esfuerzo para aumentar el acceso a Internet de alta velocidad en tierras tribales, un llamado es que los Choctaw de Mississippi contrataron a un redactor de subvenciones a tiempo completo para administrar su solicitud de E-rate cuando tuvieron dificultades para solicitarla por su cuenta.

El informe profundiza en por qué se trata de una cuestión de equidad: “El consultor confirmó que existe una curva de aprendizaje pronunciada en el proceso y que no todas las tribus tendrían el dinero o el tiempo para que un miembro supere la curva de aprendizaje mientras cumple con otras responsabilidades tribales”. Afortunadamente, las últimas actualizaciones de la Guía Uniforme aumentaron la asignación de costos indirectos para cubrir gastos como este.

Conclusión : Los donantes gubernamentales deben reconocer cómo sus procesos pueden perpetuar la desigualdad. Su función como donante del gobierno es tomarse el tiempo para comprender las perspectivas de las comunidades a las que presta servicios y tomar medidas para aliviar su carga.

La confianza debe ser un objetivo explícito

Cada paso del proceso de concesión de subvenciones da forma a la relación que los miembros de la comunidad desarrollan con las instituciones públicas. Sin establecer intenciones claras (y sin cumplirlas), el proceso de subvención puede pasar por alto los valores, las creencias culturales y las experiencias cotidianas de la comunidad. Cuando eso sucede, las comunidades a menudo pierden confianza en los programas destinados a brindar apoyo.

Para generar confianza, los donantes deben buscar comentarios de los miembros de la comunidad y crear programas de manera colaborativa. El plan de acción para el Fortalecimiento de las consultas tribales y las relaciones entre naciones del Servicio Forestal de EE. UU. proporciona un excelente ejemplo de cómo debe ser para una agencia formalizar su compromiso de generar confianza.

En particular, el plan se vuelve específico sobre lo que hará para fortalecer las relaciones y cómo será el cronograma. Incluye detalles como “El Servicio Forestal establecerá un procedimiento para responder a las consultas de las Tribus, a través de la gestión de la bandeja de entrada del correo electrónico de consultas en [email protected]”. Ese nivel de especificidad es fundamental.

Cuando los compromisos de confianza son vagos, se termina con programas que no cumplen la promesa o, peor aún, van en contra de ella.

La Responsabilidad del Fideicomiso Federal Indígena se estableció en 1942. Establece la obligación del gobierno federal de actuar con responsabilidad y confianza hacia las tribus nativas. Esto fue en la misma época en que los niños indígenas eran sacados de sus hogares y enviados a internados administrados por el gobierno federal, un programa racista que devastó a las comunidades. La discrepancia entre el espíritu de confianza y la política real que se está promulgando muestra lo mucho que está en juego al anclar los programas clara y explícitamente a un objetivo general.

Conclusión: los donantes gubernamentales de todos los niveles deben priorizar la construcción de relaciones con las comunidades con las que trabajan y ser específicos sobre cómo se ve eso en la práctica. No basta con establecer el objetivo, hay que crear un plan (con detalles) para seguirlo.

Los donantes deben ayudar a cerrar la brecha de financiación

Si no hay fondos suficientes para satisfacer las necesidades de quienes califican para un programa, la gente inevitablemente quedará excluida y los resultados no serán equitativos. La responsabilidad de ayudar a cerrar la brecha de financiación recae en los donantes.

El Programa Tribal de Conectividad de Banda Ancha es un gran ejemplo de cómo un programa bien intencionado puede quedarse corto. La Administración Nacional de Información y Telecomunicaciones (NTIA) del Departamento de Comercio de Estados Unidos asignó 980 millones de dólares en subvenciones como parte del programa. Sin embargo, la NTIA recibió solicitudes de solicitudes por un total de más de $5 mil millones en necesidades. Así pues, en esencia, se financiaba menos del 20% de los proyectos. Y al competir por fondos, las tribus con buenos recursos tienden a ganar.

Si los donantes enfrentan una brecha de financiamiento, deberían buscar formas de ayudar. Aunque es posible que no puedan reestructurar el presupuesto por sí solos, pueden abogar por más fondos de los cuerpos legislativos o de los programas federales. Busque formas de defender a las comunidades que necesitan más apoyo.

Para las comunidades indígenas, existe toda una red de subvenciones federales, estatales, locales y tribales para las que podrían calificar. Si hay una brecha entre la financiación y las necesidades de su programa, haga un esfuerzo por conectar a los miembros de la comunidad con otras oportunidades de financiación para las que podrían ser elegibles. Sea un recurso para ellos en la medida de lo posible ayudándolos a encontrar y solicitar financiación adicional.

Si prevé una gran brecha de financiación, podría valer la pena limitar el enfoque de su programa para que todos los solicitantes elegibles reciban la financiación que necesitan. Ese enfoque permite ser más equitativo y evita que las personas se tomen el tiempo para solicitar financiación y luego se las denieguen.

Conclusión: aunque es probable que los déficits de financiación siempre formen parte de la concesión de subvenciones del gobierno, los miembros de la comunidad no deberían tener que soportar la peor parte de los déficits por sí solos. Los donantes deben hacer todo lo posible para reducir esa carga.

Estandarizar formularios e informes para aliviar la carga

Debido a que los programas de subvenciones gubernamentales tienden a estar aislados, los requisitos de solicitud y presentación de informes pueden variar ampliamente. Para las comunidades que buscan financiación de múltiples fuentes, las variaciones pueden causar confusión y duplicar el trabajo.

Un funcionario de subvenciones federales y enlace tribal describe las capas de variaciones dentro del proceso de financiación: “A menudo se exige a las entidades no federales que preparen formularios específicos de la agencia... los cronogramas, los documentos de flujo de trabajo, los presupuestos, los modelos lógicos y los resúmenes difieren innecesariamente”.

Las nuevas actualizaciones de la Guía Uniforme de la OMB agregaron un requisito que estandariza los informes financieros. Los donantes no pueden solicitar información financiera adicional más allá de los requisitos de datos estándar. Según David Clark, la OMB también consideró exigir informes programáticos estandarizados. Sin embargo, al final abandonaron esa idea porque los donantes sintieron que la amplia gama de programas lo hacía demasiado difícil.

Conclusión: aunque no es necesario estandarizar los requisitos de informes programáticos, trabajar para lograr la estandarización puede ayudar a aliviar la carga de los beneficiarios. Busque formas de alinear sus requisitos con otros programas de subvenciones gubernamentales. Y sea un defensor de la estandarización entre departamentos y agencias tanto como sea posible.

La tecnología también puede ayudarle a crear una experiencia más uniforme para los solicitantes en todos los programas. Si varias agencias y departamentos utilizan el mismo software de gestión de subvenciones, los beneficiarios no tendrán que aprender una nueva plataforma y flujo de trabajo cada vez que soliciten financiación.

Elija el software de gestión de subvenciones adecuado para una experiencia ciudadana positiva

Hoy en día, crear una experiencia ciudadana positiva ya no es una consideración separada del cumplimiento. Están más inextricablemente vinculados que nunca.

A medida que desarrolla su estrategia e infraestructura, elija un software de concesión de subvenciones gubernamentales que esté diseñado para ser equitativo. Y a medida que avance, busque comentarios de los electores para saber cómo se siente desde su perspectiva. Ésa es la fuente última de la verdad.