Auditoría logística: ¿Qué es y por qué la necesitas?

La logística es una parte vital de la industria del comercio electrónico, por lo que es importante evaluar todas las partes móviles para asegurarse de que sus procesos sean lo más eficientes y rentables posible. Una forma de hacerlo es realizar una auditoría logística. Al evaluar periódicamente las instalaciones, la eficiencia del control de existencias y la optimización de las rutas de transporte, puede identificar varias formas de mejorar la logística que pueden beneficiar a su empresa y a sus clientes.

En este artículo, desglosaremos todo lo que necesita saber sobre cómo realizar una auditoría logística: qué son, por qué necesita una y cómo prepararla.

¿Qué es una auditoría logística?

Una auditoría logística es una evaluación interna de los procesos logísticos de una empresa. Está diseñado para identificar deficiencias, problemas y oportunidades de ahorro de costos. A veces también se la denomina auditoría de la cadena de suministro. La auditoría examina las rutas de transporte, la gestión de inventarios, la eficiencia del almacén, el procesamiento de pedidos, la gestión de riesgos, la tecnología y otros procesos relacionados con la logística y la cadena de suministro.

Al optimizar estas áreas, las empresas pueden mejorar la eficiencia de su cadena de suministro, reducir costos, mejorar la calidad del servicio y garantizar el cumplimiento de las regulaciones. Además, las auditorías logísticas consideran cada vez más la sostenibilidad ambiental, con el objetivo de reducir el impacto ambiental de las operaciones logísticas. El objetivo final de una auditoría de la cadena de suministro es mejorar la ventaja competitiva de la organización en el mercado.

¿Por qué debería realizar una auditoría logística?

Como se mencionó, la razón principal para realizar una auditoría logística es brindarle una ventaja sobre sus competidores, pero puede tener otros resultados importantes. Los muchos beneficios de realizar una auditoría logística incluyen:

Manejo de costos

Las auditorías ayudan a las empresas en línea a detectar ineficiencias y oportunidades de ahorro de costos dentro de la cadena de suministro, lo que podría generar ahorros sustanciales en el transporte, el inventario y las operaciones logísticas en general. Las oportunidades de ahorro de costos incluyen la reevaluación de los contratos de transportistas, la consolidación de envíos, las actualizaciones tecnológicas, la optimización del espacio de almacenamiento, etc. La eliminación de desperdicios e ineficiencias promueve una operación más eficiente y ágil que reducirá los costos generales con el tiempo.

Eficiencia mejorada

La racionalización de los procesos, la optimización de las rutas de transporte y la mejora de la gestión del inventario pueden dar lugar a una mayor eficiencia operativa, una reducción de los plazos de entrega y una mejora del servicio al cliente. También puede eliminar procesos redundantes o lentos y optimizar el uso de recursos como mano de obra, equipos e instalaciones de almacenamiento.

Mejores relaciones con clientes y proveedores

Al identificar las ineficiencias logísticas, puede mejorar las entregas a tiempo, la precisión de los pedidos y cómo responder a las demandas de los clientes, lo que conducirá a mejoras en la satisfacción general del cliente. Una auditoría logística también puede proporcionar estrategias para construir relaciones más sólidas con los proveedores que puedan conducir a mejores precios, calidad y confiabilidad de la cadena de suministro.

Cumplimiento normativo

Una auditoría puede ayudar a garantizar que usted y sus proveedores sigan las regulaciones nuevas o actualizadas en el transporte o el comercio para evitar sanciones o interrupciones en su cadena de suministro y, al mismo tiempo, mantener una buena reputación en el mercado. Estos son especialmente importantes para el impacto ambiental, ya que las auditorías logísticas modernas tienden a centrarse mucho en la sostenibilidad. Además, las auditorías crean una cultura de responsabilidad y transparencia dentro de la organización que puede fomentar prácticas responsables y eficientes de gestión de la cadena de suministro.

Iniciativas de sostenibilidad

Una auditoría logística puede ayudar a las empresas de comercio electrónico a identificar formas de reducir su huella de carbono y alinearse mejor con los objetivos de responsabilidad social corporativa. Alrededor de un tercio de los consumidores gastará un 24% más en productos que afirman ser sostenibles, por lo que una auditoría es una buena manera de identificar formas significativas de implementar una logística sostenible.

Actualizaciones tecnológicas

Las operaciones logísticas modernas dependen en gran medida de la tecnología: seguimiento en tiempo real, robots, API, automatización, etc. Las auditorías pueden recomendar mejoras de tecnología y software para mejorar la visibilidad de los datos, la automatización y la visibilidad general de la cadena de suministro.

Mitigación de riesgos

La identificación de vulnerabilidades y riesgos en la cadena de suministro permite a las organizaciones implementar estrategias para la mitigación de riesgos, garantizando la continuidad del negocio durante las interrupciones.

Toma de decisiones y estrategia basada en datos

Las auditorías proporcionan datos y conocimientos valiosos que pueden informar decisiones estratégicas y mejoras continuas en la gestión de la cadena de suministro. Los resultados de una auditoría logística pueden ayudar a las organizaciones a desarrollar planes estratégicos a largo plazo para optimizar continuamente su cadena de suministro y seguir siendo competitivas.

Tipos de auditorías logísticas

Existen dos tipos de auditoría logística; una auditoría logística externa o una auditoría logística interna. Ambos se centran en diferentes áreas de la gestión logística.

• Las auditorías de logística interna ayudan a las empresas a evaluar el estado y la calidad de los procesos y sistemas internos de su cadena de suministro. Esto incluye datos técnicos, personal, instalaciones, etc.
• Las auditorías de logística externa ayudan a las empresas en línea a identificar áreas de riesgo potenciales, implementar garantías de calidad en el sitio y mejorar la comunicación con los proveedores. La logística externa incluye el almacenamiento, transporte y entrega de mercancías hasta su destino final.

Si bien algunas empresas tienen control total sobre sus cadenas de suministro, muchas optan por servicios 3PL o utilizan centros logísticos que gestionan el almacenamiento, la selección, el embalaje y el envío en su nombre. Como resultado, las empresas en línea sólo pueden controlar y auditar los procesos logísticos dentro de su alcance e influencia.

Las auditorías también se pueden realizar en áreas específicas de la logística, como auditorías de envíos, auditorías de contratos, auditorías de inventario o auditorías de cumplimiento en el lugar de trabajo. Estas auditorías se centrarán en áreas específicas que la empresa desea evaluar y brindar recomendaciones para mejorar.

¿Cuáles son las características de una auditoría logística?

Lo ideal sería que las auditorías de logística se completaran anualmente para mantenerse al día con las actualizaciones de tecnología y procesos en esta industria de ritmo rápido. Lo ideal sería que lo completaran personas imparciales o una empresa externa para garantizar una evaluación objetiva. Una auditoría normalmente consistirá en lo siguiente:

• Un examen exhaustivo de los procesos logísticos: una auditoría logística implica una evaluación exhaustiva y detallada de la cadena de suministro completa y la operación logística de una organización que cubre varios procesos.
• Estar basada en datos: las auditorías se basan en datos, métricas y KPI (indicadores clave de desempeño) para evaluar el desempeño y la eficiencia de los procesos de logística y cadena de suministro.
• Un enfoque personalizable: las auditorías logísticas se adaptan a las necesidades y desafíos específicos de una empresa y tienen en cuenta la industria, el tamaño y las características únicas de la organización.
• Multidisciplinario: Las auditorías suelen involucrar a expertos de diversos campos; incluyendo gestión de logística, transporte, adquisiciones, tecnología, cumplimiento y sostenibilidad. Todas estas partes interesadas deberán abordar los aspectos relevantes de su papel en la cadena de suministro.
• Identifica debilidades y oportunidades: Un objetivo clave de una auditoría logística es identificar ineficiencias en la cadena de suministro, así como oportunidades de mejora y optimización de costes. La auditoría también proporcionará recomendaciones y próximos pasos viables para mejorar las operaciones de la cadena de suministro.
• Cumplimiento y gestión de riesgos: las auditorías logísticas abordan el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos, garantizando que la organización cumpla con las leyes aplicables y cuente con planes de contingencia en caso de interrupción.
• Mejoras de sostenibilidad: La sostenibilidad es importante para los consumidores, por lo que el impacto ambiental de las operaciones es algo que se puede evaluar en una auditoría. El objetivo es resaltar áreas donde se puede reducir la huella de carbono y alinearlas con los objetivos de sostenibilidad. Las auditorías también fomentan una cultura de transparencia.
• Mejora continua: una auditoría logística no es un evento único sino parte de un proceso de mejora continua. Las organizaciones pueden utilizar los hallazgos año tras año para guiar el desarrollo de planes estratégicos a largo plazo para mejorar y escalar las actividades de la cadena de suministro.

Cómo realizar una auditoría logística

En su mayor parte, las auditorías las realiza un profesional imparcial y especializado en realizar este tipo de auditorías logísticas. Dependiendo del alcance y tamaño de su empresa, las auditorías logísticas también pueden ser realizadas por responsables de la cadena de suministro, responsables de control de calidad, ingeniería logística o la alta dirección.

Hay cuatro partes distintas de una auditoría logística: preparar, realizar, analizar y mejorar continuamente.

Preparar

Antes de que se realice la auditoría, las empresas deben prepararse. A continuación se muestran algunas acciones que las empresas pueden tomar:

• Determine el propósito de la auditoría: ¿Cuáles son los resultados que desea lograr? ¿Quiere examinar oportunidades de ahorro de costos o

• Defina el alcance: si participa en actividades logísticas a gran escala, podría ser mejor centrarse en un proceso o ubicación geográfica específicos.
• Reúna información: asegúrese de que toda la información (facturas, recibos, datos de ERP, etc.) sea fácilmente accesible.
• Planifica el cronograma: ¿Cuánto tiempo llevará el proceso? Es posible que necesite examinar grandes volúmenes de datos, realizar entrevistas, completar cuestionarios, organizar visitas al sitio y hacer observaciones. Todo esto puede llevar tiempo.

Llevar a cabo

El siguiente paso es realizar la auditoría. Como se mencionó, esto incluye la recopilación de datos, iniciar análisis logísticos, realizar entrevistas, completar listas de verificación, exámenes de almacén, gestión de facturas, etc.

Analizar

Una vez realizada la auditoría, el siguiente paso es informar los hallazgos y los datos y crear un plan de acción. Este plan de acción debe hacer referencia al propósito de la auditoría y proporcionar recomendaciones para mejorar la eficiencia, cambios de contrato o medidas de reducción de costos. Los resultados de la auditoría pueden ayudar a impulsar decisiones basadas en datos sobre la dirección, la escala y el alcance futuros de la empresa.

Mejora continua

Durante esta fase, las empresas querrán asegurarse de hacer un seguimiento de los resultados y programar auditorías de seguimiento. Una vez completada la auditoría, los procesos logísticos deben monitorearse continuamente para mantener la eficiencia. La implementación de un circuito de retroalimentación también le permitirá saber qué tan exitosos son los resultados de la auditoría. Recopile y analice los comentarios de las partes interesadas a través de encuestas o sesiones individuales para evaluar el impacto de las recomendaciones de la auditoría.

Si bien pueden parecer complicadas de realizar, las auditorías logísticas tienen una serie de beneficios clave que las empresas de comercio electrónico de todos los tamaños pueden utilizar para reducir costos, aumentar la eficiencia y adelantarse a la competencia.