¿Cómo mantener una base de datos de CRM limpia?

Al ejecutar un sistema de base de datos CRM , una tarea comúnmente desafiante es garantizar la precisión y validez de los datos almacenados en él. Cuando el mantenimiento de datos por parte de una organización no está a la par, las actividades se ralentizan, los informes se vuelven inexactos y se vuelve difícil verificar los detalles de cada registro manualmente porque hay otras actividades importantes que tratar.

Un ejemplo

Consideremos un ejemplo. Si un representante de ventas A de una organización hace una llamada de seguimiento de ventas a un cliente y descubre que otro representante de ventas B ya había hecho esa llamada, toda la situación puede ser un poco embarazosa para el representante A. Sin embargo, la pregunta es dónde surgió la confusión y por qué exactamente lo hizo el representante. ¿Hacer esa llamada de todos modos?

Ahora supongamos que el representante A pasó a verificar los datos y descubrió que no había ningún registro previo de una llamada realizada al contacto. En una investigación más profunda, el representante A descubre que había una copia duplicada del mismo contacto asignado al representante de ventas B. Por lo tanto, la conclusión, en este caso, fue que dos representantes del equipo de ventas tenían un contacto similar y ambos hicieron su trabajo. trabajo haciendo la llamada de seguimiento al cliente.

Este es un ejemplo clásico del hecho de que el CRM tiene datos inexactos, por lo que entorpeció el proceso de ventas en el caso de la organización mencionada anteriormente. Dado que estos datos no se administran, a veces esto también puede llevar a que los contactos no se administren y se cambien sus números de teléfono o direcciones de correo electrónico.

Mantener un conjunto de datos limpio y organizado

En el ejemplo mencionado anteriormente, notamos que un caso de duplicación de datos condujo a una llamada de seguimiento de ventas vergonzosa. Además de la duplicación, también puede haber dificultades para administrar la validez de los datos en caso de que no se realice la deduplicación de CRM .

Por lo tanto, es necesario mantener un conjunto de datos limpio, organizado y válido en la base de datos de ventas para que los datos puedan actualizarse periódicamente. De lo contrario, los informes de ventas pueden estar llenos de errores que eventualmente pueden conducir a problemas mucho mayores.

Por ejemplo, digamos que una organización solo habilita un 10% de descuento en sus productos de acuerdo con la política, y algunos de los representantes pueden no estar al tanto de esta política o pueden ser descuidados con ella e ingresar un descuento mayor para algunos de sus ofertas

En caso de que esto suceda, será necesario atender manualmente las excepciones y corregir las cosas. Esto puede llevar mucho tiempo seguro e innecesario también. Además, los representantes deberán ser rápidos en detectar los errores para que las ventas no se vean afectadas.

Así, todo esto se reduce a un simple hecho y es la deduplicación de bases de datos . El uso de Zoho CRM con la ayuda de un consultor de CRM puede ayudar a mantener y limpiar la base de datos. A continuación se mencionan algunas de las formas efectivas en que se puede hacer esto con Zoho CRM. Los veremos uno por uno.

Gestión de registros duplicados

El uso de Zoho CRM puede ser útil para ofrecer una solución rápida y eficaz al problema de los registros duplicados. Veremos cómo hacerlo de dos maneras y un ejemplo.

• Detención de duplicados antes de crearlos

  Cuando convierte algún campo en un campo único, la creación de un registro duplicado se detiene inmediatamente. Esta es una forma eficaz de mantener una base de datos.

En caso de que haya marcado "Dirección de correo electrónico" como un campo único en un módulo, el CRM puede alertarlo para crear un nuevo cliente potencial con la misma dirección de correo electrónico como un cliente potencial existente. Para hacer que un campo sea único, solo tiene que seleccionar la opción "No permitir valores duplicados" en la configuración del campo.

• Combinar los registros duplicados

  Independientemente de la creación de campos únicos y la doble verificación de los datos, aún puede haber algunos registros duplicados en el CRM. En este caso, la herramienta de deduplicación de Zoho CRM se puede utilizar para fusionar los datos duplicados.

Cuando el usuario ejecuta una verificación de duplicación, CRM puede fusionar automáticamente los registros que son copias exactas entre sí. En caso de que haya un conflicto, se puede elegir un Registro maestro para que los duplicados se puedan fusionar en el registro elegido.

Además de la herramienta de deduplicación, Zoho CRM también viene con una opción especial de "Buscar y combinar" que duplica funciones. Puede usar la opción Buscar y fusionar duplicados en caso de que sepa qué registro del módulo se duplicó y debe fusionarse.

Por ejemplo, en caso de que sepa que un contacto llamado Sanjay tiene copias duplicadas y desea fusionar las copias, puede ir a la página de Jame y hacer clic en Buscar y fusionar duplicados. Puede seleccionar los registros, establecer el registro correcto y fusionar las copias duplicadas.

Validación de los datos de CRM

Además de eliminar la duplicación de datos, también se debe ser proactivo para garantizar que la base de datos de CRM no acumule datos basura en primer lugar. Esto también significa que uno debe encontrar formas de validar los datos que vienen en la cuenta de CRM.

Zoho CRM viene con algunas funciones mediante las cuales puede garantizar fácilmente la validez de los datos. Esto también incluye varios esfuerzos, como implementar un proceso, establecer algunas restricciones de acceso y tener el envío automático de registros para su aprobación manual.

• Envío automático de registros

Como gerente de ventas, a menudo no tendrá tiempo para mirar y verificar cada información que ingresa a la base de datos de CRM . De todos modos, querrá estar atento a algunos detalles importantes, como el porcentaje de descuento del producto.

En caso de que alguien introduzca un descuento inaceptable, querrá que se le notifique. Zoho CRM viene con una solución confiable para abordar este requisito donde los registros creados por el equipo de ventas se pueden enviar automáticamente para la aprobación de los superiores en función de criterios personalizados.

Por lo tanto, esta es una forma en la que puede mantenerse informado sobre los datos confidenciales que ingresan al CRM en caso de que sea motivo de preocupación. La simple configuración del proceso de aprobación del flujo de trabajo con criterios adecuados es suficiente para enviar registros automáticamente para su aprobación.

• Validación de datos

Cuando se agrega un registro al CRM, a veces puede haber una situación en la que no puede completar todos los campos del registro de una sola vez. Por ejemplo, al agregar un cliente potencial, puede ver un campo llamado Interesado en.

Ahora, en este momento, es posible que no esté muy seguro, pero una vez que llame al cliente potencial y les pregunte qué les interesa, podrá completar este campo. De esta manera, también puede completar un porcentaje de descuento para un trato cuando haya tenido una discusión con el gerente de ventas.

En este caso, está siguiendo un proceso detallado. Los detalles solo se pueden ingresar en diferentes etapas del proceso. Es posible que se encuentre con etapas como calificación de clientes potenciales, negociación, aprobación de descuentos, etapa de contrato, etc.

Si esta es una situación que suena similar, puede colocar un proceso en el CRM y en diferentes etapas del proceso, puede hacer que el sistema lo ordene mientras valida la información según sea necesario. A medida que avanza el registro, CRM le pedirá al usuario que ingrese los detalles en el contexto correcto. Cuando el registro sale de un proceso, puede tener información completa para el registro.

Zoho CRM se puede utilizar para crear un proceso comercial con la ayuda de Blueprint. Ayuda a diseñar y ejecutar el proceso de manera sistemática. Con la ayuda de Zoho Blueprint, se puede definir cada etapa de un proceso y sus personas asociadas con cada etapa. También puede guiar a sus equipos a través de la ejecución del proceso. Puede validar y exigir información mientras también automatiza acciones de rutina.

Personalizar campos

Zoho CRM se puede utilizar para personalizar un campo en función de las estrategias mencionadas a continuación. Los veremos uno por uno.

• Mandato de información de ventas :

El primer método es ordenar la información de ventas importante marcando los campos como obligatorios. Un problema importante que surge con los datos desorganizados es que muchos campos están incompletos.

Cuando envía los documentos legales por correo electrónico, a menudo verá que falta la información de la calle en la sección de dirección, lo cual es una forma ineficiente de hacer las cosas. Esta situación se puede evitar marcando los campos como obligatorios en Zoho CRM. Una vez hecho esto, no se puede guardar un registro sin completar toda la información obligatoria.

• Configuración del límite máximo de caracteres para los campos :

Muchas veces, puede sentir la necesidad de llenar un campo que es exclusivo de su organización. Por ejemplo, un número de identificación único que viene con 10 dígitos. ¿Qué pasa si alguien ingresa 9 dígitos? En caso de que el sistema acepte el número, los datos serán inexactos.

Cuando personaliza este campo en Zoho CRM, puede establecer un límite máximo de caracteres permitidos para los campos de texto y el máximo de dígitos permitidos para los campos numéricos para evitar este problema.

Mantenimiento de una hoja de estilo

No hay duda de que la automatización hace mucho trabajo. Sin embargo, tampoco se puede negar el hecho de que los esfuerzos humanos son importantes para garantizar la calidad de los datos. Una forma efectiva de garantizar que la entrada de datos sea fácil y consistente es mediante la introducción de convenciones de nomenclatura.

Por ejemplo, a veces se puede hacer referencia a un país con diferentes nombres y en diferentes formatos. El Reino Unido se conoce como el Reino Unido, Gran Bretaña y el Reino Unido. Es por eso que un formato estándar para los datos ayuda a generar informes precisos mientras filtra los registros según los criterios.

Puede seguir una hoja de estilo con una lista de abreviaturas y formatos de entrada de datos estándar para direcciones, nombres de empresas, direcciones de correo electrónico, designaciones, etc. Los valores desplegables predefinidos también ayudan a eliminar una parte del problema en este caso al realizar la posible la deduplicación de la base de datos .

Uso de funciones para la seguridad

Los datos provienen de muchas fuentes y varios usuarios acceden a ellos al mismo tiempo. Esto significa que el mantenimiento de una base de datos de CRM limpia no es tan fácil. Sin embargo, una de las mejores y probadas prácticas para lograr esta tarea es restringir el acceso a los datos en la cuenta de CRM.

Puede definir los roles que lo ayudarán a controlar los derechos de acceso de los usuarios mientras trabajan en los datos de CRM. De esta forma, los usuarios modificarán los registros que les sean relevantes. El acceso está limitado solo a aquellos que son responsables del mismo.

Conclusión

Asegurarse de que los datos de CRM estén limpios es responsabilidad de todos y los beneficios de hacer lo mismo incluyen una mejor comprensión de los clientes junto con la capacidad de comunicarse de manera efectiva.

En caso de que necesite ayuda para comenzar con la estrategia de limpieza y mantenimiento de datos de CRM, Encaptechno es un socio consultor de CRM que puede estar a su servicio. Como consultores de CRM con una amplia gama de experiencia, hemos ayudado a muchas empresas a tener éxito con soluciones tecnológicas.

Póngase en contacto con nosotros hoy para que podamos limpiar sus datos y crear un proceso para mantenerlos así en el futuro.