Principales errores de nómina y cómo evitarlos

La gestión de nómina es integral para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Sin embargo, la gestión de la nómina requiere una atención cuidadosa para evitar posibles errores en la nómina. Estos errores de cálculo no sólo resultan en insatisfacción de los empleados o baja moral del personal, sino también en incumplimiento de las regulaciones fiscales y laborales que pueden generar fuertes sanciones. Incluso una mínima discrepancia numérica en los cálculos de la nómina puede causar problemas graves.

Además, estos errores pueden afectar en gran medida las ganancias de la empresa, especialmente durante crisis económicas como la Gran Recesión. En tales coyunturas, atraer, retener y motivar talentos de primer nivel se vuelve notablemente desafiante.

El aspecto crítico de una gestión eficiente de la nómina se alinea no sólo con la satisfacción de los empleados sino que también influye profundamente en la rentabilidad general y el sustento de una organización.

¿Cuáles son los 8 errores principales de nómina y cómo evitarlos?

• Plazos de nómina incumplidos

El incumplimiento de los plazos de nómina puede tener graves repercusiones financieras para una empresa. Los errores comunes de nómina, como recargos por pagos atrasados, sanciones e insatisfacción de los empleados, surgen debido a pagos retrasados. No cumplir con calendarios de pago consistentes también puede provocar una pérdida de confianza entre los empleados y puede violar los requisitos de frecuencia de pago exigidos por el estado.

Solución: Los sistemas de nómina ofrecen recordatorios de las fechas límite de impuestos, automatizan la configuración de pagos y ayudan a cumplir con un cronograma de pagos consistente. El uso de software de nómina como SkizzleHR, que viene con funcionalidades de calendario y capacidades de pago automatizado, garantiza pagos oportunos y el cumplimiento de los plazos impositivos. Esto reduce las cargas administrativas y evita sanciones.

• Errores de cálculo en el pago

Los errores comunes en la nómina, como el cálculo incorrecto de salarios, bonificaciones o asignaciones, pueden dar lugar a pagos excesivos o insuficientes, lo que puede provocar insatisfacción entre los empleados. Los errores de nómina en pagos variables o incrementos basados ​​en datos de evaluación del desempeño pueden afectar la productividad.

Solución: Para mitigar los errores de cálculo, utilice un sistema de gestión de nómina que valide las tasas impositivas, calcule con precisión el pago de horas extra y garantice la precisión en los cálculos de los componentes salariales. Sin embargo, el software de nómina agiliza los cálculos, reduce el error humano y actualiza automáticamente las estructuras salariales, lo que garantiza pagos precisos y corrige errores de nómina.

• No mantener limpios los registros de nómina

Los registros de nómina inexactos o mal mantenidos aumentan el riesgo de demandas, sanciones gubernamentales y caos organizacional. El incumplimiento de las políticas de la empresa y la ley sobre errores de nómina amplifica estos riesgos.

Solución: el software de nómina ayuda a corregir errores de nómina en las herramientas básicas de PAYE y mantiene registros precisos. Esto incluye la integración de software de cronometraje, almacenamiento basado en la nube y funcionalidades de depósito directo. Estas herramientas garantizan un mantenimiento de registros preciso, mantienen el cumplimiento de las normativas y minimizan los errores en la nómina al agilizar el proceso general.

• Errores de cálculo de impuestos

Los errores en los cálculos de impuestos, particularmente la falta de actualizar las tasas impositivas o considerar exenciones, pueden violar la ley de errores de nómina. Estas imprecisiones dan lugar a pagos incorrectos y pueden dar lugar a posibles sanciones.

Solución: Mantenerse actualizado sobre los cambios en las tasas impositivas y utilizar un sistema de nómina sólido como SkizzleHR ayuda significativamente en la preparación precisa de los impuestos. Esta plataforma avanzada reduce el riesgo de imprecisiones al automatizar cálculos complejos. También considera diversas regulaciones tributarias en varios lugares para garantizar deducciones precisas que estén alineadas con las regulaciones gubernamentales.

• Clasificar erróneamente a los empleados

Los empleadores siguen cometiendo errores en las nóminas al clasificar erróneamente a los empleados, ya sea como exentos de horas extras o como contratistas independientes. Esta clasificación errónea plantea riesgos legales y requiere ajustes retroactivos.

Solución: Contratar servicios acreditados de gestión de nóminas o empresas de arrendamiento para contratistas ayuda a clasificar con precisión a los trabajadores. Esto mitiga los riesgos de clasificación errónea y garantiza el cumplimiento de las leyes laborales, reduciendo las complicaciones legales y las sanciones asociadas causadas por el error del empleador en la clasificación de la nómina.

• Confusión entre empleados exentos y no exentos

Distinguir incorrectamente entre empleados exentos y no exentos genera problemas relacionados con los salarios y posibles multas relacionadas con la FLSA.

Solución: Es fundamental comprender la diferencia entre empleados exentos y no exentos según las pautas de la FLSA. La clasificación precisa de los empleados garantiza el cumplimiento y previene complicaciones legales, evitando multas y sanciones.

• Retraso en la entrega de formularios de impuestos a los empleados

No proporcionar los formularios de impuestos dentro de los plazos puede infringir la ley de errores de nómina, lo que resulta en sanciones y dificulta la presentación de declaraciones de impuestos de los empleados.

Solución: Para corregir errores de nómina, las empresas emplean portales de autoservicio y correos automáticos que a su vez facilitan la distribución oportuna de los formularios de impuestos. Esto garantiza que los empleados reciban los formularios necesarios antes de las fechas límite de presentación de declaraciones individuales, minimizando las sanciones y manteniendo el cumplimiento.

• Mal proceso de nómina

Otro error de nómina implica procesos de nómina ineficientes. Puede generar entornos laborales negativos que a menudo afectan la retención de empleados y la reputación empresarial.

Solución: La evaluación de los procesos de nómina existentes y la adopción de sistemas de nómina modernos mejoran la retención de talentos, atraen nuevos talentos y reducen los costos operativos. Este enfoque garantiza una operación de nómina más fluida con una cultura laboral positiva y la reputación general de la empresa.

Conclusión

En el manejo de la nómina, los errores no siempre se pueden evitar por completo, pero se puede reducir su impacto. Independientemente del tamaño de una empresa, una planificación meticulosa y las herramientas adecuadas pueden mitigar los riesgos asociados con la gestión de los salarios de los empleados. Comprender los errores frecuentes en la nómina sirve como piedra angular para protegerse contra posibles contratiempos, garantizando operaciones de nómina más fluidas.

Es más prudente evitar errores de nómina por adelantado que rectificarlos más tarde durante el procesamiento de la nómina. Al identificar estos errores comunes de nómina, las empresas invierten sabiamente en perfeccionar sus procesos de nómina.

Software como SkizzleHR reduce los errores de nómina e implica corregir errores de nómina en herramientas básicas de PAYE. Al reconocer los errores de nómina y tomar medidas proactivas, SkizzleHR no solo garantiza operaciones de nómina más fluidas, sino que también influye positivamente en el espectro organizacional más amplio.