Gestión de equipos digitales | Digitalizando tu negocio #6

Recientemente, la creación de equipos digitales se está volviendo cada vez más importante, lo que contribuye a un aumento significativo en la eficiencia del trabajo y una comunicación más fácil entre los empleados. Gracias a la digitalización, la gestión de equipos se vuelve menos complicada, más rápida y más precisa. Permite a las empresas monitorear mejor el progreso de los empleados, lo cual es clave para tomar decisiones informadas. sigue leyendo

Gestión de equipos digitales – índice:

1. Introducción
2. ¿Por qué construir equipos digitales?
3. ¿Cómo elegir herramientas para gestionar equipos digitales?
4. Prácticas herramientas de gestión de equipos.
5. Construyendo equipos digitales
6. Medir el rendimiento de los equipos digitales
7. Resumen

Introducción

En la era de la evolución digital, la gestión de equipos está experimentando una gran transformación . Los métodos tradicionales de gestión, basados ​​únicamente en reuniones y conversaciones cara a cara, están siendo reemplazados por soluciones tecnológicas más avanzadas y flexibles. En este artículo, discutiremos aspectos clave de la gestión de equipos digitales y herramientas prácticas que pueden respaldar esta transformación.

¿Por qué construir equipos digitales?

La digitalización trae muchos beneficios a la organización. En primer lugar, mejora la eficiencia del trabajo al agilizar los procesos de comunicación, planificación y control. Además, las herramientas digitales ayudan a monitorear mejor el desempeño laboral y brindan datos valiosos para el análisis. Finalmente, permiten a las empresas ser más competitivas en el mercado.

Muchos dueños de negocios asocian herramientas para administrar equipos digitales solo con trabajo remoto y basado en computadora . Sin embargo, existen una serie de plataformas que ayudan a mejorar la eficiencia del trabajo en equipo, tanto en la oficina, en el hogar y en el campo.

¿Cómo elegir herramientas para gestionar equipos digitales?

Al gestionar equipos digitales, es importante centrarse en las necesidades reales de la empresa y las funciones de software correspondientes. Lo mejor es comenzar realizando un análisis de necesidades, es decir, respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Necesitaremos la función de seguimiento del tiempo?
• ¿Usaremos archivos compartidos?
• ¿Debe ejecutarse el software en dispositivos móviles o en computadoras?
• ¿Necesitaremos un panel de gestión para el dueño o gerente del negocio, o será suficiente un espacio de trabajo compartido?

Las respuestas nos permitirán elegir el programa correcto o el conjunto de aplicaciones cooperativas. Es importante considerar la digitalización de la gestión de equipos en las siguientes áreas:

• Comunicación : las herramientas de comunicación modernas, como las aplicaciones de chat grupal y videoconferencia, permiten una comunicación de equipo rápida y efectiva. Según un informe de TechRepublic (2021), el 95% de las empresas ya las utilizan,
• Compartir archivos : las soluciones en la nube para compartir archivos y colaboración remota son utilizadas por el 76% de las empresas en la actualidad. Incluso si todos trabajan en el mismo edificio, es mucho más rápido y fácil enviar un mensaje o colaborar en un tablero Miro (https://miro.com/) o Mural (www.mural.co) compartido, en lugar de estar parado en un pizarra en una sala de conferencias,
• Seguridad : el uso de una VPN permite a las personas que trabajan desde casa compartir archivos e intercambiar información confidencial de forma segura, razón por la cual el 54 % de las empresas aprovechan esta solución.
• Planificación : los calendarios digitales y los programadores de tareas facilitan la organización del trabajo y el seguimiento del progreso y los plazos, por ejemplo, en los tableros Kanban o en las vistas de hitos y hojas de ruta.
• Delegar tareas : con el software de gestión de proyectos es más fácil asignar tareas a miembros individuales y monitorear su progreso.
• Control : gracias a las herramientas digitales, los gerentes pueden monitorear el desempeño del equipo en tiempo real y tomar decisiones basadas en datos confiables.

Prácticas herramientas de gestión de equipos.

Hay una serie de herramientas de gestión de proyectos en el mercado. Echemos un vistazo más de cerca a los más populares, especialmente porque ofrecen planes gratuitos:

• Trello: es una plataforma de gestión de proyectos que le permite crear tableros de tareas, asignarlos a miembros individuales del equipo y monitorear el progreso, disponible en computadoras y dispositivos móviles.
• Asana: es un sistema de gestión de tareas y proyectos más avanzado que ofrece una variedad de funciones para simplificar la planificación, el seguimiento y la colaboración en equipo, disponible en computadoras y dispositivos móviles.
• Slack: es una aplicación de mensajería instantánea moderna para intercambiar información dentro de un equipo que se integra con otras herramientas como Trello y Asana, disponibles en computadoras y dispositivos móviles.
• Firmbee: es una poderosa herramienta de administración de proyectos disponible en PC que le permite usar el seguimiento del tiempo, ver proyectos en tableros Kanban y colaborar con su equipo y trabajadores independientes.

A veces, sin embargo, puede ser difícil encontrar un software de gestión de equipos que se adapte a las necesidades de una empresa. Ahí es cuando vale la pena considerar una de las opciones menos populares:

• Reunión con un consultor : muchas personas hoy en día ayudan a elegir e implementar software para empresas. Un consultor experimentado e independiente ayudará a seleccionar las soluciones de acuerdo con el principio de "lo mejor de su clase", es decir, las más adecuadas para resolver un problema específico en lugar de satisfacer preferencias personales. Las soluciones seleccionadas de esta manera se pueden vincular entre sí mediante una API (interfaz de programación de aplicaciones), para crear un todo único adaptado a las necesidades de una empresa.
• Cooperar con una casa de software : es una solución costosa que le brinda la oportunidad de crear un software único que cumple totalmente con los requisitos de una empresa específica sin tener que contratar un equipo o trabajadores independientes, así como identificar y definir las necesidades de la empresa en tu propio.

Construyendo equipos digitales

Las herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado están muy bien diseñadas. Por lo tanto, construir equipos digitales no debería requerir mucho esfuerzo por parte de los empleados. Una vez que hayamos terminado de analizar las necesidades y elegir las herramientas, es hora de pasar a la implementación.

Es una buena idea comenzar con la capacitación de los miembros del equipo para que se familiaricen con las herramientas elegidas y enseñarles cómo usarlas. Por lo general, basta con instalar una aplicación en un dispositivo móvil o iniciar sesión en un navegador. El siguiente paso es discutir cómo proceder y responder preguntas como:

• ¿Quién delegará tareas y cuándo?
• ¿Dónde se mostrarán las notificaciones de nuevas asignaciones?

En esta etapa, sin embargo, vale la pena usar las herramientas de forma espontánea . De esta manera, será más fácil identificar posibles problemas sin perder tiempo discutiendo lo obvio.

Medir el rendimiento de los equipos digitales

Supervisar el progreso y recopilar comentarios del equipo es tan importante como implementar herramientas de comunicación digital . Esto se puede hacer comparando los resultados anteriores a la digitalización con los actuales, prestando atención a indicadores de desempeño tales como:

• Tiempo de finalización de la tarea , que puede mejorar enormemente, por ejemplo, cambiando las llamadas telefónicas a los empleados móviles que trabajan en el sitio de un cliente en mensajes que contengan la dirección y la ubicación GPS, así como una descripción de la tarea a realizar.
• Frecuencia de interacción en un equipo : puede resultar que el intercambio de información se intensifique, tome menos tiempo e involucre solo a aquellos que tienen un impacto real en la solución de un problema específico.
• Nivel de satisfacción del cliente : si un equipo, por ejemplo, maneja el servicio al cliente, la disponibilidad de información sobre los procesos relacionados con el cumplimiento del pedido de una persona en una herramienta digital puede tener un impacto muy positivo en las relaciones con los clientes.

Resumen

Al invertir en las herramientas adecuadas e implementarlas, las empresas pueden volverse más eficientes , competitivas y mejorar la colaboración en equipo. Los elementos clave de la gestión de equipos digitales son la comunicación, la planificación, la delegación de tareas y el control. Vale la pena dedicar un tiempo a analizar las necesidades, seleccionar las herramientas adecuadas, capacitar al equipo y medir la efectividad de las soluciones implementadas.

El futuro de las herramientas de gestión de proyectos es apoyar no solo la eficiencia de los empleados, sino también su bienestar y satisfacción. El desarrollo de tecnologías como la inteligencia artificial y la automatización, así como la introducción de soluciones de gamificación, pueden ayudar a mejorar la calidad de vida laboral.

Las herramientas digitales ayudarán a los líderes a monitorear los niveles de satisfacción y compromiso de los empleados, así como a identificar áreas que necesitan mejoras. Con soluciones modernas, como horarios de trabajo flexibles, oficinas remotas y plataformas para apoyar el desarrollo profesional , la gestión estará más orientada a las necesidades y expectativas de cada empleado. La personalización de las herramientas modernas puede hacer que el bienestar de los empleados desempeñe un papel clave en el futuro de la gestión de equipos, contribuyendo a una mayor eficiencia, satisfacción laboral y retención del talento.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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