Gestión de empleados remotos: desafíos, herramientas y mejores prácticas para la productividad

¿Se enfrenta a desafíos con la gestión de empleados remotos?

Ya sea que haya tenido una fuerza laboral remota durante años o haya tenido que adaptarse a los bloqueos de COVID-19, la gestión de empleados remotos presenta desafíos.

Si se vio obligado a cambiar rápidamente la estructura de su empresa y hacer que la gente trabaje desde casa, se enfrenta a desafíos imprevistos. Pero, un equipo remoto también viene con grandes posibilidades y potencial.

Los expertos argumentan que el trabajo remoto es un futuro inevitable. A medida que más y más empresas se conectan en línea, los trabajos remotos se vuelven más asequibles.

Desde 2003 hasta 2018, el trabajo remoto ha crecido un 140 % , casi 10 veces más rápido que el resto de la fuerza laboral. Y esto es antes de que se tengan en cuenta las tendencias actuales. Después de los cierres, aún más personas seguirán trabajando de forma remota.

Dado que la demanda de empleados remotos ya está en aumento, ¿por qué no analizar las posibilidades de inmediato? Abordar la tendencia temprano te da una ventaja.

Además, un equipo remoto es a prueba de pandemias. Dan Lok maneja su negocio casi exclusivamente en línea. Por eso, su negocio pudo funcionar sin problemas cuando los estados iniciaron los cierres.

Mientras que otros negocios estaban luchando, el equipo de Dan Lok pudo continuar. Aprenda de su ejemplo y comience a administrar empleados remotos hoy, para garantizar la seguridad en caso de que algo como esto vuelva a suceder.

Encuentre nuestros mejores consejos sobre la gestión de empleados remotos a continuación.

Desafíos comunes de la gestión de empleados remotos

Los dos desafíos más comunes para administrar trabajadores remotos son la comunicación y las falsas expectativas.

La comunicación con los trabajadores remotos es un acto de equilibrio. Desea que puedan comunicarse con usted y el equipo, a pesar de la ausencia de proximidad física.

En una oficina, es fácil encontrarse o tener un momento de charla informal. Los trabajadores remotos, sin embargo, están solos. Entonces, sentirse conectado con todo el equipo puede ser un desafío.

Al mismo tiempo, tampoco querrás sobrecargarlos con correos electrónicos y reuniones diarias. Demasiado énfasis en la comunicación puede reducir la productividad de sus empleados remotos. Los correos electrónicos fácilmente tienen prioridad sobre las tareas y los chats de video rompen el flujo de trabajo.

Esa es la dificultad de equilibrar la comunicación mientras se gestiona un equipo remoto: no quiere que se sientan cerrados, pero tampoco quiere poner en peligro su productividad.

Expectativas incorrectas hacia los empleados remotos

El segundo desafío que podría enfrentar son las expectativas fuera de lugar. Esperar demasiado o lo incorrecto puede disminuir la productividad de sus empleados.

Por un lado, no desea esperar que su equipo remoto funcione de la misma manera que lo haría un equipo físico. No espere que trabajen estrictamente de 9 a 5.

El trabajo remoto es tan bueno porque permite que sus empleados trabajen en el momento deseado. Si saben que son más productivos por la noche, déjalos trabajar por la noche. Siempre que cumplan con las fechas de vencimiento y los criterios que acordó, no hay problema con eso.

La segunda expectativa desafiante que enfrentan muchos trabajadores remotos es mantener la disponibilidad. Los horarios flexibles son fáciles de confundir con disponibilidad constante. Pero los empleados remotos necesitan descansar, al igual que el personal regular.

Manténgase alejado de la microgestión de sus equipos remotos. La microgestión hace que los empleados se sientan vigilados y puede reducir su productividad.

Esto es especialmente cierto para los empleados que deben iniciar sesión en sistemas que controlan su tiempo de trabajo. El tiempo dedicado a trabajar no es el mejor indicador de productividad.

Si puede, manténgase alejado del tiempo de seguimiento en absoluto. Confíe en su equipo que pusieron en el trabajo necesario. En su lugar, cree KPI que le permitan realizar un seguimiento de su rendimiento. Los KPI pueden ser independientes del tiempo que dedican.

De hecho, la mayoría de los empleados remotos son confiables y trabajan un promedio de cuatro horas más por semana en comparación con la fuerza laboral regular.

Indicadores clave de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) le permiten a usted y a sus empleados realizar un seguimiento del éxito. Los KPI los establece usted o el equipo en conjunto. De cualquier manera, se aseguran de que todos sepan lo que tienen que hacer.

Los KPI deben ser medibles y permitir que sus empleados vean si están al día con su trabajo. Hace que el rendimiento laboral de sus empleados sea más rastreable.

Si una persona no puede cumplir con sus KPI repetidamente, podría valer la pena hablar con ella. Si una persona a menudo tiene éxito en términos de KPI, piense en promoverlos.

Proceso de contratación y procedimientos de pago

Puede evitar posibles desafíos si cuenta con un proceso de contratación efectivo. Cuando contrata empleados, es una buena idea verificar si califican para el trabajo remoto.

Esta aptitud depende de sus talentos y fortalezas naturales. Los grandes trabajadores remotos suelen ser un poco más introvertidos. También están orientados a los detalles y son capaces de actuar de forma independiente.

Por supuesto, los extrovertidos también pueden trabajar de forma remota, pero debe garantizar su bienestar social . Si necesitan personas a su alrededor para ser felices, el trabajo remoto puede dejarlos insatisfechos.

Entonces, cuando esté contratando, asegúrese de considerar estos factores. A veces, es una buena idea contratar primero para un puesto de medio tiempo y poner a los empleados en una fase de prueba. De esa manera, ambos pueden probar si su relación laboral es fructífera.

Otro factor que puede eliminar muchos desafíos antes de tiempo es el pago. Muchos dueños de negocios pensarían que los empleados remotos son más baratos y, por lo general, tienen razón.

Sin embargo, lo que desea hacer es pagarles más que el estándar de la industria. Si haces eso, serán más productivos porque su motivación y satisfacción aumentan. Los empleados felices trabajan más duro.

Distracciones en casa

Un obstáculo final cuando se trata de administrar empleados remotos puede ser un entorno de distracción. Es especialmente importante pensar en esto si esta persona está trabajando desde casa por primera vez.

Sus empleados deben tener un espacio de oficina designado. De esa manera mantienen su productividad mientras trabajan desde casa. Este espacio debe estar libre de distracciones (por ejemplo, sin televisión en la habitación).

Si tienen otras personas en su hogar, eso también debe tenerse en cuenta. ¿Entienden sus compañeros de casa que el trabajo desde casa sigue siendo trabajo? ¿Tienden a interrumpir a su empleado?

Pregunte sobre su entorno desde el principio y vea si evita obstáculos similares.

Algunos empleados pueden disfrutar trabajando desde una cafetería o al aire libre. Eso está bien, pero deben tener un lugar para trabajar sin distracciones.

Herramientas de comunicación

Ahora que conoce algunos de los obstáculos más comunes para administrar empleados remotos, consideremos las herramientas de comunicación. Estos incluyen aplicaciones y sistemas de administración que le permiten administrar equipos remotos de manera más eficiente.

Las herramientas de comunicación ayudan a agilizar la comunicación u optimizar los flujos de trabajo. Aquí hay algunos que debes saber.

Para la comunicación por video, las herramientas más populares son Zoom o Skype. Skype es completamente gratis. Si tiene algo de presupuesto para invertir, es posible que prefiera Zoom, ya que es una solución más completa para las empresas.

Zoom le permite grabar reuniones, compartir su pantalla y mucho más. Es la herramienta perfecta para llevar un poco de comunicación cara a cara a su equipo.

Para los mensajes de texto, Slack es extremadamente popular entre las empresas. Slack te permite crear un canal para tu empresa, así como varios subcanales.

Si su equipo es grande, puede crear estos subcanales para cada subequipo. Evita que todo el equipo reciba spam con mensajes innecesarios.

Los mensajes de texto suelen ser más rápidos que el correo electrónico; la comunicación por correo electrónico por sí sola puede ralentizar todo el flujo de trabajo.

Herramientas de gestión de proyectos

Si bien la mayoría de los propietarios de negocios conocen las herramientas de comunicación, el software de gestión de proyectos y los extras a menudo se pasan por alto.

Sin las herramientas que soportan el flujo de trabajo, la productividad disminuye. La gente no sabe lo que se supone que debe hacer, o dónde se encuentra el proyecto.

Supongamos, por ejemplo, que tiene un negocio de producción de videos y películas. Necesita personas que se especialicen en cine, diseño gráfico, redacción y mucho más.

Si no existe un flujo de trabajo o un proceso, el editor no sabe cuándo editar el próximo video; la persona que filma puede no tener idea de dónde cargar el video y qué debe suceder a continuación.

Herramientas como Asana, Basecamp, ClickUp o Float te ayudan a mantener un proceso claro y optimizado. Todo está sucediendo en un solo lugar y sus empleados saben dónde verificar sus próximas tareas.

Una herramienta simple como esa puede tener un impacto inmenso en la productividad de su fuerza laboral.

Herramientas para la colaboración

Finalmente, desea asegurarse de que las herramientas que utiliza permitan a sus empleados colaborar. Crear colaboración en equipo puede ser un desafío cuando se administran empleados remotos. Todos podrían terminar trabajando independientemente unos de otros.

Pero, cuando los empleados cooperan, pueden generar nuevas ideas creativas. Para un equipo remoto, las herramientas como los documentos de Google que permiten que varias personas trabajen en un documento u hoja pueden ser útiles.

Independientemente de lo que elija, asegúrese de que sea una herramienta que permita la edición en vivo, para que pueda realizarse un trabajo en equipo real.

Mejores prácticas

Ahora ha obtenido información sobre los desafíos comunes y las herramientas útiles para administrar empleados remotos. Pero, ¿cuáles son algunas de las mejores prácticas de las que usted y su equipo remoto pueden aprender?

Siga estas prácticas para evitar desafíos y contratiempos de forma natural, al mismo tiempo que garantiza el bienestar productivo de sus empleados.

Los equipos remotos insatisfechos se agotan rápidamente, trabajan de manera improductiva y cuestan dinero. Por eso es una buena idea echar un vistazo a los sistemas e ideas que han demostrado que funcionan.

Cultura y visión empresarial

La raíz de un equipo remoto exitoso es su cultura empresarial. Cada empresa o negocio tiene una cultura determinada. Pero la cultura no surge por accidente: la moldean usted, como líder, y cada miembro del equipo.

Para administrar con éxito a los empleados remotos, desea una cultura de propiedad y responsabilidad. Si cada miembro del equipo es consciente de su responsabilidad y se responsabiliza, no hay necesidad de que usted microgestione.

Esto es lo que genera confianza. Cuando la gerencia es demasiado controladora, los empleados se sienten desalentados y menos creativos.

Las empresas exitosas tratan a sus empleados con confianza y cuidado, y no como una mercancía.

Como mencionamos antes, brinde a sus trabajadores remotos la oportunidad de trabajar en sus términos. No imponga un marco de tiempo determinado cuando no puedan ser productivos durante esos momentos.

Crear una cultura positiva y nutritiva con trabajadores remotos suele ser fácil. Esto se debe a que los equipos remotos suelen estar más felices, más satisfechos y tienden a amar lo que hacen.

Además, también desea comunicar claramente su visión empresarial. Sus empleados deben saber por qué están haciendo lo que se les pide que hagan. En el mejor de los casos: sus objetivos personales están alineados con su objetivo general para la empresa.

Reuniones recurrentes y estructuradas

Ya mencionamos los desafíos de la comunicación remota. Una excelente manera de agilizar la comunicación es tener reuniones de video recurrentes.

Algunas empresas optan por reunirse semanal o quincenalmente; algunos incluso eligen reuniones diarias. Sin embargo, si decide tener reuniones diarias, procure que sean breves para proteger el tiempo de sus empleados.

Las reuniones semanales o quincenales suelen funcionar mejor. Algunas empresas también realizan llamadas mensuales, pero ese período puede ser demasiado extenso y afectar negativamente la productividad.

También desea que sus reuniones de video sigan una estructura. Las reuniones caóticas reducen la productividad. Si no puede idear una estructura usted mismo, use fórmulas probadas: reunión de nivel 10, por ejemplo.

Además de las reuniones de equipo, es una buena idea tener reuniones individuales trimestrales. Estas reuniones son excelentes ya que profundizan la comunicación con cada empleado y le permiten revisar si se están desempeñando bien.

¿Están cumpliendo con sus expectativas, así como con sus propias metas? Si surge algún problema, también se puede discutir en las reuniones trimestrales.

Plazos de comunicación

Dijimos que tiene sentido dejar que sus empleados diseñen su propio horario de trabajo. Sin embargo, lo que desea tener son ciertos puntos de contacto que todos deben cumplir.

Por ejemplo, todos tienen que asistir a una reunión semanal. O bien, todos deben responder a los mensajes de texto dentro de las 24 horas.

Comunique lo que tiene sentido para usted y su negocio a sus empleados remotos y deje claras sus expectativas.

También es una buena idea indicarles qué canal de comunicación usar para qué. ¿En qué casos espera que utilicen mensajes de texto? ¿Para qué instancias deben usar el correo electrónico? ¿Están autorizados a enviarte un mensaje privado?

No hay reglas formales; solo asegúrese de decirles a sus empleados por adelantado cómo quiere que funcionen las cosas.

Objetivos y posibilidades de carrera

Es una trampa común tratar a los trabajadores remotos como autónomos. Si son parte de su equipo, trátelos como empleados. Ofrézcales oportunidades para avanzar en sus carreras y perseguir sus objetivos personales.

No les haga sentir que están atrapados en su puesto para siempre. Haga llamadas uno a uno cada año o cada medio año y analice cómo les está yendo. Cuáles son sus objetivos para el próximo año y cómo puede ayudar el equipo.

Trate a sus empleados con respeto y hágalos felices. De esa manera usted tiene un equipo leal. Los empleados leales son invaluables porque las fluctuaciones en su equipo le cuestan mucho dinero.

Pierde tiempo y dinero cuando tiene que contratar nuevos empleados y capacitarlos. Todavía desea contratar gente nueva cuando sea necesario; los nuevos empleados también aportan nuevas ideas. Pero evite una cultura que empuja a las personas a irse con frecuencia.

trabajo en equipo

Crear un equipo sólido es especialmente difícil para las empresas que funcionan de forma remota. Como mencionamos antes, en un espacio de oficina físico, las personas naturalmente se encuentran y se comunican.

Es por eso que a algunos lugares de trabajo les gusta ofrecer a sus empleados remotos un chat abierto. En ese chat, pueden hablar de lo que quieran, además del trabajo. Es una excelente manera de reemplazar la pequeña charla habitual que tendría lugar en una oficina.

Si planea tener un equipo remoto a largo plazo, considere reuniones de equipo anuales. Solo dos o tres días juntos al año pueden ser beneficiosos para todo el equipo.

Alinee su flujo de trabajo con la lista de verificación Dragon 100 Habits

Ahora, hay mucho que tener en cuenta cuando se trata de administrar empleados remotos. Pero, ¿y si le dijéramos que hay una manera de hacer que la gestión de su equipo sea más clara y transparente?

A través de su junta asesora Dragon 100, Dan Lok está capacitando a otros propietarios de negocios sobre cómo escalar. Incluso si no es parte de Dragon 100, puede acceder a la Lista de verificación de hábitos de Dragon 100.

La lista de verificación le permite tener claridad de todos los empleados. Alinee su equipo desde altos ejecutivos hasta miembros junior. Obtenga acceso a su guía hoy.