Cómo gestionar eficazmente el trabajo desde equipos domésticos

Hace un par de meses, las cosas eran muy diferentes. Ser parte de un equipo que trabaja toda la semana desde casa, ni siquiera se pensó. Pero en esta nueva realidad creada por la desafortunada propagación del COVID-19, esto se ha convertido en un lugar común.

Sin embargo, trabajar desde casa había sido tendencia entre muchas organizaciones incluso antes del comienzo de la era de la cuarentena. Muchos equipos han estado practicando esto de manera efectiva mientras alivian con éxito los muchos desafíos inherentes a los equipos que trabajan desde casa.

En esta guía, discutiremos

• algunos de estos desafíos comunes de administrar empleados remotos que quizás ya haya enfrentado
• mejores prácticas que puede seguir para mantenerse en la cima de su juego

Desafíos de administrar un equipo que trabaja desde casa

Hay muchos desafíos cuando se trata de administrar un equipo, y cuando ese equipo está repartido por todo el continente o el mundo, se vuelve aún más difícil liderarlo.

Identificar primero lo que afecta negativamente el rendimiento de su equipo remoto lo acercará a encontrar la solución que está buscando.

Al administrar empleados remotos, debe haberse enfrentado a varios de estos desafíos usted mismo,

• Falta de interacción en persona. Mientras que los gerentes se preocupan de que los empleados no trabajen tan eficientemente como podrían haberlo hecho bajo su supervisión, los propios empleados luchan sin el apoyo de sus jefes. Esto también conducirá a dificultades para generar confianza entre los miembros del equipo.

• Diferentes zonas horarias que conllevan dificultades de programación. Una reunión que desea programar por la mañana podría afectar la pausa para el almuerzo de uno de los miembros de su equipo.

• Falta de acceso a la información, incluidos recursos, documentos, etc. Al trabajar desde el mismo lugar, puede darse la vuelta y pedir a sus compañeros de trabajo lo que necesite. Pero cuando se trabaja desde casa, es un escenario completamente diferente.

• Distracciones en casa. A menos que viva solo, es probable que los otros residentes de su casa lo interrumpan muchas veces. Esto puede tener un impacto negativo en su productividad. Al mismo tiempo, la falta de interacción social hará que los empleados se sientan aislados.

• Si su equipo está formado por personas de todo el mundo, es posible que también enfrente barreras culturales y de idioma.

• Cultivar la cultura de su empresa también puede sufrir con el tiempo. La cultura empresarial se fomenta de forma natural en una oficina, pero podría no ser lo mismo para un equipo que trabaja desde casa.

Prácticas recomendadas para gestionar equipos que trabajan desde casa

Echemos un vistazo a algunas de las mejores prácticas que lo ayudarán a superar de manera efectiva los desafíos que discutimos anteriormente.

Use las herramientas adecuadas y establezca pautas

En un entorno de oficina, siempre puede reunir a su equipo y hablar sobre cosas y hacer planes.

No es tan fácil hacerlo con un equipo que trabaja desde casa. Pero al integrar el conjunto correcto de herramientas a su flujo de trabajo, puede asegurarse de que el equipo esté en la misma página, incluso si no se encuentra en la misma ubicación.

Las herramientas en las que necesita invertir incluyen,

• Herramientas de chat y videoconferencia para la comunicación. Hay muchas opciones entre las que puede elegir; Slack, Zoom, Skype, etc., por nombrar algunos. Y es importante proporcionar una variedad de herramientas para fomentar la comunicación entre los miembros del equipo durante las horas laborales y no laborales.
• Herramientas de gestión de proyectos/tareas para realizar un seguimiento del rendimiento.
• Herramientas para editar y compartir documentos/archivos como Google Docs y OneDrive. Almacenar todos los archivos en una ubicación hará que sea fácilmente accesible para todos.
• Plataformas de colaboración visual para replicar la pizarra de su oficina. Un software de lienzo en línea como Creately puede ayudarlo a planificar su Sprint, intercambiar ideas, colaborar en esquemas de productos o analizar procesos en tiempo real.

Aquí hay una lista ampliada de más herramientas de comunicación y colaboración para los equipos de la FMH.

Tan importante como seleccionar las herramientas adecuadas es establecer reglas básicas sobre cómo y cuándo usarlas. Aclararlos por adelantado le ahorrará tiempo y confusión. Por ejemplo,

• Esté siempre disponible en su plataforma de chat cuando esté trabajando y, si se retira, notifique a los demás.
• Active el video cuando asista a una reunión en línea o tenga una reunión de registro diario.
• Desglose las tareas individuales en la plataforma de gestión de proyectos y calcúlelas por horas.

Comuníquese constantemente e interactúe con su equipo

La comunicación regular con sus empleados es una forma efectiva de garantizar que puedan confiar en usted y consultarlo. También es una gran oportunidad para conocer sus inquietudes, preguntas y sugerencias.

Puede tener reuniones de equipo individuales diarias o semanales, o simplemente puede enviarles un mensaje en su plataforma de chat solicitando una actualización sobre en qué están trabajando.

Hágale saber a su equipo cuándo estará disponible y la mejor manera de acercarse a usted. Si ocurre una emergencia durante la madrugada, compartir su número de teléfono móvil con su equipo les ayudará a llamarlo o enviarle un mensaje instantáneo.

Además, aliente a los miembros del equipo a usar un canal público para sus conversaciones relacionadas con el trabajo. Esto le permitirá monitorear lo que está sucediendo y ofrecer ayuda cuando sea necesario.

Aquí hay más prácticas recomendadas de comunicación que los equipos que trabajan desde casa deben seguir.

Preocúpese por las diferentes zonas horarias

Cuando todo el equipo está disperso en diferentes lugares, debe ser más consciente de las diferentes zonas horarias en las que viven.

• Al programar reuniones, asegúrese de consultar con todos y su horario y seleccione un horario con el que todos se sientan cómodos.
• Documente los puntos clave discutidos durante sus reuniones para que pueda compartirlos con los miembros del equipo que no pudieron estar presentes durante la discusión.

• También puede hacer un esfuerzo adicional y grabar su reunión para que la vean más tarde o informarles sobre lo que se discutió, con un uno a uno al día siguiente.

Dedique un esfuerzo adicional a la colaboración y la formación de equipos

Dos cosas de las que suelen carecer los equipos que trabajan desde casa son la confianza y el espíritu de equipo. Sin ellos, un equipo no podrá confiar el uno en el otro y prosperar en sus relaciones.

Si bien el uso de las herramientas adecuadas proporcionará a su equipo la plataforma para colaborar entre sí, aún necesita encontrar más formas de ayudar a su equipo a vincularse.

• Comience definiendo claramente los roles y responsabilidades y las relaciones de reporte dentro del equipo. Un equipo bien estructurado que sea consciente de dónde pertenece y de quién depende puede evitar confusiones e impulsar la cooperación.

• Anime a los miembros del equipo a interactuar entre sí fuera del trabajo. Pueden tener un grupo de Facebook o un canal de Slack separado para conversaciones divertidas que habrían tenido mientras almorzaban o pasaban el rato junto al dispensador de agua si estuvieran en la oficina. Es una forma efectiva de lograr que los empleados remotos se conozcan a nivel personal, lo que se reflejará positivamente en la unión del equipo.
• Deje unos minutos al comienzo de una reunión para una conversación informal.
• Organice actividades de creación de equipos virtuales siempre que pueda. Son clave para promover la felicidad de los empleados y aumentar su productividad. Aquí hay algunas actividades económicas de creación de equipos virtuales que puede probar de inmediato.

Sea claro acerca de las expectativas y los objetivos

Si desea los resultados que busca, déjelos claros a su equipo. Establecer expectativas claras y definir los objetivos por adelantado lo ayudará a hacerlo más rápido.

Para empezar

• Establezca objetivos claros para todos de forma semanal, mensual o trimestral y discuta su plan de acción.

• Brinda con frecuencia tu opinión sobre el desempeño de los empleados. Además, conviértalo en una oportunidad para escuchar sus expectativas también.
• Involúcrate con tu equipo regularmente, ofreciéndoles apoyo emocional, especialmente si están luchando contra la ansiedad y el estrés.
• Establezca pautas claras sobre lo que espera de su equipo (es decir, que todos los correos electrónicos sean respondidos dentro de las 24 horas). Documéntelos y guárdelos en una ubicación central de fácil acceso para todos.
• Reconocer y celebrar las victorias de los empleados para mantenerlos motivados.

¿Tiene más consejos sobre la gestión de empleados remotos?

Las mejores prácticas que hemos discutido son económicas y se pueden implementar de inmediato para garantizar resultados efectivos. ¿Quieres añadir más consejos a la lista? Deja un comentario a continuación.

¿Usted y su equipo han comenzado a trabajar desde casa recientemente? Aquí está la guía práctica para trabajar desde casa en equipo que cubre todo lo que necesita saber para mantenerse efectivo y eficiente.