Administrar la sala de conferencias virtual: consejos para el éxito

Como gerente de cuentas de una agencia de marketing que trabaja de forma remota desde mi oficina en casa, las reuniones virtuales se han convertido en una forma esencial, rentable y conveniente de interactuar con mis clientes y colegas, muchos de los cuales están dispersos por todo el país. Al permitir la participación desde cualquier ubicación geográfica (con una conexión WiFi estable, por supuesto), no es ningún secreto que realizar reuniones reduce drásticamente los gastos de viaje de negocios, ya que los costos de vuelos, alojamiento y comidas se eliminan por completo.

Y quién no quiere reducir los gastos innecesarios, ¿verdad?

¡Pero lo que quizás no espere es que las reuniones virtuales también pueden fomentar una fuerza laboral más productiva e inclusiva! De hecho, los estudios muestran que los empleados remotos que aprovechan las reuniones virtuales pueden ser hasta un 13 % más efectivos.

Dicho esto, no todas las pantallas compartidas o llamadas de conferencia están configuradas para el éxito. Sin la estructura y la orientación adecuadas, una reunión virtual puede salir mal rápidamente (tal vez, algo un poco como esto...).

Para maximizar la experiencia de la sala de conferencias virtual para cada uno de los asistentes a su reunión y mejorar la efectividad general de la sesión, aquí hay algunas mejores prácticas a seguir:

Elegir la tecnología adecuada es fundamental.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting y WebEx son excelentes plataformas de videoconferencias virtuales colaborativas que permiten a los participantes compartir documentos, chatear y grabar la reunión. Algunas soluciones también brindan opciones de personalización que puede usar para marcar la sala de reuniones con el logotipo y los colores de su empresa. Además, si realmente está buscando una plataforma de entrega de eventos virtuales elegante, profesional y confiable, hay algunas en el mercado que ofrecen soluciones autogestionadas para sus necesidades de conferencias, seminarios web, educación y capacitación internas o externas. Sin duda, podemos esperar que a medida que el 'lugar de trabajo virtual' se vuelve cada vez más popular, la cantidad de herramientas de comunicación y software disponibles crecerá a la par.

Consejos útiles:

• Si está utilizando una nueva plataforma, ¡la práctica hace al maestro! No olvide revisar y jugar con las diversas características, funciones y navegación antes de lanzarlo.
• Como anfitrión de la reunión, sea siempre el primero en la llamada. Asigne unos minutos al comienzo de cada reunión para que los nuevos asistentes descarguen cualquier software que se requiera para unirse a su reunión o para resolver cualquier error tecnológico o problema de conectividad que puedan estar experimentando. ¡Puede pasarle al mejor de nosotros!

Reunión de trabajo previo es esencial.

Crear y enviar una agenda de reunión definida y detallada (¡con mucha anticipación!) ayudará a mantener a los participantes enfocados y concentrados en la tarea. Asegúrese de adjuntar la agenda cuando envíe la invitación a la reunión que se integre con el calendario del asistente. Si es necesario completar algún trabajo previo o revisión de documentos antes de la reunión, hazlo explícito en tu mensaje. Nada mata más rápido el impulso de una reunión que la falta de participación porque nadie ha hecho su tarea.

Otra buena regla general a seguir es evitar presentar nuevos datos durante la reunión. Nuevamente, es mejor que envíe los documentos importantes con varios días de anticipación y pida a los participantes que revisen todos los materiales antes de la reunión, para que puedan involucrarse completamente en el contenido y prepararse para participar en la conversación.

Consejos útiles:

• Al crear su agenda, asegúrese de abordar los temas importantes al comienzo de la reunión cuando los niveles de energía de todos estén altos.
• Mantenga las reuniones con un número razonable de asistentes para que todos se sientan valorados y tengan la oportunidad de contribuir sin sentirse apurados.

Comenzando la reunión.  

Mientras se prepara para comenzar su reunión virtual, asegúrese de eliminar cualquier ruido ambiental. Reitero que si usted es el anfitrión de la reunión, debe ser el primero en firmar o llamar a la sala de reuniones. Esto le da la oportunidad de dar la bienvenida a los miembros a medida que se unen y hacer presentaciones formales. Tenga en cuenta que algunos asistentes pueden unirse desde sus teléfonos celulares y solo pueden identificarse en la interfaz de su plataforma como la persona que llama #1 o su propio número de teléfono.

Consejos útiles:

• Pida a los miembros que digan su nombre antes de hablar, incluso si ya lo han hecho antes en la reunión. Particularmente cuando hay muchos asistentes en la llamada o es la primera vez que conversa con personas, es fácil confundir a un orador con otro.
• Para mantener el interés de los participantes por teléfono (y para reafirmar que su aporte es importante), pida su opinión o respuesta primero cuando plantee una pregunta al grupo. ¡Además, no los dejará accidentalmente fuera del circuito!

Facilitando la reunión.

Uno de los desafíos más comunes de las reuniones virtuales es mantener la participación activa de los miembros. Sí, todos estamos muy ocupados a veces, y una reunión virtual estancada puede tentar a los asistentes a "silenciarse" y realizar otras tareas durante la reunión : revisar su correo electrónico, mensajes de texto, los últimos resultados deportivos, Instagram, etc.

Puede combatir esta escucha pasiva pidiéndoles a los miembros que NO se silencien (siempre que ellos también estén en un espacio tranquilo) e incluso alentando a los miembros a participar a través de un video.

Consejos útiles:

• Otra forma de mantener el interés de los participantes de la reunión es aprovechar las herramientas y funciones de la plataforma. Además de invitar a compartir ideas verbalmente, pida a los asistentes que escriban preguntas o respuestas en el panel de chat, asigne tareas a los miembros o utilice encuestas interactivas. Un objetivo adecuado es que el 80 % de la reunión sea interactiva y el 20 % requiera una participación pasiva.

¡Eso es un envoltorio!

Antes de terminar una reunión, tómese siempre unos minutos para resumir lo que se ha tratado. Todos se sentirán mejor con respecto al tiempo que dedican a una llamada si hay un sentimiento mutuo de logro.

Tal vez lo que es aún más importante es asignar los siguientes pasos , o cualquier elemento de acción que deban ser atendidos por los miembros en la llamada. Si es posible, fije la fecha y la hora de la próxima reunión mientras todos estén presentes. Y finalmente, después de la reunión, asegúrese de enviar notas a todos los participantes, recapitulando esos mismos elementos de acción y brindando más instrucciones.

Recurso útil:

• Para obtener más consejos prácticos que puede usar para fortalecer el rendimiento de sus equipos virtuales, consulte este libro: Liderar equipos virtuales efectivos: superar el tiempo y la distancia para lograr resultados excepcionales , escrito por la directora de Guided Insights, Nancy Settle-Murphy. ¡Es fantástico!

¿Tiene alguna otra sugerencia para aprovechar al máximo sus reuniones virtuales? No dude en hacérnoslo saber en los comentarios a continuación.