Propuestas de agencias de marketing: cómo una agencia de diseño cierra contratos de $ 40K-60K el 70% del tiempo

Encontrar la fórmula adecuada para las propuestas de su agencia de marketing es un aspecto a menudo infravalorado de la optimización de su proceso de ventas.

Cuando le pedimos a nuestra red que aprendiera más sobre lo que hace una gran propuesta, un amigo nos señaló a Zlatko Bijelic, fundador de la Agencia Tako, y dijo que las propuestas que recibió de Bijelic son algunas de las mejores que ha visto. Así que contactamos a Bijelic, que se hace llamar "Z", y tuvo la amabilidad de compartir cómo perfeccionó una tasa de cierre del 70 % en propuestas de $40 000-60 000.

Para la mayoría de los especialistas en marketing, el proceso de refinar las propuestas de marketing es una prueba de prueba y error de la vieja escuela:

1. Busque muestras de propuestas en Google y cree su propuesta.
2. Envía la propuesta a tu posible cliente.
3. El prospecto decide irse con otra agencia o usted pierde horas tratando de llegar a un acuerdo.
4. Te quedas tratando de mejorar e iterar tus propuestas para que funcionen mejor la próxima vez.

Al aprender de las experiencias del fundador de una agencia que ya ha pasado por esto, nuestro objetivo para este artículo es ayudarlo a acelerar su viaje para optimizar sus propias propuestas de agencia de marketing.

Antes de llegar a la plantilla de propuesta de marketing de Z y cómo puede aplicar lo que ha aprendido, comenzaremos compartiendo los errores comunes que ha visto cometer a la gente (o que él mismo cometió).

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Los errores más comunes que se cometen con las propuestas de las agencias de marketing

Error #1. Agrupación de varias tareas en una sola línea

Z dice que es importante que el cliente comprenda "lo que está pagando, lo que implica esto y por qué lleva tanto tiempo hacer ciertas cosas".

Una propuesta más clara creará un proceso de ventas más fluido al generar menos objeciones de clientes potenciales. Pueden ver exactamente cómo se le ocurrió su presupuesto y el cronograma previsto. En lugar de la típica propuesta abierta que carece de horas específicas que coincidan con tareas específicas, las propuestas de marketing de Tako Agency claramente asignan horas a tareas específicas establecidas dentro de un cronograma conciso. Esto le permite al cliente comprender qué trabajo se está realizando en cualquier punto del proyecto, por qué se está tomando el tiempo que se está tomando y quién está trabajando en él.

Esto es útil para aumentar las tasas de cierre porque deja poco espacio para malentendidos y ayuda a protegerlo del exceso de trabajo y la rotación.

Esta fue una lección dolorosa que Z aprendió a través de prueba y error. Aquí hay unos ejemplos:

Ejemplo 1: Cúbrase del exceso de trabajo

Z una vez creó una propuesta sobre el rediseño de un portal de clientes para una empresa de suscripción. La propuesta en sí no mencionaba exactamente qué páginas tendrían que volver a desarrollarse, lo que resultó en que el cliente le pidiera a la agencia que trabajara más horas para completar ciertas tareas que no estaban claramente detalladas en la propuesta. La agencia terminó perdiendo dinero en el proyecto debido a las áreas grises en la propuesta.

Z dijo que al final del día fue culpa de su agencia porque no explicaron específicamente qué horas se asignaron a qué partes del proyecto.

Ejemplo 2: Evite hacer el mismo trabajo dos veces

Otra razón por la que es esencial especificar qué trabajo se está realizando en cada elemento de línea es que el cliente potencial ya puede tener otra empresa que realiza esa tarea.

Por ejemplo, si es una agencia de marketing de contenido y también ofrece promoción de contenido, tenga claro qué contiene. Debajo de la categoría de promoción de contenido, explique si serán anuncios de Facebook versus construcción de enlaces.

Si solo escribe "promoción de contenido" en una línea, es posible que el cliente no piense en decirle que ya tiene una agencia de redes sociales que hace anuncios de Facebook para ellos. Este tipo de situaciones puede generar clientes frustrados y una mayor rotación.

Ejemplo 3: Tenga en cuenta las políticas de la empresa

Por último, es importante que no agrupe las líneas de pedido porque es posible que algunos cambios deban ser aprobados por personas de nivel superior en la empresa.

Si tiene que pasar por una cadena y ser aprobada por la gerencia superior, tenga en cuenta que estas personas aún no han tenido una conversación con usted y que la propuesta puede ser el único punto de contacto directo de la gerencia con su agencia.

Por lo tanto, es fundamental que tu propuesta sea clara y concisa y pueda ser entendida por un extraño que nunca ha tenido una conversación contigo.

Por ejemplo, es posible que haya tenido una conversación telefónica con el director de marketing sobre la promoción de contenido y haya especificado en la llamada que incluye anuncios de Facebook. Por lo tanto, la mayoría de las propuestas simplemente indicarán "promoción de contenido" porque ya se discutió en la convocatoria lo que eso implica. Sin embargo, si el director de marketing tiene que pasarlo al CMO para que lo apruebe, debe darse cuenta de que el CMO no entenderá qué incluye la "promoción de contenido" y esto conduce a un área gris.

Error #2. Las agencias asumen que su cliente potencial sabe lo que necesita

Otro problema con la mayoría de las propuestas de las agencias de marketing digital es no cumplir con el público objetivo a su nivel.

Z afirma que "no puede esperar que el cliente, que acude a usted para el desarrollo y el diseño, comprenda los tecnicismos y los entresijos de esa propuesta".

Por ejemplo, existe una gran posibilidad de que la persona que contrata para un proyecto de SEO no entienda por qué es esencial redireccionar 301 algunos enlaces.

La mayoría de las agencias utilizan un lenguaje técnico para cubrirse y, en algunos casos, para impresionar al cliente potencial. Esto funciona si la persona con la que está hablando es técnica y entiende este idioma, aunque a menudo es desagradable para un prospecto que no es un experto en marketing digital o es un nuevo propietario de un negocio.

Ejemplo 1: hablar con clientes pasivos

En cambio, Z aconseja "si la persona es un poco más pasiva con respecto al proyecto y no quiere atascarse con los detalles, probablemente no necesite agregar tanto (a la propuesta)".

En este caso, cubra lo suficiente para asegurarse de haber indicado claramente dónde se asignan las horas y no deje espacio para áreas grises. Más allá de eso, no hay necesidad de explicar qué es una redirección 301 y por qué es crucial.

Z enfatiza que la parte importante es diseñar su plan de manera simple y dejar en claro "esto es lo que estamos haciendo" y "esto es lo que implicará".

Ejemplo 2: hablar con clientes técnicos

Si encuentra que el cliente es más técnico, es importante que hable su idioma e incluya más elementos técnicos, ya que serán más específicos sobre cómo quieren que se hagan las cosas.

Otro problema común que sufren la mayoría de las propuestas de las agencias de marketing es la revisión excesiva. Este suele ser un problema que se deriva de un lenguaje técnico no explicado. El secreto de Z es simplemente anotar qué partes de la propuesta son obligatorias y cuáles son opcionales. Esto elimina mucha confusión y comunicación excesiva para ambas partes, y puede hacer que su ciclo de ventas sea mucho más corto.

Error #3. Subestimar el valor del diseño

El último error que identificó Z fueron las propuestas diseñadas de manera no profesional.

Imagínese examinar numerosas propuestas de diferentes contratistas. Hay varias hojas de cálculo de Excel que requieren que las lea por completo para comprender el cronograma general y el presupuesto, y luego hay una propuesta limpia y bien diseñada con un cronograma claro y asignaciones de trabajo que puede comprender en 15 segundos.

Antes de leer cualquiera de las propuestas, ¿cuál tiene inmediatamente una ventaja?

Por supuesto, es el que tiene un diseño limpio.

Z explicó que ha visto a muchas otras agencias de desarrollo crear propuestas de hojas de cálculo de Excel que parecen problemas matemáticos y es difícil entender de un vistazo lo que representa y un cronograma estimado.

Esto también da una mala impresión inicial, ya que una propuesta confusa proyecta habilidades de comunicación deficientes, incluso si la agencia tiene una comunicación estelar.

Proceso de Z para crear propuestas de agencias de marketing que cierran al 70 %

Finalmente, Z reveló lo que hay dentro de su proceso de propuesta que cierra $40,000 – 60,000 proyectos el 70% del tiempo. Aquí hay una descripción general del proceso y cómo encaja en su estrategia de marketing:

Paso 1. El Formulario Inicial Llenado por Prospectos

Después de que un prospecto haya enviado una solicitud de propuesta, el proceso comienza con un formulario que recopila información básica tanto sobre el cliente como sobre el proyecto para ver si encaja bien. Los siguientes elementos se pueden cambiar y/o eliminar según la complejidad de su industria, aunque esta es una buena base para todos.

• Información general y fecha límite del proyecto : esto ayuda a establecer una línea de tiempo precisa o prospectos de banderas rojas que esperan demasiado en muy poco tiempo.

• Situación actual : para un desarrollador, esto incluye preguntas como en qué plataforma se encuentra, si ya tiene un sitio web y si ya tiene un tema personalizado. Puede ajustar esto según los servicios de marketing que ofrezca, aunque aquí es básicamente donde aprende lo que la empresa ya ha probado, sus estrategias actuales, etc.

• Presupuesto aproximado : esto eliminará a las personas que no tienen el presupuesto para trabajar con usted y también lo ayuda a estimar el alcance del trabajo.

• Colaboraciones : si otras personas/agencias también están trabajando en el proyecto, es importante saber quiénes, para que no estés haciendo el doble de trabajo.

Paso 2. Contacto inicial

La mayoría de las solicitudes de propuestas se reciben con un correo electrónico automatizado. Sin embargo, Tako Agency se comunica con un correo electrónico de un ser humano real en los primeros 30 minutos de recibir el formulario. Z dice que a veces el correo electrónico es solo un rápido "Oye, recibimos tu solicitud y revisaremos tu información en breve". Aunque es simple, esta acción establece inmediatamente un alto estándar de comunicación.

Paso 3. Preparar la propuesta

• Incluir tareas del proyecto asignadas por horas
• Establecer expectativas de línea de tiempo
• Tenga en cuenta claramente lo que es y no es obligatorio
• Explique claramente cualquier detalle específico que haya sido solicitado por el cliente
  • Por ejemplo, Z menciona que si el cliente de desarrollo web quiere que un elemento específico se desvanezca o rebote, eso debe tenerse en cuenta, ya que podría requerir más pruebas, presupuesto, horas, etc.
• Crea un flujo natural
  • La propuesta debe fluir de la misma manera que una página de destino. Cuando su prospecto llegue al final de la página, ya debería haber respondido todas sus objeciones y las únicas preguntas restantes deberían ser sobre el pago.

Paso 4. Colabore con su equipo para editar y perfeccionar

En esta etapa, ya debería tener una idea bastante sólida de quién estaría involucrado en el proyecto. Involucre a personas clave en el proceso editorial para garantizar que el cronograma sea razonable y que el plan sea apropiado.

Paso #5. Enviarlo al Cliente

Esta es quizás la parte más fácil. Una vez que la propuesta ha sido finalizada y enviada, Z dice que está prácticamente fuera de tus manos. Las únicas preguntas que deberían tener deben ser sobre el pago y su aprobación por parte de la alta dirección. Si nota que surgen otras preguntas, tome nota y vea cómo puede ajustar su propuesta para reducir estas objeciones.

Cuando le preguntamos a Z cuáles son las respuestas más comunes que recibe la agencia Tako, esto es lo que dijo:

Algunas personas se sorprenden inicialmente y, para empezar, nunca encajaron bien. Algunas de esas personas eventualmente regresarán (alrededor de un mes después) después de investigar lo que realmente se necesita para diseñar un buen sitio web (tenga en cuenta que Tako no negocia a la baja el precio).

Los que cierran bastante rápido (la mayoría de las personas que solicitan propuestas) suelen llamar con algunas preguntas sobre los términos de pago antes de enviar el depósito y, en algunas ocasiones, ha recibido depósitos de $ 5,000, sin hacer preguntas.

Conclusión

Z menciona que su arma secreta para corregir automáticamente la mayoría de estos errores comunes es invertir en software de calidad para propuestas de agencias de marketing.

Automáticamente tiene un mejor diseño que una hoja de cálculo de Excel o Google Doc, lo que lo hace destacar inmediatamente de la competencia . Crea claridad al establecer claramente qué horas se asignan a tareas específicas y, finalmente, te hace sentir que has hecho lo mejor cuando presionas el botón de enviar a tu cliente.

Una vez que lo haya enviado, sabrá que refleja con precisión el nivel de profesionalismo, comunicación y calidad que representa su agencia. Elimina el espacio para el error humano y elimina los malentendidos.

Z invierte en un software mensual porque le gusta sentirse seguro al enviar la propuesta.

“Van a saber cómo leer esto”. Z dice: “…ya sea que lo tomen y digan, sí, queremos ir con esto o queremos ir a ver otra cosa, entonces eso depende de ellos. Pero sientes que has hecho tu trabajo de la manera correcta”.

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Nos gustaría expresar nuestro agradecimiento a Zlatko por su generosidad y el tiempo dedicado a compartir su sabiduría y experiencia con propuestas de perfeccionamiento. Si desea conectarse con él, puede encontrarlo en Twitter o en www.takoagency.com .