¡8 beneficios que una agencia puede obtener con los informes de clientes de marketing!

“Acércate más que nunca a tus clientes. Tan cerca que les dices lo que necesitan mucho antes de que ellos mismos se den cuenta”. –Steve Jobs

¡Eso es cierto!

Pero, ¿puede un solo error en una hoja de cálculo en una celda sumar millones de dólares, un CEO despedido y otras calamidades?

Por desgracia, sí.

Y mientras estamos en la alegre y antigua Inglaterra, ¿recuerdan los Juegos Olímpicos de Londres 2012 y lo difícil que fue obtener boletos para varios eventos? Si bien ciertamente parte del problema fue la gran demanda que suele acompañar a cualquier Olimpiada, parte de esto también fue un error de la hoja de cálculo. El Comité Olímpico sobrevendió un par de eventos de natación. Dijeron que el error ocurrió cuando un miembro del personal cometió un solo error al teclear e ingresó '20,000' en una hoja de cálculo en lugar de la cifra correcta de 10,000 boletos restantes. El error se descubrió cuando conciliaron la cantidad de boletos vendidos con los diseños finales y las configuraciones de asientos para los lugares y se dieron cuenta de que iban a tener miles de asistentes descontentos, la mayoría de los cuales habían comprado sus boletos con meses de anticipación. Tuvieron que contactar a los poseedores de boletos y tratar de aplacarlos con asientos en otros lugares. Por supuesto, por qué tenían esta variable crítica bajo controles tan flexibles es otra cuestión de investigación.

Sorprendentemente, a menudo, las tareas aparentemente simples aún se realizan de la manera más tediosa posible. Una herramienta popular, aunque frustrante, que se usa regularmente para los informes de clientes de marketing sigue siendo la clásica hoja de cálculo de Excel.

Puede ser un administrador de equipos responsable de realizar un seguimiento de los activos de su empresa que pasó de usar lápiz y papel a realizar un seguimiento de los equipos con Excel. Incluso podría estar utilizando una plantilla de administración de activos lista para usar, que puede funcionar bien al principio hasta que comience a notar sus limitaciones. Lleno de buenas intenciones, podría decidir comenzar de nuevo desde cero, solo para inevitablemente comenzar a encontrar los mismos problemas nuevamente.

El uso de Excel en la actualidad puede estar justificado porque está fácilmente disponible y aparentemente es barato y fácil de usar, pero ¿estas razones resisten las muchas desventajas?

I. 6 razones para cambiar las hojas de cálculo de Excel por una herramienta de generación de informes más eficaz y moderna
a

1. Sobre todo, Excel no es confiable

• La precisión es difícil, y la mayor probabilidad de errores de datos es casi inevitable con grandes cantidades de información, o cuando se llevan a cabo acciones inmediatas (como mover la ubicación de un activo, por ejemplo).
• La falta de validación de Excel y los posibles errores de copiar y pegar hacen que sea más fácil cometer errores.
• Se pierde un tiempo precioso validando y rastreando datos.
• Puede ser extremadamente difícil detectar y corregir errores, especialmente con grandes volúmenes de datos.
• Una falla en la computadora, una falla en el hardware o un virus pueden estropear potencialmente todo su arduo trabajo y retrasarlo como si no fuera asunto de nadie.

2. Sin datos de activos en tiempo real

• Mantener su hoja de cálculo actualizada es a menudo una molestia.
• No hay registro de auditoría, lo que dificulta mantener sincronizados el recuento real de activos y los datos, especialmente cuando más de una persona tiene acceso al archivo.
• Se desperdicia tiempo innecesario actualizando las hojas de cálculo para evitar este problema.

3. Acceso de usuario limitado

• Funciona bien hasta que más de 1 persona comienza a usarlo o editarlo.
• Solo 1 persona puede editar las hojas de cálculo a la vez, y hacerlo desde la comodidad de su propio teléfono generalmente no es un hecho.
• Después de copiar la hoja de cálculo, a menudo se produce un caos y una confusión terribles.
• No existe un sistema que nos diga quién cambió qué y cuándo. Entonces cualquiera puede ser culpado por tu error (no, eso no se supone que sea una ventaja).

4. Excel puede volverse demasiado complejo y limita el análisis rápido de datos o una visión general clara

• Lo que dificulta predecir la necesidad de equipos y la demanda de los clientes.
• Con demasiados datos, puede volverse complejo poder ver lo que es relevante.
• Puede volverse demasiado complicado si desea comenzar a planificar para el futuro.

5. Es feo y aburrido

• ¿No sería grandioso decir adiós al formato rígido, anticuado y aburrido de Excel y cambiarlo por una herramienta de informes intuitiva y elegante? Sí, lo hará. Es de fácil acceso y su cronograma bien organizado muestra instantáneamente sus prioridades para facilitar su trabajo.
• El hecho de que solo trabajes con texto y no puedas animar las cosas con imágenes tampoco ayuda.

6. Falta de seguridad

• Si tiene una hoja de cálculo de Excel en su poder, tiene acceso completo a los datos que contiene. Esto puede convertirse en un problema importante cuando se comparte información confidencial tanto interna como externamente, ya que no hay forma de proteger estos datos.

Los sistemas manuales presionan a las personas para que sean correctas en todos los detalles de su trabajo en todo momento. El problema es que las personas no somos perfectas, por mucho que cada uno de nosotros desee serlo. Con los sistemas manuales, el nivel de servicio depende de las personas y esto exige que la gerencia realice capacitaciones continuas para que el personal los mantenga motivados y se asegure de que sigan los procedimientos correctos. Puede ser demasiado fácil cambiar accidentalmente los detalles y terminar con inconsistencias en la entrada de datos o en las órdenes escritas a mano. Esto tiene el efecto de no solo causar problemas con el servicio al cliente, sino también hacer que la información no se pueda usar para informar o encontrar tendencias con el descubrimiento de datos. Informar y verificar que los datos sean sólidos puede ser oportuno y costoso.

Esta es a menudo un área en la que la automatización puede ahorrar una cantidad significativa de dinero.

Se necesita más esfuerzo y espacio físico para realizar un seguimiento de los documentos en papel, encontrar información y mantener los detalles seguros. Cuando se cometen errores o se necesitan cambios o correcciones, a menudo una transacción manual debe rehacerse por completo en lugar de simplemente actualizarse. Con los sistemas manuales o parcialmente automatizados, la información a menudo tiene que escribirse y copiarse o ingresarse más de una vez.

La sistematización puede reducir la cantidad de duplicación de la entrada de datos.

Otro impacto de los sistemas manuales está en el servicio al cliente. Las consultas de los clientes pueden ser difíciles de responder, ya que la información se almacena en diferentes lugares e incluso puede requerir que encuentre a la persona adecuada antes de poder responder. Esto no es bueno si salen a almorzar o solo trabajan medio tiempo.

En una palabra

• La información desactualizada hace que su Excel sea inútil.
• Errores = tiempo perdido + dinero perdido + úlceras innecesarias.
• ¡Es hora de actualizar, liberar todo el estrés de Excel y ser eficiente!

II. Para de perder el tiempo. Automatizar

Automatización de informes

¿Qué es?

La automatización de informes es el proceso de programar un informe existente (que alguien produce actualmente con cierto nivel de frecuencia) para que se actualice automáticamente y se envíe a lugares específicos en un intervalo regular específico.

¿Por qué debemos automatizar los informes?

Como especialista en marketing, tiene muchas cosas mejores que hacer que pasar horas frente a la computadora revisando múltiples fuentes de datos, extrayendo datos relevantes, combinándolos, actualizando un archivo (generalmente una hoja de cálculo de Excel) y luego distribuyendo ese archivo a varios usuarios de la empresa. Esa es la razón principal por la que las empresas optan por automatizar los informes: para ahorrar tiempo.

Aquí hay cinco beneficios que la automatización de informes puede traer a su agencia:

A. Reducir las tareas manuales que consumen mucho tiempo

No importa qué tan capacitados sean sus empleados, se necesita mucho tiempo y paciencia para ingresar datos y generar informes. Este tiempo se puede usar de manera más efectiva mientras que el software de automatización de gráficos le permite completar tareas tales como actualizar sus informes por ola, región o marca en cuestión de segundos.

B. Mejorar la precisión

La automatización de informes elimina las tareas repetitivas y propensas a errores, como la entrada manual de datos, lo que garantiza la precisión de los datos, lo que ahorra tiempo tanto en la ejecución como en la verificación de informes.

C. Añadir creatividad y análisis

Las agencias a menudo no tienen tiempo libre o personal disponible para la flexibilidad, la creatividad o para agregar información a los proyectos. Los usuarios del software de automatización de informes han utilizado el tiempo que ahorraron con la automatización de gráficos para agregar detalles, análisis e información adicionales a sus proyectos.

D. Administre grandes cargas de trabajo y genere más negocios

Las cargas de trabajo impredecibles dificultan la administración eficiente de períodos de informes ocupados. Además, la entrega de informes no siempre es tan rápida como les gustaría a sus clientes. Con los gráficos automatizados, el dinero y el tiempo que ahorra pueden permitirle no solo mantener satisfechos a sus clientes existentes, sino también asumir más negocios sin agregar más recursos.

E. Aumentar los márgenes de beneficio.

Las herramientas de investigación de mercado adecuadas simplifican su carga de trabajo y le permiten expandir sus servicios. Las empresas que utilizan software de automatización de informes han demostrado una y otra vez que la tecnología se puede aprovechar para aumentar los márgenes de beneficio y mejorar la eficiencia. Al automatizar sus informes, está eligiendo proporcionar a sus clientes informes rápidos, precisos y visualmente deslumbrantes en una fracción del tiempo. Y todos sabemos que no hay inconveniente para los clientes satisfechos.

tercero ¿La generación de informes es una prioridad para su agencia de marketing digital? ¡Debería ser!

¿Qué es más poderoso?

• Enviar un correo electrónico que diga “Gracias por conversar conmigo hoy. ¡Avísame cuando estés listo para hablar más sobre esa campaña de marketing!”

O

• Envío de un informe personalizado que detalla áreas específicas donde un prospecto puede comenzar a ganar más dinero.

La respuesta es obvia.

Sabes que estás creando valor para tu cliente en las redes sociales. No se limite a decirles: muéstreles los números. Si trabaja en una agencia, sabe que la lealtad del cliente puede ser fugaz: debe continuar constantemente probándose a sí mismo ante los clientes potenciales y existentes por igual.

Hay una cosa que las agencias digitales saben: no es solo lo que hiciste lo que importa, son los resultados que puedes demostrar.

Los informes constituyen una parte crucial de la relación de una agencia de marketing digital con sus clientes. Las agencias deben demostrar valor continuamente, probar su trabajo (y valor) una y otra vez para demostrar cómo sus acciones han ayudado a las empresas a tener éxito. Para ello, los miembros de tu agencia no solo deben saber hacer bien su trabajo sino también mostrar a los clientes los resultados de su trabajo. La preparación de informes con regularidad ayudará a construir relaciones, educar a los clientes, otorgar el crédito adecuado a sus esfuerzos y mostrar transparencia.

En esta publicación, cubriremos la importancia de los informes regulares y los beneficios que ofrece, no solo para los clientes sino también para la agencia.

Aquí hay 8 razones por las que los informes son cruciales tanto para sus clientes como para su equipo.

A. Los informes bien organizados fomentan las relaciones con los clientes

Producir el mejor trabajo de marketing digital del mundo no sirve de nada si su agencia no puede comunicar claramente a los clientes las tareas que está realizando y los resultados que está logrando. Como regla general, especialmente al comienzo de una relación, desea comunicarse en exceso con los clientes para asegurarse de que estén al tanto de todo en lo que está trabajando. Los informes ofrecen una oportunidad para la comunicación programada regularmente, lo que implica no solo datos para revisar, sino también la oportunidad de ponerse en contacto con un cliente en un nivel más profundo.

Desde el principio, debe establecer expectativas para la entrega de informes regulares. A menudo, los marcos de tiempo mensuales funcionan bien para asegurarse de que está viendo datos lo suficientemente significativos y estableciendo un tiempo regular para tocar la base. Sin embargo, los informes semanales pueden funcionar bien para clientes más grandes que ven grandes volúmenes de tráfico y necesitan modificar las campañas con más frecuencia. Los informes trimestrales pueden funcionar bien para clientes más pequeños con campañas de bajo volumen. Con el tiempo, los informes deben adaptarse a las preocupaciones de cada cliente en particular. Por ejemplo, si descubre que su cliente se centra en gran medida en obtener conversiones, asegúrese de incluir datos de conversiones en sus informes.

Los clientes apreciarán ver informes que son más que simples plantillas enlatadas y que se han personalizado para sus objetivos comerciales y de marketing. Para agilizar esta personalización, puede usar ReportGarden para desarrollar informes con plantillas personalizadas para cada cliente. Esto ayudará a garantizar la coherencia de cada informe. Es probable que las plantillas cambien con el tiempo a medida que agregue o elimine componentes de marketing y aborde nuevas inquietudes para sus clientes.

B. Los informes iluminan a los clientes

Muchos clientes inician una relación de agencia con poca o ninguna comprensión de la analítica web, por eso lo contrataron. Dejar que interpreten los datos por su cuenta resultará en confusión. Parte de su trabajo como agencia de marketing digital es educar a los clientes sobre cómo comprender las métricas en línea. No asuma que entienden todos los datos que planea presentar en un informe; enseñarles a interpretar la información. Por ejemplo, explique en qué se diferencian los clics y las impresiones, cómo se relaciona la tasa de conversión con sus objetivos comerciales.

Este proceso de educación puede ocurrir a través de explicaciones escritas que proporcione en sus informes, así como a través de la comunicación verbal con los clientes. Si les dice que las conversiones del marketing por correo electrónico han aumentado, explique por qué esa información es importante. Explique que una pieza de marketing por correo electrónico en particular generó un gran volumen de tráfico y clientes potenciales que los contactaron a través del sitio web. Muéstreles el pico de tráfico y el resultado.

Por ejemplo, el widget de ReportGarden a continuación muestra las conversiones por tiempo, desglosadas por conversiones en los meses de julio y agosto. El mes de agosto muestra una tasa de conversión ligeramente mejor en comparación con el mes de julio. Esto demuestra que el contenido de agosto funcionó mejor para impulsar a las personas a realizar conversiones en el sitio.

Los informes deben iluminar continuamente, volverse más detallados a medida que su cliente se vuelve más sofisticado. Por ejemplo, una vez que sepa que su cliente entiende la diferencia entre Clics e Impresiones, no necesita incluir explicaciones de esas métricas en su próximo informe.

Los clientes apreciarán la sensación de que son parte de su proceso cuando explique qué significan las métricas y cómo está adaptando las campañas en función de esas métricas. Por ejemplo, puede explicar cómo está optimizando las campañas de AdWords para cumplir con un costo objetivo por adquisición de clientes potenciales en lugar de centrarse estrictamente en el costo por clic, para que su cliente conozca la métrica correcta en la que enfocarse.

C. La presentación de informes invita a la participación del cliente

De la misma manera que las marcas generan lealtad al invitar a los Fans a participar en la creación de contenido, las agencias pueden generar la lealtad de los clientes al involucrar a las marcas en el proceso analítico. Por supuesto, algunos representantes de la marca querrán que usted maneje todo el trabajo, y otros querrán microgestionar. Se trata de encontrar la manera correcta de involucrar a sus clientes para aprovechar al máximo su presencia en las redes sociales.

D. Las agencias integran los informes como parte de un proceso para ayudar a los clientes a ver el progreso

Todas las agencias quieren mantener contentos a sus clientes y demostrar que están logrando el éxito. Tener un proceso de informes formalizado que implique un informe estándar quincenal o mensual (la mayoría de las agencias probablemente deberían mantenerse alejadas de los informes trimestrales, demasiado lejos, y semanales, demasiado frecuentes) hace que ver el éxito sea muy claro. Y si alguna vez recibe preguntas sobre el progreso de un nuevo contacto preguntando cómo van las cosas, puede enviar fácilmente una copia de su último informe.

E. La presentación de informes muestra transparencia

Al divulgar completamente el desempeño en línea, tanto lo bueno como lo malo, ayuda a establecer la transparencia y la buena fe entre su agencia y el cliente. Por ejemplo, digamos que un sitio no ha visto un aumento en el tráfico orgánico, a pesar de dos meses de participar en un programa de optimización de motores de búsqueda. Una agencia transparente informará al cliente sobre esta falta de crecimiento, al mismo tiempo que describirá el trabajo que se ha realizado y explicará que el proceso de impulsar las clasificaciones de búsqueda orgánica lleva tiempo.

Por otro lado, no tengas miedo de mostrar resultados positivos también. ¡Hable sobre el trabajo que ha realizado y que le ha llevado a obtener excelentes resultados! Si un impulso de las redes sociales ayudó a aumentar las inscripciones para un evento, muéstrele a su cliente esa información específica. Si una ubicación de relaciones públicas en un sitio de noticias importante generó clientes potenciales y resultó en que las personas se contactaran con su cliente, muestre esos datos. Incluya una explicación de su estrategia, números para los resultados y una descripción de lo que significan los resultados para los objetivos comerciales de su cliente.

F. Los informes animan a los clientes a apegarse a los objetivos de las métricas. Los objetivos de las marcas cambian.

Tal vez se haga cargo una nueva administración, o su cliente de puesta en marcha gira en una nueva dirección. Estas cosas pasan. Tener un proceso de informes formal puede ayudarlo a demostrar su valor y retener a los clientes "en riesgo". Pero también esté preparado para adaptarse, como refrescar y renovar su acuerdo, ya que su combinación táctica puede cambiar. Si el cliente decide que quiere agregar nuevas métricas a su combinación de informes, use esto como una oportunidad para conversar con el cliente para asegurarse de que todos estén alineados con la estrategia.

G. Los informes meticulosos le brindan crédito genuino

Cuando un cliente se registra para un anticipo de marketing digital, el trabajo prometido puede abarcar varios canales: búsqueda paga, publicidad gráfica, optimización de motores de búsqueda, administración de redes sociales y marketing por correo electrónico. Su cliente puede ver un aumento en las ventas después de comenzar a trabajar con su agencia, pero es posible que no sepa necesariamente si esas ventas se pueden atribuir o no a los esfuerzos de su agencia, o incluso a qué agencia.

Un informe de marketing digital debe desglosar el rendimiento de cada canal, destacando los resultados de tráfico, participación y conversión. Por ejemplo, el informe puede mostrar que más del 80 % de las conversiones provienen específicamente de conversiones firmadas, por lo que el cliente sabe que debe atribuir valor a ese programa de búsqueda firmado. Asegúrese de tener en cuenta todas las fuentes asociadas con sus esfuerzos de marketing para ayudar a su cliente a ver el efecto de la campaña completa. Además, tómate el tiempo de interpretar los datos para que tu cliente los entienda. Este tipo de enfoque de informes es muy beneficioso para el cliente y obtendrá un reconocimiento genuino por parte del cliente.

El siguiente ejemplo, creado por ReportGarden, muestra los registros de conversión por tiempo. Aquí, podemos mostrarle al cliente que la mayoría de las conversiones se registran, con las conversiones pagas en segundo lugar.

H. Los informes pueden ser los mejores amigos tanto para las agencias como para los Clientes

Incluya “todo lo que le diría a un cliente en persona” en sus informes. Claro, es posible que no los lean en el momento en que ingresan a su bandeja de entrada, pero esto asegura que sus comentarios estén allí cada vez que el cliente los lea. Muchos de los que son nuevos en el marketing digital piensan que reportar métricas es mucho trabajo. Pero en realidad no es tan difícil y, de hecho, es más trabajo no informar las métricas y tiene que mezclar los informes en el último minuto. Los informes formales resuelven esto y mucho más, así que si es nuevo en esto, infórmese y comience a desarrollar un proceso hoy. En última instancia, un enfoque súper integral para la presentación de informes puede convertirse en el mejor amigo tanto para los clientes como para las agencias.

IV. ¡Cómo hacer que su cliente de marketing reporte una brisa!

Donde Excel brilla en la preparación y visualización de datos, lleva bastante tiempo prepararlo y también debe enviarse manualmente. Y, por supuesto, si no se siente cómodo jugando en Excel con grandes volúmenes de datos de marketing o simplemente no tiene tiempo, ReportGarden puede ser de gran ayuda. ReportGarden es una herramienta de informes de PPC y Adwords que le permite automatizar el trabajo de extracción de datos de marketing para obtener información importante sobre su campaña. ¡Puedes probar la herramienta gratis!

Esta infografía muestra claramente los pasos que se deben seguir al crear informes de clientes de marketing en ReportGarden.

Para acceder a las diversas plantillas de informes de clientes de marketing disponibles en ReportGarden, debe registrarse en ReportGarden y crear su cuenta. Y también vincule su cuenta con esta cuenta.

V. Las 5 razones principales por las que ReportGarden puede hacer que sus informes de clientes sean mucho más fáciles

A. Muestre el ROI en tiempo real

Está acostumbrado a demostrar el ROI con informes de clientes periódicos que son retrospectivos y requiere mucho tiempo y esfuerzo para compilarlos. Con ReportGarden, puede proporcionar a sus clientes un acceso transparente a las métricas que más les importan, cuándo y dónde las deseen. Esto aumentará el valor real y percibido y mejorará la confianza.

B. Ahorre días de esfuerzo al reemplazar los procesos de informes manuales con procesos automatizados

Su equipo dedica innumerables horas cada mes a recopilar manualmente datos de una variedad de fuentes y compilar informes de clientes.

Asociarse con ReportGarden le permite automatizar todo el proceso. Ofrezca paneles de rendimiento interactivos en tiempo real o envíe informes de panel en PDF con solo presionar un botón. Ahorrará tiempo y brindará una mejor experiencia al cliente.

De hecho, a nuestros socios les encantan tanto los paneles de ReportGarden que también los usan para sus informes internos.

C. Impresione a sus clientes y mejore su rendimiento con paneles que integran todos los datos de su campaña

Con ReportGarden, los socios de la agencia tienen la libertad y la flexibilidad de conectar sus tableros a una amplia variedad de fuentes de datos en tiempo real, por lo que no tiene que ir a diez lugares para obtener una respuesta (y sus clientes tampoco). .

También tendrá la capacidad de agregar o combinar flujos de datos para ver información en sus tableros al instante, lo que lo ayudará a optimizar continuamente las campañas integradas.

ReportGarden admite integraciones de paneles con Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Twitter, Mail Chimp, Bing Ads, Twilio y más. También es posible conectar sus paneles a sus propias bases de datos y servidores.

D. Cambie la apariencia de los tableros de sus clientes para reflejar y promover su marca

Los paneles de los socios de las agencias y los informes generados por ReportGarden son completamente personalizables. Agregue su logotipo y eslóganes a su tablero e informes de tablero automatizados, o refine la apariencia de sus tableros a un nivel más granular con CSS personalizado.

E. Administre todos sus clientes en una sola cuenta de tablero

Como socio de la agencia ReportGarden, obtiene acceso a nuestro centro de administración del tablero. Esto le permite administrar múltiples cuentas de clientes en un solo lugar. Más importante aún, permite que cada uno de sus clientes tenga su propio tablero.

• Configure cuentas de clientes con solo unos pocos clics
• Administrar los derechos de acceso a los paneles
• Configurar cuentas de demostración para clientes potenciales

Las agencias de marketing digital deben colocar informes de clientes de marketing de calidad al frente y al centro de todos sus esfuerzos. Sin informes adecuados, su trabajo significa poco para sus clientes. La creación y revisión periódica de informes ayudará a generar confianza con los clientes, lo que conducirá a relaciones duraderas y mutuamente beneficiosas.