¿Cómo escribir un memorándum?: consejos y plantillas (2022)

Un memorando, también conocido como recordatorio y memorando, es una parte importante del negocio. Se utiliza para la comunicación interna sobre asuntos o procedimientos oficiales.

Es una de las principales formas de comunicar información a los empleados dentro de la organización. Los memorandos son una opción rápida y eficaz para distribuir la información.

A diferencia de un correo electrónico, puede enviar una nota como mensaje a un gran grupo de empleados. Puede ser todo tu departamento o incluso todos los que trabajan en tu empresa.

Sin embargo, escribir una nota puede ser una lucha si no conoce bien los formatos. Para saber cómo escribir un memo, sigue leyendo el artículo para comprender más sobre el tema.

Cómo debe elegir el formato para escribir un memorándum

Cuando se trata de elegir el formato correcto, es importante que comprenda que los diferentes formatos tienen diferentes objetivos o propósitos.

Depende de lo que elija, por ejemplo, puede escribir una nota de información para compartir la información con sus empleados, luego, para una nota de solicitud, debe concentrarse en el lado convincente.

Bueno, hay diferentes tipos que puedes encontrar en las notas, incluyen la confirmación, la solicitud de información, el informe periódico, los resultados del estudio y las notas de sugerencia.

Sin embargo, todos los tipos de notas pueden tener un formato similar, pero puede encontrar algunas de las diferencias en el cuerpo del mensaje.

Por eso es importante centrarse en qué tipo de mensaje va a escribir, así como a quién va a enviar el memorándum.

Asegúrese de tener una comprensión clara del objetivo o propósito que tiene el memorándum.

¿Cuáles son las secciones de una nota comercial ?

Una nota comercial se divide en secciones, a diferencia de la carta comercial formal, no tiene un saludo ni la firma del remitente.

Un formato de nota típico incluye las diferentes secciones, tales como:

Título

Bueno, la sección de encabezado incluye el nombre y la dirección de la empresa. Sin embargo, si tiene el membrete, esta información ya estará impresa.

Justo debajo de esta sección, debe escribir la palabra Memorándum o Memo. Esto ayudará a crear que el mensaje se comunique mediante el uso de una nota.

Destinatarios

Esta sección es para identificar a los destinatarios.

Aquí es donde debe mencionar a quién va o pertenece el memorándum.

Por ejemplo, si está escribiendo un memorando para sus empleados en el departamento de marketing

Aquí debe mencionar "Para: Todos los empleados del departamento de marketing"

Remitente

La sección del remitente es para especificar quién es la persona que escribe la nota. Incluye el nombre, el departamento y la designación.

Por ejemplo, si eres subgerente del departamento de ventas.

Aquí debe mencionar su nombre primero, luego agregar "Subgerente, Ventas"

CC o destinatarios adicionales

CC (Copia Carbón) o Destinatarios Adicionales son las secciones donde se menciona a quién se va a enviar la copia de la nota a modo de información.

Bueno, el nombre mencionado aquí no está directamente dirigido a la sección de memorándum o Para.

Fecha

Es importante que mencione la fecha en que se escribió el memorándum. Incluya cuándo ha escrito el memorándum en la sección Fecha.

Línea de asunto

La línea de asunto es la sección donde debe escribir una idea breve y precisa de lo que trata la nota.

Aquí debe mencionar la idea rápida del contenido que contiene la nota.

Por ejemplo, si la nota es sobre una sesión de capacitación para los empleados que trabajan en el departamento de SEO. Entonces aquí debe escribir "Asunto: Sesión de capacitación para empleados en el departamento de SEO"

Cuerpo del mensaje

Bueno, el cuerpo del mensaje es importante y la sección en la que debes concentrarte más

El cuerpo del mensaje incluye de qué se trata el memorándum, información y propósito. Puedes dividirlo en dos o tres párrafos.

El primer párrafo de este cuerpo establece el propósito de la nota. Ahora puede pasar al siguiente párrafo para mencionar la información o el mensaje.

Bueno, si el contenido es largo, puede agregar el resumen del mensaje. Además, puede agregar el CTA o borrar la llamada a la acción

Esto ayudará a comprender qué acción debe tomar el destinatario.

Archivos adjuntos

Sin embargo, agregar el archivo adjunto no es importante ni necesario. Pero puede agregar si la nota está relacionada con los resultados presentados, la investigación o si necesita datos adicionales.

Luego, el memorándum debe tener un archivo adjunto para corroborar el mensaje del memorándum.

¿Cómo escribir su memorándum de negocios?

Bueno, ahora necesita entender cómo debe escribir su nota. La escritura tiene algunos pasos básicos que son simples y fáciles de seguir.

Incluye :

Paso 1: enumere el propósito de su memorándum

El primero de su párrafo introductorio debe mencionar el propósito de su memorándum

La persona que está leyendo el memo debe tener una idea instantánea de lo que el remitente le está comunicando en el párrafo introductorio.

Además, el contenido de su memorándum debe estar elaborado de tal manera que pueda responder a las preguntas. Asegúrese de considerar qué tipo de pregunta podría tener su empleado o receptor.

El propósito debe ser lo primero que debe quedar claro, luego puede ampliar los detalles o las acciones que debe tomar.

Asegúrate de poner todo en una serie cronológica de eventos. Esto ayudará a dar mucha más claridad al empleado, también puede tomar medidas mucho más fácilmente si es necesario.

Paso 2: Hágalo conciso y positivo en todo momento

Desde la redacción de su memorándum se va a dirigir al jefe oa los compañeros de trabajo. Es importante que mantenga un lenguaje positivo mientras escribe el memorándum.

Además, se enviará a las personas que conoces y con las que interactuarás a diario. Mantenga el idioma de tal manera.

Aparte de esto, mantén tus oraciones cortas y claras. Además, use la voz activa para que pueda transmitir el propósito.

Esto ayudará a aumentar la credibilidad entre sus colegas.

Paso 3: comunicar el mensaje a través de la línea de asunto

Lo siguiente que debe tener cuidado en lo que está escribiendo en la línea de asunto. Esta sección debe informar a los lectores sobre lo que deben esperar mientras leen el memorándum.

Además, la línea de asunto da la dirección con respecto a dónde archivan las carpetas de correo electrónico.

Por ejemplo, si se trata de una actualización de presupuesto para el departamento de marketing, ayudará a comprender leyendo el tema del memorándum y previsualizando las acciones que afectarán la operación y el departamento.

Paso 4: desglose la información utilizando el párrafo del cuerpo y la conclusión

Use el párrafo del cuerpo para elaborar el anuncio de la decisión que está tomando. Además, agregue cómo afectará a los empleados y la operación en adelante.

Además, esto puede ser útil para abordar las preguntas, así como el sentimiento que podrían sentir sus empleados.

Exprese gratitud y navegue por los cambios.

¿Cuál es la plantilla para escribir una nota?

Ahora, es importante comprender la plantilla para escribir un memorándum. El formato que debes usar es:

Memorándum Comercial

Fecha : Agregue el mes, día y año actual

Para: agregue el nombre de su empleado a quien está enviando la nota

De: aquí debe agregar su nombre y apellido, junto con el título de su empresa

Asunto: ¿Para qué es este memorándum?

Cuerpo: comience enumerando las razones detrás de escribir el memorándum. Manténgalo en una oración, pero si no es posible, puede cambiar a dos oraciones. Ahora agregue el detalle que la persona requiere para compartir con los empleados de nivel de entrada. Explique la respuesta o seguimiento que le ha enviado la empresa, si la tiene.

Ahora establece la conclusión. También puede usar esto para identificar la reacción del lector. Menciona las acciones que quieres que tu lector tome.

Gracias,

Tu nombre y apellido

La dirección de correo electrónico de su empresa

El número de teléfono de su empresa

Si está agregando archivos adjuntos, debe explicarlo en la nota.

Consejos para escribir su memorándum comercial

Bueno, ahora que tiene la comprensión de cómo escribir la nota junto con el formato correcto.

Estos son algunos de los consejos que pueden hacer que su nota sea efectiva.

• Compruebe si tiene algún tipo de requisitos estilísticos que vienen con su trabajo. Además, busque cualquier formulario estándar que tenga su empresa para escribir memorandos. ¿Es descargable o no?
• Asegúrese de que el cuerpo del texto sea conciso, correcto y considerado. Además, controle la gramática, para que sepa que todo está bien y es fácil de leer.
• Mantén tus oraciones simples. No use oraciones que sean largas o evite las frases prolijas.
• No utilice las soluciones. Su nota debe ir directamente al tema.
• Si tiene algo importante, use la lista con viñetas así como el encabezado para transmitir el mensaje.
• Además, utilice las declaraciones de cierre al final de su memorándum. Mantenlo inspirador y directo para que tu lector sepa qué acción debe tomar.
• Si está agregando los archivos adjuntos junto con su nota, menciónelo o use la sola palabra 'archivo adjunto'.
• Después de completar el borrador, asegúrese de compartirlo con alguien que conozca o un colega. Le ayudará a detectar los errores que podrían haberse deslizado.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Fuentes adicionales