Ojalá los humanos pudieran parecerse un poco más a las abejas.

Quiero decir, desde una perspectiva de colaboración, son criaturas verdaderamente increíbles.

Todos tienen trabajos individuales que realizar, pero trabajan juntos por la misma causa.

Cada uno sabe exactamente lo que necesita hacer en un momento dado, y los estudios han demostrado que estas pequeñas criaturas pueden comunicarse para hacer el trabajo de manera más rápida y eficiente.

Desafortunadamente, las personas no siempre trabajan juntas tan bien.

A menudo, todas las abejas obreras dentro de un equipo de marketing de contenido necesitan tener una dirección específica y mucha comunicación para realizar sus tareas de la manera más eficiente.

Por eso existen plataformas de gestión de proyectos como la que hablaremos hoy: Microsoft Project .

Si buscas una solución para gestionar mejor los proyectos y tareas de tu equipo de marketing de contenidos, Microsoft Project puede resultarte muy interesante.

Hoy vamos a analizar las razones por las que debería estar interesado en Microsoft Project, así como también cómo funciona.

¡Organicemos a esas abejas obreras y las preparemos para cualquier tarea!

Microsoft Project: qué es y cómo funciona

Microsoft Project es un sistema de gestión de proyectos extremadamente detallado para empresas.

Esto es más que una simple lista de tareas pendientes o una aplicación organizativa. Este es un sistema completamente desarrollado que lo ayudará a tener la misma productividad que una colmena ocupada.

Como puede adivinar por el nombre, este sistema proviene de una empresa que se ha convertido en un nombre familiar en el mundo del software y los sistemas comerciales. Microsoft es una parte integral de la mayoría de las oficinas, y Project es solo otra pieza que se integra a la perfección con otros productos de Microsoft.

De hecho, Project puede incluso usarse como parte de Office 365 , poniendo todo el sistema completamente en la nube. Si los productos de Microsoft ya son una parte integral de su flujo de trabajo, Project es la solución perfecta para la gestión de proyectos.

Pero, ¿qué hace que Microsoft Project sea mejor que otros sistemas de gestión de proyectos? ¿Cuáles son sus puntos débiles? ¿Y quién en particular debería estar interesado en este sistema?

Vamos a averiguar.

Microsoft Project Review: el software de gestión de proyectos para mantener su colmena zumbando

Donde Microsoft Project realmente sobresale

Seguimiento simplificado

Las tareas se pueden conectar e interrelacionar fácilmente.

Cuando hace clic en una tarea, podrá ver todas las demás tareas a las que está conectada (pasadas, presentes y planificadas para el futuro) de un vistazo con códigos de colores imposibles de perder.

La finalización de tareas y proyectos se guarda con cronogramas para que pueda ver cuánto tiempo se tardó en completarse. La función de informe simple le brinda gráficos y cuadros para ver lo que se planeó en comparación con lo que realmente completó su equipo.

También puede asignar personas específicas a ciertas tareas, o incluso mostrar la prioridad de cada tarea individual dentro de un proyecto.

Estas funciones de seguimiento son perfectas para los gerentes de marketing de contenido ocupados que supervisan un gran equipo de escritores, editores y diseñadores.

Todos los Beneficios de la Gestión de Proyectos en la Nube

Cuando toda la información que necesita está en la nube, siempre tendrá acceso a las cosas que necesita.

Ya sea que se trate de una colaboración en tiempo real con el resto del equipo o de un cambio de dispositivos a mitad de un proyecto, Microsoft Project tiene todo almacenado para usted en línea. Está listo para ti cuando lo necesites.

También permite a los usuarios enviar hojas de tiempo, administrar recursos de proyectos e incluso sincronizar con listas de tareas de SharePoint.

Esta es una característica extremadamente útil para los equipos de marketing de contenido que no trabajan juntos en la misma ubicación física. Si parte o todo su equipo es remoto, puede estar seguro de que Microsoft Project los mantendrá actualizados donde sea que estén.

Plantillas que le ahorran tiempo

Si le preocupa crear un plan de proyecto desde cero, puede dejar de preocuparse ahora. Al igual que otros productos de Microsoft incluyen plantillas fáciles de usar, Project también le brinda acceso a una serie de plantillas diferentes para la gestión de proyectos que se adaptan a sus necesidades.

Project también le brinda acceso a herramientas como diagramas de Gantt personalizables que lo ayudarán a programar proyectos con varios miembros del equipo. De esta manera, su contenido siempre estará listo a tiempo.

Comunicación y uso compartido en tiempo real

Como mencionamos anteriormente, poner sus proyectos en la nube hace que sea increíblemente fácil mantener a todos en su equipo actualizados y trabajando de manera eficiente, incluso cuando no están todos juntos.

Pero hay más

Microsoft Project también se integra a la perfección con Skype for Business, lo que permite que los miembros del equipo hablen entre sí directamente mientras trabajan en diferentes proyectos. Los usuarios también pueden compartir documentos y archivos para que todos tengan lo que necesitan para realizar sus tareas.

Si su equipo trabaja de forma remota, esta es una excelente manera de mantenerse en contacto con ellos. Puede realizar fácilmente reuniones diarias o semanales para analizar el contenido del calendario mediante Skype Empresarial y compartir las tareas y los materiales del proyecto con todos los miembros de su equipo cuando los necesiten.

Nunca te pierdas un ritmo con las aplicaciones de iOS y Android

¿Quiere asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén actualizados, estén donde estén?

¿Necesita monitorear cómo les va a todos cuando no está en la oficina?

De cualquier manera, Microsoft Project tiene la solución para usted. Este sistema de gestión de proyectos está disponible para dispositivos Windows, iOS y Android, lo que significa que usted y sus abejas obreras pueden mantenerse informados de lo que sucede sin siquiera estar en la oficina.

Y, dado que toda la información se almacena en la nube, todos tienen acceso constante y en tiempo real a lo que sucede.

Gestión integrada de recursos y presupuestos

Cuando administra los recursos de una empresa para un proyecto determinado, se necesita tiempo y energía para asignar los fondos correctos a los lugares correctos. Esto puede ser especialmente complicado cuando intenta ceñirse a los números que le propuso a un cliente.

Con Microsoft Project, podrá hacerlo de manera rápida y eficiente. Con las soluciones de administración de recursos disponibles en Project, podrá controlar qué sucede en cada proyecto.

Puede realizar un seguimiento de las horas que cada miembro del equipo dedica a cada tarea e incluso establecer tarifas de pago por hora para cada individuo.

De esta manera, siempre puede asegurarse de que cada parte del proyecto se mantenga dentro del presupuesto.

Más de 20 millones de personas ya confían en Microsoft Project como la solución para la gestión de proyectos

Así es, literalmente, millones de personas en todo el mundo ya están usando Microsoft Project para sincronizar sus abejas obreras para un trabajo armonioso. Entre estos hay muchos equipos de marketing de contenido.

Algunas de las personas que actualmente usan Microsoft Project son en realidad grandes nombres en el mundo de los negocios, las finanzas, el comercio minorista y casi cualquier otra industria. Estos incluyen nombres conocidos como Tesla, Netflix, BMW, Toyota, 21st Century Fox, Amazon, American Express y muchos, muchos otros.

Los contras de Microsoft Project

Curva de aprendizaje pronunciada

Microsoft Project tiene un montón de opciones de personalización y muchas partes móviles. Esto también significa que su equipo necesitará una formación exhaustiva para familiarizarse con el sistema y utilizarlo al máximo de su potencial.

Un poco más caro que otras opciones de gestión de proyectos

Discutiremos esto más adelante, pero obviamente este es un sistema bastante costoso. Dicho esto, la gran mayoría de quienes lo usan dicen que vale cada centavo.

Algo carente de imágenes

Otra queja entre los usuarios es la falta de opciones visuales. Si bien hay algunos gráficos disponibles, a muchas personas les gustaría poder tener imágenes más personalizables dentro del programa.

Microsoft Project: opciones y precios para la empresa moderna

Hay varias opciones diferentes dentro de Microsoft Project que se adaptan a empresas de diferentes tamaños.

Para las soluciones basadas en la nube, pagará $ 30 o $ 55 por mes, por usuario. El precio depende de las características que su negocio necesita.

Para las soluciones locales, pagará un precio único (por PC) de $590 o $1160. De nuevo, el precio varía dependiendo de los servicios que necesites.

No sorprende que el precio sea lo que aleja a muchas personas de Microsoft Project. Sin embargo, aunque hay otros sistemas de gestión de proyectos que incluso se pueden usar de forma gratuita, como Asana, estos sistemas de ninguna manera pueden hacer frente a las funciones que ofrece Microsoft Project.

¿Quién debería usar Microsoft Project?

Obviamente, Microsoft Project no es solo para su equipo de marketing de contenido promedio. Este sistema no es barato y solo será adecuado para usted si está dispuesto a participar en la gestión de proyectos.

El sistema Microsoft Project será más útil para los equipos de marketing de contenido con una gran cantidad de personas involucradas; en realidad, cualquier equipo de contenido grande que necesite una mejor organización.

Este sistema fue diseñado pensando en grandes empresas corporativas, por lo que no será adecuado para todos los equipos de marketing de contenido.

Sin embargo, incluso los equipos medianos que experimentan un rápido crecimiento probablemente se beneficiarían del uso de Microsoft Project, especialmente aquellos dentro de un entorno corporativo más grande o con una distribución internacional.

Como hemos visto anteriormente, Microsoft Project es una herramienta increíblemente útil que tiene innumerables funciones y opciones para la gestión de proyectos.

Es una de las opciones disponibles más utilizadas y conocidas, por lo que es probable que algunos de los miembros de su equipo ya sepan cómo usarla.

Si bien Microsoft Project tiene la desventaja de ser relativamente costoso y difícil de usar al principio, sus beneficios superan con creces estos puntos.

De lejos, Microsoft Project es una de las herramientas de gestión de proyectos más completas disponibles.

¿Podría ser esto lo que necesitas para poner a zumbar tu colmena?