¿Qué son las actas de reunión (MoM)? Software y plantillas para MoM
Publicado: 2024-01-10Resumen: al crear actas de reuniones, puede documentar los temas discutidos, resumir puntos importantes de la reunión y resaltar conclusiones clave. Descubramos más sobre MOM y cómo puedes crear una.
Las reuniones productivas son cruciales para la colaboración, pero recordar todos los detalles discutidos en la reunión puede resultar difícil. Es por eso que es necesario crear actas de la reunión para documentar cada detalle al respecto. En este artículo, aprenderemos sobre MOM y cómo puedes crear una. Pero primero, aprendamos qué es exactamente MAMÁ.
Tabla de contenido
¿Qué son las actas de reunión (MoM)?
MOM normalmente significa "Acta de reunión". Se refiere a un registro escrito formal de discusiones, decisiones y acciones que ocurren durante una reunión.
MOM es esencial para documentar los puntos discutidos durante una reunión, asignar responsabilidades y proporcionar una referencia para los participantes. Incluye los puntos clave de discusión, todos los participantes y la resolución de la reunión.
Importancia de las actas de las reuniones
Las Actas de Reunión (MOM) juegan un papel esencial en la eficiencia y comunicación organizacional. Al documentar debates, decisiones y elementos de acción, MOM sirve como punto de referencia crucial, asegurando claridad y comprensión entre los participantes.
MOM sirve como archivo histórico, capturando la evolución de ideas y estrategias a lo largo del tiempo.
Además de facilitar la comunicación al compartir información clave con los miembros ausentes del equipo, MOM contribuye a una planificación y un desarrollo de estrategias más eficaces.
¿Cuándo deberías hacer mamá?
MOM se puede utilizar en los siguientes casos:
- Grabar las conclusiones y los objetivos de una reunión.
- Crear el resumen de la reunión para aquellos que no asistieron a la reunión.
- Conservarlo como documento legal en caso de reuniones formales.
- Mantener un documento de referencia para ser utilizado en la futura reunión.
Pasos involucrados en la creación de MOM
Al crear las actas de la reunión, debe enumerar la agenda de la reunión, la lista de asistentes y la MOM existente. También es necesario anotar quién está ausente y presente en la reunión. Veamos una enumeración detallada de todos los pasos que debes seguir para crear una MOM:
- Preparación: recopile los detalles necesarios como la agenda, la lista de asistentes y la mamá anterior. Además, configure una plantilla para la grabación.
- Asistencia: Anote los detalles de los asistentes presentes y ausentes. Marque a los invitados o participantes notables.
- Revisión de la agenda: revise la agenda de la reunión, asegurándose de que se aborde cada tema.
- Detalles de la discusión: registre los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción utilizando un lenguaje conciso.
- Asigne responsabilidades: atribuya claramente las acciones a tomar a personas con fechas límite.
- Aclaraciones: incluya cualquier aclaración hecha durante la reunión para contextualizarla.
- Cierre: Confirme la conclusión de la reunión y tome nota de cualquier requisito de seguimiento.
- Revisión y aprobación: comparta el MOM para su revisión y obtenga las aprobaciones necesarias.
- Distribución: Distribuya el MOM final a los asistentes y partes interesadas relevantes con prontitud.
Beneficios de ser mamá
Las actas de reunión (MOM) ofrecen beneficios cruciales. Proporcionan un registro documentado de discusiones, decisiones y elementos de acción, lo que garantiza claridad y responsabilidad. Aquí hay algunos otros beneficios de crear una MAMÁ:
- Documentación: Proporcionan un registro formal de las discusiones, decisiones y acciones durante una reunión.
- Referencia: Las actas sirven como referencia para que los participantes recuerden lo que se ha discutido y las tareas asignadas.
- Responsabilidad: asignan responsabilidad documentando los elementos de acción y los plazos, promoviendo la responsabilidad entre los participantes.
- Comunicación: MOM facilita la comunicación compartiendo información clave con quienes no pudieron asistir a la reunión.
- Planificación: ayudan en la planificación futura al resumir discusiones y resultados pasados, ayudando a dar forma a acciones y estrategias futuras.
- Alineación: Las actas garantizan que todos los participantes tengan una comprensión compartida de lo que se discutió y decidió, lo que reduce los malentendidos.
¿Qué incluir en el acta de la reunión?
Cuando se trata de redactar actas de reuniones, hay varios elementos que debes incluir en el documento: Estos son algunos elementos esenciales de MOM:
- Fecha y hora de la reunión
- Lista de asistentes y sus roles.
- Objetivos o metas de la reunión.
- Agenda de la reunión y temas tratados.
- Acciones a tomar y decisiones tomadas
- Próximos pasos y cronograma para el seguimiento
- Firmas e iniciales de los asistentes para su validación.
Redacción de actas de reuniones (mejores prácticas)
Para que el acta de reunión sea efectiva, deberá consignarse la fecha, la hora y el número de participantes. A continuación, debe agregar detalles sobre la próxima reunión.
- Cree un esquema de la reunión con anticipación: para que la reunión sea más fructífera, es mejor crear un esquema de la reunión junto con todos los puntos que se discutirán en una reunión. Esto ayudará a evitar confusiones al comienzo de la reunión y garantizará que los asistentes cumplan con la agenda válida.
- Anote el propósito de la reunión: durante este tiempo, intente anotar el propósito de la reunión y lo que se espera lograr en esta reunión. Estas notas serán útiles para aquellos que no pudieron participar en la reunión.
- Decidir la fecha de la próxima reunión: si está tomando notas de la reunión, es igualmente esencial incluir cuándo se llevará a cabo la próxima reunión con respecto al tema discutido. Esto proporcionará a los participantes una guía de cuánto tiempo necesitan para completar las tareas asignadas. Además, decidir la fecha de una próxima reunión también ayudará a priorizar sus tareas.
- Utilice IA para crear un resumen de la reunión: si es responsable de crear notas en la reunión, puede utilizar una herramienta de transcripción de reuniones. Con esta herramienta, todas las grabaciones, transcripciones y resúmenes de llamadas están vinculados a la reunión y al calendario, para que todo permanezca en un solo lugar.
- Utilice la agenda para realizar un seguimiento de los puntos clave de la reunión: después de la reunión, puede utilizar la agenda de la reunión para realizar un seguimiento de los resultados. Al utilizar una agenda como guía general, podrá medir su progreso hacia los objetivos establecidos.
Plantillas para crear actas de reuniones
- Plantilla de mamá de junta formal
- Ejemplo de reunión informal mensual
- Plantilla MoM de reunión de la junta directiva
- Plantilla MoM de reunión de la junta directiva de SaaS de David Sacks
- Reunión Mensual de Gestión
- Plantilla de planificación de sprint
- Plantilla de reunión uno a uno
Para crear actas de reuniones rápidamente, puede utilizar plantillas preconfiguradas. Las plantillas de MOM pueden variar desde actas de reuniones formales de la junta directiva hasta actas de gestión mensuales, actas de reuniones informales, planificación de Sprint, reuniones de SaaS, etc. Cada una de estas plantillas se proporciona a continuación para agilizar su procedimiento MOM.
Plantilla de actas de reuniones formales de la junta directiva
| Llama para ordenar Facilitado por el 'Presidente de la Junta' • [Facilitador de la reunión] convocó para ordenar la reunión ordinaria de [Organización] a las [hora] del [fecha] en [lugar]. Llamada de rol El secretario pasó lista. Estuvieron presentes las siguientes personas: • Secretaria • Gerente senior • Facilitador de reuniones Aprobación de actas Antes de que se puedan llevar a cabo cualquier asunto oficial, la junta debe aprobar el acta de la última reunión. • [Secretario] leer el acta de la última reunión. Se aprobó el acta. Problemas abiertos Asuntos que la junta ha discutido previamente y están listos para su aprobación formal. Nuevo negocio Estos artículos pueden votarse, modificarse, posponerse, trasladarse al comité para su consideración o posponerse. Aplazamiento Después de que se hayan discutido y documentado todos los temas abiertos y nuevos asuntos, el facilitador de la reunión levantará la sesión de la junta directiva. • [Facilitador de la reunión] levantó la sesión a las [hora en que terminó la reunión]. Presentación y aprobación de actas. El tomador de actas debe presentar las actas para su aprobación por parte del presidente de la junta o del facilitador de la reunión. • Acta enviada por: [Nombre] • Acta aprobada por: [Nombre] |
Ejemplo de actas de reuniones informales
| Llama para ordenar Se celebró una reunión de [organización] en [lugar] el [fecha]. Asistentes • Los miembros votantes presentes incluyeron: • Los invitados que asistieron incluyeron: • Los miembros que no asistieron incluyeron: Aprobación de actas • Una moción para aprobar el acta de la reunión anterior de [fecha] fue presentada por [nombre] y apoyada por [nombre]. Informes • [Nombre del informe] fue presentado por [nombre del presentador]. • [Nombre del informe] fue presentado por [nombre del presentador]. Mociones principales • Moción: Propuesta por [nombre] y secundada por [indique la moción aquí]. La moción [aprobada o fallida] con [número] a favor y [número] en contra. Aplazamiento • [Nombre de la promotora] propuso que se suspendiera la reunión, y esto se acordó en [el momento del cierre]. • Secretario: • Fecha de aprobación: |
Plantilla de actas de reuniones de la junta directiva
| Detalles de la reunión Tenga en cuenta el tipo de reunión, la fecha y la hora. • Nombre de la reunión: • Fecha: • Tiempo: Llamada de rol Anotar los asistentes a la reunión. • Presidente: • Secretario: • Presidentes: • Directores ausentes: • Otros invitados o miembros del personal presentes: Viejo negocio Actas clave de la reunión y decisiones de la última reunión de la junta directiva. • Aprobación del acta de la reunión anterior • Elementos de acción no resueltos de reuniones anteriores de la junta directiva Nuevo negocio Incluya informes de funcionarios, comités o diferentes directores de la junta. • Punto 1 del orden del día • Punto 2 del orden del día • Punto 3 del orden del día Pasos de acción Clausura Termine la reunión de la junta directiva documentando la siguiente información: • Fecha y hora de la próxima reunión de la junta directiva • La hora en que se levanta la sesión • Aprobación del secretario: • Aprobación del Presidente/Presidente: |
Plantilla de reunión de la junta directiva de SaaS de David Sacks
| • Actualización del CEO [30 minutos] Victorias, desafíos, aprendizajes y KPI. • Actualización de ventas [30 minutos] ARR, acuerdos, cerrados, objeciones y pronósticos • Actualizaciones departamentales [20 minutos] Hoja de ruta del producto y actualizaciones de otros departamentos. • Finanzas [10-20 minutos] Margen bruto, planes financieros y gastos operativos. • Equipo [10-20 minutos] ¿Qué áreas tienen la mayor necesidad de nuevas contrataciones? • Asuntos administrativos [5-10 minutos] Asuntos de limpieza y administrativos. • Elementos de acción ¿Qué salió de esta reunión? |
Reuniones Mensuales de Gestión
| Reunión Mensual de Gestión Revisar métricas/KPI Realice un seguimiento del progreso en métricas y objetivos frente a los resultados reales. ¿Dónde nos desviamos del plan? ¿Por qué? Actualización de la empresa Comparta actualizaciones clave y proporcione un "Estado de la Unión". Mesa redonda de líderes de departamento/equipo Mantenga a todos actualizados, busque eficiencias y ayúdense mutuamente a desbloquearse. Nombre • Victorias recientes • Prioridades actuales • ¿Hay algo en lo que estés estancado? Desarrollo profesional (opcional) Mejore los resultados de su negocio a largo plazo a través de una experiencia de aprendizaje interactivo o de formación de equipos. Sesión de resolución de problemas Elija un desafío o área de prioridad. • Presentación del desafío • Discusión abierta para comprender mejor el desafío y encontrar soluciones. • Asignar los próximos pasos Próximos pasos @name Tarea por FECHA DE VENCIMIENTO |
Plantilla de planificación de sprint
| Planificación de sprints Objetivo del sprint ¿Cuál es el objetivo principal de este sprint? Defina los objetivos clave a continuación. Trabajo pendiente de sprint ¿Qué historias de usuarios coinciden con el objetivo del sprint? Comparta esto con su equipo antes de la reunión para que puedan contribuir. Divida cada historia de usuario en tareas individuales. Asegúrese de que cada tarea tenga la mayor cantidad de información posible. Incluya métricas importantes. Épicas que se entregarán Enumere las epopeyas que planeamos iniciar o entregar durante este sprint. Aclaración del alcance del trabajo Revise su definición de "hecho". Decida los criterios de aceptación utilizados para determinar cuándo se completa cada tarea. Asegúrese de que todo esto se alinee de manera realista con la capacidad de su equipo. Riesgos y preocupaciones clave ¿Qué problemas potenciales podrían surgir según el objetivo y el trabajo pendiente del sprint? ¿Cómo podemos solucionarlos? ¿El alcance del trabajo asigna suficiente tiempo para problemas inesperados? Notas y conclusiones ¿Cuáles fueron las principales ideas y puntos de discusión de esta sesión de planificación de sprint? Acto Obtenga confirmación verbal de su equipo sobre los próximos pasos a seguir. Aclare quién los completa y cuándo deben terminarse. Anote esta información aquí para compartirla y asignarla. Hacer un seguimiento ¿Cómo nos mantendremos en contacto y actualizados sobre el progreso? ¿Deberíamos programar una reunión de seguimiento? |
Plantilla de reunión uno a uno
| Uno a Uno: Gerente Semanal 1:1 pregunta introductoria Comience con una pregunta abierta. ¿Cómo estuvo la semana pasada? ¿Qué te ha funcionado bien últimamente? Celebre las victorias y las lecciones aprendidas ¿Qué hemos logrado desde nuestra última reunión? Observe los avances en iniciativas importantes. ¿Cómo podemos ser mejores? Resalte las lecciones aprendidas de la semana anterior. Eliminar obstáculos ¿Qué (si es que hay algo) está deteniendo o ralentizando su progreso? ¿Cómo podemos eliminar ese obstáculo? ¿Qué apoyo necesitas? Planifique eliminar obstáculos específicos y crear elementos de acción. Evaluación y retroalimentación bidireccionales ¿Cómo vamos? ¿Cómo podemos trabajar juntos de forma más eficaz? Discusión abierta Proporcione tiempo para una discusión abierta. ¿Hay algo más de lo que quieras hablar? Hacer un seguimiento ¿Deberíamos programar otro uno a uno? Revise cualquier elemento de acción que surja del uno a uno. Elementos de acción |
El mejor software para crear actas de reuniones
Puede elegir entre software gratuito y de pago disponible para crear MoM. Estas son algunas de las opciones más populares que puede considerar:
Software gratuito para mamá
- Google Notes: es un software gratuito que puedes utilizar para crear MOM, compartirlas, archivar notas, etc.
- Evernote: Evernote es de uso gratuito para tomar y capturar notas, crear una lista de tareas pendientes, colaborar en notas, etc.
- EasyRetro: Con él, puedes crear notas adhesivas, compartirlas con colegas, crear elementos de acción, escribir ideas de proyectos, etc.
Software MOM de pago
- NTask: se puede utilizar para crear y asignar tareas, compartir detalles de tareas con otros, planificar detalles de proyectos, realizar reuniones, etc.
- Zipdo: esta aplicación de notas de reuniones se conecta con el calendario y crea notas colaborativas para cada reunión.
- Beenote: es un software basado en inteligencia artificial que puede utilizar para crear, gestionar y organizar sus reuniones.
Conclusión
Con la ayuda de las actas de la reunión, resulta extremadamente fácil resumir toda la reunión en algunos puntos importantes.
Después de leer el artículo, tendrás una idea de por qué deberías crear una MOM y puedes crear una tú mismo. Para un enfoque más sencillo, también puede considerar plantillas para crear MOM según sus casos de uso.
Preguntas frecuentes relacionadas con las actas de la reunión (MoM)
- ¿Quién es responsable de levantar las actas de las reuniones?
El secretario de la empresa generalmente es responsable de levantar las actas de las reuniones.
- ¿Cuál es el formato de las actas de la reunión?
El formato básico de las actas de una reunión incluye el resumen de las ideas clave discutidas durante la reunión, las decisiones tomadas y también los pasos que los asistentes deben seguir para lograr los objetivos.
- ¿Qué significan las actas de la reunión?
Las actas de las reuniones son las notas tomadas durante una reunión que incluyen los temas discutidos, los detalles de los participantes, las conclusiones clave, etc.
- ¿Qué significa MAMÁ?
MOM significa Acta de reunión en los negocios. Se utiliza para anotar todos los detalles importantes discutidos durante una reunión, su propósito y el resultado.
- ¿Qué son las actas profesionales en formato de reunión?
En las actas profesionales de la reunión, se incluyen detalles de los participantes, la agenda discutida, los pasos futuros y más.