Tareas y responsabilidades más importantes del director del proyecto | #25 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Los Project Managers (PM) son como directores generales en una escala más pequeña, pensando estratégicamente sobre el proyecto en curso y colocándolo en la perspectiva de las actividades de toda la organización. Sus tareas son interdisciplinarias. Si bien no es necesario que sea un experto en el manejo del negocio o en el campo al que se refiere el proyecto, debe tener un conocimiento general de los mismos. Si bien se trata del especialista que es miembro del equipo del proyecto que propondrá la mejor solución, el Project Manager debe entender por qué esa solución es la mejor. Entonces, ¿cuáles son las principales tareas y responsabilidades del Project Manager?

Tareas y responsabilidades del Project Manager – índice:

1. Introducción
2. Planificación y organización
3. Preparación del presupuesto
4. Seguimiento de proyectos
5. Apoyando al equipo
6. Comunicación con las partes interesadas
7. Resumen
8. Echa un vistazo a nuestro software para la gestión de proyectos

Introducción

El Project Manager no gestiona personas sino el proyecto. Por lo tanto, siempre debe tener en cuenta que el equipo está formado por especialistas que hacen su trabajo lo mejor que pueden. El trabajo del PM es facilitar la implementación de estas actividades y darles dirección. El PM debe, por lo tanto:

• Evite la microgestión : instruir a los miembros del equipo sobre cómo realizar sus tareas,
• Deje la libertad de elegir cómo resolver los problemas,
• Administre la responsabilidad : haga coincidir el alcance de las tareas con las capacidades de los miembros individuales del equipo.

Sin embargo, ¿qué tareas forman parte de las responsabilidades del Project Manager?

Planificación y organización

La gestión del tiempo en un proyecto consiste en tareas que incluyen la planificación y la organización de la ejecución de tareas. La planificación es una parte del ciclo de vida del proyecto, que, aunque en diferentes proporciones, es parte integral de cada etapa del proyecto. Pero, ¿cómo se ve la planificación como parte diaria de las funciones del Gerente de Proyecto, es decir, desde el lado práctico?

El aspecto crucial de la planificación es el uso eficiente del software de gestión de proyectos. Primero, esto incluye compilar una lista de tareas para realizar y priorizarlas. Relacionado con la última tarea está el segundo deber clave del PM: organizar el trabajo.

Implica no solo seleccionar las tareas más urgentes a realizar, sino también garantizar que se realicen a tiempo y que todos los miembros del equipo tengan la misma carga de trabajo posible. Esto evitará cuellos de botella. Esta organización inadecuada del trabajo del equipo da como resultado que una sola persona sea responsable de un número excesivo de tareas. La acumulación de responsabilidades hace que el trabajo de otros miembros del equipo se detenga y el progreso del proyecto se ralentiza o incluso se detiene.

Asegúrese de ajustar la complejidad del programa que está utilizando o de variar las aplicaciones de sus funciones según las especificaciones del proyecto en cuestión. Después de todo, la cantidad de posibilidades no siempre significa una mejor gestión. Recomendamos mantener los principios de Lean y adoptar solo aquellas funciones que mejoren las capacidades del equipo o proporcionen los datos necesarios para evaluar el progreso del proyecto. Si bien los datos bellamente presentados pueden seducir a las partes interesadas, no vale la pena dedicar demasiado tiempo a recopilarlos si solo es para cumplir ese propósito.

Preparación del presupuesto

El Project Manager establece el presupuesto durante la fase de planificación del proyecto. Se hace referencia en el PMBOK como:

“La estimación aprobada para el proyecto o cualquier componente de la estructura de desglose del trabajo o cualquier actividad programada”. (La estimación aprobada para el proyecto o cualquier componente de la estructura de desglose del trabajo (EDT) o cualquier actividad programada).

Elaborar un presupuesto y controlar los gastos en un proyecto no es tarea fácil. A pesar de los gastos planificados meticulosamente, los cambios serán necesarios para casi todos los proyectos implementados. Por lo tanto, un presupuesto de proyecto bien planificado asume un mínimo de 10-15% para gastos imprevistos. El 20 % de todos los costos se considera un umbral seguro, pero hay proyectos en los que los cambios presupuestarios son aún mayores.

Por lo tanto, para evitar desviaciones excesivas de los gastos planificados, es necesario no solo planificar hábilmente teniendo en cuenta los gastos más probables. El PM también tiene que dedicar una atención considerable al seguimiento de los gastos en un proyecto en curso para reaccionar a tiempo, por ejemplo, a los cambios de precios .

Seguimiento de proyectos

Otro conjunto importante de responsabilidades del Project Manager es el seguimiento del proyecto. Nos permite abordar sabiamente los riesgos, anticiparnos y responder proactivamente a los cambios.

Sin embargo, el monitoreo no se trata solo de rastrear los riesgos emergentes. Las responsabilidades del Project Manager para el seguimiento del proyecto también incluyen:

• Mantener estadísticas sobre el progreso de las tareas,
• La tasa de ejecución del presupuesto,
• Control y optimización del flujo de trabajo.

El objetivo de todas las responsabilidades de seguimiento del Project Manager es optimizar las actividades para que el proyecto se ejecute según lo previsto, así como aprender cómo se ejecutan y cambian los procesos repetitivos en muchos proyectos.

Apoyando al equipo

Las responsabilidades de los Project Managers incluyen formar un equipo, organizar y coordinar su trabajo, pero también poner fin a la cooperación con aquellos que no cumplen satisfactoriamente sus funciones.

Al formar un equipo, el PM debe asegurarse de que sus miembros tengan todas las habilidades necesarias para lograr el objetivo del proyecto. Pero también, asegúrese de que haya una división clara de responsabilidades y transparencia dentro del equipo.

Recuerde que los Gerentes de Proyecto no tienen que ser, y ni siquiera pueden, ser expertos en el campo representado por cada participante del proyecto. Son responsables de apoyar a los expertos en su trabajo y asegurarse de que el método de implementación del proyecto sea entendido y efectivo, y que el flujo de trabajo del equipo esté optimizado.

Comunicación con las partes interesadas

Otra área de las tareas realizadas por el Project Manager es la comunicación con las partes interesadas. Una tarea clave es seleccionar la información para pasar a las personas adecuadas en el momento adecuado, es decir, optimizar los canales de comunicación, así como garantizar que todas las partes interesadas comprendan los mensajes que se les transmiten con respecto al proyecto. Esto puede resultar particularmente importante en el caso de tareas técnicamente complejas o altamente especializadas relevantes para el proyecto en general.

Es el PM quien mantiene reuniones periódicas con las partes interesadas y prepara informes. A veces, estos tienen la forma de correos electrónicos cortos y, a veces, son documentos de varias páginas que contienen datos y análisis detallados.

Tenga en cuenta que el papel representativo del PM no siempre es agradable. Sobre todo en el momento en que tienen que comunicar información negativa sobre el proyecto a los stakeholders. Aquí es cuando las habilidades blandas bien desarrolladas resultarán muy útiles.

Resumen

El Project Manager es la persona responsable de planificar, coordinar y supervisar la ejecución de los proyectos. Sus principales tareas incluyen:

• Crear un plan de implementación del proyecto y organizar la ejecución de tareas,
• Determinar el presupuesto del proyecto,
• Seguimiento – de gastos, riesgos y problemas potenciales,
• Organización del trabajo del equipo del proyecto.
• Comunicación e informes de las partes interesadas

Por lo tanto, el Project Manager debe tener una amplia gama de competencias , tanto especializadas como interpersonales. Él o ella también debe familiarizarse con las metodologías de gestión de proyectos como Waterfall, Agile y Scrum.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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4. Métodos de gestión de proyectos
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8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
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15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
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