Habilidades más útiles del administrador de proyectos | #26 Primeros pasos con la gestión de proyectos

El trabajo de un Project Manager (PM) requiere planificación y organización, pero sobre todo, flexibilidad y vigilancia. Es la capacidad de ver señales tempranas de cambios inminentes y de hacer un seguimiento de muchas circunstancias cambiantes simultáneamente lo que puede hacer que los esfuerzos del PM sean exitosos.

Habilidades más útiles del administrador de proyectos - tabla de contenido:

1. Introducción
2. Competencias universales en el trabajo del Project Manager
3. Habilidades especializadas del Project Manager
4. Mitos sobre el rol del Project Manager
5. Resumen

Introducción

El conjunto óptimo de habilidades de Project Manager consiste en habilidades universales, también llamadas habilidades transferibles, y habilidades especializadas. Su proporción varía según el tema y el tamaño del proyecto que se está implementando. Sin embargo, una cosa permanece constante. Los gerentes de proyecto utilizan una amplia gama de habilidades todos los días. Esto se debe a que su trabajo es muy diverso y les permite enfrentar diferentes desafíos cada día. Un día está organizando y realizando una reunión con las partes interesadas, mientras que el otro está elaborando un presupuesto detallado para el próximo hito. Entonces, ¿qué habilidades son las más favorables?

Competencias universales en el trabajo del Project Manager

Para observar las habilidades universales que son útiles al administrar proyectos, imagine organizar una mudanza. Para hacerlo de manera efectiva necesitamos demostrar nuestra capacidad de:

• planificación : empacar todo en el orden correcto y hacer coincidir la fecha de dejar un apartamento con la mudanza a un nuevo lugar,
• organización : hacer arreglos con los encargados de la mudanza, el equipo de transporte y etiquetar correctamente todas las cajas y cajas de cosas,
• gestión de costos : para ver ya en la etapa de pensar en la mudanza si podremos pagar la propiedad de nuestros sueños, cuánto costará mudarse y amueblar el nuevo lugar,
• cooperación con los demás : las habilidades interpersonales en el caso de una mudanza serán especialmente útiles en la etapa de convencer a amigos y familiares para que ayuden, y la facilidad de comunicación ciertamente hará que el proceso de mudanza sea más fácil y placentero.

La lista anterior es la base más fundamental, que el Gerente de Proyecto desarrolla al realizar tareas diarias y agregarle habilidades detalladas. Por ejemplo, para la planificación: familiaridad con el software utilizado para desglosar tareas e hitos en un proyecto que está comenzando. Y para colaborar con otros: delegar tareas y moderación continua del flujo de trabajo del equipo.

Habilidades especializadas del Project Manager

En el trabajo del PM, además de la planificación, organización, gestión y colaboración universales, serán útiles varias habilidades especializadas . Éstas incluyen:

• Toma de decisiones,
• informes,
• flexibilidad, y
• Reconocer y responder al cambio.

La capacidad de tomar decisiones y responsabilizarse de las mismas está íntimamente relacionada con los momentos más importantes del ciclo de vida del proyecto, así como con la posición de liderazgo que ostenta el Project Manager dentro del equipo.

La presentación de informes, por otro lado, es una combinación de comunicarse de manera eficiente, organizar tareas y colaborar con otros . Un PM experimentado sabe cómo preparar información destinada a las partes interesadas, qué incluir en ella, así como también cómo y con qué frecuencia comunicarse con ellos.

La flexibilidad ayuda a crear un estilo de comunicación que se adapte a las partes interesadas de un proyecto. También permitirá al Project Manager adaptar las formas de hacer las cosas al equipo con el que está trabajando. Por ejemplo, hacer coincidir la frecuencia de las reuniones y la profundidad de la discusión de las tareas completadas con el nivel de experiencia del equipo. Sin embargo, la habilidad que puede determinar el éxito o el fracaso del PM es la flexibilidad en la ejecución de tareas, incluidas las repetitivas. Significa tener en cuenta las circunstancias actuales y poder ir más allá del esquema para lograr los resultados esperados.

Esta habilidad está estrechamente relacionada con la última: la sensibilidad difícil de entrenar a los cambios en el entorno. Responder al cambio se aplica a casi todas las áreas de un proyecto. Un ejemplo es ajustar el presupuesto a los precios cambiantes; esto significa detectar tendencias y aprovecharlas, así como tomar nota de las expectativas y capacidades financieras de los clientes.

Mitos sobre el rol del Project Manager

Hay varios mitos asociados con el papel del primer ministro. Solo mire su imagen estereotipada no tan agradable. Para muchos, es la imagen de un joven engreído que comenzó muy temprano su carrera. Entiende a la perfección cada detalle del proyecto, o al menos está convencido de él, y señala sin piedad los tropiezos de sus compañeros.

Echemos un vistazo más de cerca a este retrato caricaturizado y prestemos atención a tres mitos subyacentes.

Mito 1. El Project Manager tiene mucha experiencia en la organización donde dirige el proyecto.

Mito 2. El Project Manager conoce perfectamente todas las cuestiones involucradas en el proyecto.

Mito 3. El Project Manager controla y mejora las tareas realizadas por todos los miembros del equipo.

El mito 1 está relacionado con la creencia de que solo una persona con mucha antigüedad puede gestionar proyectos con eficacia. Sin embargo, en muchos casos, incluso un empleado novato que ha desarrollado habilidades transferibles funcionales en la gestión de proyectos puede desempeñarse bien en el rol de un Gerente de Proyecto auxiliar. Esto también se aplica a las personas que han adquirido experiencia en otras organizaciones, siempre que conozcan las herramientas y los métodos necesarios para encajar como PM.

El mito 2 combina la noción de que el PM debe saber todos los detalles de un proyecto de memoria y tiene un conocimiento experto bien establecido del área del proyecto. Sin embargo, los detalles del proyecto son almacenados por software, en una forma bien ordenada. El trabajo del Project Manager es crear y mantener este orden y utilizar la información. El conocimiento experto, por otro lado, está en manos de los miembros del equipo. El PM necesitará un amplio conocimiento para establecer el marco general de cómo debe proceder el proyecto y para hacer las preguntas correctas.

El mito 3 es parte del estereotipo en el que el PM mejora cada detalle de las tareas asignadas al equipo. La microgestión es uno de los errores de trabajar en equipo. Sin embargo, ¡no es parte de las responsabilidades del primer ministro!

Resumen

Las habilidades universales, o agilidad, son útiles en el trabajo de un Gerente de Proyecto:

• planificación
• organización
• gestión de costes, así como
• Trabajando con gente.

Sin embargo, las habilidades del gerente de proyecto no son menos importantes, a saber, la toma de decisiones eficiente, las habilidades para informar, así como la flexibilidad y la respuesta efectiva al cambio.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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