Multitarea vs monotarea. ¿Qué método es mejor para su productividad?

¿Qué método asegura una mayor eficiencia y productividad? Los empleadores a menudo desean la capacidad de priorizar, organizar su propio trabajo o planificar estratégicamente. Cuando aumenta la cantidad de responsabilidades y el supervisor espera resultados rápidos, vale la pena considerar si logrará mejores resultados realizando múltiples tareas simultáneamente o enfocándose en una sola cosa a la vez. ¡Vamos a averiguar!

Multitarea vs tarea única – tabla de contenido:

1. ¿Qué es la multitarea?
2. Monotarea: una alternativa a la multitarea
3. ¿Cómo hacer una sola tarea?
4. Multitarea vs monotarea
5. Resumen

¿Qué es la multitarea?

La multitarea se puede entender de dos maneras. En primer lugar, se asocia con la divisibilidad de la atención , gracias a la cual una persona puede realizar múltiples tareas al mismo tiempo, como responder a un correo electrónico de un cliente mientras asiste a una reunión de equipo y chatea con compañeros de trabajo. La multitarea también se puede equiparar con la capacidad de cambiar rápidamente entre tareas individuales.

¿Es eficaz la multitarea? Según el estudio, cuyos resultados se presentaron en la publicación “Supertaskers: perfiles en extraordinaria capacidad multitarea”, solo el 2,5% de los participantes realizaron con éxito múltiples tareas simultáneamente. El resto mostró caídas significativas en el rendimiento.

Cynthia Kubu, neuropsicóloga, confirma que el cerebro humano es capaz de concentrarse en realizar solo una tarea a la vez: “Cuando pensamos que estamos realizando múltiples tareas, la mayoría de las veces no estamos haciendo dos cosas a la vez. Pero en cambio, estamos haciendo acciones individuales en rápida sucesión, o alternando tareas”.

Otro estudio, esta vez realizado por investigadores del Institut National de la Sante et de la Recherche Medicale (INSERM) en París, muestra cómo la multitarea afecta la corteza prefrontal. Al realizar una sola tarea, ambos lados de la corteza prefrontal trabajan juntos. Cuando se llevan a cabo múltiples tareas al mismo tiempo, los lados del cerebro comienzan a trabajar de forma independiente, lo que genera problemas de memoria, lo que resulta en un menor rendimiento y un mayor número de errores.

Si realizar múltiples tareas simultáneamente es ineficiente, ¿cómo es posible que una persona pueda, por ejemplo, cenar, navegar por las redes sociales y escuchar la radio al mismo tiempo? La respuesta radica en el nivel de compromiso de la corteza prefrontal: las actividades que realizamos automáticamente (como caminar) ejercen menos presión sobre ella que, por ejemplo, conducir un automóvil.

Monotarea: una alternativa a la multitarea

¿Qué hacer en lugar de multitarea? Bueno, la tarea única puede ser una alternativa a la multitarea . Se trata de centrarse en una sola tarea a la vez. Este método tiene un impacto positivo no solo en la productividad, sino también en el cuerpo humano. Entonces, ¿cuáles son los beneficios de la tarea única?

• Mayor eficiencia : poner energía en completar una tarea asegura que se hará a fondo, por lo que se reduce el riesgo de cometer un error.
• Mejor concentración : la capacidad de concentrarse en una tarea específica le permite lograr mejores resultados. Esto se aplica no solo a los deberes profesionales, sino también a las relaciones. Por ejemplo, la concentración, o “estar aquí y ahora” cuando te encuentras con amigos te permite disfrutar más del momento.
• Menos distracciones : concentrarse en una tarea la convierte en una prioridad y las distracciones externas se eliminan automáticamente.
• Mayor control : el "cambio" entre tareas deja a la persona distraída del trabajo, lo que le dificulta medir más tarde los efectos de sus esfuerzos o el tiempo que dedica a una tarea.
• Niveles de estrés reducidos : la tarea única aumenta la probabilidad de completar una tarea determinada. También aumenta la satisfacción y reduce los niveles de estrés ya que el empleado ya no tiene que pensar en cuándo y cómo terminarlo.

¿Cómo hacer una sola tarea?

priorizar

Antes de comenzar a trabajar, decida qué tareas están en la parte superior de su lista de prioridades. Use la matriz de Eisenhower que lo ayudará a determinar qué problemas son urgentes y necesitan atención inmediata, y cuáles pueden abordarse más adelante. Una vez que haya establecido la prioridad de las tareas, cree su propia lista de tareas pendientes . Esta es una de las características que ofrece Firmbee. Este sistema le permite no solo anotar sus responsabilidades, sino también priorizarlas, darles estados y plazos.

Aprende a administrar tu tiempo

Existen varias técnicas que lo ayudan a administrar mejor su tiempo al dividir las tareas grandes en otras más pequeñas que se pueden completar con total concentración en un corto período de tiempo. Un ejemplo es la técnica Pomodoro, que se basa en trabajar en bloques cíclicos de tiempo . La división más común es hacer una tarea durante 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Después de cuatro bloques, se recomienda tener un descanso más largo.

Bloquear las distracciones también te ayuda a concentrarte mejor. Con este fin, es una buena idea desactivar todas las notificaciones y dejar los sitios web que lo distraigan de su trabajo. Por supuesto, algunos compañeros de trabajo pueden esperar una respuesta inmediata a su mensaje. Luego, debe notificar a los demás con anticipación que necesita concentrarse en la tarea en cuestión y pedirles que no lo molesten mientras lo hace. Tales situaciones también te enseñan cómo establecer límites saludables. Los líderes también podrían considerar presentar o al menos educar más a los empleados sobre el tema de la comunicación asincrónica.

Utilizar el sistema de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos tiene muchas características que se pueden utilizar para organizar su trabajo . En primer lugar, con la ayuda de los tableros Kanban, un equipo puede trabajar en conjunto para definir tareas, establecer sus prioridades y estados, asignar empleados responsables de completarlas o establecer fechas límite. Una persona con tareas asignadas puede escribirlas en su propia lista de tareas pendientes, luego completarlas individualmente y sucesivamente, y marcarlas como completadas.

Practica la escucha activa

La escucha activa te ayuda a concentrarte en la otra persona y recordar tanto como sea posible de la reunión. Gracias a esta práctica, no solo muestras respeto por la otra persona, sino que también puedes comprender mejor los temas tratados, así como evitar errores y malentendidos . Por lo tanto, es una buena idea guardar los dispositivos de distracción (teléfono, computadora portátil, etc.) cuando asista a una reunión y, preferiblemente, dejarlos en otra habitación. Durante las discusiones en línea, también es una buena idea desactivar todas las pestañas innecesarias en su navegador web.

Multitarea vs monotarea

No es difícil notar que la multitarea y la tarea única son métodos completamente diferentes para realizar tareas. En la siguiente tabla, presentamos las diferencias básicas.

Resumen

Hoy en día, la multitarea es una habilidad deseable por parte de los empleadores, principalmente porque está asociada con una mayor productividad y eficiencia. Como muestran los estudios, la relación es todo lo contrario. Al cambiar constantemente entre tareas, no poder priorizar y organizar su trabajo y distraerse con frecuencia, la eficiencia de un empleado puede reducirse significativamente y existe un mayor riesgo de cometer errores, que nuevamente requieren tiempo y energía para corregir.

Por supuesto, en algunas situaciones y para algunas personas, la multitarea puede ser una solución ideal. Sin embargo, vale la pena recordar que solo un pequeño porcentaje de la población tiene la aptitud adecuada para ello.

También es crucial cambiar la actitud hacia la monotarea y rechazar la opinión de que es un método inferior. En numerosas publicaciones, artículos y blogs se puede leer sobre sus efectos positivos en el trabajo, así como en la salud. Por lo que puede ser una alternativa ideal para personas que no quieren sentir tanta presión y estrés , y en cambio quieren sentirse satisfechos con la realización de tareas específicas.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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