Nueve mejores prácticas esenciales para el seguimiento de gastos de pequeñas empresas
Publicado: 2019-09-10Los gastos son un hecho del negocio. Como dice el refrán: "Hay que especular para acumular".
Pero, ¿cómo puedes estar seguro de que, en un momento dado, estás ganando más de lo que gastas?
Los gastos de las pequeñas empresas pueden acumularse rápidamente y, si no los realiza con atención, podría sufrir una sorpresa desagradable cuando revise su presupuesto.
Por lo tanto, es importante vigilar de cerca dónde y cuándo gasta su dinero.
Sin embargo, el seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas no tiene por qué ser una tarea ardua. Con las herramientas y técnicas adecuadas, es fácil de seguir, evaluar y gestionar.
A continuación presentamos nueve prácticas recomendadas comprobadas que le ayudarán.
Salta a:
- Nueve mejores prácticas para el seguimiento de gastos de pequeñas empresas
Fuente
Cómo se benefician las pequeñas empresas de un seguimiento eficaz de los gastos
El seguimiento eficaz de los gastos tiene muchos beneficios. Éstos son sólo algunos de ellos.
- Le ayuda a administrar su flujo de caja de manera más eficiente.
- Proporciona una mayor visión de sus patrones de gasto.
- Le muestra dónde puede ahorrar dinero y dónde puede permitirse gastar un poco más.
- Le ayuda a establecer presupuestos realistas.
- Es fantástico para la previsión empresarial.
- Ayuda con las deducciones fiscales.
- Es importante para el cumplimiento.
- Simplifica mucho muchos procesos contables.
Nueve mejores prácticas para el seguimiento de gastos de pequeñas empresas
- Elija un sistema según el tamaño y los requisitos de su empresa
- Defina categorías claras relevantes para sus operaciones comerciales.
- Mantener un registro consistente y oportuno de los gastos.
- Integre el seguimiento de gastos con el software de contabilidad
- Evalúe periódicamente los gastos para encontrar oportunidades de ahorro de costos.
- Educar a los empleados sobre las políticas y procedimientos de seguimiento de gastos.
- Establecer un sistema centralizado para todos los documentos relacionados con gastos.
- Garantice la accesibilidad y escalabilidad de las soluciones de seguimiento de gastos.
- Proteja los datos confidenciales de gastos con medidas de acceso seguro
Entonces, pasemos al siguiente paso obvio.
Ahora que ya sabe por qué es importante, aquí le presentamos nueve de las mejores formas de realizar un seguimiento eficiente de los gastos de su negocio.
1. Elija un sistema según el tamaño y los requisitos de su empresa
Cuando se trata de tendencias financieras para 2024 , encontrará que tiene muchas opciones para elegir cuando se trata de procesos automatizados, como sistemas de pronóstico y seguimiento de gastos.
Hay muchos por ahí, y todos ofrecen algo ligeramente diferente.
Por lo tanto, no opte simplemente por el primer sistema que encuentre. Tómate tu tiempo, investiga y consigue uno que se adapte a tus necesidades.
Una de las mejores formas de hacerlo es asegurarse de tener un conocimiento profundo de su situación y sus requisitos.
Piense especialmente en el tamaño de su negocio y la escala de sus gastos operativos.
Por ejemplo, una PYME probablemente no necesite una herramienta que le permita agregar cientos de nuevos usuarios al sistema por un bajo costo, pero podría beneficiarse de la automatización para ayudar a reducir la carga de trabajo de un pequeño departamento de finanzas, o que pueda escalar lo más posible. el negocio crece .
Mientras tanto, una empresa más grande puede no tener que preocuparse tanto por los costos de suscripción, pero puede encontrar ventajoso el acceso remoto.
2. Defina categorías claras relevantes para sus operaciones comerciales.
Fuente
Cuanto más organizado esté, más fácil le resultará realizar un seguimiento de los gastos de su negocio.
Por lo tanto, clasifique sus costos más comunes en categorías claramente definidas.
Para asegurarse de que todos los gastos sean razonables, alinee estas categorías con sus operaciones comerciales.
Por ejemplo, si dirige una empresa de formación, sus categorías de gastos pueden incluir:
- Papelería
- Gastos de viaje (esto podría subdividirse en cosas como combustible, billetes de transporte público, viajes en taxi, etc.)
- Alojamiento (para cursos residenciales)
- Refrescos
- tecnología de enseñanza
- software de enseñanza
- Utilidades
- Alquiler de local
…etcétera.
Cualquier cosa fuera de estas categorías podría considerarse razonablemente un gasto irrazonable .
Por ejemplo, si alguien intenta reclamar un automóvil nuevo y no entra en ninguna de sus categorías de "Viajes", se alertará a la gerencia y luego podrá comunicarse con el reclamante para determinar si el reclamo estaba justificado o no.
3. Mantener un registro constante y oportuno de los gastos.
El registro coherente y oportuno de los gastos es fundamental para una gestión eficiente del flujo de efectivo , pero no siempre es fácil.
Si un gasto es inesperado o si está gastando en una emergencia, es posible que esté demasiado preocupado para ingresar estos costos en su sistema de inmediato.
Por eso puede resultar útil utilizar una variedad de herramientas de seguimiento y automatización.
Esto puede ayudar a garantizar que todos sus gastos se registren automáticamente y facilitar la revisión de gastos y actividades anteriores.
Por ejemplo, un buen software de gestión de pedidos puede automatizar gran parte del proceso de registro y facilitar el seguimiento de su inventario.
A su vez, esto le ayudará a realizar un seguimiento automático de sus gastos y pedidos, así como a proporcionar información detallada si surge alguna inconsistencia.
4. Integre el seguimiento de gastos con el software de contabilidad
Fuente
Al integrar su software de contabilidad y seguimiento de gastos, puede ahorrar una gran cantidad de tiempo.
Todos los gastos tienen que pasar por cuentas eventualmente, así que ¿por qué no integrar los dos desde el principio?
Al hacerlo, podrá sincronizar inmediatamente sus gastos con sus cuentas.
Esto ayudará a mantenerlos completamente actualizados, lo que ayudará con la gestión del flujo de efectivo, los impuestos y más.
Lo mejor de todo es que evita que su departamento de finanzas tenga que ingresar todos los gastos comerciales manualmente.
5. Evalúe periódicamente los gastos para encontrar oportunidades de ahorro.
Los gastos pueden ser insidiosos.
Gastar un poco aquí y un poco allá puede suponer una gran pérdida de presupuesto y provocar graves problemas de flujo de caja.
Por lo tanto, es importante no sólo vigilar de cerca sus gastos, sino también evaluarlos periódicamente para encontrar oportunidades de ahorro y recortar gastos comerciales .
Por ejemplo, puede revisar sus gastos y descubrir que está pagando mucho por el subsidio de combustible para empleados.
Podría reducir este costo fomentando el uso compartido del automóvil para los miembros del personal que viven juntos, implementando una iniciativa de ir en bicicleta al trabajo o permitiendo más oportunidades de trabajo remoto.
Una vez más, la tecnología y las herramientas adecuadas son cruciales en este caso.
Un buen software de gestión del flujo de efectivo para pequeñas empresas no sólo mostrará su situación de gastos de un vistazo, sino que también podrá resaltar dónde está gastando más que el promedio y señalar patrones en su ciclo de gastos.
6. Educar a los empleados sobre las políticas y procedimientos de seguimiento de gastos.
Fuente
El error humano o los malentendidos son uno de los mayores obstáculos para el seguimiento eficiente de los gastos de las pequeñas empresas.
Las personas pueden olvidarse de ingresar los gastos, ingresarlos incorrectamente o conservar las reclamaciones durante meses antes de presentarlas todas a la vez (lo que altera su cuidadoso sistema de gestión del flujo de efectivo).
Por esto, es importante que todos comprendan sus políticas y procedimientos de seguimiento de gastos.
Explique a sus empleados:
- Cómo realizar un seguimiento de los gastos
- El propósito de sus políticas y procedimientos.
- Cómo ingresar gastos
- El plazo para las reclamaciones
- Cómo funciona el software
- Con quién hablar sobre problemas con gastos
Etcétera.
7. Establecer un sistema centralizado para todos los documentos relacionados con gastos.
El mantenimiento de registros es esencial para controlar los gastos y pagar impuestos.
Un sistema central para todos los documentos de gastos de su pequeña empresa hará que la gestión sea más sencilla y eficiente.
No más saltos entre plataformas en busca de un documento o transacción en particular.
No más transferir datos manualmente de una plataforma a otra.
En cambio, todo se puede encontrar en un solo lugar.
Por supuesto, no todas las plataformas de gastos hacen todo lo que usted necesita.
En tales casos, es una buena idea buscar una solución que se integre con otras herramientas y plataformas, de modo que los datos se sincronicen automáticamente desde estas con su sistema central.
8. Garantizar la accesibilidad y escalabilidad de las soluciones de seguimiento de gastos.
Hemos hablado de la importancia de que los empleados comprendan sus políticas y procedimientos de gastos.
Pero para que puedan utilizar correctamente las herramientas de seguimiento de gastos, deben ser accesibles.
Elija un software de seguimiento de gastos que sea lo suficientemente fácil de manejar para los miembros del personal.
Las características de accesibilidad también son importantes.
Si algunos miembros de su equipo no pueden usar sus herramientas de seguimiento de gastos porque no son lo suficientemente accesibles, tiene un problema, así que conviértalo en una prioridad.
La escalabilidad también es importante. Quiere asegurarse de que su sistema de seguimiento de gastos pueda crecer con su negocio y aceptar usuarios y cargas de trabajo adicionales cuando sea necesario.
Ergo, busque un sistema escalable que pueda seguir utilizando en el futuro.
9. Proteja los datos confidenciales de gastos con medidas de acceso seguro
Fuente
No hace falta decir que los datos de gastos son muy sensibles. Por eso es importante que lo protejas.
Las violaciones de seguridad y de datos no sólo pueden dañar sus finanzas y comprometer su privacidad, sino que también pueden ponerlo en el lado equivocado de las normas de protección de datos, lo que puede tener graves consecuencias legales.
Al elegir herramientas y plataformas de seguimiento de gastos, busque soluciones que puedan hacer frente a cualquier desafío de ciberseguridad que pueda enfrentar su empresa.
Actualice sus funciones de seguridad con la mayor frecuencia posible y nunca tema ponerse en contacto con el soporte técnico si tiene dudas.
Cualquier empresa de buena reputación hará de la seguridad una prioridad y estará encantada de realizar comprobaciones, implementar actualizaciones y responder cualquier pregunta que pueda tener al respecto.
Obtenga un seguimiento correcto de los gastos de las pequeñas empresas
Fuente
El seguimiento eficiente de gastos para pequeñas empresas puede marcar una gran diferencia en su flujo de caja, ganancias e incluso en su carga de trabajo, por lo que es importante hacerlo bien.
Con el software correcto, la capacitación y políticas y procedimientos sólidos de seguimiento de gastos, puede controlar los costos de su pequeña empresa y cosechar los beneficios de una gestión del flujo de efectivo verdaderamente eficiente.
Las buenas herramientas digitales pueden cambiar las reglas del juego para casi todos los aspectos de su negocio, y el seguimiento de gastos no es diferente.
Investigue y no debería tener problemas para encontrar software confiable que pueda hacer que este proceso sea más fácil, más eficiente y más seguro.