Si simplifica un elemento sorprendentemente sutil de su trabajo, puede ahorrar incontables horas .

Este elemento es la organización del documento .

Los documentos hacen que nuestra vida laboral sea mucho más fácil: cuando surge una situación, no necesita preguntarse "¿qué hago?" Ya tiene un sistema implementado para que todo su equipo pueda consultarlo.

No más preguntas sin sentido que necesita responder día tras día. No más horas dedicadas a buscar a tientas un problema que ya tiene una solución. ¡Solo revisa los documentos!

Pero, ¿dónde guarda todas sus listas de tareas pendientes, procedimientos, guías de estilo, notas de reuniones y otros documentos importantes?

A veces, es posible que hayas tomado ese espresso doble, estés totalmente en tu juego y sepas exactamente dónde encontrar todo:

Sin embargo, diría que hay muchas posibilidades de que normalmente no sea así.

Normalmente iniciaría la búsqueda de documentos haciendo clic en varias carpetas del escritorio o carpetas de Google Docs y luego escribiendo palabras clave relacionadas en las barras de búsqueda.

Si no encuentra el documento allí, tal vez recurra a su Dropbox o Evernote.

Entonces, hm, ¿no vinculaste a alguien con el documento en Asana una vez? Tal vez también deberías buscar en tus tareas anteriores el enlace.

Cuando trabajas con un equipo, este problema se multiplica exponencialmente y se vuelve completamente insoportable.

Puaj. Suponiendo que esto suceda varias veces al día para cada miembro del equipo, ¿cuánto tiempo pierde?

La organización es una de las partes más fundamentales, si no la más, para completar con éxito cualquier tarea de marketing de contenidos. Probablemente haya probado múltiples soluciones, pero la mayoría de las veces se quedan cortas en un aspecto u otro.

Eso es porque casi nunca hay un lugar donde realmente puedas poner todo lo que tiene que ver con tu trabajo.

Notion está diseñado para ser ese lugar. Actúa como un "control de misión" para organizar y almacenar perfectamente toda la información relacionada con su trabajo y su equipo.

Eso parece bastante elevado, ¿verdad? Estoy de acuerdo, pero Notion ofrece soluciones para documentos, notas, tareas, listas, bases de datos y casi cualquier otro tipo de información con la que puedas lidiar a lo largo del día.

En este artículo, analizaremos más a fondo este "espacio de trabajo todo en uno" para ver cómo podría transformar su búsqueda de información normal en una sede de equipo bien organizada y perfectamente orquestada.

Notion Review: el espacio de trabajo todo en uno que puede organizar cualquier cosa

Notion puede llenar toneladas de vacíos en la organización de su equipo. Donde otras plataformas se quedan cortas, Notion ha encontrado una solución. Repasemos todos los tipos de documentos y otros elementos relacionados con el trabajo que admite Notion.

1. Importa tus cosas a Notion

Esta es una gran parte de la belleza de Notion, por lo que quiero dividirla en los distintos tipos de documentos que puede importar a Notion.

Simplemente haciendo clic en una de las muchas opciones diferentes, puede importar casi cualquier tipo de documento que pueda necesitar mientras trabaja con su equipo.

La función de importación se hace flexible por la cantidad de integraciones que son posibles. Cuando se trata de recopilar documentos en Notion para su uso posterior, casi no tiene limitaciones en cuanto al tipo de documento que puede usar.

notas y documentos

Para notas y documentos , puede cargar documentos desde su Evernote, Word, Google Docs o Dropbox Paper, lo que significa que ya no tendrá que preocuparse por explorar estos programas individualmente para encontrar cierta información.

Sin embargo, no se detiene allí: puede incorporar toneladas de información de una amplia variedad de aplicaciones y programas, como Google Maps, Twitter, Typeform y Codepen, directamente en sus documentos de Notion.

Base de conocimiento / Wiki

En segundo lugar, para su base de conocimientos, puede cargar desde varios programas muy comunes como Confluence o GitHubWiki, lo que esencialmente significa que nunca tendrá que abrir nuevas pestañas para buscar esa información nuevamente; puede buscar dentro de Notion y encontrar instantáneamente lo que necesita. 'que estas buscando.

Creo que esto es especialmente poderoso cuando consideras integrar una herramienta de colaboración en equipo como Confluence. Su poder para administrar discusiones de equipo y flujos de trabajo se magnifica cuando se integra con la pulcritud inteligente de Notion.

tareas y proyectos

Su equipo gira en torno a tareas y proyectos, por lo que Notion tiene una excelente solución para integrar sus otros programas de gestión de proyectos para ayudarlo a mantener todo en un solo lugar.

Por ejemplo, puede importar sus tableros de Trello o las herramientas de administración de equipos de Asana a Notion para organizar y administrar todo desde un solo lugar.

Al integrar otras herramientas poderosas, puede aprovechar Notion por completo para administrar, monitorear y comunicarse con su equipo.

Sin embargo, si aún no está utilizando una herramienta de gestión de flujos de trabajo o proyectos, Notion tiene su propio sistema único de creación y gestión de flujos de trabajo. Puede convertirse en la herramienta de gestión de proyectos que siempre supo que necesitaba.

hojas de calculo y bases de datos

La mayoría de nosotros usamos hojas de cálculo y bases de datos religiosamente. Son demasiado útiles para omitirlos, por lo que Notion también admite la integración de potentes herramientas de hojas de cálculo como Google Sheets o Airtable.

Mantener sus notas, documentos, conocimientos y bases de datos en una interfaz fácil de usar parece una obviedad cuando imagina la facilidad con la que podría lograr todo esto al juntarlo en un solo lugar.

2. Crear nuevas páginas

La creación de nuevas páginas es la actividad más básica y común que realizará en Notion, por lo que tiene sentido que sea bastante flexible.

En lugar de ser un solo botón para crear una nueva página, se le presentan varias opciones que le permiten personalizar y formatear la nueva página para que se ajuste a sus necesidades específicas para la parte del proyecto.

Lo primero que debe hacer al crear una nueva página es elegir el tipo de página que desea crear.

Esto significa que debe decidir si será un documento simple, una base de datos, una galería, un calendario, un tablero o si elegirá una de las plantillas que Notion ya ha creado previamente.

Estas plantillas son extremadamente flexibles. Por ejemplo, si está creando un documento para especificaciones de diseño, puede hacerlo fácilmente eligiendo la plantilla adecuada e ingresando su información.

La plantilla de especificaciones de diseño tiene espacios para antecedentes e investigación, una lista de tareas pendientes y otras partes importantes, como un enlace a un sitio web.

Cuando se trata de la base de conocimientos, las plantillas son igualmente flexibles. Puede agregar fácil y rápidamente una nueva página para una casa de equipo, una casa personal, notas de reuniones o incorporación de empleados.

Estas plantillas son hermosas y prácticas: realmente aceleran todo el proceso de creación de guías y guían a los miembros del equipo a través de la realización de tareas.

Una cosa interesante a tener en cuenta sobre las plantillas de la base de conocimientos es que la plantilla de incorporación de empleados es muy similar a un tablero de Trello diseñado para comparar y contrastar contrataciones potenciales.

Ya sea que use una plantilla o importe desde Trello, en última instancia depende de usted, pero la increíble flexibilidad de esta herramienta para realizar tareas similares de múltiples maneras es extremadamente útil para mantener todo el conocimiento del equipo en un solo lugar.

Para tareas y proyectos, puede elegir entre plantillas de estilo de lista, como tareas pendientes, listas de verificación y flujos de trabajo, pero también puede seleccionar plantillas con distintos formatos, como la plantilla de calendario o la plantilla de hoja de ruta, que están diseñadas para ayudarlo a organizar y visualizar próximas tareas y proyectos.

Finalmente, puede seleccionar entre diferentes estilos de plantilla para recopilar y almacenar datos, incluida una plantilla de notas y borradores, canal de reclutamiento, CRM ligero, lista de lectura y base de datos de recaudación de fondos.

Obviamente, puede recopilar datos en una cantidad casi infinita de formas, por lo que estas plantillas son simplemente un puntapié inicial para ayudarlo a diseñar y desarrollar páginas que lo ayudarán a recopilar y analizar datos con su equipo.

3. Crear nuevas subpáginas

Este paso es donde sus espacios de trabajo realmente cobrarán vida.

Las páginas que agrega se complementan y desarrollan con subpáginas, que son igualmente flexibles y se pueden crear en función de las mismas plantillas.

Cuando haya creado una página, todo lo que tiene que hacer para crear una subpágina es hacer clic en el pequeño símbolo más al lado de la página en el menú plegable en el lado izquierdo de la página.

Dentro de las subpáginas, como dentro de las páginas y espacios de trabajo, puede personalizar completamente quién puede ver, editar o modificar la información que contiene. Incluso puede bloquear páginas confidenciales para asegurarse de que no se realicen cambios en el documento.

Reflexiones finales sobre la noción

Está muy claro que Notion es una herramienta extraordinariamente flexible que cualquiera puede utilizar para mejorar su organización.

Si bien cualquiera puede usar esta herramienta, las personas que trabajan en equipos y manejan regularmente diferentes tipos de documentos, programas o datos encontrarán que esta herramienta reduce drásticamente la cantidad de búsqueda que tienen que hacer para encontrar la información correcta. Proporciona un buen marco para la colaboración y las contribuciones productivas al proyecto. Notion también está disponible en dispositivos móviles para una conectividad total.

Para equipos más grandes que trabajan con datos más grandes o para empresarios que necesitan más acceso, existen planes pagos que comienzan en $ 4 por mes para un individuo y $ 8 por mes por miembro del equipo, lo cual no está tan mal si se tiene en cuenta que podría terminar las suscripciones a muchos de otras herramientas de organización y gestión de proyectos de pago.

Quizás la mejor parte es que los equipos que solo necesitan una plataforma básica para administrar su documentación y no tienen la necesidad de alojar archivos grandes pueden usar Notion de forma completamente gratuita, tienen configuraciones de permisos avanzadas. Esto significa que es particularmente fácil comenzar con Notion: esencialmente tiene una prueba gratuita ilimitada disponible para usted.

Si Notion suena tentador, no tienes nada que perder si lo intentas.

Yassir Sahnoun es estratega de contenido, escritor y cofundador de WriteWorldwide. Ayuda a las empresas SaaS con estrategia de contenido y SEO. Puede obtener más información sobre Yassir en YassirSahnoun.com.