Ejemplo de las 7 mejores herramientas de automatización de oficinas para pequeñas empresas
Publicado: 2023-07-26Resumen: Las herramientas de automatización de oficinas han facilitado que las empresas intercambien datos con otras aplicaciones a través de la integración. ¡Aprendamos sobre estas herramientas en detalle a continuación!
Hace unos años, la mayoría de las empresas dependían de la gestión manual de datos. Desde generar la nómina hasta ingresar los detalles de los empleados y crear facturas, todo se hizo manualmente. Estos tediosos procesos manuales conducían a una alimentación de datos inexacta que provocaba enormes pérdidas financieras y daños a la reputación. Mientras que, hoy en día, todas las tareas de la oficina se pueden optimizar y completar en menos tiempo con herramientas de automatización.
Desde la gestión financiera hasta el procesamiento de pedidos, la automatización de la incorporación de clientes y la generación de firmas electrónicas, se pueden gestionar varias tareas con herramientas de automatización de oficinas. En este artículo, compararemos algunas de las mejores herramientas para la automatización de oficinas.
Tabla de contenido
¿Qué son las herramientas de ofimática?
Una herramienta de automatización de oficinas es una combinación de software y hardware que ayuda a mover datos automáticamente de un sistema a otro sin intervención humana ni imprecisiones. El software ayuda a las empresas a recopilar, administrar y analizar datos de forma segura para las operaciones comerciales diarias.
El objetivo principal de las herramientas de automatización de oficinas es reducir el trabajo manual y almacenar datos con precisión. Los datos que administra el sistema de automatización de oficinas pueden provenir de diferentes departamentos, como contabilidad, finanzas, recursos humanos, recepción, infraestructura en la nube, gestión de proyectos, etc.
Lista de las 7 mejores herramientas de automatización de oficinas para ejemplos comerciales
- Expensify: lo mejor para la gestión de gastos
- Keka HRMS: lo mejor para gestionar la incorporación y el procesamiento de nóminas
- Okta: lo mejor para la gestión de identidades
- Kisi: lo mejor para administrar el control de acceso
- Envoy: lo mejor para administrar el espacio de trabajo
- Noción: lo mejor para la gestión de proyectos
- DocuSign: lo mejor para administrar firmas electrónicas
Hay diferentes herramientas de automatización de oficinas disponibles para automatizar varios procedimientos comerciales como nómina, incorporación, procesamiento de pedidos, facturación, etc. Aquí hay algunos ejemplos de estas herramientas para varios casos de uso:
Expensify: lo mejor para la gestión de gastos
Expensify es una herramienta de automatización de oficinas diseñada específicamente para rastrear y administrar gastos personales y comerciales.
Esta herramienta se utiliza para rastrear, analizar, aprobar, conciliar y reembolsar gastos. También ofrece funcionalidades para automatizar el pago de facturas, gestionar nóminas y gastos de viaje, etc.
Características de Expensify
- Admite el escaneo de recibos con un solo clic
- Importa detalles de transacciones personales y de tarjetas comerciales
- Personaliza los flujos de trabajo para administrar los gastos
- Importa códigos de contabilidad general a su sistema
- Administra y analiza los gastos de la empresa.
Pros y contras de Expensify
- Con él, puede controlar sus gastos de viaje.
- Genera varios informes de gastos para analizar tus gastos.
- Los usuarios han informado que a veces concilia los datos de gastos de forma incorrecta.
Prueba gratuita: no disponible
Precios de Expensify: Plan gratuito disponible | El precio es diferente para diferentes características
Keka HRMS: lo mejor para gestionar la incorporación y el procesamiento de nóminas
Keka HRMS lo ayuda a automatizar diferentes flujos de trabajo de recursos humanos para administrar fácilmente los procesos de personas. Desde la contratación y la incorporación de los candidatos hasta su salida de la organización, cada tarea se puede gestionar con este software. Además, con el análisis de recursos humanos, puede ver los datos de la fuerza laboral y obtener información valiosa a partir de ellos.
Características de Keka HRMS
- Gestión de incorporación de empleados
- Ofrece gestión avanzada de permisos
- Gestiona la nómina y los gastos.
- Ofrece un portal de autoservicio para empleados
- Admite seguimiento de tiempo basado en GPS
- Digitaliza todos los documentos
Pros y contras de Keka HR
- Puede usarlo para administrar las revisiones de desempeño de los empleados.
- También se puede utilizar para gestionar todo el ciclo de empleo de un empleado.
- Sus cálculos de impuestos a veces no son precisos.
Prueba gratuita: disponible
Precios de Keka HRMS: No hay plan gratuito disponible | El plan pagado comienza desde INR 6999/mes
Okta: lo mejor para la gestión de identidades
Okta es una solución de administración de acceso e identidad que ayuda a los usuarios a administrar los permisos para acceder a dispositivos y aplicaciones. Se ha creado principalmente para administrar el acceso de las aplicaciones en la nube, pero también puede usarlo para administrar el acceso de los dispositivos locales.
Algunas características que obtiene con Okta incluyen Identity Governance, User Lifecycle Management, automatización de flujos de trabajo, API y administración de acceso privilegiado.
Características de Okta
- Autentica y autoriza el acceso a aplicaciones y dispositivos
- Administra los controles de privilegios
- Proporciona un inicio de sesión único para clientes y empleados.
- Protege los datos contra ataques maliciosos
- No hay opciones de personalización de código para personalizar los activos según la identidad de la marca
- Gestiona el aprovisionamiento y desaprovisionamiento de identidades
Pros y contras de Okta
- Puede administrar el ciclo de vida de las identidades de los usuarios.
- Hace que las auditorías sean sencillas con una vista de los usuarios (empleados y visitantes) junto con los detalles de acceso a su cuenta
- Lleva mucho tiempo desaprovisionar un ID de inicio de sesión de usuario.
Prueba gratuita: 30 días
Precios de Okta: ofrece diferentes precios para administrar clientes e identidad de la fuerza laboral.
Kisi: lo mejor para administrar el control de acceso
Kisi es una plataforma completa que ofrece software y hardware para restringir y administrar el acceso a las puertas, aplicaciones, dispositivos y dispositivos IOT de su edificio.
Con él, puede administrar el acceso a las instalaciones, integrarse con otro software para administrar el control de acceso, identificar vulnerabilidades en los sistemas de seguridad existentes, etc. Esta aplicación de ofimática también se puede usar para restringir el acceso a un piso específico con Elevator Access.
Características de Kisi
- Le permite proporcionar acceso temporal a los visitantes a través de tarjetas de acceso
- Ofrece métodos 2FA para verificación
- Admite el aprovisionamiento automatizado de identidades
- Gestiona el acceso remoto a tus dispositivos y aplicaciones
- Bloquea y desbloquea fácilmente el acceso a lugares específicos en sus organizaciones
Pros y contras de Kisi
- Puede utilizar este software incluso en el modo fuera de línea.
- Ofrece gestión global para administrar permisos en diferentes ubicaciones físicas.
- No es una opción confiable para identificar vulnerabilidades.
Precio Kisi: Precio disponible bajo petición en su web oficial.
Envoy: lo mejor para administrar el espacio de trabajo
Envoy es una plataforma de trabajo que le permite trabajar y colaborar con equipos desde una única solución. Con él, puede administrar sus visitantes, empleados, lugar de trabajo, etc.
Con esta plataforma, puede administrar el directorio de sus empleados, administrar a todos los visitantes, almacenar documentos firmados legalmente, crear credenciales para visitantes, preinscribir a sus invitados, etc.
Características de Enviado
- Ordena y filtra los datos de los visitantes
- Personaliza los documentos legales según el tipo de visitante
- Ayuda a administrar múltiples ubicaciones de oficina
- Mantiene un registro de empleados pasados y presentes.
- Ayuda a crear un panel de equipo de administración para gestionar visitantes.
Pros y contras de Envoy
- Puede organizar y administrar fácilmente todas las ubicaciones de sus oficinas en una base de datos centralizada.
- Con él, también puede escanear identificaciones y registrar su información en su sistema.
- Se vuelve lento al transferir los datos del visitante.
Prueba gratuita: disponible
Precios de Envoy: Plan gratuito disponible | El plan pagado comienza desde INR 8,956.04/mes
Noción: lo mejor para la gestión de proyectos
Notion es un programa de software que le permite crear un flujo de trabajo conectado para rastrear y administrar todos los proyectos. Con él, puede mantener toda su base de conocimientos, proyectos y documentos en una base de datos centralizada. Notion también se puede usar para ordenar y filtrar diferentes tareas, personalizar etiquetas y etiquetas, generar calendarios, administrar permisos y mucho más.
Características de la noción
- Crea espacios de equipo privados.
- Ofrece análisis de página avanzados
- Permisos de provisiones y bajas
- Le permite invitar a otros a trabajar en proyectos
- Admite cargas de archivos ilimitadas
- Personaliza el dominio de tu sitio
Pros y contras de la noción
- Ofrece análisis de página para analizar el rendimiento de sus páginas.
- Ofrece integración con software como Zapier y Slack.
- Administrar múltiples proyectos simultáneamente se vuelve difícil para los miembros.
Prueba gratuita: disponible
Precio de Notion: Plan gratuito disponible | El plan pagado comienza desde INR 6999/mes
DocuSign: lo mejor para administrar firmas electrónicas
DocuSign eSignature se utiliza para firmar documentos de forma legal y segura. Puede utilizar este software para todos los documentos que requieren firmas electrónicas.
Además, cualquier cambio realizado en las firmas posteriores del documento también se puede registrar y rastrear. Algunas otras características de DocuSign incluyen la identificación y autenticación del firmante, el archivo de documentos, la validación de datos, la corrección de documentos, etc.
Características de DocuSign
- Envía documentos a los clientes para firmas electrónicas.
- Admite seguimiento de auditoría en tiempo real para verificar el procedimiento de firma
- Permite firmas en más de 44 idiomas
- Admite la firma de respuesta móvil
- Marca personalizable para correos electrónicos y notificaciones
- Gestiona los permisos de los usuarios para acceder a contratos y documentos.
- Se integra con varias aplicaciones de productividad
Ventajas y desventajas de DocuSign
- Con él, obtiene el cifrado AES de 256 bits para cifrar documentos por seguridad.
- También puede usarlo para capturar firmas manuscritas directamente en los documentos.
- La calidad de los documentos escaneados a mano no está a la altura.
Prueba gratuita: disponible durante 30 días
Precios de DocuSign: No hay plan gratuito disponible | El plan pagado comienza desde INR 1,231.68/mes
¿Cómo usar herramientas para ofimática?
Para usar herramientas de automatización de oficinas, siga los pasos dados:
Paso 1: seleccione el tipo de herramienta de automatización de oficina que desea usar, como contabilidad, HRMS, backend, etc.
Paso 2: después de eso, instale e inicie sesión en el software con sus credenciales de inicio de sesión
Paso 3: A continuación, complete los detalles de su empresa según el tipo de herramienta de automatización de su oficina.
Paso 4: Después de eso, seleccione las tareas que desea automatizar. Por ejemplo, si está utilizando el software HRMS, puede seleccionar incorporación, nómina, gestión del rendimiento, etc.
Paso 5: Las tareas seleccionadas se completarán automáticamente y puede cambiarlas según sus requisitos.
Beneficios de las herramientas de automatización de oficinas
- Facilita el almacenamiento y la gestión de datos.
- Puede intercambiar datos fácilmente entre diferentes aplicaciones
- Ayuda a automatizar tareas complejas para ahorrar tiempo y dinero
- Proporciona información valiosa sobre los datos existentes a través del análisis.
- Le permite restringir el acceso a aplicaciones locales y en la nube
- Hace que sea más fácil para los empleados trabajar y colaborar en tiempo real
Limitaciones de las herramientas de automatización de oficinas
- Es posible que muchos empleados no tengan necesariamente el conjunto de habilidades para administrar la automatización de oficinas y requieran capacitación adicional.
- El costo inicial de implementar estas herramientas se convierte en un costo adicional para las empresas.
- Las violaciones de datos pueden ocurrir si los protocolos de seguridad se ven afectados.
- Pueden ocurrir problemas de compatibilidad cuando los sistemas antiguos no pueden integrarse en el nuevo software.
Conclusión
Los sistemas de automatización de oficinas pueden ayudar mucho a aumentar la productividad y mejorar la eficiencia operativa. Al automatizar varias tareas de oficina como la nómina, la gestión de gastos o la gestión de proyectos, las empresas pueden ahorrar muchos recursos y dinero a largo plazo.
Preguntas frecuentes sobre herramientas de automatización de oficina
¿Qué son las herramientas de ofimática?
Las herramientas de automatización de oficinas son un tipo de software que se utiliza para recopilar, almacenar, transferir, cambiar y utilizar digitalmente información comercial para ejecutar varias tareas.
¿Cuáles son los tipos de ofimática?
Hay cuatro tipos diferentes de automatización de oficinas, que incluyen publicación electrónica, comunicación electrónica y herramientas de colaboración, procesamiento de imágenes y almacenamiento de documentos, y administración de oficinas.
¿Cuál es la mejor herramienta de automatización?
Hay varias herramientas de automatización que puede usar para automatizar varios procesos comerciales. Algunas de las mejores opciones incluyen Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi, etc.
¿Cuál es la mejor herramienta de automatización gratuita?
Puede elegir entre varias herramientas de automatización de oficina gratuitas para administrar sus procesos comerciales. Notion, DocuSign y Okta son algunas de las mejores opciones para este propósito.