Una forma sencilla de eliminar las distracciones en una reunión de directorio

Publicado: 2019-08-24

Las mejores reuniones de directorio son discusiones y debates sobre el negocio, sin embargo, muchos equipos ejecutivos dedicaron su tiempo a pasar horas de diapositivas sobre lo bien que lo están haciendo.

A los humanos les va mucho mejor cuando están participando que cuando están siendo sermoneados.

El mayor valor que obtendrá de su directorio es cuando hablan y le ofrecen comentarios y experiencias de otras empresas en las que están involucrados.

Varios miembros de su ejecutivo tomaron horas para preparar los materiales de la junta para que pueda informar a su junta sobre cómo han ido las cosas desde la última vez que se reunieron hace 3 meses y tienen 3 horas juntos para asegurarse de que tengan una imagen precisa y para asegurarse de que tiene sus aportes sobre cómo proceder en los próximos meses. Dada la poca frecuencia con la que se reúnen, se imaginaría que tendría toda la atención de las juntas durante este tiempo. Lo más probable es que estés equivocado. Puedes resolver esto si estás dispuesto a hacerlo.

Cómo lidiar con las distracciones electrónicas

Por supuesto, la mayor competencia que tiene con la atención de los miembros de su junta directiva son sus teléfonos móviles. La mayoría de los miembros de la junta no tienen la intención de revisar el correo electrónico, leer las noticias o enviar un mensaje de texto rápido, pero al igual que la mayoría de los fumadores no quieren sacar un cigarrillo, el ejecutivo moderno no puede evitarlo.

Esto es mucho más fácil de tratar de lo que piensas.

  1. Anuncie al comienzo de la reunión que le gustaría que la reunión de la junta fuera "libre de dispositivos electrónicos", incluidos teléfonos móviles, computadoras portátiles o tabletas. Tenga papel y bolígrafos disponibles para las notas. Sea súper cortés y no agresivo y simplemente haga hincapié en que realmente quiere el tiempo más productivo de los miembros de su junta directiva.
  2. No permita que su equipo use computadoras portátiles. Sé que muchos ejecutivos quieren "mantenerse productivos" mientras están en la reunión y no se les llama, pero si no están presentes y participando, es mejor dejarlos fuera de la sala. Es muy molesto cuando sus ejecutivos están escribiendo correos electrónicos mientras el resto de la junta debe participar en una discusión.
  3. A muchos abogados externos les gusta asistir a las reuniones de la junta. Todos traen computadoras portátiles y pasan gran parte del tiempo en la reunión de la junta escribiendo otros correos electrónicos. Para esto. O pídales que llamen o, si vienen, pídales que estén realmente presentes. Si ese no es un buen uso de su tiempo, simplemente pídales que no asistan.
  4. Programe un descanso en la reunión. Si tiene una reunión de 3 horas, ponga esto en 1,5 horas y téngalo durante 15 minutos. Anúncialo al comienzo de la reunión y dile a cada miembro que este es el mejor momento para revisar los correos electrónicos o hacer una llamada telefónica breve, pero que realmente agradecerías que no lo hicieran en otro momento.
  5. Si alguien dice “Realmente trabajo mejor cuando puedo tomar notas electrónicas” en mi (computadora portátil, iPad, teléfono móvil), diga: “Estoy seguro de que es correcto. Pero si pudiera pedirte que por favor no hagas esto por hoy. Mi objetivo es asegurarme de que todos los miembros estén presentes”. Lo mejor del mundo es que a las personas más disciplinadas del mundo les cuesta resistirse a "revisar rápidamente" sus mensajes de texto, correos electrónicos y noticias cuando están a bordo. Entonces los has perdido.
  6. Si realmente quiere hacer un espectáculo, puede colocar los teléfonos móviles de los ejecutivos en una bandeja a un lado de la sala y pedirle a cada miembro de la junta que haga lo mismo cuando llegue. Sé que es un poco agresivo, pero si lo haces con una gran sonrisa en tu rostro y una gran solicitud de cortesía, apuesto a que puedes lograrlo. Es realmente una forma de enfatizar lo serio que eres. Lo cierto es que las personas que salen a cenar oa conciertos o eventos deportivos y que dejan el móvil en el coche están más presentes en el evento y se divierten más. Lo mismo es cierto para las reuniones de la junta.

Sé que todo esto suena draconiano y muchos dirían que en el mundo moderno esto es contraproducente. Pero como una persona que se ha sentado en la sala durante años mientras los ejecutivos estaban presentes, he visto a miembros de la junta bien intencionados revisando el correo electrónico, leyendo Facebook, escaneando Twitter, descargando películas para sus vuelos a casa, enviando mensajes de texto a amigos, leyendo las noticias o cualquier otra cosa. otro número de cosas que distraen de una discusión grupal productiva.

[Esta publicación de Mark Suster apareció por primera vez en bothsidesofthetable.com y ha sido reproducida con permiso.]