Algunos proyectos de marketing de contenidos son monstruos.

¡Pueden comerte a ti y a tu equipo vivos si no los divides en mini-bestias más pequeñas y manejables!

Cuando estudié Programación C en la universidad a fines de 2009, mi profesor dijo que un gran problema es imposible de abordar a menos que, como un grupo tribal que trata de comerse un gran elefante, dividamos ese problema en partes pequeñas y fácilmente digeribles, y solo entonces podemos empezar a poner mano al código.

¿Por qué? Después de dividir el problema en tareas más pequeñas, sabremos exactamente cómo programar cada parte del software y resolver el problema más grande.

Lo mismo funciona para grandes proyectos de marketing de contenido.

Como equipo, solo puede llevar un proyecto a su finalización (y éxito) cuando divide la carga de trabajo en tareas procesables y luego delega a los miembros de su equipo.

Es mas facil decirlo que hacerlo. ¿verdad? No es de extrañar, ¡la cantidad de tareas, datos y seguimiento que se deben manejar puede crecer exponencialmente!

Es por eso que necesita una plataforma de administración de tareas, preferiblemente una que esté basada en la web para que su equipo pueda iniciar sesión en cualquier momento, sin importar dónde se encuentren.

7 administradores de tareas en línea que dividen proyectos monstruosos en tareas de equipo procesables

Como una persona obsesionada con la planificación (créanme, es una obsesión saludable cuando se sufre de ansiedad y depresión), me encanta buscar administradores de tareas en línea que me hagan la vida más fácil, especialmente cuando quiero colaborar con otros en el contenido. proyectos de mercadotecnia

Las siete herramientas revisadas a continuación tienen tres características en común que considero puntos a favor en un buen administrador de tareas en línea:

• Son intuitivos y fáciles de dominar en diferentes grados, pero ninguno me tomó más de una hora para comenzar.

• En su mayoría son completos e incluyen funciones útiles como categorías de tareas o etiquetas y prioridad, gráficos, rastreadores de productividad y debates en equipo.

• ¡Salvarán su vida de marketing con notificaciones de tareas y recordatorios!

• Se puede acceder a todos ellos en línea, en su navegador web o mediante aplicaciones, lo cual es ideal para equipos remotos, equipos internacionales y equipos que viajan con frecuencia.

Veámoslos en detalle, incluidos los pros , los contras , los planes y los precios de cada herramienta.

D ropTarea

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¿Lo bueno de DropTask?

Poder visual.

Empecé a usar DropTask en menos de diez minutos, ¡así que habla de una curva de aprendizaje rápida!

La interfaz es limpia y colorida y funciona con diagramas de arrastrar y soltar (círculos y flechas). DropTask facilita tener una visión general del proyecto y cada pequeña tarea en la que está trabajando su equipo. Puede visualizar el flujo de trabajo de un vistazo.

Aquí hay una tarea de ejemplo en mi categoría "Artículos de clientes":

¡Puede ver lo fácil que es establecer el progreso, la importancia, el esfuerzo y otros datos en una tarea!

DropTask también viene con un sistema de mensajería (por lo que no es necesario usar el correo electrónico) e integraciones (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365 y más).

Tienes dos planes:

• Gratis: El plan gratuito funciona para hasta cinco miembros. Obtendrá muchas funciones gratis, como prioridad de tareas, una bandeja de entrada interna, seguimiento del progreso, actualizaciones del equipo, notificaciones, hitos y fechas límite, resúmenes diarios, la integración con Google y Outlook y más. ¡Eso es mucho en mi libro!

• Negocios: (a partir de $3.49/usuario/mes para un equipo de al menos cinco personas) Este es el paquete completo para miembros ilimitados, que incluye programación de tareas, invitaciones y roles de miembros, control de acceso, todas las integraciones (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365, etc.) y mucho más.

El descuento de tres años es algo a tener en cuenta si te gusta DropTask y vas a trabajar con tu equipo a largo plazo.

• Pros: Viene con aplicaciones para todos los principales sistemas operativos y se ve muy bien en una computadora, tableta y teléfono inteligente. Además, el precio de Business puede ser tan bajo como $ 1.87 / usuario / mes si su equipo llega a 100 miembros, ¡una filosofía muy económica de "cuanto más grande es su equipo, menos paga"!

• Contras: sería bueno que el plan gratuito permitiera dos proyectos en lugar de uno solo.
  

T odoísta

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Todoist es una de las primeras aplicaciones de administración de tareas que utilicé para la administración de mi propio trabajo y me llevó menos de cinco minutos comenzar.

Todoist se puede utilizar como un solo usuario o como un equipo. Las dos soluciones comparten características similares: una bandeja de entrada para comentarios y notificaciones, una pestaña Hoy (para hacer hoy, tareas atrasadas, programar, etc.) y una pestaña Próximos 7 días para las tareas que vencen esta semana.

Puede administrar proyectos a través de Etiquetas, Agregar proyecto (o el "+" en la barra de menú superior) y Filtros (para establecer prioridades, fechas límite y asignar tareas a los miembros del equipo).

Este es un ejemplo de mi propio panel de Todoist (usuario único):

El único plan para equipos, Todoist Business (porque Free y Premium son para usuarios individuales), comienza con una prueba gratuita de 30 días, después de lo cual cuesta $28.99/usuario/año o $3/usuario/mes.

Esto incluye planificación de proyectos y niveles de responsabilidad, uso compartido de archivos, seguimiento del progreso, gráficos de productividad, sincronización de datos las 24 horas del día, los 7 días de la semana y copias de seguridad automatizadas.

En cuanto a pros y contras:

• Pros: Disponible como aplicación y vía web. Además, es súper rápido para comenzar, gracias a una interfaz intuitiva y funciones condensadas.

• Contras: Es una pena que la versión gratuita sea solo para usuarios individuales. Una solución básica y gratuita para equipos hubiera sido un mejor comienzo, aunque una prueba gratuita de 30 días tampoco es una mala idea.
  

wrike

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¡Ninguna de las suites que he visitado hasta ahora es tan completa como Wrike! Sentí escalofríos de emoción cuando supe más al respecto.

Pero ya sabes, este es exactamente el tipo de marco integral que buscas cuando tienes que administrar un gran equipo y más proyectos en más de uno o dos niveles.

Además de la creación de proyectos y tareas, Wrike viene con características notables, como formularios de solicitud y asignaciones de tareas automatizadas, edición en vivo de documentos, una línea de tiempo visual para el progreso del proyecto y gestión de recursos en función del flujo de carga de trabajo. Además, seguimiento de tiempo y presupuesto, plantillas, comentarios simplificados y ciclos de aprobación.

Así es como se crea un proyecto desde el panel de control de Wrike:

¡Recuerde crear un proyecto y no una carpeta si desea realizar un seguimiento del progreso de las tareas y subtareas porque no se realiza un seguimiento de todo lo que se crea como carpeta!

Una Tarea puede pertenecer a más de un Proyecto. Por ejemplo:

Los precios de Wrike varían de gratuitos a personalizados, pero siempre se registra de forma gratuita y luego puede comenzar una prueba de 14 días para probar soluciones pagas:

• Gratis: hasta cinco usuarios, los equipos pequeños pueden compartir fácilmente listas de tareas.

• Profesional: ($9.80/usuario/mes) Hasta 15 usuarios, puede crear proyectos y hacer que los miembros de su equipo colaboren. Incluye diagramas de Gantt e integraciones con MS Project, Excel y RSS.

• Empresas: (24,80/usuario/mes) Hasta 200 usuarios, puede administrar toda su organización, obtener personalizaciones e informes en tiempo real, grupos de usuarios e integración con Salesforce.

• Comercializadores: ($34.60/usuario/mes) Para equipos creativos y de marketing, de cinco a usuarios ilimitados, con la extensión Adobe Creative Cloud, resúmenes creativos y pruebas.

• Enterprise: (precio personalizado) Una suite avanzada y completa con seguridad adicional (autenticación de dos factores, inicio de sesión único SAML y políticas de contraseña).

General:

• Pros: una de las suites de gestión de tareas más completas que he revisado hasta ahora, pero no tan compleja como para que sea imposible aprender en unas pocas horas.

• Contras: el plan Profesional es probablemente un poco demasiado caro para sus características.

CoSpot

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CoSpot ayuda a los equipos de marketing de contenido a manejar proyectos de escritura, por lo que está diseñado específicamente para su propia audiencia, ¿y no es algo hermoso?

Puede pensar que soy parcial porque soy el que escribe aquí, pero cuando me contrataron, encontré CoSpot tan agradablemente esencial y fácil de usar que logré comenzar de inmediato. La interfaz es limpia e intuitiva, y es fácil para los miembros del equipo comunicarse entre sí gracias al sistema de mensajería basado en comentarios para cada pieza de contenido (o tarea).

Los escritores del equipo pueden elegir palabras clave de listas preaprobadas y asignarse publicaciones que pueden comenzar a escribir tan pronto como sus ideas sean aprobadas por sus editores.

Los gerentes y editores pueden mantener una imagen general de la productividad y el rendimiento de su equipo a través de gráficos de datos históricos. CoSpot también está integrado con WordPress, por lo que es más rápido cargar y editar borradores. El proceso es simplificado y sin complicaciones.

CoSpot viene con un solo plan por $9/usuario/mes, y comienza con una prueba gratuita de 14 días.

• Pros: los equipos de marketing de contenido obtienen todo lo que necesitan en una solución, sin pelusas adicionales que no ayudan a un equipo centrado en la redacción.

• Contras: solo para escribir proyectos, por lo que no es una buena elección si también tiene que administrar proyectos de marketing por correo electrónico y redes sociales.
  

ásana

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Asana es una herramienta de gestión de proyectos para equipos pequeños y grandes, y es un paquete completo que incluye todo, desde gestión de proyectos y tareas hasta seguridad e informes.

Asana es flexible y puede ser utilizado por equipos multifacéticos que trabajan en múltiples proyectos de diferentes naturalezas.

Esta es la vista de lista para tareas en Asana, pero también puedes seleccionar la vista de calendario y la lista de archivos. Como puede ver, la herramienta es muy intuitiva y limpia.

El precio viene en tres soluciones:

• Gratis: si su equipo recién está comenzando y tiene 15 miembros o menos, el plan gratuito lo ayuda a administrar proyectos, tareas y comunicaciones, y viene con paneles básicos y funciones de búsqueda.

• Premium: ($ 9.99 / miembro / mes) Este plan agrega búsqueda e informes avanzados, proyectos privados, dependencias de tareas, inicio de sesión único y recursos útiles como soporte prioritario y seminarios web.

• Enterprise: (precio personalizado) Este plan agrega SAML, soporte dedicado, características de seguridad y marca personalizada.

Entonces, para Asana:

• Pros: es un placer usarlo, sabe exactamente dónde encontrar lo que necesita y no hay funciones extra sofisticadas que nunca necesitará.

• Contras: en mi propia experiencia, la aplicación basada en la web hace que Firefox se ralentice y se retrase hasta que se vuelva inmanejable, pero eso podría depender de los recursos de mi propia computadora. Además, me encantaría ver algún tipo de informe básico incluso para cuentas gratuitas.
  

Lee la reseña completa de Asana aquí.

Hola tarea

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¡Diré que la gestión de tareas es simple y económica!

Este software es específico para agencias, startups y equipos de marketing, completo con encriptación SSL y descuentos automáticos para equipos de menos de 20 personas.

Hitask viene con una buena lista de funciones, que incluyen almacenamiento, un calendario compartido, seguimiento del tiempo, integraciones (Outlook y Google Calendar), una aplicación móvil, la posibilidad de enviar tareas por correo electrónico, notificaciones automáticas y recordatorios de tareas, un chat de equipo, subtareas y jerarquía de tareas, seguimiento de fechas límite y mucho más.

Hitask tiene planes para todas las necesidades:

• Team Free: El registro es gratuito para equipos de hasta cinco usuarios. Esto incluye tareas y proyectos sin límites, compartir tareas, proyectos y calendarios, un pequeño espacio de almacenamiento por equipo, sincronizar el calendario con Google y Outlook, no compartir, solo soporte en línea.

• Team Business: el plan para equipos más grandes cuesta $ 4.98 / usuario / mes e incluye sincronización en tiempo real, almacenamiento ilimitado, uso compartido selectivo, privilegios de acceso y soporte prioritario.

• Enterprise: ($14.98/usuario/mes) Este plan viene con soporte personalizado, servicio al cliente 24/7 e inicio de sesión único.

¡Bastante barato, no está mal!

• Pros: una suite completa, muy bien presentada incluso en su versión gratuita.

• Contras: la interfaz no es tan limpia e intuitiva como las otras plataformas revisadas aquí, y se necesita mirar y probar para comenzar (hay una visita guiada, sin embargo, para que sea un poco más fácil).
  

TareaQue

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Una característica única de TaskQue es la asignación automatizada de tareas a los miembros del equipo en función de la carga de trabajo, ¡lo cual es inteligente!

Eso significa que ningún miembro del equipo tendrá demasiadas tareas que realizar, mientras que otros tendrán un día libre porque no hay nada más que hacer.

TaskQue hace que todo el proceso de gestión de proyectos sea transparente tanto para la empresa o la agencia (productividad general) como para los miembros del equipo (por ejemplo, el seguimiento de su propio progreso).

La herramienta facilita la colaboración de los miembros del equipo con un sistema de mensajería interna, listas de proyectos, la posibilidad de reabrir tareas cerradas, debates (incluso sobre tareas), seguimiento del flujo de trabajo y notificaciones.

Los administradores pueden verificar el estado de un proyecto, reenviar tareas, verificar privilegios para tareas y proyectos y asignar niveles de acceso (Administrador, Normal, Limitado). TaskQue también puede integrarse con Slack.

Así es como se crea un proyecto dentro de TaskQue:

En la sección Proyecto en la barra lateral izquierda, puede editar, cerrar o archivar un proyecto y ver su resumen (estadísticas).

Planes:

• Básico: Gratis hasta 10 usuarios (no se pueden crear grupos en colas, no se pueden invitar a usuarios externos, límite de 5 MB de almacenamiento de archivos adjuntos).

• Negocios: ($5/usuario/mes) Asigne privilegios, cree proyectos privados, grupos y discusiones avanzadas.

TaskQue viene con:

• Pros: Súper fácil de comenzar de inmediato con todas las funciones básicas de gestión de proyectos.

• Contras: la asignación de la carga de trabajo puede ser un poco difícil de entender al principio. Cuando crea una nueva tarea, puede asignar una carga de trabajo, es decir, la cantidad máxima de tareas que puede realizar. Eso significa que no podrá asumir nuevas tareas mientras su “plato” esté lleno.
  

Pensamientos finales: el administrador de tareas correcto es lo que funciona para su equipo

Cada administrador de tareas corresponde a una filosofía sobre la cual los desarrolladores construyeron la herramienta.

Eso significa que cada administrador de tareas será la opción óptima para aquellos con necesidades específicas.

Por ejemplo, si se enfoca en escribir, CoSpot es su mejor opción. Si necesita una herramienta multifacética para administrar diferentes proyectos (software, correo electrónico, redes sociales, etc.), Asana, Todoist o DropTask serán una mejor opción.

Además, si su equipo es pequeño (menos de cinco a diez miembros), puede utilizar herramientas como Hitask, Asana y TaskQue.

Entonces las preguntas correctas son:

• ¿Cómo aborda su equipo los proyectos grandes (y pequeños)?

• ¿Colaboras en cada etapa del proyecto o lo haces de forma independiente y luego juntas todo al final?

• ¿Cuántas y qué características realmente necesita?

Si responde a esas tres preguntas, tendrá la dirección para ayudarlo a elegir el administrador de tareas adecuado.

Un administrador de tareas en línea lo ayuda a usted y a su equipo a dividir proyectos grandes en partes pequeñas, como el problema de programación del tamaño de un elefante del que habló mi profesor en su conferencia.

Este es su objetivo final que el administrador de tareas ayuda a su equipo a lograr: avanzar hasta que llegue a la finalización del proyecto, usted y su equipo juntos.

No hay tiempo ni presupuesto para la elegante función adicional que sabe que su equipo no usará.

Tienes que ganarte ese proyecto monstruoso y domar a las bestias más pequeñas (tareas o subproyectos).

¡Buena suerte!