Mejores prácticas de organigramas para organigramas significativos

Un organigrama es una representación gráfica de las relaciones entre los departamentos, funciones y personas de una organización. También puede indicar el flujo de datos, la responsabilidad y los informes de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo. Su uso en todo el mundo es un testimonio de su eficacia. A continuación se presentan algunas reglas para dibujar organigramas y mejores prácticas de organigramas para hacer que su organigrama sea más significativo y útil.

Divide y conquistaras

A menos que sea una empresa pequeña con pocos empleados, los organigramas definitivamente serán complejos, posiblemente con muchas interrelaciones entre departamentos o funciones.

Por ejemplo, una empresa multinacional puede tener sus filiales en diferentes países/mercados que tendrán una variedad de estructuras organizativas (según la situación del mercado y las funciones laborales) y la empresa tendrá una estructura organizativa enorme y compleja.

Cuando su organigrama se vuelve demasiado grande y complejo como el anterior, se puede dividir en gráficos más pequeños. Puede dividirlo por departamento, proyecto, sitio, región, etc.

Sea lo que sea que tenga sentido para otros en su organización. Esto facilita que el espectador comprenda las responsabilidades o las expectativas de cada departamento.

Dividir el organigrama en pequeños gráficos hace que sea mucho más fácil monitorear el progreso o la carga de trabajo de los empleados. Para que sea más fácil repartir el trabajo entre los trabajadores con menos carga. También hace que sea mucho más fácil hacer un análisis comparativo de una situación para que la asignación de recursos pueda optimizarse para satisfacer las demandas de diferentes situaciones.

Software de organigrama

Hay muchos software de organigrama disponibles tanto en línea como fuera de línea que facilitan la creación de varios tipos de organigramas.

Cuando las organizaciones grandes tienen múltiples organigramas que cubren sus subunidades, es probable que sea difícil estudiarlos juntos de un vistazo.

Con un gráfico que cubre varias páginas, también puede resultar confuso determinar las conexiones entre cada entidad que se muestra en el gráfico. Con Creately como su herramienta de diagramación de organigramas, puede evitar este problema utilizando la función de vinculación de diagramas. Esto permite que los espectadores del gráfico vean las conexiones entre los gráficos, naveguen entre los diferentes gráficos y posiblemente les gusten los perfiles de empleados individuales.

Por ejemplo, eche un vistazo al organigrama a continuación. Muestra la jerarquía superior de la empresa. Ahora haga clic en el cuadro resaltado (el cuadro azul del director ejecutivo a la derecha) y lo llevará a otro organigrama que desglosa aún más ese departamento. Puede volver rápidamente al gráfico original haciendo clic en los botones de flecha en la barra de herramientas inferior. Adelante, pruébalo tú mismo.

Creately ofrece varios rectángulos/formas de organigramas que puede usar para dibujar estructuras organizacionales de manera efectiva; La forma de nombre y puesto que contiene solo la información básica, como el nombre y el cargo del empleado, la forma de solo nombre que contiene solo el nombre del empleado, las formas donde puede insertar la imagen de perfil del empleado, etc. son entre muchos otras opciones.

Hacer agrupaciones sensibles

Cuando los organigramas se dividen en suborganigramas, la agrupación y la vinculación sensatas son imprescindibles, ya que la conexión de cada organigrama y el flujo deben ser fácilmente comprensibles para el espectador.

La agrupación sensata se realiza en función de cómo se diferencian y agregan las personas, los trabajos, las funciones o las actividades. El flujo de información también requiere optimizarse dentro de cada grupo pero al mismo tiempo diferenciarlo claramente de los otros grupos.

Vinculación estructural

La vinculación estructural de los grupos debe realizarse con un mecanismo de integración (p. ej., funciones de enlace, grupos entre unidades, funciones o proyectos integradores y líneas punteadas) para ayudar a coordinar y compartir información entre grupos, lo que permitirá que los líderes de la organización brinden orientación. y dirección en toda la organización.

5 tipos de estructuras organizativas

1. Estructura organizacional funcional

La estructura más común organizada según funciones o departamentos. Por ejemplo, finanzas, marketing, ventas, etc. Adecuado para organizaciones programáticas pequeñas o únicas que no necesitan administrar en una gran área geográfica.

Los beneficios de este modelo son;

• Desarrolla habilidades profundas en una función o departamento en particular (la mayoría de los trabajos son de naturaleza funcional)
• Promueve la innovación funcional, la escala y los costos más bajos
• Es simple de hacer y fácil para que cada departamento comprenda sus responsabilidades principales y los haga responsables.

2. Estructura organizativa geográfica

Esta estructura está organizada en torno a las principales geografías. Adecuado para empresas grandes con múltiples programas que a menudo difieren entre geografías donde las diferencias locales son fundamentales para el éxito (por ejemplo, regulación, recaudación de fondos, economía).

Los beneficios de este modelo son;

• Pone a disposición los recursos necesarios para tener éxito dentro de una geografía
• Permite una mayor personalización de programas o servicios por región
• Permite un enfoque claro con responsabilidad por los resultados por geografía
• Permite centrarse en las fuentes de financiación geográficas

3. Estructura organizativa del programa

Esta estructura se organiza en torno a grandes proyectos. Adecuado para fundaciones y organizaciones de servicios múltiples, que tienen programas que son muy diferentes entre sí (por ejemplo, diferentes clientes, economía, etc.) y donde los recursos y habilidades necesarios para tener éxito en un programa también son muy diferentes. Sin embargo, los factores para cada programa son similares en todas las geografías.

Los beneficios de este modelo son;

• Promueve una comprensión profunda dentro de un área de programa en particular y puede promover la innovación del programa
• Pone a disposición los recursos necesarios para tener éxito dentro de un programa
• Permite un enfoque claro con responsabilidad por los resultados del programa
• Permite centrarse en las fuentes de financiación que, a menudo, están orientadas a programas

4. Estructura organizacional del cliente/mercado

Esta estructura se organiza en torno a los clientes/clientes atendidos por la organización. Es adecuado para empresas que tienen clientes muy diferentes que tienen diferentes requisitos de servicio (lo que resulta en diferentes programas proporcionados).

Los beneficios de este modelo son;

• Proporciona un enfoque para ser puesto en el cliente, por lo tanto, permite el desarrollo de programas adaptados a las necesidades de una población y la capacidad de obtener "resultados".
• Permite un enfoque claro con responsabilidad por los resultados por grupo de clientes
• Permite un enfoque claro en los clientes y/o mercados más importantes

5. Estructura organizativa matricial

Esta es una estructura organizada para gestionar múltiples dimensiones, por ejemplo, programa y geografía. Debido a la dificultad de manejo, NO se recomienda el uso de este modelo.

Los beneficios de este modelo son;

• Permite a la organización (al menos teóricamente) gestionar múltiples dimensiones organizacionales simultáneamente

Algunos de estos tipos se pueden encontrar en nuestros ejemplos de organigramas.

Referencias de estructura: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Borrar ruta de informes/jerarquía

Al dibujar un organigrama que indique la jerarquía organizativa, se deben resaltar rutas claras de informes para que el espectador/empleado obtenga una comprensión clara de la estructura de informes que debe seguir. Un método a utilizar sería utilizar un código de colores o colas visuales para indicar la ruta de presentación de informes. Cuando se trata de organigramas matriciales donde las relaciones de informes se configuran como una cuadrícula o matriz, en lugar de la jerarquía tradicional, indicar una ruta de informes clara es fundamental para el éxito de la operación de la organización.

A continuación se muestra un buen ejemplo de un organigrama no convencional de una organización plana (basada en equipos/funcionales).

¿Cuáles son las mejores prácticas de su organigrama?

Espero que haya encontrado útil este artículo sobre las mejores prácticas de estructura organizacional y que lo haya ayudado a hacer organigramas mucho más efectivos. Estas son algunas de las mejores prácticas de organigrama que seguimos en Cinergix. Entonces, ¿cuáles son los tuyos? Asegúrese de hacérnoslo saber en los comentarios.