Departamento de control externo o control interno

Hoy en día, las empresas con unidades más que unidimensionales son percibidas como organismos elaborados que requieren el trabajo sincrónico de diversos elementos para desarrollarse adecuadamente. Sin embargo, ¿debería organizarse también cada uno de estos elementos de forma exclusiva? ¿Cuándo vale la pena considerar delegar responsabilidades fuera de la empresa? En el artículo de hoy nos centraremos en la cuestión de la subcontratación relativa al control de diferentes tipos de negocios, analizando más de cerca las formas de aumentar la eficiencia de las operaciones en un mercado cada vez más exigente.

Control de subcontratación

El control está estrechamente relacionado con la gestión empresarial en general. Como sistema básico de funcionamiento de la empresa, es responsable de planificar, fijar objetivos individuales, realizar tareas relacionadas, controlar, motivar, controlar o coordinar actividades comerciales, a menudo incluso aparentemente inconexas.

Sin duda, llevar a cabo actividades de control bien pensadas en una empresa repercute positivamente en su desarrollo o en la organización del trabajo diario. Sin embargo, conviene recordar que se trata de un proceso de gran complejidad, que no puede reducirse a un mero informe o suministro momentáneo de la información más necesaria en un momento dado. El aspecto más esencial pasa a ser el foco en profundizar la descentralización organizacional de una determinada empresa, lo que en última instancia apoyará la optimización de un sistema de información multidimensional responsable de controlar los supuestos inicialmente definidos.

La subcontratación del propio control se basa en la cooperación con una empresa externa o expertos especializados en este campo para optimizar las actividades clave de control. Con estas medidas se pretende reducir significativamente los costes de control y garantizar el ahorro de tiempo que tradicionalmente habría que dedicar a la ejecución de actividades en este ámbito.

Como resultado, con la ayuda de dicha subcontratación, la empresa tiene la oportunidad de aprovechar al máximo y de forma eficaz los servicios de control, que también desempeñan un papel muy importante en el contexto de la planificación del desarrollo de la empresa y la previsión de su situación económica. Un control, adecuadamente ajustado al perfil de la empresa, facilita además la rápida resolución de emergencias, aumentando la comodidad de las personas que desempeñan sus funciones en los distintos puestos.

Desarrollar presupuestos periódicos racionales y planes financieros o de inversión son otras conveniencias asociadas con el potencial de subcontratación. Además, en caso de irregularidades, las estructuras de control avanzadas permiten a los propietarios resolver los problemas de forma eficaz, minimizando el riesgo de sufrir pérdidas importantes.

¿Es necesario un departamento de control?

Para muchos empresarios, la subcontratación de un servicio tan clave y estratégicamente importante como el control genera ansiedad. Temerosos de perder el control real sobre el negocio, se muestran escépticos ante la idea de entregar a entidades externas el conocimiento de los procesos centrales, los secretos comerciales, las finanzas o las operaciones generales. ¿Está justificado que las empresas eviten el control externo? ¿Es siempre mejor desarrollar un departamento de control interno?

Al analizar el tema de la organización del trabajo de control en las empresas, algunos empresarios se enfrentan al mito de que el control no se puede separar de una organización externa. Este tipo de visión distorsionada suele estar motivada por conceptos erróneos sobre la pérdida de control de la gestión, la filtración de información confidencial o el hecho de que el control está demasiado adaptado a una determinada empresa como para que sea posible externamente.

Por tanto, a la hora de verificar la legitimidad de un departamento de control interno, las empresas deben ser conscientes de que externalizar esta área no significa separar los procesos de toma de decisiones. La subcontratación se centra en respaldar las tareas centrales, apoyándose en una infraestructura de TI externa, lo que al mismo tiempo no excluye la implementación del control interno en el modelo SaaS.

Incluso con la ayuda de asistencia externa, todas las decisiones se toman dentro de la entidad en función de los datos que se le proporcionan. Las empresas de consultoría especializada prestan sus servicios de forma clasificada, lo que permite mantener bajo estricto control incluso los datos financieros sensibles. Así, al alejarse de la organización de su departamento de control, las empresas no tienen motivos para temer fugas de información.

Control subcontratado versus departamento de control interno – resumen

Para muchos empresarios, especialmente aquellos responsables de gestionar pequeñas y medianas empresas en crecimiento dinámico, optar por consultores externos en el proceso de planificación se está convirtiendo en una alternativa cada vez más tentadora. Tomar tales medidas conduce a la exclusión de personas en áreas comerciales centrales de la implementación de la planificación o el control.

procedimientos, lo que agiliza el trabajo de toda la organización, permitiendo a los empleados centrarse en tareas clave.

Como resultado, las empresas que implementan la subcontratación de control pueden ver una reducción notable en la necesidad de recursos junto con una minimización de los propios costos. No tener que contratar especialistas ayuda a escalar el negocio, aumentando los ingresos más rápido que los costos asociados.

Las empresas ya no tienen que preocuparse por organizar procesos de contratación, a menudo problemáticos. En lugar de contratar nuevos empleados, es mejor contratar especialistas externos que ya estén debidamente capacitados, lo que al mismo tiempo reduce significativamente el riesgo de contratar a una persona incompetente. De esta manera, los empresarios ahorran además tiempo, que ya no es necesario dedicar a administrar recursos humanos o gestionar y controlar directamente procesos extensos.

Otra ventaja del control externo es que no es necesario desarrollar infraestructura de TI, como servidores, software o equipos de red. Una empresa externa centrada en el control estricto de los servicios utiliza un software moderno que le permite realizar actividades en este ámbito siguiendo los últimos requisitos legales. Amplias instalaciones de TI agilizan el flujo de información y respaldan el propio proceso de toma de decisiones, incluso ante las crisis.

Sin embargo, el enfoque de la subcontratación del control parece un poco diferente para las empresas relativamente grandes, que utilizan los datos contables más en el contexto del pago oportuno de las cuentas por cobrar que en el análisis regular de sus presupuestos o de su situación financiera general. Separar la unidad de control les permite fortalecer la disciplina de costos, así como vincular con precisión tareas, recursos y responsabilidades, estabilizando los resultados de toda la unidad.

En la mayoría de los casos, a las organizaciones no les importan los informes cíclicos, que les permitirían rastrear las tendencias de los cambios en sus negocios, optimizar las operaciones o controlar mejor la liquidez. Al mismo tiempo, a menudo motivada por creencias estereotipadas, la falta de confianza en los controladores externos se convierte en el principal factor de motivación para que los empresarios sigan dirigiendo su departamento de control.

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