Libro de jugadas | Una guía del fundador para crear un grupo de trabajo interno de Covid-19

En este tiempo de Covid-19, los empleados y las familias se ven profundamente afectados. Hay una gran escasez y solicitudes de:

• Camas de hospital, camas de oxígeno y camas de UCI
• Oxígeno
• Medicamentos (Remdesivir y otros)
• Equipos de RT/PCR
• Además, ambulancias equipadas con oxígeno, etc.

En este libro de jugadas, he tratado de compilar puntos de acción clave, así como pasos que podrían tomar los fundadores/empleadores para construir un grupo de trabajo interno de Covid-19 para ayudar a sus empleados en esta segunda ola de Covid-19. Los componentes clave incluyen:

1. Un grupo de personas dedicadas a apoyar al equipo, es decir, un grupo de trabajo
2. Un grupo de WhatsApp utilizado para la comunicación, la información, la llamada de ayuda, etc. las 24 horas del día.

¿Por qué este libro de jugadas?

• Este libro de jugadas se basa en nuestra experiencia (Cleartax) (organización de 900 empleados) y otras empresas y empresas emergentes de tamaño similar
• El grupo de trabajo y el libro de jugadas han creado un valor significativo al ayudar a las familias en dificultades en momentos de necesidad y reducir los tiempos de respuesta.
• El objetivo del grupo de trabajo y del grupo de WhatsApp es proporcionar conocimientos tribales, las mejores prácticas para la ciudad/región y la información más reciente a los empleados lo más rápido posible.

1. ¿Quiénes deberían ser parte del grupo de trabajo Covid-19?

• Jefe de administración (tiempo completo)
• Responsable de RRHH (tiempo parcial)
• Jefe de Finanzas (tiempo parcial)
• Todo el equipo administrativo y algunos voluntarios de tiempo completo dentro de la organización, que no se ven afectados directa o indirectamente por covid19
• Los líderes de la empresa deben unirse al grupo de trabajo

Descubrimos que el líder ideal del grupo de trabajo es el jefe de administración (es imprescindible trabajar a tiempo completo).

2. Activar Grupo de WhatsApp

• El primer paso es crear un grupo de WhatsApp donde debe agregar personas que forman parte del grupo de trabajo de Covid-19, así como empleados.

  Si su organización es muy grande y un grupo de WhatsApp no ​​funciona:

1. 1. Inicialmente, pensamos en crear un grupo gigante de telegramas. Sin embargo, descubrimos que los grupos muy grandes se vuelven difíciles de manejar.
   2. El límite de 250 es algo bueno, crea más grupos en lugar de un grupo gigante de Telegram
   3. Los grupos regionales (Delhi NCR / Bengaluru / etc.) son una buena idea ya que los recursos son específicos de una ciudad/región local.

Al grupo se sumarán empleados afectados por el Covid-19 así como buenos samaritanos de la organización

• Impartir información y recursos sobre camas, medicamentos a tiempo.

• • El objetivo del grupo de trabajo y de WhatApp es brindar a los empleados los conocimientos tribales, las mejores prácticas para la ciudad/región y la información más reciente lo más rápido posible.
  • Varios empleados de una región buscan recursos cuando encuentran algo que comparten con el grupo.
  • Si un recurso obsoleto se comparte en el grupo, otro empleado que haya confirmado recientemente el desabastecimiento evitará rápidamente que otros empleados pierdan el tiempo. ¿A qué me refiero con mejores prácticas para la ciudad?
  • Cada ciudad tiene una dinámica local en el escenario de escasez. Los libros de jugadas están cambiando día a día, minuto a minuto, ubicación a ubicación. Para cuando alguien pueda documentar el libro de jugadas, está obsoleto.
  • Este es un juego de conocimiento tribal e intercambio de información de rápido movimiento.
  • Por ejemplo: En el caso de Bangalore, la Municipalidad cambió recientemente su política. El 50 % de todas las camas se asignan de forma centralizada a través del centro de llamadas del municipio. Necesitan niveles positivos de RT/PCR y SPO2, y un montón de información específica.
    1. Si el empleado proporciona todos estos datos, se mete en la cola de las camas.
    2. Para el otro 50% de las camas, tienen que seguir llamando directamente a los hospitales.
    3. El grupo de trabajo tiene una gran claridad sobre qué libro de jugadas está funcionando, qué libro de jugadas ha dejado de funcionar. Ahorrará un tiempo precioso para todos los involucrados.
    4. El grupo de trabajo ha validado los números de teléfono, dónde WhatsApp y dónde llamar.

El grupo es una entidad poderosa. Rápidamente se convierten en una fuerza de la naturaleza para brindar ayuda.

• • • • Hay un profundo dolor por todas partes: los voluntarios del grupo brindan consuelo, ayuda, tiempo y recursos a los afectados.
      • Todos están yendo por encima del deber para ayudar sin importar qué.
      • El grupo hace mucho jugaad y trata de llegar dentro de su esfera de influencia, redes de referencia.
        • Las personas del grupo están golpeando sus redes de referencia, tratando de influir de cualquier manera para obtener ayuda para los afectados.
        • Este punto sobre el que casi tengo miedo de escribir (preocupaciones de privilegio). Hay dilemas morales aquí que no puedo abordar. Pero esta es la realidad básica.

3. Puntos de acción clave

• Esfuerzos aguas arriba (en las primeras fases)
  • Guía Covid del Dr. Ravi Malik:
    • inglés | PDF
    • hindi | PDF
    • Canadá | PDF
  • Ahorros de tiempo clave:
    • Enlaces de laboratorio para pruebas rápidas de RT/PCR
    • Contratos de Teleconsulta Médica
  • Enlaces de alimentos / dabba si los cuidadores principales están enfermos
• Esfuerzos aguas abajo
  • Listas de contactos de farmacias validadas
  • Listas de contactos validadas de hospitales
  • Listas de contactos validadas de proveedores de O2
  • Listas de contactos validadas de proveedores de ambulancias

4. Plantillas para el mantenimiento de la información

5. ¡Preguntas que pueda tener!

P: Hay una gran escasez a nivel de país y una falla sistémica. ¿Qué puede hacer el grupo de trabajo Covid-19?

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R: El grupo de trabajo hará maravillas. Me ha sorprendido positivamente. Nosotros, los humanos, nos unimos muy poderosamente en tiempos de crisis y de alguna manera encontramos soluciones. Se sorprenderá de lo mucho que logrará el grupo de trabajo. Muchas veces no habrá respuestas, pero todos se mantendrán.

P: ¿Cuánto tiempo dedicar a esto?

R: Unos pocos voluntarios de tiempo completo son cruciales. Asegúrese de que los voluntarios y sus familias estén saludables. Ofrezca rotación a cualquier persona que se vea afectada por covid19.

P: Los empleados se comunicarán no solo con sus familias, sino también con amigos, familias extensas, etc. ¿Cómo pensar en esto?

R: Esto no es una preocupación. Solo ayuda.

6. Pensamientos del ecosistema

• La realidad básica es que cuando un empleado está en una emergencia y bajo pánico, necesita hablar con una persona, que puede brindarle una solución, no redirigirlo a otro número, otro sitio, otro grupo. Hemos establecido una línea de ayuda las 24 horas, los 7 días de la semana, atendida por voluntarios de recursos humanos, que están equipados con información en tiempo real sobre la disponibilidad de recursos, camas, oxígeno, historial médico, etc., actualizado por el personal administrativo en el terreno. También estamos analizando realidades como la asistencia financiera y el conocimiento de los beneficios, como seguros, etc., por lo que se ha creado un sitio de recursos. También se pueden movilizar campañas de vacunación, tiempo libre para los cuidadores y autocuidado, acceso a asistencia financiera de emergencia, lo que nos ha funcionado bien. También hemos introducido la licencia de vacunación para animar a los empleados a descansar/no ignorar ningún efecto secundario. También de esta manera pueden vacunarse en un día laborable y no posponer para un fin de semana.
• Otro aspecto importante es el bienestar mental y el bienestar físico. Por lo tanto, hemos movilizado a un socio de bienestar para atender las consultas médicas de quienes enfrentan dolencias y brindar sesiones de asesoramiento para quienes enfrentan signos de estrés, tensión o simplemente se sienten abrumados por la situación. También hemos ampliado esto para la familia del empleado: apoyo de asesoramiento 24 horas al día, 7 días a la semana, aplicación de meditación, etc.
• También recomendamos tener una póliza de seguro COVID dedicada y específica. Esto actuará como un buen complemento para su póliza de reclamo médico existente y también ayudará con un gran conjunto de empleados y seres queridos que están en cuarentena en el hogar. Busque una póliza que le permita utilizar la suma asegurada tanto para cobertura de hospitalización como de cuarentena domiciliaria. Algunas aseguradoras que ofrecen tales productos son GoDigit y New India.
• El enfoque de los voluntarios que trabajan en el grupo de trabajo debe ser la resolución, no el cierre del problema.

Gracias a Nishant Gupta (BCG), Khushboo (zest) por revisar los borradores de este y brindar sus comentarios.

Quiero agradecer a nuestro jefe administrativo, Jayesh, por ir más allá constantemente para ayudar a nuestros empleados.