Funciones PMS y casos de uso para administrar proyectos de manera inteligente

Resumen : ¿Qué hace que el software de gestión de proyectos sea tan popular entre los directores de proyectos y otros profesionales? Descubra sus increíbles características que pueden hacer que tareas como la planificación de proyectos, la elaboración de presupuestos, la programación de tareas y el seguimiento del estado de los proyectos sean mucho más fáciles.

El software de gestión de proyectos está destinado a ayudar a las empresas con la planificación, programación, ejecución, seguimiento y asignación de recursos de un proyecto. Gestiona y optimiza de forma eficaz todas las tareas relacionadas con un proyecto para su finalización con éxito. Desde la planificación de tareas hasta su finalización exitosa, el software rastrea y administra todo el ciclo de un proyecto.

Conozcamos algunas de las funciones de PMS que podrían ayudarlo con la gestión de proyectos.

Conclusiones clave

Funciones del software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos debe ofrecer funciones como gestión de tareas, colaboración en tiempo real, gestión de recursos, gestión de roles de usuario, planificación de proyectos y más. Todas las funciones de PMS están destinadas a ayudar a los usuarios a administrar con éxito todos sus proyectos en un solo lugar.

• Administración de tareas

La gestión de tareas es una de las funciones más importantes del PMS. Ayuda a las organizaciones a controlar cada proyecto desde el momento en que ingresa a la tubería hasta su finalización. La solución ofrece múltiples formas de representar las tareas y subtareas relacionadas con un proyecto en la línea de tiempo. Algunos de los formatos más comunes incluyen:

• Diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt lo ayudará a presentar sus tareas completadas en un período específico en comparación con el tiempo planificado para estas tareas. Puede incluir detalles del proyecto como los plazos de la tarea, las dependencias entre tareas, los miembros de la tarea, etc.

• Tableros Scrum

Permite a los usuarios dividir el proyecto en tres subsecciones: por hacer, en curso y finalizado. Funciona dividiendo el proyecto en sprints con fechas de vencimiento específicas. Por lo tanto, facilita que las organizaciones completen el proyecto con el marco Scrum.

• Tableros Kanban

Bajo este formato, las organizaciones pueden mapear todos los detalles sobre el proyecto en forma de tarjetas y columnas. Las columnas representan la etapa del proyecto y las tarjetas de las tareas individuales.

Ejemplo: si está desarrollando un software, puede segregar los detalles del proyecto en varias columnas y tarjetas, como el nombre del proyecto, en progreso, completado, etc., a través de un tablero Kanban. Todas las tareas se pueden desarrollar en sprints como diseño, desarrollo, contenido, etc. Con la funcionalidad de arrastrar y soltar, puede mover fácilmente estas tareas a varias columnas que resaltan las diferentes etapas del proyecto de desarrollo de software.

• Planificación y programación de proyectos

Planear el proyecto y asignarlo a los miembros del equipo es importante para la ejecución oportuna del proyecto. El software de gestión de proyectos ayudará al equipo a dividir el proyecto en múltiples subtareas y asignarlas a miembros específicos del equipo. Además de eso, los usuarios también pueden agregar fechas de vencimiento y duración para el proyecto. Esto ayuda a los gerentes de proyecto a mantener una hoja de ruta clara del proyecto junto con el tiempo necesario para completarlo utilizando las funciones de PMS.

Con el planificador, obtiene una vista de cuántas horas se necesitan para completar el proyecto, priorizar tareas y planificar fácilmente sus próximas actividades relacionadas con el proyecto.

Ejemplo: Los ingenieros civiles pueden utilizar software de gestión de proyectos para planificar el diseño y la construcción de cualquier infraestructura. Pueden planificar tareas para diferentes etapas de un proyecto y programar lo mismo con los miembros del equipo.

Lectura sugerida: Importancia de las herramientas de gestión de proyectos de ingeniería de software

• Administración de presupuesto

Crear y administrar el presupuesto es importante para obtener una estimación de los gastos necesarios para la finalización del proyecto. Con un software de gestión de proyectos, el director del proyecto puede crear un presupuesto basado en los recursos y varios costos, incluidos mano de obra, maquinaria, materiales, etc. Esto garantizaría que el proyecto se complete dentro del costo y que no se desperdicien dinero.

El presupuesto también ayuda a garantizar que los fondos adecuados estén disponibles para la finalización oportuna de cualquier proyecto. Hay diferentes formas de crear el presupuesto para un proyecto, incluidas estimaciones análogas, análisis de valor ganado, estimación paramétrica, método de abajo hacia arriba, método de arriba hacia abajo y más. Las organizaciones pueden utilizar cualquiera de los métodos de presupuestación de proyectos para la creación de presupuestos.

Ejemplo: Los ingenieros de construcción pueden asignar el presupuesto de un proyecto estimando el costo del capital humano, las materias primas, la maquinaria, etc., para completarlo a tiempo. Esto ayudará a minimizar el desperdicio de recursos.

• Seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo es una de las funciones del PMS, especialmente cuando se trabaja con las partes interesadas. Con el software PMS, las organizaciones pueden realizar un seguimiento de las horas dedicadas a cada proyecto y agregar tarifas de proyecto por hora. Esto les ayuda a registrar los gastos de cada proyecto y crear la factura para los clientes. La factura creada con el software incluirá todos los detalles del proyecto, incluidas las horas de trabajo, las tarifas cobradas por hora, los impuestos, si corresponde, los detalles del cliente, etc.

Ejemplo: si está diseñando un sitio web para su cliente, puede realizar un seguimiento de las horas de trabajo para cada proyecto de diseño y calcular el costo de trabajo. Una vez que se completa el proyecto de diseño, puede facturar fácilmente a sus partes interesadas y generar facturas en consecuencia.

• Colaboración

Un proyecto grande puede incluir varios miembros del equipo que trabajan en los diferentes aspectos del mismo. Por lo tanto, es importante que exista un canal de comunicación rápido para colaborar y compartir información relevante con otros miembros del equipo.

La función de colaboración de proyectos de una solución de gestión de proyectos permite a las organizaciones colaborar en proyectos en tiempo real permitiéndoles compartir archivos, calendarios y listas de contactos en tiempo real. Cada miembro del equipo puede agregar información al sistema, lo que les facilita agregar y acceder a la información del proyecto en cualquier lugar y en cualquier momento.

Además, la disponibilidad de un tablero de equipo también ayuda a verificar constantemente si el equipo cumple o no con los KPI establecidos. Según la solución, los usuarios pueden enviar mensajes directamente o chatear en grupo para una mejor colaboración con los miembros del equipo.

Ejemplo: en un equipo de desarrollo de software, los miembros pueden colaborar en tiempo real mientras desarrollan software con la ayuda de esta herramienta. Los miembros del equipo que trabajan en los diferentes aspectos como el diseño, la creación de prototipos, el contenido, etc., siempre pueden conectarse entre sí en términos de cualquier cambio en los diferentes procesos de desarrollo de software.

Lectura sugerida: 20 software de gestión de proyectos de código abierto y gratuito

• Administracion de recursos

Una organización necesita mantener un registro de todos los recursos necesarios para completar un proyecto en particular, como espacios para reuniones o materiales para el proyecto. Una solución de gestión de proyectos ayuda a los usuarios a programar todos los recursos del proyecto y proporciona una estimación aproximada de cada recurso necesario para completar el proyecto. Esto ayuda a las organizaciones a administrar los recursos de sus proyectos con prudencia y evitar gastos excesivos.

Además, el administrador del proyecto puede verificar fácilmente la disponibilidad de recursos, asignarlos a proyectos específicos y asegurarse de que todos los miembros tengan los recursos necesarios para completar el proyecto.

Ejemplo: las empresas de comercio electrónico pueden utilizar software de gestión de proyectos para asignar recursos para la entrega oportuna de sus productos. Por ejemplo, pueden asignar socios de entrega según la zona horaria, la ubicación y la disponibilidad de la fuerza laboral.

• Gestión de roles de usuario

Todos los empleados no siempre pueden acceder a los datos relacionados con el proyecto, como los datos financieros o la información del cliente. Por lo tanto, las funciones de control de acceso y administración de permisos de roles de usuario ayudan a las empresas a crear y administrar permisos para una subtarea específica del proyecto. Por lo tanto, restringiendo el acceso a la información confidencial del proyecto.

Además, les ayuda a asignar tareas o proyectos privados a los miembros del equipo y definir roles personalizados para proyectos específicos.

Ejemplo: los empleados que trabajan en el departamento de seguridad cibernética pueden crear y administrar permisos basados ​​en roles mientras trabajan con los datos de empleados y clientes. Pueden restringir el acceso a estos datos para los empleados que trabajan fuera de ese departamento.

• Informes y análisis en tiempo real

Todos los miembros del equipo deben mantenerse actualizados sobre el proyecto. Con informes en tiempo real, todos los miembros que trabajan en el proyecto recibirán una notificación sobre su progreso, los plazos incumplidos o cualquier otro cambio en curso en el proyecto. Algunas soluciones de software de gestión de proyectos incluso ofrecen funciones de personalización de informes para personalizar los informes según los requisitos comerciales.

Por ejemplo, puede usar varias plantillas como informes de KPI para medir el progreso de cualquier proyecto. Por lo tanto, al comparar los informes, puede encontrar problemas con el proyecto actual y formular estrategias para superarlos.

Los usuarios también pueden crear un tablero de KPI del proyecto para medir el progreso del proyecto en comparación con los KPI establecidos, como el valor planificado y real del proyecto, el porcentaje de tareas completadas, etc. Esto ayudaría a mejorar la tasa de éxito de un proyecto.

Ejemplo: los administradores de redes sociales no solo crean estrategias efectivas de marketing en redes sociales, sino que también miden su efectividad a través de informes en tiempo real. Pueden encontrar cuellos de botella en las estrategias de marketing analizándolas frente a los competidores.

• Uso compartido de calendario

Un calendario de proyectos ayuda a los gerentes de productos a organizar sistemáticamente la línea de tiempo de un proyecto. Define las horas laborales y no laborales de un proyecto y permite a los usuarios crear tareas junto con su fecha de vencimiento, asignar las tareas a los miembros del equipo y registrar todos los hitos de un proyecto.

Al compartir el calendario creado con el equipo, el gerente puede asegurarse de que todos los miembros reciban notificaciones de todas las tareas programadas, reuniones, eventos, etc., relacionados con el proyecto a tiempo. Esto aseguraría que todos los miembros que trabajan en el proyecto asistan a todas las reuniones del proyecto.

Ejemplo: el equipo de ventas puede crear un calendario para varias reuniones con clientes o campañas de ventas y compartirlo con los miembros. También pueden agregar más detalles sobre estas reuniones al calendario para los miembros del equipo.

• Gestión de documentos

Mientras trabaja en un proyecto, la organización necesita crear y administrar varios documentos, incluidos los detalles del proyecto, los detalles de las partes interesadas, el cronograma del proyecto, el presupuesto del proyecto, etc. Una solución de administración de proyectos ayuda a las organizaciones a crear y administrar todos estos documentos en tiempo real. Por lo tanto, facilitar a los miembros del equipo la creación de documentos, actualizarlos en tiempo real, compartirlos con las partes interesadas, etc.

Con el software, los miembros del equipo pueden acceder a todos los documentos relacionados con el proyecto en un solo lugar en lugar de buscarlos al azar. Además, ofrece integración con soluciones de almacenamiento en la nube de terceros, como Dropbox , OneDrive , Google Drive , etc., para almacenamiento adicional de documentos.

Lectura sugerida: uso de software de gestión de proyectos en la industria de la construcción

• Flujo de trabajo personalizado

El flujo de trabajo personalizado es una de las funciones clave de PMS para administrar proyectos y tareas. El software ofrece plantillas preconstruidas para personalizar el flujo de trabajo para diferentes departamentos como recursos humanos, ventas, marketing, sector de TI, etc. Por lo tanto, facilita a los usuarios crear el flujo de trabajo rápidamente.

Sin embargo, la solución también ofrece el módulo para personalizar estos flujos de trabajo agregando o eliminando secciones específicas según los requisitos del proyecto. De esta manera, proporciona un control completo sobre la estructura del proyecto.

Ejemplo: el departamento de recursos humanos, mientras crea tareas para la contratación, puede elegir una plantilla preconstruida y personalizarla según sus requisitos. Pueden eliminar o agregar ciertos módulos, como la incorporación y la creación de un proyecto separado para el mismo.

• Integración

El software se puede integrar con soluciones empresariales madre para ayudar a las empresas a administrar múltiples tareas desde una sola plataforma. Es una función PMS integral.

Integración de software de correo electrónico: la integración de correo electrónico lo ayudaría a responder directamente a los miembros de su equipo a través del software. Además, también puede crear tareas, programar reuniones, compartir calendarios con el equipo, etc.

Integración de CRM: la integración con el software de CRM lo ayudaría a mantener toda la información relacionada con las partes interesadas del proyecto en un solo lugar. Esto elimina la necesidad de mantener toda la información del cliente en un portal separado.

Integración del sistema de gestión de identidades: a través de esta integración, el administrador del proyecto puede asignar y administrar permisos basados ​​en roles para el proyecto. Esto garantiza que solo los miembros correctos tengan acceso a los datos específicos del proyecto.

Conclusión

Independientemente del tamaño de su organización, el software de gestión de proyectos puede ayudar de múltiples maneras, como la colaboración en tiempo real, la gestión de tareas, la gestión de permisos, etc. Cada organización tiene sus propios requisitos para administrar proyectos, así que elija un software que se alinee con sus objetivos comerciales y los requisitos de las funciones PMS.

Categorías relacionadas: Software de gestión de flujo de trabajo | Herramientas Kanban | Software de gestión de productos |
Software de gestión de tareas | Herramientas Scrum | Gestión de información de productos | Software de mapas mentales | Herramientas de estructura alámbrica | Software de gestión de calidad | Software de diagrama de Gantt | Software de planificación de rutas