Mejores prácticas para la automatización de procesos de recursos humanos en todas las industrias

Sus empleados cuidan de su organización, mientras que su equipo de recursos humanos cuida de sus empleados.

Para el buen funcionamiento de una organización, su equipo de recursos humanos pone mucho esfuerzo, trabajo manual, tiempo y otros recursos. ¿Qué pasaría si pudiera quitarles un poco de carga de encima y automatizar ciertos procesos de recursos humanos para ahorrar tiempo y esfuerzo?

Sí, con la automatización en recursos humanos, puede garantizar con éxito una mayor productividad y compromiso de los empleados.

Comprendamos qué sucede en la automatización de recursos humanos, sus beneficios y algunas de las mejores prácticas que debe seguir.

¿Qué es la automatización de recursos humanos?

La automatización de recursos humanos consiste en utilizar soluciones de software para optimizar, digitalizar y automatizar procesos de recursos humanos que son repetitivos y consumen mucho tiempo y esfuerzo manual. Estos procesos de recursos humanos incluyen cálculos de nómina, incorporación de empleados, cronometraje y otras tareas administrativas.

La automatización de los procesos de recursos humanos ayudará a su equipo de recursos humanos a concentrarse en estrategias en lugar de tareas repetitivas. La automatización de recursos humanos minimiza los errores humanos y garantiza la eficiencia y la seguridad.

Sin embargo, para facilitar la automatización de recursos humanos en su organización, sus empleados deben estar preparados para adaptarse a tecnologías innovadoras. Además, es posible que necesiten cierta capacitación para aprender los matices del software de automatización de recursos humanos. Pero eventualmente invertir su tiempo y esfuerzo valdrá la pena.

¿Qué incluye la automatización de procesos de recursos humanos?

Comprendamos qué se pueden automatizar todas las tareas de recursos humanos.

• Proceso de reclutamiento

  Puede automatizar su proceso de reclutamiento mediante el envío de correos electrónicos automatizados, la programación de entrevistas, la adición de preguntas de rechazo automático, etc. Esto lo ayudará a automatizar la selección inicial de candidatos, y puede invertir más tiempo en la evaluación, selección e incorporación de candidatos.

• Mantenimiento de la hoja de tiempo

  Mantener registros de asistencia es una tarea tediosa si se hace manualmente. Sin embargo, puede usar el software de recursos humanos para realizar un seguimiento automático y preciso del tiempo y la asistencia de cada empleado. Puede calcular días laborables, días festivos, solicitudes de descanso, turnos de trabajo, tiempo libre, etc., con hojas de tiempo automatizadas.

• Nómina de sueldos

  Cuando tenga toda la información sobre las horas de trabajo y la remuneración de los empleados, puede procesar la nómina fácilmente. La automatización de la nómina también admite el débito automático de las deducciones, el costo de los beneficios adicionales, el crédito automático de las bonificaciones, etc.

• La declaración de impuestos

  Al utilizar la automatización de recursos humanos basada en la nube, puede garantizar el cálculo y la presentación de impuestos a tiempo para evitar problemas de cumplimiento. Incluso puede personalizarlo de acuerdo con las normas fiscales específicas de su estado. Esto elimina la presión de su equipo de recursos humanos para hacer los impuestos manualmente.

• Gastos de registro

  Además de los salarios de los empleados, hay otros gastos de oficina que gestiona su equipo de recursos humanos. Estos gastos adicionales se registran, ingresan y aprueban manualmente, lo que se convierte en un proceso largo y tedioso para todos. Sin embargo, la automatización de estos procesos permitirá que cada empleado o departamento agregue sus propios gastos en el portal de autoservicio, lo que agilizará las aprobaciones.

• Gestión de registros

  La automatización de la gestión de registros elimina la carga de buscar manualmente los detalles de un empleado en una pila de documentos. Garantiza la transparencia, la rendición de cuentas y la eficiencia en todos los departamentos. Toda la información sobre el ciclo de vida de un empleado se puede obtener instantáneamente a través del software de gestión de recursos humanos.

• Incorporación y desvinculación de empleados

  Incluye tareas de recursos humanos desde la incorporación de un empleado hasta el proceso final de baja. Puede haber posibilidades de sesgos o ineficiencias durante estos procesos, pero la automatización de estas tareas garantizará la transparencia. Además, también lo salvará de posibles problemas legales en el futuro.

• Notificaciones y recordatorios

  Con el software de recursos humanos, puede enviar recordatorios y notificaciones automatizados para días o eventos especiales. Estos incluyen aniversarios de trabajo, revisiones de desempeño de los empleados, días festivos y otras fechas clave.

  Esto asegurará que no se pierda fechas importantes y que ya no necesite perseguir a las personas para completar sus tareas o darles recordatorios. Además de mejorar la comunicación, también garantizará acciones oportunas.

Beneficios de la automatización de procesos de recursos humanos

Estas son algunas de las ventajas de la automatización de procesos de recursos humanos.

• Rentable: la automatización de recursos humanos lo ayudará a reducir mucho los costos de procesamiento e inventario. Incluye la reducción de costos de papel, costos de papelería y tiempo y recursos dedicados al trabajo manual.

• Mejor toma de decisiones: la automatización de recursos humanos le permite extraer información y tomar decisiones basadas en datos. Estos datos se pueden utilizar para mejorar procesos, rectificar fallas e identificar lagunas.

• Garantice la transparencia: la automatización de recursos humanos le permite lograr la transparencia en los procesos al definir claramente las funciones y responsabilidades de todos. Es especialmente beneficioso para las organizaciones que trabajan desde múltiples ubicaciones.

• Productividad mejorada: al automatizar tareas manuales y tediosas, el equipo de recursos humanos puede invertir su tiempo y esfuerzo en un trabajo más estratégico. Al mismo tiempo, los empleados se sentirán más comprometidos con la capacitación, la retroalimentación, las recompensas y el reconocimiento.

• Garantice una seguridad óptima: la automatización de los procesos de recursos humanos garantizará que solo los empleados elegibles tengan acceso a cualquier información. Habrá menos posibilidades de fuga o robo de información.

• Facilite la colaboración y la comunicación: la automatización de recursos humanos define claramente las funciones y responsabilidades de cada empleado y garantiza informes precisos. Ayuda con la colaboración y el flujo de trabajo sin problemas.

Mejores prácticas para la automatización de recursos humanos

Hemos enumerado algunas de las mejores prácticas para la automatización de procesos de recursos humanos en diferentes industrias.

• Motive a sus empleados: el trabajo principal de un equipo de recursos humanos es motivar a los empleados de la empresa y preparar estrategias para mejorar su desempeño. Pero la mayoría de los empleados de recursos humanos dedican su tiempo máximo a tareas repetitivas como el seguimiento de la asistencia, el cálculo manual de la nómina, etc. que podrían haberse automatizado. Permitir que su equipo de recursos humanos trabaje en tareas estratégicas los alentará a dar lo mejor de sí mismos.

• Simplifique los flujos de trabajo: una de las principales razones para cambiar a la automatización de recursos humanos es simplificar y definir los flujos de trabajo en la organización. Con la ayuda de las tecnologías de automatización, tareas como el mantenimiento de registros de días laborables, días festivos y otras solicitudes de recursos humanos se simplifican y agilizan.

• Centrarse en las necesidades de los empleados: la automatización de los procesos de recursos humanos puede contribuir a crear una cultura empresarial centrada en los empleados. Las herramientas de inteligencia artificial en el software de automatización de recursos humanos pueden ayudarlo a comprender las necesidades de los empleados al detectar sus patrones de comportamiento. Le ayudará a identificar problemas que eventualmente pueden crear problemas.

• Garantiza la coherencia: cada empleado tiene un estilo de trabajo único, que debe estar alineado con los objetivos de su organización. Sin embargo, con la automatización de recursos humanos, puede definir perfiles de trabajo, alinear al candidato adecuado con cada rol y brindarle las sesiones de capacitación y desarrollo necesarias para crecer.

• Comience poco a poco: adaptarse a las tecnologías modernas lleva tiempo, no puede esperar que su equipo de recursos humanos comprenda e implemente nuevos procesos de automatización en un solo día. Entonces, en su lugar, intente comenzar con pequeños cambios en el proceso completo. Comience probando este software de automatización de recursos humanos y vea cómo resulta para sus empleados y su organización.

• Desarrolló una actitud de 'autoayuda': para comprender un nuevo software de automatización de recursos humanos, sus empleados pueden comunicarse constantemente con el departamento de TI o recursos humanos para hacer varias preguntas. En este caso, sería de gran ayuda proporcionar una opción de autoayuda como algunos tutoriales básicos o un manual de ciertas preguntas frecuentes.

• Elimine las aprobaciones innecesarias: un empleado debe pasar por varios procesos de aprobación, como solicitudes de licencia, solicitudes de viaje, reclamos de gastos, etc. Con la automatización de recursos humanos, puede optimizar el proceso de aprobación y garantizar una resolución más rápida.

• Cree una organización resiliente: su industria está en constante evolución y el lugar de trabajo se vuelve más abierto a la adversidad, el cambio continuo y la disrupción. Los equipos de recursos humanos deben crear un entorno en el que los empleados obtengan suficiente apoyo y exposición para desempeñarse y cumplir con las expectativas cambiantes. Con el software de automatización de recursos humanos, puede garantizar comentarios y capacitación continuos para mejorar las habilidades de sus empleados.

¿Cómo administrar escenarios únicos de automatización de procesos de recursos humanos con OpportuneHR?

La mayoría del software de automatización de recursos humanos aborda el 85 % de los problemas comunes, mientras que el otro 15 % permanece intacto. OpportuneHR ofrece soluciones creativas y personalizadas para abordar escenarios de recursos humanos únicos de las organizaciones. El software se enfoca en los requisitos únicos de la automatización de recursos humanos dentro de una organización, por lo que no tiene que comprometerse con procesos ineficientes.

Comprendamos cómo OpportuneHR puede crear el mejor entorno de automatización de recursos humanos para su organización.

• Diseño basado en escenarios: sigue un enfoque basado en escenarios junto con experiencia en el dominio de recursos humanos para crear una experiencia holística. Los sistemas de asistencia gamificados, los bots para la gestión de consultas de los empleados, los sistemas de aprendizaje automático, etc. ayudan a crear una experiencia de recursos humanos única.

• 15% Principio de automatización de recursos humanos: la solución ayuda con el mapeo único de escenarios de recursos humanos basado en la comprensión de la industria. Obtendrá capas de microfunciones que se adaptan a sus necesidades comerciales únicas.

• Soluciones específicas de la industria: la solución de recursos humanos de Opportune garantiza que tenga acceso a módulos personalizados para administrar su fuerza laboral diversa según las necesidades específicas de su industria.

• Profundidad de automatización: OpportuneHR está diseñado con un enfoque de automatización profunda. Tiene una capa de microfunciones, que proporciona flexibilidad y potencia adicionales a las funciones principales. Esa es la razón por la que se puede configurar para escenarios únicos en todas las industrias. ¡Puede igualar los niveles de personalización de las soluciones HRMS en las instalaciones, mientras se implementa en la nube!

• Puntos de datos para la toma de decisiones: la solución OpportuneHR ayuda a los CXO y otros tomadores de decisiones a crear estrategias basadas en datos al resaltar puntos de datos cruciales.

• Solución de cuellos de botella de automatización de recursos humanos en todas las industrias: proporciona características únicas que se adaptan a las necesidades de industrias como la fabricación, la hospitalidad, los centros de diagnóstico, los servicios de mano de obra y más.

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