Priorización de proyectos | #7 Primeros pasos con la gestión de proyectos

En el artículo de hoy, hablaremos sobre la priorización de proyectos. ¿Es más importante embarcarse en un proyecto arriesgado que puede generar rápidamente una gran ganancia? ¿O es más importante completar el desarrollo de soluciones que potencialmente generarán ganancias más bajas pero a largo plazo y que se encuentran en las etapas finales de implementación? Muchas organizaciones tienen numerosos proyectos en marcha simultáneamente. ¿Cómo llegas a priorizarlos con recursos limitados?

Priorización de proyectos – tabla de contenidos:

1. Priorización de proyectos – introducción
2. La matriz de Eisenhower
3. Moscú
4. DADO
5. Priorización de proyectos – resumen

Priorización de proyectos – introducción

En el siguiente texto, veremos los métodos más populares que facilitan la toma de decisiones para la priorización de proyectos , tanto los que se realizan de forma independiente como los que pertenecen a un programa o cartera de proyectos. Hablaremos de la matriz de Eisenhower, aplicada no solo para priorizar proyectos, sino también las tareas realizadas en ellos. También analizaremos más de cerca el método MoSCoW de uso frecuente creado por Dai Clegg, así como el modelo DICE inventado a mediados de los 90 en Boston Consulting Group.

La matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower permite priorizar proyectos colocándolos en un espacio definido por dos ejes: lo urgente y lo importante. Hay un gráfico común para presentarlos:

Moscú

Oracle se convirtió en el pionero en aplicar la técnica MoSCoW. También se menciona como un esquema de priorización efectivo en el último Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK) junto con el análisis de criterios múltiples. Divide los proyectos en cuatro categorías:

• Imprescindibles , es decir, proyectos a completar, ya que son cruciales para el funcionamiento mismo de la empresa; estos pertenecen a proyectos como establecer seguridad y definir derechos de acceso en la nube de la empresa, preparar estados financieros e informes para un inversor o implementar soluciones en un cliente clave,
• Debería-querer – es decir, aquellos que deberían implementarse, porque descuidarlos podría empeorar el desempeño de la empresa; esto podría ser, por ejemplo, cambiar su sede a una ubicación más conveniente, o ingresar a una nueva plataforma de ventas que está ganando popularidad,
• Podría tener – es decir, proyectos para implementar “si el tiempo lo permite” porque es más probable que afecten positivamente a la empresa; un ejemplo de un proyecto en esta categoría podría ser la participación en un evento de la industria o la preparación de una competencia para contratistas,
• No tendrá , es decir, aquellos que pueden implementarse en el futuro, pero que actualmente no están en la lista de prioridades.

DADO

El método DICE traduce las prioridades asignadas a los proyectos en valores numéricos y características en más de 1000 grandes organizaciones en todo el mundo. El acrónimo DICE consta de los siguientes componentes:

1. D (Duración) – la duración del proyecto, al que se le asignan los siguientes valores:
• 1 – cuando el proyecto dura menos de 2 meses
• 2 – cuando el proyecto dura de 2 a 4 meses
• 3 – cuando el proyecto dura de 4 a 8 meses
• 4 – cuando el proyecto dura más de 8 meses
2. I (Integridad en el Desempeño del Equipo) – la capacidad del equipo, con especial énfasis en el Gerente de Proyecto, para ejecutar con éxito el proyecto, que recibe puntos de valor:
• 1 – muy bueno
• 2 - bueno
• 3 – promedio
• 4 - bajo
3. C (Compromiso): niveles de soporte, que consta de dos componentes
• C1 – apoyo visible del proyecto por parte del patrocinador o la junta directiva
• C2 - apoyo de las personas afectadas por la implementación del proyecto, donde los siguientes valores corresponden a cada uno de ellos:
• 1 – apoyo claramente comunicado
• 2 – apoyo bastante claro
• 3 – postura neutra
• 4 – clara resistencia
4. E (Esfuerzo) – el esfuerzo requerido para implementar el proyecto, más allá de las tareas diarias de gestión de la empresa, donde los valores se ven así:
• 1 – menos del 10% de circulación adicional
• 2 – 10-20% circulación adicional
• 3 – 20-40% circulación adicional
• 4 – más del 40% de circulación adicional

El valor de DICE se calcula mediante la siguiente fórmula: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Dependiendo de la puntuación, puede determinar la probabilidad de que el proyecto planificado tenga éxito y, por lo tanto, si vale la pena colocarlo en lo alto de la lista de prioridades:

• 7 – 14 – zona ganadora – el proyecto tiene muy buenas posibilidades de implementación
• 14 – 17 – zona de peligro – el proyecto tiene alguna posibilidad de éxito
• por encima de 17 – zona de desesperación – el resultado del proyecto es difícil de predecir o es poco probable que el proyecto tenga éxito.

Priorización de proyectos – resumen

Los métodos de priorización de proyectos descritos, por supuesto, no siempre están disponibles para la selección y clasificación de proyectos. Muchas organizaciones no aplican métodos de priorización formalizados como DICE, y en algunas es decisiva la opinión de un individuo guiado únicamente por sus propias opiniones. Sin embargo, especialmente cuando se está considerando iniciar o continuar varios proyectos críticos y de alto riesgo al mismo tiempo, vale la pena usar las herramientas de priorización.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos