Qué es la documentación de procesos | La guía fácil para la documentación de procesos con plantillas

A medida que su negocio crece, también lo hace su complejidad. Hay más pasos, más personas y más cosas involucradas que no siempre se organizan de la manera más eficiente.

Repensar cómo funciona su negocio puede sonar desalentador, pero seguramente le brindará mayores eficiencias. ¡La documentación del proceso es el primer paso hacia esto!

Esta sencilla guía para procesar la documentación lo ayudará a hacerlo correctamente.

Siga leyendo para encontrar;

• ¿Qué es la Documentación de Procesos?
• Por qué hacerlo: la importancia de la documentación del proceso
• Cómo documentar un proceso
• Consejos y trucos: mejores prácticas de documentación de procesos
• Qué hay para usted: beneficios de la documentación del proceso
• Plantillas de diagramas de flujo de proceso Easy Starter

¿Qué es la Documentación de Procesos?

La documentación del proceso proporciona una descripción detallada de cómo llevar a cabo un proceso empresarial.

Incluye todo tipo de documentos que soportan un proceso, como

• políticas
• listas de control
• tutoriales
• formularios
• capturas de pantalla
• enlaces a otras aplicaciones
• mapas de proceso

Se utiliza como guía para ayudar a los empleados de todos los niveles, incluidos los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas, a comprender rápidamente los procesos de la empresa.

¿Por que hacerlo? : La importancia de la documentación de procesos

Documentar un proceso lo ayudará a lograr 5 cosas clave:

1) Ayuda a mejorar los procesos. Identifique cuellos de botella e ineficiencias documentando los procesos exactos. Verá rápidamente qué procesos necesita mejorar o eliminar.

2) Ayuda a capacitar a los empleados. Puede usar documentos de proceso para ayudar a los nuevos empleados a comprender sus roles laborales y familiarizarse con los procesos en los que estarán involucrados. Incluso los empleados experimentados pueden consultar estos documentos siempre que quieran asegurarse de que están ejecutando el proceso correctamente.

3) Ayuda a preservar el conocimiento de la empresa. Mantenga un registro de los procesos conocidos solo por unas pocas personas especializadas en realizarlos. De esa manera, incluso cuando se van, los recién llegados pueden reanudar el trabajo fácilmente.

4) Ayuda a mitigar los riesgos y mantener la coherencia operativa .

5) La documentación detallada del proceso también es una parte vital de las patentes y los secretos comerciales .

Quién está involucrado en la documentación del proceso

Hay 3 roles clave de propiedad en la documentación del proceso. En algunos casos, la misma persona puede desempeñar los tres roles.

Cómo documentar procesos

El uso de un método paso a paso para documentar un proceso lo ayudará a hacerlo rápidamente.

Paso 1: identificar y nombrar el proceso

Averigua qué proceso vas a documentar primero. Determine su propósito (por qué y cómo el proceso beneficiará a la organización) y proporcione una breve descripción del proceso.

Paso 2: Definir el Alcance del Proceso

Proporcione una breve descripción de lo que está incluido en el proceso y lo que está fuera del alcance del proceso, o lo que no está incluido en él.

Paso 3: Explique los límites del proceso

¿Dónde comienza y termina el proceso? ¿Qué hace que se inicie? ¿Y cómo sabes cuándo está hecho? Obtener estos límites bien definidos.

Paso 4: Identificar los resultados del proceso

Establezca qué producirá el proceso o qué resultado logrará el proceso una vez que se complete.

Paso 5: Identificar las entradas del proceso

Enumere qué recursos son necesarios para llevar a cabo cada uno de los pasos del proceso.

Paso 6: Lluvia de ideas sobre los pasos del proceso

Reúna toda la información sobre los pasos del proceso de principio a fin. Comience con lo que desencadena el proceso o comience al final del proceso y siga los pasos hasta el punto de inicio.

La sesión de lluvia de ideas debe involucrar a los responsables directos de las tareas del proceso oa alguien con un amplio conocimiento del mismo, ya que pueden aportar datos precisos.

Paso 7: Organice los pasos secuencialmente

Tome la lista de pasos que se le ocurrió y colóquelos en orden secuencial para crear un flujo de proceso.

Mantenga la cantidad de pasos al mínimo y, si un paso incluye más de una tarea, enumérelos debajo del paso principal.

Paso 8: Describa quién está involucrado

Decidir cada individuo quién será el responsable de las tareas del proceso . Definir sus roles. Recuerde mencionar el título de su trabajo en lugar de su nombre.

También sea considerado con aquellos que harían referencia al documento . Escríbalo de manera que cualquier empleado con un conocimiento razonable pueda leerlo y comprenderlo.

Paso 9: Visualiza el Proceso

Esto es para mejorar la claridad y legibilidad de su documentación. Utilizando un diagrama de flujo del proceso, visualice claramente los pasos del proceso que identificó anteriormente.

Paso 10: Anote las excepciones al flujo de proceso normal

Un proceso de negocio puede no seguir siempre el mismo flujo debido a varias razones. Mencione estas excepciones y qué medidas se tomarán para abordarlas.

Paso 11: Agregar puntos de control y medidas

Identifique dónde podrían ocurrir riesgos en el proceso y agregue puntos de control para ayudar al propietario del proceso al monitorear el proceso.

Establecer medidas para determinar la eficacia del proceso y ayudar a mejorarlo.

Paso 12: Revisar y probar el proceso

Reúna a todos los involucrados y revise el diagrama de flujo del proceso que ha mapeado. ¿Hay algún paso que falte? ¿Está todo en orden? Una vez hecho esto, pruebe el proceso y vea si se ha perdido algo.

Visualice, analice y documente sus procesos organizacionales. Comparta y colabore con su equipo para identificar los cuellos de botella del proceso y las áreas de mejora.

Crear un mapa de procesos

Consejos y trucos: mejores prácticas de documentación de procesos

• Mantenga el documento simple y conciso . Si bien debe ser técnicamente precisa , debe ser fácil de seguir .

• Tenga un plan adecuado para actualizar los documentos cuando/si el proceso cambiara. Asegúrese de revisarlos al menos una vez al año .

• O asigne un propietario del proceso que pueda realizar revisiones periódicas y notificar a otros sobre los cambios.

• Mantenga documentación separada para cada proceso diferente para evitar confusiones.

• Al documentar procesos por primera vez, evite cubrir toda la organización a la vez. Comience desde un solo proceso dentro de un departamento o un proceso principal común a toda la organización.

• Guarde los documentos en un lugar al que sea fácil acceder para cualquier persona que los esté buscando.

• Asegúrese de que sea fácil de revisar cuando sea necesario y que la nueva versión se pueda distribuir fácilmente a todos los involucrados.

• Tenga documentos almacenados en línea en una ubicación central a través de una herramienta de documentación de procesos. Esto ayudará automáticamente con las dos mejores prácticas mencionadas anteriormente.

• Use ejemplos apropiados, gráficos, códigos de colores, capturas de pantalla, múltiples plataformas, etc., según sea necesario.

• Asegúrese de que la documentación del proceso cumpla con los estándares existentes de su organización.

• Si está destacando el flujo del proceso en un formato verbal, siempre equilibre con gráficos: un diagrama de flujo del proceso.

• Agregue carriles a sus diagramas de flujo de procesos comerciales para distinguir diferentes roles de procesos, líneas de tiempo, etc.

• Cree una guía de documentación de procesos , a la que cualquier persona pueda referirse como una plantilla estándar para documentar un proceso.

• Hacer uso del material documental existente , registros, entrevistas, estudios de casos, diarios de campo del personal del proyecto y el conocimiento de los empleados para recopilar información para la documentación del proceso.

Qué hay para usted: beneficios de la documentación del proceso

• Ayude a que todos estén en sintonía proporcionando una vista común de los pasos del proceso . Una visión común es necesaria para la coherencia .

• Cuando existe una documentación clara del proceso, los cambios en los procesos se pueden realizar de manera oportuna y directa.

• Ayuda a identificar las condiciones ideales para una colaboración y un rendimiento eficaces .

• Ayuda a identificar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos (incluso en aquellos procedimientos “bien refinados”) que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

• Un proceso claramente documentado ahorra tiempo y evita errores al eliminar cualquier confusión y proporcionar instrucciones claras.

• Disminuye costos y gastos innecesarios de recursos .

• Ayuda a mejorar la calidad general de los procesos y la calidad del resultado.

• Ayuda a aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados .

• Dado que se registra claramente cómo se deben llevar a cabo los procesos, facilita la subcontratación del trabajo.

• La documentación del proceso también ayuda a automatizar fácilmente los procesos cuando es necesario.

Plantillas de documentación de procesos Easy Starter

Básicamente , el mapeo de procesos ayuda a representar la información documentada, como los pasos del proceso, los roles del proceso, las entradas y las salidas en una imagen optimizada .

Las siguientes son plantillas de diagramas de flujo de procesos/plantillas de mapeo de procesos que puede editar rápidamente en línea con información de sus procesos organizacionales. Haga clic en la plantilla para abrirla en el editor de Creately.

Plantilla 1

Haga clic en la plantilla para editarla en línea

Plantilla 2

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Plantilla 3

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Plantilla 4

Haga clic en la plantilla para editarla en línea

Comentarios sobre la guía fácil para la documentación del proceso

Esta guía de documentación de procesos cubre todo lo que necesita saber para documentar un proceso correctamente. Siga los pasos de documentación del proceso que hemos discutido anteriormente y utilice las plantillas de diagrama de flujo del proceso para garantizar un proceso de documentación de calidad.

En nuestra Comunidad, puede encontrar más plantillas de diagramas de flujo de procesos.

En nuestra próxima guía, analizaremos las técnicas de mejora de procesos que lo ayudarán a optimizar fácilmente sus procesos comerciales.