La guía fácil de técnicas de mejora de procesos | Lean y Six Sigma comparados

El primer paso para agilizar sus procesos de trabajo es identificar qué los está ralentizando. Existen muchas metodologías de mejora de procesos para identificar cuellos de botella e ineficiencias en sus procesos.

Esta guía ofrece una descripción general rápida de cada una de las técnicas de mejora de procesos. Haremos inmersiones profundas en cada uno posteriormente en esta serie.

“La regla general es que un proceso pésimo consumirá diez veces más horas de las que requiere el trabajo en sí”.

-Bill Gates

Aquí enumeramos los más efectivos que puede utilizar fácilmente. Desplácese hacia abajo para averiguarlo,

herramientas esbeltas

• 5S
• Mapeo de flujo de valor
• Kaizen (Ciclo PDCA)
• Marco de Café Lean

Herramientas Seis Sigma

• DMAIC
• DMADV
• Análisis de causa y efecto
• Análisis SIPOC
• Mapas de procesos / Diagramas de flujo de procesos

Otro

• Mapas de procesos BPMN

Herramientas ajustadas

Las herramientas Lean se utilizan para eliminar pasos de procesos o actividades inútiles que no agregan ningún valor.

Los 8 tipos de residuos que podrás eliminar con las siguientes herramientas Lean son

• Defectos
• Superproducción
• Esperando
• talento no utilizado
• Transportación
• Inventario
• Movimiento
• Procesamiento extra

Deshacerse de estos pasos inútiles en sus procesos lo ayudará a mejorar la calidad del producto, reducir el tiempo de entrega y reducir el costo total.

Aquí hay 3 herramientas Lean que puede usar para mejorar sus procesos comerciales.

5S

Un entorno de oficina organizado es esencial para procesos eficientes. Con la metodología 5S, puede crear un entorno limpio, seguro y productivo para su equipo.

Generalmente se utiliza en:

Todo tipo de industrias, desde manufactura hasta pequeñas empresas.

Útil para:

• promoviendo la seguridad
• reducción de costos
• aumentar la eficiencia del proceso/equipo
• expulsar los residuos de los procesos de fabricación

Documentación:

• Fotografías (de espacios de trabajo antes y después de implementar 5S)
• Documentos de actividad del equipo o listas de verificación
• Formularios de evaluación para comprobar el estado de los 3 primeros pasos
• Lista de pautas para mantener la oficina organizada y limpia

Facilidad de uso:

Como no requiere ningún análisis técnico, puede ser utilizado por todos en el trabajo.

Cómo utilizar:

Estos son los pasos que debe seguir al implementar 5S

Mapeo de flujo de valor

Un mapa de flujo de valor es una representación gráfica del flujo de materiales e información que se necesitan para llevar su producto o servicio a su cliente.

Generalmente se utiliza en:

Industria manufacturera

Útil para:

• Identificación de residuos dentro y entre procesos
• Obtener información sobre la toma de decisiones y los flujos del proceso.
• Identificar y priorizar áreas de mejora
• Establecer objetivos medibles para las tareas de mejora.

Documentación:

• Mapa del estado actual que muestra cómo atiende a sus clientes en la actualidad
• Mapa de estado futuro que muestra cómo se verá el proceso una vez que se realicen los cambios

Facilidad de uso:

El proceso de mapeo puede tardar hasta 3 días en completarse, pero con el equipo adecuado, se puede hacer más rápido.

Cómo utilizar:

Consulte esta guía rápida para el mapeo de flujo de valor para comenzar.

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kaizen

Kaizen es una técnica que exige la mejora constante de cada función de su negocio. Se puede implementar a través del ciclo PDCA.

Generalmente se utiliza en:

Departamentos de gestión, pero también por parte de los círculos de control de calidad, analizadores de eliminación de residuos y trabajadores comunes.

Útil para:

• Mejora de procesos, calidad de productos/servicios y satisfacción del cliente
• Mejorar la productividad del equipo y la satisfacción laboral
• Promover una mejor seguridad y una entrega más rápida

Documentación:

• Informes de la situación actual del lugar de trabajo
• Encuestas para comprobar la actitud del equipo hacia la satisfacción laboral
• Plan de estrategia Kaizen con el objetivo de mejorar la productividad del equipo

Facilidad de uso:

Es un proceso continuo y requiere la contribución activa de toda la empresa.

Cómo utilizar:

Siga los pasos a continuación en cada etapa del ciclo para obtener resultados óptimos.

Herramientas Seis Sigma

Six Sigma es simplemente una forma más inteligente de administrar un negocio. Se trata de recopilar datos sobre los procesos para comprender lo que está sucediendo. Estos datos luego se analizan e interpretan para encontrar formas efectivas de mejorar el proceso. Al hacerlo llegas a

• Aumentar la satisfacción del cliente
• Reducir el tiempo de ciclo
• Reducir defectos

Veamos algunas herramientas Six Sigma que se utilizan ampliamente para mejorar los procesos en las empresas.

DMAIC

DMAIC es un método de 5 pasos (descendiente directo del ciclo Plan-Do-Check-Act) que se utiliza para mejorar los procesos actuales.

Si sus productos/servicios o procesos comerciales no cumplen con las expectativas de sus clientes o no funcionan bien, DMAIC puede ayudarlo a descubrir por qué y encontrar soluciones a largo plazo para el problema.

Generalmente se utiliza en:

Todo tipo de industrias, especialmente por equipos que trabajan en proyectos.

Útil para:

• Mejora de procesos o productos.
• Encontrar soluciones para problemas dentro de los procesos.
• Reducir el exceso de costos y tiempo

Documentación:

• Carta del proyecto
• Mapa de procesos con entradas y salidas de procesos
• Datos sobre el rendimiento del proyecto.
• Documentación de la nueva solución.

Facilidad de uso:

Se puede implementar en cuestión de meses o en el transcurso de un año.

Cómo utilizar:

Los siguientes son los pasos que debe seguir para implementar el método DMAIC.

DMADV

DMADV, también conocido como Design for Six Sigma (DFSS), se utiliza para crear nuevos procesos en el nivel de calidad Six Sigma.

Si sus procesos existentes no cumplen con los niveles de calidad requeridos incluso después de haber sido optimizados, es hora de hacer un DMADV para lograr un cambio evolutivo. O en otras palabras, crear un proceso nuevo y mejor.

Generalmente se utiliza en:

Todo tipo de industrias, especialmente en la manufactura.

Útil para:

• Desarrollo de un nuevo proceso/producto
• Reducir los errores en una línea de productos
• Mejorar la satisfacción del cliente
• Aumento de las ganancias

Documentación:

• Información sobre datos históricos de procesos/productos
• Comentarios/reseñas de los clientes

Facilidad de uso:

Esta metodología se puede implementar en el transcurso de varios meses o incluso años.

Cómo utilizar:

Siga estos pasos para implementar DMADV

Análisis de causa y efecto

También se conoce como diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa. Es una técnica que se puede utilizar para mostrar visualmente las causas de un determinado problema o efecto.

Generalmente se utiliza en:

Todo tipo de industrias

Útil para:

• Identificar y analizar todas las posibles causas de un problema/efecto
• Facilitar sesiones de lluvia de ideas para la resolución de problemas en equipo.

Documentación:

Documentos sobre información relacionada con los temas que se están analizando

Facilidad de uso:

Puede ayudar a un equipo a identificar y analizar las causas de un problema en una sola sesión de lluvia de ideas

Cómo utilizar:

Aquí está la guía definitiva de diagramas de espina de pescado para ayudarlo a comenzar.

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Análisis SIPOC

El análisis SIPOC es una técnica que ayuda a organizar datos sobre personas y cosas que están involucradas en sus procesos comerciales.

Generalmente se utiliza en:

Industria manufacturera

Útil para:

• Identificar todos los elementos relevantes necesarios para un proyecto de mejora de procesos
• Definir proyectos complejos que no tienen el alcance adecuado
• Comprender el proceso durante la fase de definición de DMAIC

Documentación:

En el análisis SIPOC, enumerará los datos en cada una de las siguientes categorías y, por lo tanto, necesitará información sobre ellos.

• Proveedor : las personas, departamentos, organizaciones, etc. que le brindan los insumos necesarios para llevar a cabo un proceso
• Insumo : materia prima, equipo, formularios o información e incluso personas que se necesitan para llevar a cabo un proceso
• Proceso : un gráfico de los pasos del proceso
• Salida : una lista de cosas que el proceso proporciona al cliente interno y externo
• Cliente : una lista de clientes internos y externos que recibirán sus productos

Facilidad de uso:

Las 5 columnas se llenan durante una sesión de lluvia de ideas. Siempre que el equipo proporcione la información relevante, el diagrama se puede completar y analizar rápidamente.

Cómo utilizar:

Reúna a su equipo y enumere la información anterior en un diagrama/tabla como el que se muestra a continuación.

Mapas de procesos

Los mapas de procesos representan gráficamente cada paso de un proceso. Y son una parte esencial de la documentación del proceso.

Generalmente se utiliza en:

Todo tipo de industrias, desde la fabricación hasta la comercialización.

Útil para:

• Comprender cómo funcionan los procesos.
• Identificar áreas de proceso que necesitan cambios

Documentación:

• Información disponible sobre el proceso que se está mapeando
• Descripciones de puestos y responsabilidades de quienes están involucrados en el proceso.

Facilidad de uso:

Para mapear un proceso, se necesita la participación de quienes están involucrados. Reunirlos en un solo lugar, mapear el proceso y analizarlo puede llevar varios días, especialmente si el proceso es complicado.

Cómo utilizar:

Reúna a su equipo, haga una lluvia de ideas sobre los pasos del proceso, identifique los límites del proceso, coloque los pasos en orden secuencial, dibuje el mapa del proceso y verifique que el mapa sea preciso.

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Mapas de procesos BPMN

Un mapa de notación de modelado de procesos comerciales es la forma estandarizada de crear modelos visuales de sus procesos comerciales.

Generalmente se utiliza en:

Todo tipo de industrias, especialmente por parte de analistas de negocios.

Útil para:

• Desglose de los procesos comerciales para facilitar el análisis
• Identificar errores dentro de los procesos.
• Diseñar procesos completamente nuevos
• Ayudar a las partes interesadas a comprender cómo se gestiona el negocio

Documentación:

Información sobre las entradas, salidas, etc. del proceso de negocio

Facilidad de uso:

Si está familiarizado con los estándares de BPMN, puede dibujar el diagrama en un día, siempre que tenga una idea clara de cómo se desarrolla el proceso.

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¿Quiere ampliar la lista de metodologías de mejora de procesos empresariales?

Hemos cubierto una serie de prácticas metodologías de mejora de procesos comerciales que puede utilizar para optimizar su flujo de trabajo y aumentar la productividad de su equipo. Úselos y comparta con nosotros cómo lo ayudaron a alcanzar sus objetivos.

¿Qué otras metodologías de mejora de procesos utiliza?

En nuestra próxima guía, veremos más detalles sobre el mapeo de procesos, una técnica esencial de mejora de procesos comerciales que lo ayudará a mejorar la eficiencia y reducir costos.