La guía fácil para el mapeo de procesos

¿Estás planeando una nueva estrategia? ¿Quieres mejorar la satisfacción del cliente? ¿Quieres saber por qué algunos de tus proyectos están fallando?

El mapeo de procesos es el primer paso para descubrir cómo y por qué a estas preguntas anteriores.

En esta guía de mapeo de procesos le mostraremos;

• ¿Qué es un Mapa de Procesos?
• Símbolos del mapa de procesos
• Tipos de mapas de procesos
• Cómo crear un mapa de procesos
• Mejores prácticas de mapeo de procesos
• Beneficios del mapeo de procesos
• Plantillas de mapeo de procesos
• Símbolos del mapa de procesos (continuación)

¿Qué es un Mapa de Procesos?

Un mapa de procesos muestra visualmente los pasos de una actividad de trabajo y las personas que están involucradas en llevar a cabo cada paso.

Al mapear un proceso, simplemente dibuje un cuadro para cada paso y conéctelos con flechas para mostrar un flujo. Puede usar una herramienta en línea para crear fácilmente un mapa de procesos. Un mapa de proceso básico se vería así;

Símbolos del mapa de procesos

Cada paso en un proceso está representado por una forma en un mapa de proceso. Estas formas también se denominan formas de diagrama de flujo.

Hay casi 30 formas estándar que puede usar en el mapeo de procesos. Sin embargo, creemos que para la mayoría de las personas, usar un puñado de las formas más comunes será más fácil de entender.

Forma	Nombre	Usar
	Actividad/Proceso	Para representar un paso/actividad de un proceso
	Decisión	Para representar una decisión que debe tomarse.
	Inicio fin	Para representar el inicio y el final de un proceso.
	Flecha	Para representar la conexión entre dos pasos. y la dirección del flujo
	Documento	Representar datos o información que puede ser leído por personas

El conjunto completo de formas de mapa de proceso/diagrama de flujo se encuentra en la parte inferior de esta guía.

Tipos de mapas de procesos

A continuación se muestra una lista de diferentes tipos de mapas de procesos junto con una breve descripción y cuándo puede usar cada uno. Elija el tipo de mapa de procesos que sea más adecuado para su objetivo.

Diagrama de flujo básico

Un diagrama de flujo básico es un mapa simple que visualiza los pasos de un proceso, incluidas sus entradas y salidas.

Cuándo usar:

• para planear nuevos proyectos
• para modelar y documentar un proceso
• resolver problemas
• para ayudar a los equipos a comunicar mejor las ideas
• Para analizar y gestionar flujos de trabajo

Como dibujar:

Aquí está la guía de diagrama de flujo definitiva que necesita para aprender a dibujarlos.

Mapa de procesos de alto nivel

Esto también se conoce como mapa de la cadena de valor o mapa de arriba hacia abajo. Muestra las actividades centrales de un proceso. No entra en muchos detalles sobre los puntos de decisión, el ciclo de reelaboración, los roles involucrados, etc.

Cuándo usar:

• para diseñar y definir procesos de negocio
• para identificar los pasos clave y los detalles clave de un proceso

Como dibujar:

1. enumere los pasos más básicos en el proceso (no más de 5-6 pasos)
2. organizarlos en orden, horizontalmente
3. enumere cada subpaso (nuevamente, no más de 5-6 pasos) debajo de los pasos principales

Mapa detallado del proceso

Un diagrama de flujo que muestra una versión detallada de un proceso. Esto significa que todos los detalles de los subprocesos están contenidos en este tipo de mapa.

Cuándo usar:

• dar todos los detalles (entradas y salidas) relacionados con un paso del proceso
• para documentar los puntos de decisión dentro de un proceso

Como dibujar:

1. definir los límites del proceso
2. ¿Qué desencadena el proceso? Use un SIPOC para identificar las entradas del proceso
3. identifique lo que sucede inmediatamente después de cada entrada (pregunte repetidamente '¿qué sucede después?' hasta que llegue a la salida)

Diagrama de flujo de funciones cruzadas

Un diagrama de flujo que muestra las relaciones entre los pasos del proceso y las unidades funcionales (equipos/departamentos) responsables de ellos con carriles de natación. También se conoce como diagrama de flujo de implementación.

Cuándo usar:

• identificar los roles clave responsables del proceso y cómo se relacionan entre sí
• para resaltar cómo fluye un proceso a través de los límites de la empresa
• para identificar posibles fallas en el proceso, redundancias, demoras, reelaboración, inspección excesiva, etc.

Como dibujar:

1. Reúna un equipo multifuncional competente y relevante
2. Identificar a las partes interesadas
3. enumere las partes interesadas del proceso (según qué tan cerca están del cliente del proceso) comenzando con el cliente del proceso
4. agregue carriles de natación para separar las columnas entre cada parte interesada
5. agregue los pasos realizados por cada parte interesada en su respectivo carril de natación
6. conecte los pasos con flechas para indicar el flujo

SIPOC

SIPOC muestra los elementos clave de un proceso, como proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes.

Cuándo usar:

• identificar los elementos clave de un proceso antes de hacer un mapa detallado
• para definir el alcance de procesos complejos
• se puede utilizar en la fase de medición de la metodología DMAIC

Como dibujar:

1. Dibuje una tabla de 5 columnas para Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes
2. Comience con el mapeo del proceso en 5-6 pasos de alto nivel
3. Identificar las salidas
4. Identificar a los clientes
5. Identificar las entradas del proceso.
6. Identificar los proveedores de cada uno de los insumos
7. Verificar el diagrama SIPOC con el jefe del proyecto y otras partes interesadas

Mapa de flujo de valor

Los mapas de flujo de valor visualizan el flujo de material e información que se necesita para llevar su producto al cliente.

Cuándo usar:

• para registrar las mediciones de las entradas y salidas de los pasos del proceso
• para identificar los residuos dentro y entre los procesos
• documentar, analizar y mejorar el flujo de información y material
• para obtener información sobre la toma de decisiones y el flujo del proceso
• para identificar dónde enfocar futuros proyectos o subproyectos

Como dibujar:

Aquí hay una guía completa de mapeo de flujo de valor para dominar cómo dibujarlos. Tenga en cuenta que los mapas de flujo de valor tienen un conjunto diferente de formas, pero los principios del mapeo de procesos siguen siendo los mismos.

Cómo crear un mapa de procesos | Pasos de mapeo de procesos

Ahora que sabe qué son los símbolos de mapeo de procesos y qué tipos de mapas de procesos existen, ¿está listo para crear un mapa de procesos? Estos son los pasos que debe seguir,

Paso 1: Identifique el proceso que necesita mapear

Decide por dónde quieres empezar. ¿Es con el proceso que está funcionando mal? ¿Es el proceso lo que es importante para su nueva estrategia? ¿O es con el proceso que tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente?

Y luego dale un nombre.

Paso 2: Reúna al equipo adecuado

El aporte de todos los involucrados en el proceso es necesario para asegurarse de cubrir todos los aspectos del proceso al mapearlo. El equipo correcto debe incluir a aquellos que hacen y administran el proceso y brindan información .

Paso 3: Reúna toda la información necesaria

• ¿Dónde comienza y termina el proceso?
• ¿Cuáles son los pasos entre estos dos puntos?
• ¿Cuáles son las entradas y las salidas del proceso?
• ¿Quien hace que? ¿Cuándo, dónde y cómo?

Paso 4: organice los pasos en un orden secuencial

Haga que su equipo organice cada paso en un orden secuencial desde el principio hasta el final.

Paso 5: Dibuje el mapa de proceso de línea base

Dibuje un mapa de proceso que muestre el mapa tal como es actualmente. Tenga en cuenta las <mejores prácticas de mapeo de procesos>.

Paso 5: analice el mapa para encontrar áreas de mejora

Identificar ineficiencias y cuellos de botella dentro de los procesos. ¿Cuáles son los pasos que deben ser eliminados? ¿Dónde se pueden hacer mejoras?

Paso 6: Implementar mejoras y monitorearlas

Implemente las mejoras en una escala más pequeña al principio. Si funcionan mejor, puedes aplicarlo a mayor escala. Supervise el proceso nuevo y mejorado para ver cómo funciona y si necesita más optimización.

Mejores prácticas de mapeo de procesos

• Antes de identificar los pasos del proceso, comience identificando los puntos de inicio y finalización del proceso. Esto ayuda a establecer límites

• Haga que sus mapas de procesos sean lo más fáciles y simples posible de leer y entender por cualquier persona en su empresa

• Mantenga solo los detalles necesarios en su mapa. Ni menos ni más de lo necesario para identificar áreas de mejora

• Asegúrese de utilizar los símbolos de mapa de proceso correctos al dibujar para evitar confusiones.

• Incluya a todas las partes interesadas clave al mapear el proceso para evitar perderse información o pasos importantes

• Use un software de mapeo de procesos comerciales que le permita dibujar rápidamente y colaborar con su equipo en tiempo real para lograr eficiencia

¿Más mejores prácticas de mapeo de procesos?

Beneficios del mapeo de procesos

Como ya está leyendo sobre el mapeo de procesos, suponemos que conoce al menos algunos de los beneficios de hacerlo. Sin embargo, lea atentamente esta sección, ya que le ayudará a convencer a los demás.

• Hace que la comprensión y comunicación del proceso sea mucho más fácil entre los equipos, las partes interesadas o los clientes.

• Sirve como una herramienta útil para pruebas de escenarios y evaluaciones hipotéticas.

• Se puede utilizar como herramienta de marketing para demostrar a sus inversores o clientes industriales que sus procesos comerciales son fiables

• Es un requisito de muchos tipos de estándares y certificaciones como ISO 9000

• Hace que la documentación del proceso sea más fácil de leer

• Difundir la conciencia de los roles y responsabilidades de aquellos que están involucrados.

• Ayuda a identificar fallas en el proceso y dónde se deben realizar mejoras.

• Los equipos de ayuda intercambian ideas de mejora o nuevos cambios que ayudarán a enfrentar desafíos como retener empleados, disminuir los ingresos, etc.

• Ayuda a reducir los costos asociados con el desarrollo de productos y servicios.

• Mejorar el rendimiento del equipo y la satisfacción de los empleados.

• Se puede utilizar como material de aprendizaje para capacitar a nuevos empleados.

• Ayuda a medir la eficiencia de los procesos de trabajo

Plantillas de mapas de procesos

Las siguientes son algunas plantillas de mapas de procesos que puede editar en línea con el editor Creately.

Plantilla 1

Haga clic en la plantilla para editarla en línea

Plantilla 2

Plantilla 3

¿Quiere más plantillas de mapas de procesos editables y gratuitas?

Símbolos de asignación de procesos (continuación)

Además de los símbolos básicos que analizamos anteriormente, el mapeo de procesos también utiliza los siguientes símbolos.

Símbolos de procesos/ operaciones

Forma	Nombre	Usar
	Proceso/subrutina predefinidos	Para representar un proceso que ya está predefinido
	Proceso alternativo	Para representar un paso de proceso que es una alternativa al paso de proceso normal
	Demora	Para representar un retraso o una pausa antes de que continúe el flujo del proceso
	Bucle manual	Para representar pasos automatizados que deben detenerse manualmente
	Preparación	Para representar algo que necesita ser modificado o ajustado en el proceso antes de continuar

Ramificación y Control de Símbolos de Flujo

Forma	Nombre	Usar
	Conector en la página	Para representar un punto de inspección en el flujo del proceso
	Conector fuera de página	Para representar referencias cruzadas y enlaces al proceso desde otro proceso en otra página
	Unir	Para representar un paso que combinará varios pasos en uno
	Extracto	Para representar un proceso que se divide en caminos paralelos
	O	Para representar la lógica 'o'
	Y	Para representar la lógica 'y'

Símbolos de entrada y salida

Forma	Nombre	Usar
	Datos	Representar entradas y salidas del proceso.
	Múltiples Documentos	Para representar varios documentos
	Monitor	Para representar datos que se muestran para ser leídos en una pantalla o pantalla
	Entrada manual	Para representar los pasos del proceso que una persona realizará manualmente

Símbolos de almacenamiento de archivos e información

Forma	Nombre	Usar
	Datos almacenados	Para representar los datos almacenados
	Base de datos	Para representar una base de datos
	Almacenamiento de acceso directo	Para representar un disco duro
	Almacenamiento interno	Para representar un dispositivo de almacenamiento interno

Símbolos de procesamiento de datos

Forma	Nombre	Usar
	Cotejar	Para representar un paso en el que los datos se organizan de forma estándar
	Clasificar	Para representar la clasificación de artículos en un orden particular

¿Cuáles son sus pensamientos sobre la Guía de mapeo de procesos?

Los mapas de procesos no solo son una parte vital de la documentación de procesos, sino que también son una metodología popular de mejora de procesos comerciales.

Siga la guía para crear mapas de procesos comerciales eficientes y comparta con nosotros cualquier inquietud que pueda tener, incluso si se trata de otra técnica de mapeo de procesos que utiliza personalmente.

En nuestra próxima guía, analizaremos los diagramas que se pueden usar para hacer que la gestión de recursos humanos sea más eficiente.