Importancia del cierre del proyecto | #22 Primeros pasos con la gestión de proyectos

El cierre formal del proyecto puede parecer de poca importancia. Con todas las tareas completadas y la meta del proyecto alcanzada, ¿qué tal una breve reunión en un ambiente amistoso y felicitaciones mutuas? Para esto también, vale la pena planificar una reunión apropiadamente larga con el equipo y las partes interesadas. Sin embargo, tenga en cuenta que el cierre del proyecto es el momento clave no solo por la integración de los involucrados en el proyecto.

Cierre del proyecto – tabla de contenidos:

1. Introducción
2. ¿Qué tal dejar el cierre después de todo?
3. Cómo cerrar bien un proyecto
4. Lista de tareas al cerrar el proyecto
5. Resumen

Introducción

La gestión de proyectos se puede presentar como cinco grupos de procesos que incluyen:

• Iniciación – definiendo su alcance y significado,
• Planificación : establecer el alcance del proyecto y los objetivos específicos a alcanzar.
• Ejecución : la ejecución del trabajo planificado,
• Monitoreo y control : verificar de manera continua si el trabajo va según lo planeado,
• Cierre : la finalización formal del proyecto.

Hoy nos centraremos en el último grupo de procesos, a saber, el cierre del proyecto. Este es un pequeño grupo de tareas. Sin embargo, tiene bastante impacto en la percepción de todo el proyecto, proyectos similares realizados dentro de una misma cartera o portfolio, así como futuros proyectos realizados para un mismo cliente. Sugeriremos a qué prestar atención para cerrar con éxito el proyecto, completar el contrato y extraer las lecciones más interesantes para el futuro.

¿Qué tal no hacer el cierre del proyecto en absoluto?

Renunciar a la tarea de cerrar el proyecto parece tentador. Habiendo logrado el objetivo, parece mejor una transición más suave hacia el inicio del próximo proyecto. Aplicar el conocimiento y las habilidades adquiridas en tareas recientes ahora parece simple e intuitivo. Sin embargo, saltarse el cierre formal del proyecto también conlleva ciertos riesgos. Este es el por qué.

Deterioro de la imagen

El deterioro de la imagen del equipo y del Project Manager es el primer y agudo resultado de la negligencia en los procesos de cierre del proyecto. Un trabajo sin terminar o un proyecto sin terminar que figura en el sistema de la empresa no se ve bien. Más importante aún, reduce la credibilidad de los contratistas, incluso si el cliente está satisfecho con los resultados del proyecto. Esto puede causar desacuerdos sobre proyectos futuros o términos de cooperación menos favorables.

Duplicación de trabajo

La falta de documentación adecuada del objetivo del proyecto completado significa que otros miembros de la organización no aprenderán sobre él. En otras palabras, no conocerán las soluciones desarrolladas en nuestro proyecto. Y pueden comenzar a implementar un proyecto muy similar en algún momento a partir de ahora, en lugar de construir sobre lo que ya tienen.

Oportunidades perdidas

Las tareas del Project Manager realizadas en la fase de cierre del proyecto incluyen la creación de documentación que describa los beneficios esperados del proyecto. Estos pueden incluir aplicaciones comerciales, así como implementaciones internas o de clientes.

Sin completar esta formalidad, incluso un resultado de proyecto muy exitoso puede quedar “huérfano” (el producto huérfano). Esto puede suceder si no se comunica adecuadamente a los especialistas involucrados en el contacto con el cliente, las ventas y el marketing. Como resultado, simplemente no aparecerá en el mercado a pesar de todas las posibilidades de éxito.

Riesgos formales

La finalización de un proyecto realizado para un cliente implica la finalización del contrato, durante el cual todos los documentos necesarios deben prepararse y firmarse a tiempo. Por lo tanto, los procesos inconclusos implican un riesgo real de deficiencias formales que resultan costosas para la empresa.

Es por estas razones que es recomendable utilizar la etapa final del proyecto para terminar todas las cosas. Para que puedas presumir de las actividades que se han abotonado hasta el último botón.

Cómo cerrar bien un proyecto

La buena finalización del proyecto debe incluir tres áreas:

• Finalización técnica del proyecto : para asegurarse de que se logró el objetivo del proyecto y se completaron todas las tareas,
• Aprendizaje : hacer un balance de lo que se hizo bien y reflexionar sobre lo que salió mal, tanto en las tareas realizadas como en la gestión de proyectos.
• Cooperación y motivación : reconocer la contribución de cada miembro del equipo al trabajo realizado y celebrar el éxito del proyecto.

Lista de tareas al cerrar el proyecto

Para comenzar a celebrar el éxito de la mejor manera posible, lo mejor es crear una lista de tareas finales y planificar su implementación de acuerdo con la metodología elegida. Aunque cada proyecto tiene sus detalles, las siguientes tareas deben estar en la lista:

1. Asegúrese de que el resultado del proyecto cumpla con los criterios estratégicamente más importantes, y preferiblemente todos, enumerados en el documento del proyecto.
2. Verificar si el resultado del proyecto agota el alcance de la implementación.
3. Preparar la documentación del proyecto y ponerla a disposición de todos los interesados.
4. Verificar si todos los usuarios del resultado del proyecto pueden aplicarlo y tener acceso a la documentación.
5. Revise los contratos con los clientes y los miembros del equipo para asegurarse de que se cumplan todos los requisitos.
6. Asegúrese de tener la documentación de aceptación de todos los resultados por parte del cliente u otras partes interesadas autorizadas.
7. Celebrar una reunión o reuniones para finalizar los contratos.
8. Preparar un documento con retroalimentación para el futuro sobre la gestión de proyectos.
9. Junto con el equipo, prepare un documento sobre las reglas de cooperación en el equipo y los problemas a resolver antes de comenzar el próximo proyecto.
10. Archivar todos los materiales del proyecto.
11. Organizar una reunión para finalizar el proyecto.

Cada tarea en la lista anterior necesita refinarse de acuerdo con los requisitos de nuestro proyecto y las partes interesadas. Sin embargo, para seguir con éxito los pasos para cerrar el proyecto, es bueno ceñirse a la lista general y modificarla con cada proyecto.

Resumen

Un proyecto completo requiere una conclusión formal, pero también lecciones aprendidas y tiempo para celebrar el éxito con el equipo. Asegurarse de que tanto la meta como los objetivos se han cumplido y que el cliente está satisfecho con los resultados son los pasos más importantes que debe tomar un Gerente de Proyecto. Sin embargo, no vale la pena dejar de preparar documentación accesible y ponerla a disposición de las personas adecuadas. Es este último el que puede determinar el destino futuro de nuestro proyecto, incluso si todo parece claro ahora.

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Autora: Nicole Mankin

Gerente de recursos humanos con una excelente capacidad para construir una atmósfera positiva y crear un entorno valioso para los empleados. Le encanta ver el potencial de las personas con talento y movilizarlas para que se desarrollen.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
20. Ejecución del proyecto
21. ¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso?
22. Importancia del cierre del proyecto
23. Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
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