Ejecución de proyectos | #20 Primeros pasos con la gestión de proyectos

La ejecución del proyecto es la implementación de tareas que conducen al logro de la meta prevista. Por lo tanto, el dominio de la ejecución del proyecto incluye más que solo realizar las tareas del día a día. También está creando procesos, administrando los recursos de la empresa y trabajando para construir un entorno abierto e inclusivo que fomente la colaboración y el aprendizaje.

Ejecución del proyecto – tabla de contenidos:

1. Introducción
2. Dominio de ejecución del proyecto
3. Gestión de procesos en la ejecución de proyectos
4. Retrospectiva, aprendizaje y mejora
5. Resumen

Introducción

El dominio de ejecución es una de las ocho áreas principales donde se desarrollan las actividades del proyecto. No es solo una etapa posterior a la planificación de tareas. Más bien, el dominio de ejecución define todo el trabajo que se lleva a cabo durante el proyecto.

Dominio de ejecución del proyecto

La ejecución del proyecto es principalmente una larga lista de tareas realizadas por cada miembro del equipo del proyecto. Estos se seleccionan de una lista de tareas preparada por el Gerente de Proyecto, organizadas por prioridad y generalmente publicadas en un tablero Kanban.

Entre las tareas pertenecientes al dominio de ejecución de proyectos, encontraremos tanto actividades cíclicas recurrentes relacionadas, por ejemplo, con actualizaciones de software, como eventos puntuales, como el diseño de un logotipo para una aplicación.

El dominio de ejecución del proyecto consiste en actividades relacionadas con:

• Realización de tareas diarias,
• Desarrollo de nuevas tareas,
• Hacer cambios en las tareas ya realizadas y planificadas para su ejecución,
• Creando procesos eficientes,
• comunicación con las partes interesadas,
• Gestión de materiales, equipos, datos y otros recursos de la empresa,
• Preparación de los documentos necesarios para la ejecución del proyecto,
• Observar cambios dentro y fuera de la organización que puedan afectar la implementación del proyecto.
• Aprendizaje continuo y acciones correctoras.

Examinaremos un poco más de cerca qué papel juegan la gestión de procesos y el aprendizaje en la implementación del proyecto, y dónde se encuentran más cerca los dominios del monitoreo y la implementación del proyecto.

Gestión de procesos en la ejecución de proyectos

Para que la gestión de procesos de proyectos cumpla su propósito y no se convierta en una burocracia innecesaria, deben provenir de la práctica. Por lo tanto, su desarrollo suele ser compartido entre el Project Manager y el equipo del proyecto. En este enfoque, cada proceso interno, también llamado proceso técnico o de producción, está determinado simultáneamente por dos ejes:

• La etapa de implementación de la tarea.
• El flujo de trabajo con respecto a una tarea específica.

Etapas de la ejecución de tareas.

Las etapas de la ejecución de una tarea están determinadas por las llamadas puertas, es decir , los criterios que debe cumplir una tarea para avanzar a la siguiente etapa. El estado de una tarea dada puede cambiar de la siguiente manera:

• destinado a la ejecución , es decir, colocado por el Gerente de Proyecto en la lista de tareas pendientes,
• en ejecución , es decir, seleccionado para su ejecución por uno de los miembros del equipo del proyecto,
• probado : la tarea se completó y se entregó a otra persona que prueba la corrección y la calidad de su desempeño, si las pruebas fallan, la tarea vuelve a la etapa anterior,
• pendiente de publicación : la tarea ha pasado las pruebas y ha sido aprobada para su publicación, producción o transferencia al cliente, según el tipo de proyecto en curso,
• terminado : todo el trabajo se ha realizado y el resultado se ha aprobado como terminado.

El número de estados se ajusta de acuerdo con las necesidades del equipo del proyecto y las especificaciones de las tareas en curso. A su vez, la versión mínima que se suele utilizar son las tres extraídas de los clásicos tableros Kanban que definen la tarea como “por completar”, “en proceso” y “lista”.

flujo de trabajo

El flujo de trabajo se refiere a los pasos necesarios para una tarea y quién la está completando en un momento dado. Por lo tanto, define la responsabilidad de completar la tarea. El flujo de trabajo también indica qué acción debe tomarse para que la tarea pase a la siguiente etapa de ejecución.

Consideremos cómo sería el flujo de trabajo de una tarea: "publicar una publicación en LinkedIn sobre la finalización del proyecto". Es cambiar su estado de “en progreso” a “completado”. Su flujo de trabajo podría tener el siguiente aspecto:

• Elegir el tema de la publicación y el contenido de la publicación : el responsable es un especialista en marketing en redes sociales, quien delega la tarea en el redactor y diseñador gráfico,
• Preparación de textos : la tarea la lleva a cabo un profesional independiente que se especializa en la redacción de textos,
• Desarrollo de gráficos : un diseñador gráfico prepara imágenes siguiendo la marca de la empresa,
• Control de calidad : evaluación por un especialista en marketing y posibles correcciones o aprobación para publicación,
• Publicación : la decisión sobre el momento de la publicación la toma la persona que gestiona el calendario de publicación.

Optimización de procesos

Otra parte importante de la gestión de procesos en la ejecución de proyectos es la optimización de procesos. Implica monitorear y reorganizar el proceso si no funciona sin problemas. Se enfoca principalmente en eliminar cuellos de botella , es decir, momentos en los que una persona es responsable de más tareas de las que puede completar, mientras que otros miembros del equipo esperan sin hacer nada hasta que él o ella termina. Los cuellos de botella también pueden estar relacionados con el rendimiento de las máquinas o con el tiempo de ejecución o entrega de componentes por parte de un proveedor externo.

Retrospectiva, aprendizaje y mejora

Valorar el aprendizaje y crear un entorno inclusivo que apoye la comunicación y la ayuda mutua conduce a grandes resultados en la gestión de proyectos. Por lo tanto, durante las reuniones con el equipo, vale la pena prestar especial atención a:

• tareas mejor completadas y celebrando los éxitos,
• no completar las tareas sin culpar a los miembros del equipo,
• reflexionar sobre cómo trabajar y cooperar en equipo.

Mejorar juntos y aprender de los éxitos y fracasos de uno es la mejor manera de desarrollar las mejores prácticas en la realización de tareas. Por otro lado, reflexionar sobre la forma de trabajar, la motivación, las herramientas utilizadas e incluso la división de roles en el equipo conduce a una mejora en la eficacia global del equipo. Por eso es tan importante tener reuniones periódicas dedicadas no solo a los resúmenes del trabajo realizado, sino también a las retrospectivas.

Esto se debe a que algunos de los conocimientos adquiridos se pueden utilizar de inmediato. De esta forma, el equipo acelera la finalización de tareas y profundiza la cooperación . Los miembros del equipo del proyecto aprenden unos de otros cada vez mejores métodos para completar tareas y mejorar la cooperación.

Resumen

El dominio de ejecución de proyectos requiere que el Project Manager diseñe procesos, supervise procesos en curso, los observe simultáneamente y los mejore gradualmente. El dominio de ejecución también incluye todas las tareas realizadas por el equipo del proyecto que conducen progresivamente a la realización de la meta del proyecto.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

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2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
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6. 4 ejemplos de proyectos
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