Expectativas del proyecto y cómo cumplirlas

La tarea de llevar a cabo un proyecto conlleva una gran responsabilidad. Ya sea que trabaje como gerente de proyectos o como autónomo, debe cumplir con varias expectativas de proyecto definidas y altas. En muchas ocasiones, debido a la falta de una comunicación adecuada, esos requisitos se malinterpretan y malinterpretan. El equipo pierde la moral a medida que se usa el tiempo para hacer que el proyecto sea menos caótico en lugar de avanzar. ¿Cómo hacer que un proyecto cumpla con todas las expectativas? En el artículo de hoy, nos gustaría brindarle algunas pautas que, cuando se pongan en práctica, garantizarán que su proyecto se lleve a cabo sin problemas y con facilidad.

Expectativas del proyecto – índice:

1. Expectativas del proyecto: por qué a menudo conducen a la decepción
2. Los 5 elementos de la gestión de expectativas del proyecto:
3. Para el futuro

Expectativas del proyecto: por qué a menudo conducen a la decepción

Probablemente te haya pasado que tu cliente no quedó satisfecho con el resultado de tu trabajo. Seguiste preguntándote por qué tus visiones no coincidían y en qué medida hacía que toda la agenda fuera poco clara. Cuando finalmente te das cuenta, es demasiado tarde, a veces incluso peor: todo el proyecto terminó. Aún así, te estás devanando los sesos, ¿qué salió mal? La respuesta, en este caso, es casi siempre la comunicación y expresión adecuada de las expectativas de ambas partes . Afortunadamente, hay una manera de prevenir este tipo de desastres.

Las expectativas no son más que fuertes creencias de que algo que tenemos en mente tiene un aspecto, una forma, una tela, etc. definidos, y que las cosas sucederán de la manera que imaginamos. Con frecuencia, estos asuntos son difíciles de precisar bien, lo que puede ser problemático, especialmente desde un punto de vista empresarial. También desdibuja tanto los objetivos del proyecto como las formas de medir su éxito.

Además, el problema puede ser la falta de prioridades y plazos definidos para una tarea determinada o centrar demasiada atención en las etapas equivocadas. Al final, lo que nos queda es tiempo perdido, baja moral y reducción de la eficiencia del trabajo. Este caos organizativo genera una falta de compromiso dentro del equipo, pero lo que es más importante, una grave pérdida de confianza entre el cliente y el equipo de personas que trabajan en un proyecto determinado, incluyéndote a ti.

Los 5 elementos de la gestión de expectativas del proyecto:

Como ves, una adecuada gestión de las expectativas puede ayudarte a evitar muchos contratiempos innecesarios y liderar todo el proceso de realización del proyecto de principio a fin tal y como el cliente lo pretendía. Hay 5 elementos básicos de la gestión de expectativas del proyecto:

1. Planificación de proyectos

A menudo sucede que las partes interesadas en un proyecto tienen una cierta visión preparada incluso antes de crear el anteproyecto para una empresa determinada. Por esta razón, es una buena idea involucrar al cliente ya en la fase inicial , es decir, la planificación. Junto con el cliente y los compañeros de trabajo, determine el alcance de las actividades, las prioridades y las metas, identifique las relaciones entre las tareas . Si algo no está claro, no dude en preguntar. Además, no olvide formular un plan de evaluación de riesgos para tener una salida en caso de circunstancias imprevistas.

Es posible que las expectativas de ambas partes no siempre coincidan: este método aclarará todos los supuestos para un proyecto determinado e involucrará más a todo el equipo.

2. Implementación del proyecto

La planificación del proyecto es importante pero no tan crucial como su ejecución. Para hacer eso, debe realizar reuniones con el cliente y el equipo para determinar cómo ejecutar y monitorear el desarrollo de su emprendimiento.

Cuando se reúna con su equipo, asegúrese de que todos comprendan su función y sepan lo que se supone que deben hacer. Establezca los roles, las tareas, el tiempo que se dedicará a ellas, un plan de comunicación y una forma de contabilizar los hitos. Es mejor si también incluye los KPI de inmediato, así como las próximas reuniones programadas cuando hará una actualización.

La comunicación es fundamental en esta etapa; cuídala, por ejemplo, introduciendo una plataforma adecuada para la comunicación. Firmbee es uno de estos tipos de herramientas que, además de la posibilidad de comunicarse con los compañeros de trabajo, tiene muchas otras funciones útiles en la gestión de proyectos y el trabajo. Es una de las pocas plataformas de gestión de proyectos gracias a la que no hace falta integrar varios programas y el llamado cansancio técnico deja de molestarnos.


3. Comunicación

Como puede ver, la mayor parte de un flujo de trabajo efectivo y, por lo tanto, de cumplir con las expectativas, se refiere a la capacidad de comunicarse con claridad . Esto debe tenerse en cuenta a lo largo de todas las etapas del proyecto para evitar malentendidos innecesarios y, en consecuencia, pérdida de tiempo y motivación.

Sobre todo, utiliza un lenguaje sencillo y claro , que todos entiendan. No debe haber ambigüedad ni duda. Además, es mejor resumir todas las reuniones con comentarios rápidos .

También puedes crear un plan de comunicación que incluya:

• el método de comunicación (correos electrónicos, mensajes, herramientas de comunicación),
• frecuencia de comunicación,
• una persona en particular responsable de una tarea específica,
• evaluación de riesgos y posibles problemas de comunicación.

Garantizará que los involucrados sepan qué esperar y que incluso los peores escenarios sean una ocurrencia tardía en lugar de una sorpresa desagradable. Ocultar las malas noticias no ayudará y puede resultar en una pérdida de confianza y compromiso del equipo.

4. Bajo promesa y entregar más

Literalmente, prometer menos denota menospreciar las promesas de uno al comienzo de un esfuerzo y, por el contrario, cumplir en exceso significa superar las expectativas en el momento de su entrega .

No es difícil dejarse llevar por la emoción y prometer algo al comienzo del proceso de planificación que, con el tiempo y después de que el entusiasmo se haya enfriado, puede resultar difícil o incluso imposible de cumplir. Ya que la suerte está echada y no puedes retractarte, ¿entonces qué? Probablemente algo de estrés por delante. El truco es no dejar que esta situación suceda en primer lugar. ¿Cómo?

Deberíamos proponer un poco menos de lo que podemos ofrecer . De esa forma, el cliente se siente satisfecho cuando finaliza el proyecto y logramos superar sus expectativas. En caso de circunstancias problemáticas imprevistas que rompan algunos fragmentos del plano, el cliente todavía está contento porque esperamos que hayamos logrado cumplir nuestra palabra. No obstante, para mantener la calma durante todo el proceso, debemos establecer meticulosamente los objetivos e hitos de la manera más realista posible para calibrar nuestra estrategia de sub y sobre.

5. Expectativas personales

La gente no puede leer la mente . No adivinarán lo que queremos decir, asumir o prever si no articulamos las cosas clara y explícitamente. Así llegamos al último pero no menos importante elemento: expresar nuestras expectativas. La transparencia y claridad de nuestras intenciones, acciones y expectativas permiten a nuestros colegas y clientes potenciales comprender y visualizar el panorama completo del proyecto que emprendemos.

Para el futuro

Las expectativas son una parte integral de nuestra vida , incluyendo su aspecto profesional. Gestionarlos de forma proactiva puede optimizar el flujo de trabajo y conducir a un equipo más comprometido, clientes satisfechos y, en última instancia, ¡éxito personal! Tenga esto en cuenta cuando trabaje en sus proyectos e intente poner en práctica estos pocos principios: verá la diferencia en poco tiempo.

Lea: Qué nuevas habilidades de gestión de proyectos debe poseer en 2021 y 2022.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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