Fracaso del proyecto. 5 razones por las que fracasan los proyectos | #23 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Según el informe de 2021 del Project Management Institute, el porcentaje de proyectos que fallan está disminuyendo año tras año. En 2019, fue el 15% de los proyectos. En 2020 – 13%, y en 2021 solo 12%. ¿A qué deben las empresas la paulatina pero marcada caída del porcentaje de fracasos de proyectos? ¿Y qué hacer para estar entre los equipos de proyecto celebrando el éxito?

Fracaso del proyecto - tabla de contenido:

1. Fracaso del proyecto. Introducción
2. 5x ¿Por qué?
3. 5 razones para el fracaso de un proyecto
4. Resumen

¿Por qué fracasan los proyectos? Introducción

Podemos mencionar un sinfín de razones para los fracasos de los proyectos. ¿Se retiró el patrocinador? ¿Los materiales no cumplieron con las expectativas durante las pruebas en el sitio del cliente? ¿Resultó que el presupuesto era demasiado pequeño y el equipo se vino abajo? Vale la pena estudiar cada una de estas razones, ya que refleja el enfoque de las fallas que le permite prevenirlas. Entonces, ¿cómo descubres el problema subyacente?

5x ¿Por qué?

Para no dejarse llevar por las emociones y descubrir la causa raíz del fracaso del proyecto, busque métodos probados. La técnica de las cinco preguntas es ideal para esto. Fue desarrollado por Taiichi Ohno para la corporación Toyota. Sin embargo, se hizo popular debido a su alta efectividad. Hoy se utiliza, entre otros, en la gestión de proyectos basados ​​en métodos Lean y Six Sigma.

5 x ¿Por qué? funcionará siempre y cuando estemos dispuestos a darles respuestas honestas y completas. De esta manera, puede ser posible llegar a la fuente del problema. A su vez, esto ayudará a evitar que se repitan errores similares.

Si el motivo del fracaso del proyecto es, por ejemplo, la renuncia del patrocinador, la siguiente pregunta necesita una respuesta:

¿Por qué renunciaron los patrocinadores?

Las respuestas posteriores a las preguntas podrían verse así:

1. ¿Por qué? – Porque perdieron interés en el proyecto.
2. ¿Por qué? – Porque desconocían el estado actual del proyecto.
3. ¿Por qué? – Porque rara vez se les informaba sobre el progreso de su trabajo.
4. ¿Por qué? – Porque durante la planificación de la comunicación, no se determinó la frecuencia de las reuniones y los plazos de los informes.
5. ¿Por qué? – Porque el Project Manager no aseguró la transparencia y comunicación en el proyecto.

Por lo tanto, veremos las razones de los fracasos de los proyectos que responden al quinto "¿Por qué?" pregunta, es decir, problemas de origen . Vale la pena prestar mucha atención a los posibles problemas de raíz al planificar una nueva empresa.

5 razones para el fracaso de un proyecto

Los problemas más difíciles de resolver que pueden provocar el fracaso del proyecto están relacionados con los dominios:

• partes interesadas : sucede que ya en la etapa de planificación hay insinuaciones que no se dan cuenta de las partes interesadas que están de acuerdo con los detalles de la implementación del proyecto,
• equipo : tanto la tarea de crear un equipo como la de gestionar eficazmente su trabajo puede ser un desafío,
• el aspecto técnico del proyecto , tanto la disponibilidad de recursos como las habilidades de las personas empleadas en el proyecto,
• Entorno de negocios : monitorear y responder a eventos externos es especialmente importante cuando ocurren cambios rápidos, que a su vez requieren un alto grado de flexibilidad y respuesta rápida, es decir, una gestión de cambios eficiente.

Discutiremos a continuación las razones de los fracasos de los proyectos en las siguientes áreas:

Fallos de comunicación

Los problemas de transparencia y comunicación se refieren principalmente a los contactos con las partes interesadas. Se deben incluir arreglos en el plan del proyecto para evitar malentendidos que puedan conducir al fracaso de todo el proyecto.

También vale la pena aplicar los mismos principios al planificar el flujo de información dentro del equipo. Aquí será muy importante no solo hacer que la lista de tareas sea transparente y comprensible, sino también comunicar y recordar los objetivos que persigue el equipo.

Alcance poco claro del proyecto.

Definir el alcance de un proyecto y prevenir sus cambios durante la implementación es una de las principales tareas de un Project Manager. Él o ella debe comprender a fondo las expectativas del cliente y, si se realizan cambios, mantener informado al cliente sobre su impacto en el alcance del proyecto.

Dado que el proyecto es una empresa de una sola vez, limitada por un tiempo y un presupuesto específicos, un alcance vago puede convertirse fácilmente en una causa de fracaso. Por ejemplo, nos comprometemos a crear un prototipo de una bicicleta eléctrica de $10 000 en un mes. Sin embargo, estamos de acuerdo con las expectativas cambiantes del cliente. Por lo tanto, en el curso de la implementación, encontramos que dentro del mismo tiempo y presupuesto, y con el mismo equipo, se espera que creemos un prototipo de motocicleta de hidrógeno.

Los cambios de alcance en los proyectos de software o eventos a veces son menos ilustrativos que en nuestro ejemplo. Pero un cambio en los requisitos y los resultados esperados, minúsculo desde el punto de vista del cliente, puede hacer que las tareas completadas aterricen en la basura, mientras que las actividades planificadas del equipo requieren nuevos recursos.

Problemas de recursos

Los problemas con las materias primas o los componentes necesarios para las tareas técnicas pueden bloquear efectivamente el proyecto. Por lo tanto, el Project Manager debe orientarse en el entorno empresarial y consultar con los miembros del equipo , incluso sobre los recursos necesarios para el proyecto. Las entregas fuera de plazo y la falta de disponibilidad pueden paralizar el proyecto.

Un gran problema lo plantean también las soluciones de baja calidad que, en lugar de facilitar el proyecto, lo dificultan. Esto puede aplicarse al software de gestión de proyectos, así como a soluciones especializadas específicas para el proyecto: productos semiacabados, materiales visuales o disponibilidad de transporte.

Un tema separado relacionado con la gestión de recursos es el tiempo requerido por el cliente para completar las tareas. Una razón común de la falta de realismo en la evaluación de los plazos es la presión del cliente o la falta de experiencia de la empresa en proyectos similares. También existen proyectos cuyo área de ejecución no permite fechas específicas de finalización. Estos incluyen proyectos en los que se están desarrollando soluciones de aprendizaje profundo. Lograr la supuesta precisión del modelo puede no solo ser imposible de lograr dentro del marco de tiempo especificado, sino que, en general, es inalcanzable debido al difícil acceso a los datos o al poder de cómputo necesario.

Dificultades en la cooperación

Otra dificultad que puede provocar un fiasco en un proyecto son las dificultades de cooperación dentro del equipo. Pueden ser causados ​​por problemas interpersonales, sin embargo, la causa más común es una división de responsabilidades mal concebida, cuando una persona está sobrecargada de trabajo y los demás esperan que él complete sus tareas.

Al formar un nuevo equipo, también pueden surgir problemas inesperados para encontrar y contratar especialistas, así como dificultades para administrar un equipo remoto o híbrido.

Falta de flexibilidad

La falta de flexibilidad y la incapacidad de adaptarse al entorno empresarial cambiante son causas frecuentes de fracasos de proyectos a largo plazo. Los entornos cambiantes, los requisitos reglamentarios y la dinámica competitiva pueden dejar a un gerente de proyecto incapaz de mantenerse al día con los cambios. O, como sucede aún más a menudo, es incapaz de convencer a las partes interesadas clave de la necesidad de responder dinámicamente al cambio. Por lo tanto, en el momento en que se completa el proyecto, puede resultar que el resultado ya esté obsoleto o no cumpla con los requisitos del entorno.

Resumen

Los fracasos de los proyectos a veces se asocian con eventos imprevisibles, por lo que el porcentaje de proyectos fallidos nunca será cero. Sin embargo, existen herramientas para anticipar riesgos y planes de contingencia para enfrentarlos. Incluso en la etapa de planificación, también es fundamental prestar mucha atención a la transparencia y la comunicación con las partes interesadas. También es importante definir estrictamente el alcance del proyecto y acordar las expectativas del cliente y las capacidades técnicas del contratista.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
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22. Importancia del cierre del proyecto
23. Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
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