objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien? | #15 Primeros pasos con la gestión de proyectos

El objetivo del proyecto, o lo que queremos lograr mediante la ejecución del proyecto, debe ser claro para todos los involucrados. Para el equipo, Project Manager, clientes, beneficiarios así como la dirección de la organización. Es la base para coordinar actividades, establecer objetivos individuales y asignar tareas. Es por la distancia de su logro que se mide el estado del proyecto. Entonces, ¿cómo definir bien el objetivo del proyecto?

Objetivo del proyecto – índice:

1. Introducción
2. ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
3. Los errores más comunes al formular el objetivo del proyecto
4. ¿Cómo definir el objetivo del proyecto?
5. Resumen

Introducción

La meta del proyecto incluye muchos objetivos e hitos más pequeños . Los anula a todos al responder a la pregunta "¿Qué hacemos?". Entonces, ¿qué debe incluirse en una formulación adecuada de la meta de un proyecto para respaldar mejor un comienzo sin problemas de la implementación?

¿Cuál es el objetivo del proyecto?

En la séptima edición del PMBOK, la meta del proyecto se define como:

“Algo hacia lo que se dirigen las acciones una posición estratégica, una meta a alcanzar, un resultado a elaborar, un producto producido o un servicio proporcionado”.

Por lo tanto, el objetivo del proyecto no tiene por qué ser material. Si bien el resultado de muchos proyectos incluye la producción de un artículo, contenido o software, también puede incluir un servicio o un cambio en el cliente o en la propia organización. Un objetivo de proyecto es, por ejemplo:

• Implementación del proceso en el cliente A a fines de diciembre de este año
• Lograr cero emisiones de gases de efecto invernadero para 2025
• Lanzamiento del producto B en el mercado europeo a finales de enero de 2023
• Organización de un evento C para 1.000 personas el próximo mes de mayo
• Optimice los gastos y reduzca los costos en un 30% en el departamento D de la empresa E
• Reducir el número de quejas en un 10% en el próximo trimestre.

Por lo tanto, la meta perseguida está estrechamente relacionada con la visión del proyecto , que indica la razón para perseguir la meta respondiendo a las preguntas "¿por qué?" ¿y para qué?".

Los errores más comunes al formular el objetivo del proyecto

Uno de los errores más comunes que surgen al formular la meta de un proyecto es asumir que todos los involucrados “saben qué hacer” . Y como resultado, no hay necesidad de formular un objetivo de proyecto o crear documentos relacionados. Desafortunadamente, incluso si esto es cierto en la primera semana de implementación del proyecto, el objetivo rápidamente se vuelve borroso y el alcance del proyecto se expande y cambia. Por lo tanto, la implementación espontánea de un proyecto rara vez produce los resultados esperados.

Por esta razón, el logro de la meta de un proyecto empresarial generalmente está determinado no solo por los documentos del proyecto, sino también por los KPI, indicadores clave de rendimiento. Estos generalmente se relacionan con la realización del presupuesto del proyecto, la calidad de la ejecución y el tiempo dedicado a completar el proyecto. Es con estos que se relacionan los errores que con mayor frecuencia ocurren en la formulación del objetivo del proyecto. Esto se debe a que se preocupan por el hecho de que el resultado previsto no se puede medir en ninguno de los aspectos clave. No se especifica en él, por ejemplo:

• ¿Cuánto tiempo se espera que tome el proyecto?
• ¿Qué características tiene que tener el producto para que el proyecto se considere completo?
• ¿Cuál es el límite infranqueable del presupuesto asignado para su ejecución?

Para evitar que ocurran tales problemas, vale la pena utilizar técnicas comprobadas para definir correctamente el propósito del proyecto.

Lea también: Tipos de proyectos

¿Cómo definir el objetivo del proyecto?

Una de las técnicas más comúnmente aplicadas para formular un objetivo de proyecto es SMART , que significa:

• S-Specific (Específico) – el objetivo debe ser lo más específico posible, pero debe cubrir todas las esferas de actividad incluidas en el proyecto
• M-Measurable: el presupuesto, el tiempo de implementación, la cantidad de personas involucradas y la capacidad de establecer medidas objetivas para determinar si el proyecto se ha completado son claves para un objetivo de proyecto bien definido
• A-Achievable (Alcanzable): debido a circunstancias impredecibles, siempre puede suceder que la meta no se pueda lograr, pero al momento de establecerla, debe ser percibida como alcanzable por todas las partes interesadas y el equipo del proyecto.
• R-Realista (Relevante): la meta de un proyecto es realista si se puede lograr con los recursos disponibles para la organización, en lugar de requerir, por ejemplo, cien especialistas que son difíciles de encontrar y contratar.
• T- Limitado en el tiempo: el proyecto debe tener una duración claramente definida y el logro del resultado previsto.

Para ver si el objetivo de su proyecto cumple con los requisitos SMART , intente responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué sucederá cuando se alcance la meta?
• ¿Este objetivo te inspira y motiva?
• Según su conocimiento y experiencia, ¿es alcanzable este objetivo?
• ¿Se puede rastrear el progreso hacia esta meta y cómo?
• ¿Cuándo aparecerá el resultado esperado?

Resumen

El objetivo de un proyecto es una respuesta articulada y específica a la pregunta "¿Qué estamos haciendo?". Aunque los resultados variarán mucho según el tipo de proyecto que se implemente, cada objetivo debe cumplir con los criterios SMART descritos anteriormente. Con un marco de implementación, es posible planificar y también determinar si el proyecto se ejecuta según lo planeado.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

Ver todas las publicaciones

Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
20. Ejecución del proyecto
21. ¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso?
22. Importancia del cierre del proyecto
23. Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
24. 4P de la gestión: proyecto, producto, programa y portafolio
25. Tareas y responsabilidades más importantes del Project Manager
26. Habilidades más útiles del gerente de proyecto
27. ¿Cómo convertirse en un gerente de proyecto?
28. 5 libros que todo director de proyectos debería leer
29. ¿Cómo configurar un equipo de proyecto?
30. Estructura de desglose del trabajo: ¿cómo delegar el trabajo en un proyecto?
31. ¿Cómo liderar un equipo durante el trabajo híbrido?
32. Desafíos que enfrentan los gerentes de proyecto cuando trabajan con un equipo
33. Tipos de reuniones de proyecto
34. Seguimiento de proyectos. ¿Qué parámetros vigilar?
35. Cómo escribir un convincente
36. ¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la fluencia del alcance?
37. Estudio de factibilidad: ¿podemos implementar este proyecto?
38. Análisis de riesgos en proyectos y herramientas para facilitarlo
39. ¿Cómo crear una carta de proyecto?
40. ¿Qué es un registro de interesados?
41. Diagrama de Gantt en la planificación de la gestión de proyectos
42. ¿Cómo crear un presupuesto de proyecto?
43. Gestión del tiempo en el proyecto.
44. ¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto?
45. Estrategias de gestión de riesgos del proyecto
46. comercialización de proyectos
47. Fuentes y áreas de cambio en el proyecto
48. Modelos de cambio de gestión de proyectos
49. ¿Qué hay después de Agile? Métodos en la gestión de proyectos.