Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención? | #16 Primeros pasos con la gestión de proyectos

La fase de iniciación del proyecto comienza con una idea para un emprendimiento. Sin embargo, termina con una decisión vinculante para iniciar el proyecto. Antes de que llegue el momento de planificar el presupuesto, seleccionar el método de implementación y la composición del equipo, el Gerente de Proyecto prepara un esquema de la visión y la meta del proyecto. Entonces, ¿qué necesita atención especial durante la fase de iniciación?

Fase de inicio del proyecto – índice:

1. Introducción
2. Documentos y partes interesadas
3. Determinar cómo gestionar el nuevo proyecto.
4. De la iniciación a la planificación
5. Resumen

Introducción

La fase de inicio del proyecto tiene lugar una sola vez, independientemente del método de implementación. Su propósito es definir de qué se trata el proyecto. También es el mejor momento para abandonar un proyecto si existen serias dudas sobre su posibilidad de realización. En esta etapa inicial, la organización no incurrirá en grandes costos, mientras que es relativamente fácil para el Gerente de Proyecto deshacerse de un proyecto aún incompleto. Sin embargo, si un nuevo proyecto parece prometedor, ¿a qué vale la pena prestar atención durante su fase de inicio?

Documentos y partes interesadas

Después de los primeros arreglos, es hora de hacer un estudio de factibilidad y un acta de constitución del proyecto . El primer documento determinará las posibilidades de éxito de nuestro emprendimiento. Mientras que en el segundo, el Gerente de Proyecto escribirá un marco incompleto para la empresa. Aunque aún carecen de detalles, son estos dos documentos los que servirán para convencer a las partes interesadas de que vale la pena continuar con el nuevo proyecto.

Pero, ¿a quién hay que convencer? Esto también está determinado por la fase de inicio del proyecto, donde se establece el registro de partes interesadas . Esta es una lista de personas directamente relacionadas con el proyecto , es decir, representantes del cliente, la junta directiva de la organización, o posibles contratistas, entre otros. Sin embargo, las partes interesadas pueden incluir personas que indirectamente se verán afectadas por la implementación de nuestro proyecto. Estos podrían ser, por ejemplo, los vecinos de la calle donde estaremos realizando el trabajo, o los empleados del departamento de atención al cliente donde estaremos implementando la automatización. No estarán involucrados en el proyecto, pero nuestras acciones cambiarán su entorno de vida o de trabajo.

Determinar cómo gestionar el nuevo proyecto.

Pero, ¿quién está involucrado en la preparación de planes para la nueva empresa? El Project Manager es el principal responsable de ellos . Establece contacto con las personas que supervisarán la ejecución del proyecto y establece con ellas, entre otras cosas, temas como:

• responsabilidades
• formas de comunicación: formal, como informar, e informal, como hacer preguntas sobre problemas en curso en la planificación e implementación del proyecto
• rangos de tolerancia, por ejemplo, para el presupuesto y el tiempo de entrega de un proyecto planificado, o los riesgos asumidos.

Si más personas en la junta estarán involucradas en el proyecto, a veces se lleva a cabo una reunión llamada reunión de iniciación para este propósito . Suele tener lugar cuando el Project Manager ya ha terminado de trabajar en las primeras versiones de los documentos sobre los que escribimos anteriormente:

• estudio de factibilidad
• carta del proyecto
• registro de partes interesadas y, a veces, una versión preliminar del
• registro de factores de riesgo.

De la iniciación a la planificación

La forma más fácil de indicar la diferencia entre el inicio y la planificación del proyecto es hacer las preguntas clave que deben responderse en ambas etapas. Su comparación se muestra en la siguiente tabla:

La planificación es más detallada : tiende a responder preguntas sobre cómo hacer algo, así como datos sobre el momento de la implementación y el presupuesto. La iniciación, por otro lado, se enfoca en preguntas sobre el propósito y el significado general, así como la viabilidad del proyecto como un todo.

Aunque la planificación a menudo se lleva a cabo simultáneamente dentro de la fase de iniciación y antes de que el proyecto se lance formalmente , estas dos áreas del proyecto tienen un alcance diferente. La etapa de planificación puede repetirse muchas veces durante el proyecto. Esto se debe a que se refiere a cómo y en qué orden suceden las tareas específicas y se implementan los objetivos que conducen al logro de la meta del proyecto. La etapa de iniciación, por otro lado, se enfoca en definir el objetivo del proyecto y evaluar si su implementación es posible y sensata. Si es así, parte de esa etapa incluye también convencer a las partes interesadas clave.

Resumen

En la fase de inicio del proyecto, plantéese repetidamente la pregunta más fundamental: ¿tiene sentido implementar este proyecto? Después de todo, una vez dada, la respuesta final completará y bloqueará, por así decirlo, la etapa de iniciación. Esto determinará la dirección y el alcance del trabajo del equipo del proyecto durante toda la duración de las actividades planificadas.

Para tomar la decisión correcta, vale la pena dedicar energía a preparar diligentemente los documentos y establecer una forma clara de administrar el nuevo proyecto. Estas inversiones seguramente darán sus frutos en las próximas etapas de su implementación.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

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2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
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7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
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