Los 10 mayores desafíos de la gestión de proyectos y cómo evitarlos

Si el proyecto es un barco, la gestión del proyecto es su vela. La gestión de proyectos es lo que proporciona una directiva a un proyecto en particular para que pueda ser dirigido hacia el éxito. Sin embargo, uno podría enfrentar desafíos de gestión de proyectos sin precedentes al ejecutar un proyecto.

Creately, junto con el equipo de Proofhub y su directora de marketing, Vartika Kashyap, organizaron un chat de Twitter con la intención de arrojar luz sobre los 10 mayores desafíos de gestión de proyectos y cómo evitarlos.

A continuación se incluye una lista seleccionada de los desafíos y las respuestas de los participantes al abordarlos.

Desafíos

1. Desmantelar los silos y construir un entorno que fomente la colaboración y comunicación efectiva y eficiente del proyecto.
2. La contribución de una adecuada planificación al éxito del proyecto
3. Manejar los desafíos de gestión de proyectos que surgen cuando el equipo del proyecto carece de las habilidades necesarias para abordar el problema en cuestión.
4. Importancia de un plan de contingencia en la gestión de proyectos
5. Crear un ambiente de rendición de cuentas donde el equipo asuma la responsabilidad de sus acciones y cumpla debidamente con los roles asignados.
6. Mejorar la participación de las partes interesadas y garantizar que todos estén en sintonía
7. Establecer objetivos claros y criterios de éxito para garantizar el éxito del proyecto.
8. La importancia de obtener el software de gestión de proyectos adecuado
9. Mejorar la colaboración del equipo del proyecto y generar confianza
10. Asignación de recursos a un proyecto.

¿Cómo desmantelar los silos y construir un entorno que fomente la colaboración y comunicación efectiva y eficiente del proyecto?

Un equipo de proyecto no puede funcionar en silos. La ejecución exitosa de un proyecto depende de la eficacia con la que cada miembro del equipo colabora entre sí para cumplir con las tareas. Con este fin, el equipo de Proofhub destacó la importancia de realizar todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto a través de un portal común accesible para todos los miembros del equipo.

“Reúna a todos en el mismo portal de comunicación y permita que todos los equipos nucleares participen sin restricciones creativas. ¡Cada uno enseña uno!"

Proofhub

Complementando la declaración de Proofhub, el CMO Vartika Kashyap también afirmó que el uso de herramientas de comunicación y la creación de equipos multifuncionales pueden garantizar una colaboración de proyecto efectiva y eficiente.

“Construir equipos multifuncionales. Usar herramientas de comunicación. Permitir una cultura más abierta y transparente”.

Vartika Kashyap

¿Qué pasa con el trabajo remoto? La pandemia ha impulsado un rápido aumento en los patrones de trabajo remoto debido a los cierres y restricciones de viaje. Creately dirigió una pregunta a Kashyap sobre los pasos adicionales que una empresa debe tomar para deshacerse de los silos en un entorno de trabajo remoto.

En respuesta, Kashyap enfatizó la importancia de una cultura de trabajo transparente.

“Hacer de la transparencia la nueva cultura. Trate la comunicación como una calle de doble sentido. Combata los pozos de productividad/compromiso con iniciativas culturales virtuales”.

Vartika Kashyap

Un estudio establece que alrededor del 39% de los proyectos fracasan debido a deficiencias en la planificación del proyecto. ¿Cómo contribuye la planificación al éxito del proyecto?

El ex presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, dijo una vez que “los planes no son nada; la planificación lo es todo”. Un plan es vital a la hora de llevar a cabo un proyecto.

Proofhub enfatizó la importancia de tener un plan de proyecto adecuado.

“La planificación de proyectos es similar a la brújula y el timón de un velero. Aún podría llegar a su destino sin ellos, solo tomará 100 años más”.

Proofhub

La participante Nandini Sehedev señaló los numerosos beneficios de tener un plan de proyecto.

“La planificación de proyectos es vital para prevenir o minimizar la ocurrencia de riesgos y las tasas de falla. La planificación de proyectos ayuda a guiar a los patrocinadores, equipos, partes interesadas; y el gerente del proyecto navega a través de las fases difíciles del proyecto”.

Nandini Sehdev

¿Cómo manejar los desafíos de gestión de proyectos que surgen cuando el equipo del proyecto carece de las habilidades necesarias para abordar el problema en cuestión?

Es posible que enfrente desafíos o problemas sin precedentes cuando trabaje en un proyecto. En tales circunstancias, es posible que pueda resolverlos sin un impacto notable en el progreso del proyecto, si cuenta con las habilidades necesarias para abordarlos. ¿Imaginas un escenario en el que no sabes cómo resolver un problema? ¿Cuál es el camino a seguir entonces?

Proofhub subrayó que una colaboración en equipo para visualizar el problema en cuestión daría como resultado una perspectiva diferente y posibles resoluciones.

“Reúna al equipo, hágalos hablar, escúchelos y ayúdelos a visualizar lo que está mal. La mayoría de los equipos son capaces de resolver problemas, pero tardan en ponerse al día. Si te conviertes en su luz de guía, encontrarán el final del túnel”.

Proofhub

Los espacios de trabajo visuales como Creately pueden ser efectivos para rastrear sus pasos y reevaluar los procesos. Por ejemplo, puede usar un diagrama de causa y efecto para descubrir las causas fundamentales del problema y usar mapas mentales para pensar en soluciones.

¿Cómo cerrar las brechas de habilidades? Comuníquese abiertamente y cree un entorno en el que los miembros del equipo puedan participar en experiencias de aprendizaje atractivas.

“La comunicación abierta es esencial si espera reducir las brechas de habilidades con éxito. También puede crear experiencias de aprendizaje atractivas y no es suficiente solo llevar a cabo programas de aprendizaje, sino evaluar si sus estrategias son efectivas o no”.

Proofhub

¿Qué importancia tiene un plan de contingencia en la gestión de proyectos?

Una vela tranquila puede convertirse en tormenta en cualquier momento; y si no estás armado con la destreza para resistirlo, toda la misión podría detenerse. Un plan de contingencia puede prepararlo para enfrentar con éxito circunstancias inesperadas.

“A menudo dicen que su Plan A nunca debería necesitar un Plan B. Pero en realidad, necesita el Plan C, D, E y F, por si acaso. La contingencia se trata de preocuparse por los problemas de hoy que tienen el potencial de volverte loco mañana”.

Proofhub

¿Cómo se puede crear un ambiente de rendición de cuentas donde el equipo asuma la responsabilidad de sus acciones y cumpla debidamente con los roles asignados?

El primer paso para garantizar la responsabilidad en la gestión de proyectos es identificar claramente los objetivos del proyecto y asignar responsabilidades a los miembros del equipo en consecuencia. Sin embargo, es importante tener en cuenta que existe una diferencia entre rendición de cuentas y responsabilidad.

Por ejemplo, una persona a la que se le ha asignado una tarea específica puede ser un miembro responsable del equipo. La responsabilidad es compartida. Un miembro responsable del equipo es quien toma las decisiones finales de una tarea.

Kashyap cree que empoderar a las personas con las habilidades y los recursos necesarios para hacer su trabajo los capacitará para ser responsables.

“Su objetivo debe ser proporcionar a su gente las habilidades y los recursos necesarios para hacer su trabajo, y luego crear un entorno en el que sea fácil para ellos asumir la responsabilidad de sus decisiones y acciones”.

Vartika Kashyap

Por otro lado, Proofhub destacó que una comprensión clara de las expectativas del proyecto y las consecuencias de las responsabilidades de cada individuo creará un entorno de responsabilidad.

“La responsabilidad se entiende mejor cuando las expectativas son claras y las consecuencias son más claras. Muéstreles todo el conjunto del juego: el objetivo, el dardo, cómo golpear y qué sucede cuando fallan”.

Proofhub

Creately planteó una pregunta sobre "¿qué sucede cuando los miembros del equipo no cumplen con sus responsabilidades?" En respuesta, Proofhub opinó que el primer paso es hablar con el individuo y, en consecuencia, proporcionar comentarios sobre cómo se debe cambiar el curso de acción.

“Tu primer paso es hablar con las personas involucradas. Luego proporcione retroalimentación, para que las personas sepan qué debe cambiar. Lo que aprende en su discusión proporciona el contexto para las próximas acciones que tome”.

Proofhub

Un cliente no involucrado puede causar muchos problemas. ¿Cómo mejorar la participación de las partes interesadas y garantizar que todos estén en sintonía?

Otro determinante clave del éxito del proyecto es la participación de las partes interesadas. La participación de las partes interesadas es buscar el apoyo y la retroalimentación de las partes interesadas del proyecto para garantizar que se cumplan sus objetivos.

Una buena gestión de las partes interesadas incluye un análisis adecuado de las partes interesadas utilizando un registro de partes interesadas para identificar sus requisitos. La participación de las partes interesadas tiende a ser mayor al comienzo de un proyecto y disminuye a lo largo del progreso del proyecto. Para evitar esto, es importante mantener una comunicación constante con las partes interesadas a través de herramientas de colaboración, herramientas de comunicación remota, etc.

“Ofrezca a sus clientes actualizaciones minuto a minuto, primicias internas, informes oportunos y hable con ellos en un horario fijo. Atráelos para que se involucren y nunca tendrás que pasarles la página. ¡Esto es lo que más les gusta a nuestros clientes de usar ProofHub!”

Proofhub

Metas y objetivos mal definidos podrían hundir un proyecto. ¿Cómo establecer objetivos claros y criterios de éxito para garantizar el éxito del proyecto?

Siempre debe establecer objetivos SMART. El siguiente paso es elaborar una estrategia con un plan de acción claro para lograr estos objetivos, dentro de la duración del proyecto. Tener un plan de acción de este tipo brindará una comprensión clara de quién es responsable de qué, con plazos para cada tarea.

“Un objetivo claro es algo en lo que el cliente, el gerente y el empleado pueden estar de acuerdo. La clave es no dejar que nadie se adelante en el encuentro de la fijación de objetivos”.

Proofhub

Sehdev reiteró que establecer metas lleva a definir objetivos para lograr esa meta. Esta será su luz de guía a lo largo del proyecto.

“Fijar una meta se inclina por desarrollar una propuesta y luego definir objetivos que ayudarían a lograr la meta. Cuando conoce sus objetivos, puede definir los objetivos, es decir, el cómo, el por qué y lo que necesita hacer para la planificación del proyecto”.

Nandini Sehdev

Mientras tanto, Kashyap subrayó que la combinación correcta de planificación, control y monitoreo puede determinar cómo se puede completar el proyecto dentro de su cronograma y presupuesto.

“La combinación correcta de planificación, control y monitoreo puede marcar la diferencia en la forma en que los gerentes de proyecto completan el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con resultados de alta calidad”.

Vartika Kashyap

¿Qué importancia tiene obtener el software de gestión de proyectos adecuado?

El software de gestión de proyectos adecuado puede mejorar la productividad y la eficiencia de los equipos multifuncionales. Hace que la comunicación sea más rápida, más fácil y ayuda en el proceso de toma de decisiones.

En este sentido, Proofhub destacó que es una de las decisiones más importantes a la hora de llevar a cabo un proyecto.

“De lejos, una de las decisiones más importantes. La mayoría de los equipos llegan demasiado tarde para darse cuenta de cuánto pueden mejorar con la herramienta de gestión de proyectos adecuada a su disposición. ¡Más de 85 000 de nuestros usuarios estarían de acuerdo!”

Proofhub

¿Cuáles son los principales factores a tener en cuenta al comprar una herramienta de gestión de proyectos? Un análisis de los requisitos y objetivos del proyecto establecidos por el equipo lo ayudará a determinar el software de administración de proyectos que mejor se adapte a sus necesidades.

"Conozca sus desafíos, para que pueda delinear mejor sus necesidades, comprender cómo las herramientas pueden ayudar y definir los criterios para evaluar las herramientas".

Proofhub

¿Cómo mejorar la colaboración del equipo del proyecto y generar confianza?

La comunicación es clave para mejorar la colaboración en proyectos y generar confianza. Es importante crear un entorno en el que los miembros del equipo puedan compartir conocimientos y trabajar juntos para superar los desafíos.

“Compartir conocimiento libremente. Aprende unos de otros. Cambie las cargas de trabajo de manera flexible para romper los cuellos de botella inesperados, para ayudarse mutuamente a completar trabajos y cumplir con los plazos, y para compartir recursos”.

Vartika Kashyap

Proofhub también destacó que una mejor comunicación dará como resultado una mejor colaboración, ya que todos pueden compartir sus ideas.

“La colaboración se trata de hablar y animar a las personas de su equipo a expresarse. Los gerentes deben alentar nuevas ideas y dejar que todos se expresen libremente. Se producirá una mejor colaboración”.

Proofhub

Herramientas como Creately pueden ayudarlo a colaborar mejor, en tiempo real, incluso si está trabajando de forma remota. Estas herramientas garantizan una colaboración interfuncional fluida.

¿Existen algunas técnicas para romper el hielo que puedan utilizarse para generar confianza?

“Transparencia, ofrezca confianza a su equipo, solicite comunicación y retroalimentación y responda a la comunicación y la retroalimentación”

Proofhub

¿Qué factores se deben considerar al asignar recursos a un proyecto?

La asignación efectiva de recursos tiene como objetivo asignar recursos escasos de la manera más apropiada y económica posible. Esta responsabilidad a menudo recae en el director del proyecto para garantizar que cada recurso se asigne y contabilice correctamente.

Al enfatizar aún más la escasez de recursos, Kashyap mencionó que la gestión de proyectos se trata de lograr más con menos.

“La asignación de recursos en la gestión de proyectos tiene que ver con lograr más con menos. Analice el alcance de su proyecto Identifique los recursos Tenga un plan de respaldo para los cambios del cliente Divida el proyecto en tareas más pequeñas”

Vartika Kashyap

Proofhub, por otro lado, enfatizó la importancia de tener una herramienta de gestión de proyectos para hacer que la gestión de proyectos sea más eficiente.

“ Disponibilidad de la fuente Requisitos de habilidades del proyecto objetivos del proyecto Tareas existentes a la mano Carga del proyecto Si bien todo esto es necesario, una herramienta inteligente de administración de proyectos puede ayudarlo a que estos puntos sean menos preocupantes”.

Proofhub

Está obligado a enfrentar desafíos y barreras imprevistos al administrar su proyecto. Lo importante es que esté equipado con la destreza y las herramientas adecuadas para superar tales desafíos y completar el proyecto con éxito.