¿Cómo gestionar proyectos? | #3 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Los métodos de gestión de proyectos son conjuntos de reglas y procesos que describen el ciclo de vida de un proyecto desde el principio hasta el final. Cada una de estas metodologías pone énfasis en diferentes aspectos de un proyecto. Pero la clave para elegir el método correcto es comprender de qué se trata el proyecto en sí. ¿Cómo gestionar proyectos? Lee nuestro artículo y aprende más.

¿Cómo gestionar proyectos? - Tabla de contenido:

1. Introducción
2. Descripción general de los métodos de gestión de proyectos
3. Cascada
4. Ágil
5. Resumen

Introducción

¿Necesitas un plan de acción muy detallado antes de ponerte manos a la obra? Lo necesitará cuando construya una casa, ya que el proyecto especifica el orden en que se debe realizar el trabajo y todos los detalles, incluso la ubicación de los enchufes eléctricos. El trabajo debe realizarse en un cierto orden y a un cierto ritmo para obtener el resultado deseado, mientras que cualquier cambio en el proyecto es costoso y arriesgado. Por lo tanto, la tarea de una persona que gestiona un proyecto predictivo organizado linealmente es, ante todo, garantizar que todo el equipo se adhiera estrictamente al plan.

La gestión se ve completamente diferente cuando queremos crear una aplicación para reservar plazas de aparcamiento sin problemas. Puede tener una idea de cómo debería funcionar y luego subcontratar el trabajo a programadores, diseñadores y diseñadores gráficos. Quizás la aplicación funcione exactamente como lo hemos planeado. Sin embargo, puede resultar que no cumpla con las expectativas de los usuarios. Es por eso que el segundo enfoque, el enfoque iterativo o adaptativo, tiene que ver con el propósito y la flexibilidad.

El aspecto que tendrá la aplicación y las funciones que finalmente tendrá se determinarán durante la implementación. Podemos crear muchas versiones diferentes, así como funciones que no se utilizarán en el producto final. Esto dependerá de las necesidades actuales y cambiantes de los clientes. Lo más importante es que la aplicación cumpla con su cometido. La tarea principal de la persona que administra un proyecto de este tipo será adaptar sabiamente las actividades del equipo a los requisitos cambiantes del mercado y los términos de implementación del proyecto.

Una vez que reconocemos a qué tipo de proyecto nos enfrentamos, es hora de elegir el método de gestión adecuado. Entonces, comencemos con una descripción general de los métodos de administración.

Descripción general de los métodos de gestión de proyectos

Los enfoques más generales de la gestión de proyectos se pueden dividir en:

• Lineal, también conocido como predictivo, donde es importante realizar tareas y etapas planificadas una a la vez, y la finalización de una etapa suele ser una condición para comenzar la siguiente. Facilita la gestión de proyectos complejos y repetitivos
• Iterativo, adaptativo o evolutivo: donde muchos aspectos del proyecto se llevan a cabo simultáneamente y el objetivo se alcanza mediante la creación de versiones sucesivas del producto de trabajo mejorado mediante el análisis de los resultados obtenidos, su corrección y su detalle, es decir, iteraciones.

Entre estos dos extremos, existe todo un espectro de enfoques de gestión intermedios que combinan elementos lineales e iterativos. Entre los métodos específicos, los más utilizados incluyen:

• Cascada
• Ágil
• Melé
• Scrumban
• Kanban
• Programación extrema (XP)
• Inclinarse
• principe2
• seis sigma
• Método de la ruta crítica (CPM)
• Gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM)

Discutiremos los dos primeros métodos de gestión a continuación. Sin embargo, una descripción detallada de los demás se presentará en el siguiente artículo.

Cascada

El método en cascada, o el método de la cascada, se considera el método clásico de gestión de proyectos. Es el método más cercano al enfoque lineal. En este enfoque, un proyecto se divide en las siguientes fases:

• identificacion de requisitos
• análisis de requisitos
• diseño de solución
• desarrollo de productos
• pruebas
• implementación

Pasas al siguiente paso solo después de completar el anterior. Es por eso que la cascada funciona principalmente para proyectos bien definidos y repetitivos implementados en un entorno relativamente estable.

Sus beneficios incluyen una definición clara del propósito del proyecto y las formas de trabajar desde la primera fase del proyecto, que se enfoca en recopilar pautas de todas las partes interesadas. El modelo en cascada también se elige a menudo porque es relativamente fácil de administrar y otorga gran importancia a la documentación del proyecto, lo que facilita las auditorías externas y le permite realizar un seguimiento del historial de finalización de tareas.

Este modelo también tiene sus inconvenientes. Entre los más serios está la suposición de que la organización o el cliente sabe exactamente qué resultado quiere desde el principio y sus expectativas no cambiarán durante el proyecto. El segundo gran problema es la necesidad de predecir la forma óptima de realizar las tareas ya en la fase de diseño. Esto permite una planificación presupuestaria más precisa, pero en sí misma es propensa a errores y costosa, y requiere mucho trabajo por parte de especialistas en las primeras etapas del proyecto.

Ágil

Agile, un conjunto de métodos ágiles de gestión de proyectos, surgió como una respuesta a los males del modelo en cascada. Se encuentra más cerca de su polo opuesto, el enfoque iterativo y evolutivo. Esto se debe a que la gestión ágil de proyectos tiene que ver con la mejora continua.

Según el Manifiesto Ágil, los siguientes valores cuentan sobre todo en la implementación del proyecto:

• personas e interacciones sobre procesos y herramientas
• un producto de trabajo sobre una extensa documentación
• colaboración con el cliente en la negociación de un contrato
• responder al cambio sobre ejecutar un plan establecido

Las ventajas de la gestión ágil de proyectos incluyen la continuidad del cambio y una estrecha colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Una de las principales desventajas, por otro lado, es la barra alta establecida para los estándares de comunicación. Esto se debe a que en Agile se requiere un compromiso frecuente y profundo del cliente. A su vez, el proceso de llegar a un acuerdo puede resultar tedioso, conflictivo y difícil de coordinar, especialmente cuando hay muchas personas involucradas.

Resumen

La clave para elegir el método de gestión de proyectos correcto es comprender los detalles del proyecto y ubicarlo en la línea entre los dos extremos: enfoques lineales y evolutivos de los proyectos. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas, por eso es tan importante adaptar el método de operación al resultado esperado, así como la disponibilidad y calidad de comunicación con el cliente.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Ágil frente a Scrum
5. Ágil vs Cascada
6. 4 ejemplos de proyectos