Seguimiento de proyectos. ¿Qué parámetros vigilar? | #34 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Los datos del proyecto son una herramienta poderosa que los gerentes de proyecto deben aprender a manejar. Recolectarlo es solo el comienzo. El éxito del proyecto radica también en el seguimiento de los hallazgos relevantes y en la observación de las relaciones entre ellos. Entonces, ¿cómo decidir qué parámetros vale la pena observar? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

Seguimiento del proyecto – índice:

1. Introducción
2. Presupuesto – seguimiento de los recursos
3. Programación: cumplir con los plazos
4. Nivel de desempeño – control de calidad
5. Control – rangos de parámetros
6. Resumen

Introducción

Independientemente del método de gestión aplicado en un proyecto, una de las principales tareas del Project Manager durante todo el proyecto es monitorear su progreso. Sin parámetros y criterios de evaluación claramente definidos, no se puede determinar si el proyecto avanza hacia la meta correcta al ritmo correcto. ¿Qué parámetros observar para detectar problemas potenciales lo antes posible y aprovechar las oportunidades que se presenten?

Presupuesto – seguimiento de los recursos

En casi todos los proyectos, el presupuesto es el parámetro observado más esencial. Por lo tanto, el Project Manager debe monitorear todos los aspectos de la financiación de tareas, entre otros:

• costes laborales,
• materiales,
• software,
• compra o uso de herramientas y equipos,
• consulta de expertos,
• viajes y participación en eventos del sector.

Para monitorear los gastos, es más fácil usar un software, por ejemplo, Firmbee. Entonces todas las desviaciones del presupuesto establecido son inmediatamente visibles. Sin embargo, no vale la pena poner demasiado peso en un gasto excesivo de una sola vez. Es mejor asumir un margen de error para los objetivos o hitos. Luego puede compensar los costos más altos de una tarea con ahorros en otra área.

Los métodos ágiles de gestión de proyectos funcionan particularmente bien en la gestión de presupuestos flexibles. Según el informe Pulse of Profession 2021 titulado "Más allá de la agilidad", mantienen hasta el 64 % de los proyectos dentro del marco de financiación asumido.

Programación: cumplir con los plazos

La segunda área clave es ver si el proyecto se ajusta al tiempo establecido. Aquí también, el software resulta útil, ya que puede verificar no solo el progreso del equipo en tiempo real, sino también generar informes. También vale la pena emplear técnicas probadas de gestión del tiempo.

Sobre todo, recuerda observar la relación e interdependencia entre las tareas. Si la coordinación es importante, debe asegurarse de que se cumpla el plazo y de que las tareas mantengan el orden correcto.

Nivel de desempeño – control de calidad

Controlar la calidad de las tareas es algo más difícil de monitorear que el presupuesto y el cronograma para su implementación. Esto se debe a que aquí es difícil no solo para la estandarización sino también para los criterios de evaluación inequívocos.

Al planear monitorear el nivel de desempeño de la tarea, vale la pena distinguir entre dos parámetros utilizados en la metodología Scrum:

• Definición de hecho , y
• Criterios de aceptación

La definición de finalización se refiere a la calidad del desempeño de una tarea, es decir, si se han cumplido todos los requisitos técnicos que se le imponen. Los criterios de aceptación, por otro lado, son una lista de expectativas depositadas por las partes interesadas.

La diferencia entre cumplir con la definición de finalización y cumplir con los criterios de aceptación se puede ilustrar con el ejemplo de una casa en construcción. Cumple con la definición de finalización cuando las paredes se han enladrillado de manera suficientemente uniforme y la inversión ha sido aceptada por el director de obra. Sin embargo, es posible que la casa no cumpla con las expectativas del constructor, quien esperaba que las paredes fueran perfectamente uniformes y que el color fuera como en el folleto.

Control – rangos de parámetros

Tan importante como monitorear parámetros específicos es determinar sus rangos, en otras palabras, responder a la pregunta: "¿Cuánta desviación de la norma debería causar preocupación?"

Debido a las diferencias en los requisitos de las organizaciones y partes interesadas, así como las necesidades individuales de cada proyecto, es difícil hablar de recomendaciones de desviación. Sin embargo, ya sea el 10 o el 25 por ciento, durante la planificación del proyecto es una buena idea establecer valores específicos con las partes interesadas que solo terminarán con reuniones adicionales y acciones frenéticas y espontáneas.

Resumen

El seguimiento de un proyecto ayuda a asegurarse de que va por buen camino para alcanzar sus objetivos. Discutimos las áreas clave anteriores: presupuesto, cronograma, rendimiento y rangos de parámetros.

No existe una receta simple para un conjunto de parámetros que describan de manera óptima cada proyecto. Sin embargo, en la mayoría de los proyectos, la extracción eficiente de estos elementos básicos permitirá que las tareas se completen a tiempo, dentro del presupuesto y al nivel requerido.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
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