La guía visual para planificar un proyecto

Algunos proyectos son fáciles de administrar, mientras que otros requieren mucho esfuerzo. En cualquier caso, tener un plan de proyecto adecuado lo ayudará a asegurarse de que se complete sin problemas.

Si tiene una visión clara de todo lo que debe suceder y cómo lo hará dentro de un período de tiempo específico, puede minimizar, si no eliminar por completo, la posibilidad de que el proyecto fracase.

En esta publicación, hemos compilado una lista de técnicas de planificación de proyectos que puede usar para crear un plan de proyecto sólido y ejecutarlo con éxito. Analizaremos diferentes áreas de la planificación de proyectos, como el proceso de planificación, la planificación de recursos, la gestión del conocimiento, el mapeo de procesos, la toma de decisiones y la gestión de riesgos.

Proceso de planificación

En la primera etapa de la planificación del proyecto, debe establecer objetivos, crear un esquema del plan del proyecto y analizar sus necesidades presupuestarias. Puede utilizar las siguientes técnicas de planificación de proyectos para completar rápidamente estas tareas.

Objetivos INTELIGENTES

SMART es un criterio para establecer metas y objetivos para los proyectos. Según SMART, los objetivos de su proyecto deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada.

Criterios de objetivos SMART

Consulte nuestra Guía SMART para agilizar el proceso de planificación de su proyecto para aprender a utilizar correctamente los criterios SMART en la planificación de proyectos.

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de descomposición del trabajo (EDT) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para visualizar los resultados que entregará un proyecto en una estructura jerárquica. Ayuda a los gerentes de proyectos a dividir las actividades complejas del proyecto en tareas simples y manejables.

Cómo usarlo

Paso 1 : El primer paso para crear una WBS es comprender el alcance del proyecto. Esto significa que debe identificar los objetivos del proyecto, los entregables, las tareas, los plazos, etc.

Paso 2: Identificar los entregables clave. Estos entregables clave son los que son esenciales para el éxito del proyecto y deben aparecer en el Nivel 2 de su estructura de desglose del trabajo.

Paso 3: Identifique los paquetes de trabajo o los entregables del proyecto en el nivel más bajo de su EDT. Reúna a su equipo de proyecto y a las partes interesadas para determinar todo el trabajo necesario para completar los entregables clave.

Paso 4: Cree un diccionario WBS que contenga la definición y el alcance de los elementos (paquetes de trabajo) en el gráfico.

Ejemplo de estructura de desglose de trabajo (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Matriz de prioridades de acción

La matriz de prioridad de acción es una herramienta de planificación de proyectos que se utiliza para determinar qué actividades priorizar y qué actividades evitar para aprovechar al máximo su tiempo y recursos. Ayuda a tomar mejores decisiones.

Cómo usarlo

En la matriz de prioridades de acción, se debe marcar el esfuerzo de la actividad en el eje x y el impacto de la misma en el eje y. La matriz de prioridad de acción crea 4 posibilidades;

1. Ganancias rápidas/Urgente : estas son las actividades que tienen un alto impacto y requieren poco esfuerzo para completarse. Es mejor concentrarse en este tipo de proyectos tanto como pueda.
2. Grandes proyectos/No urgentes : estos son los proyectos/actividades que tienen un alto impacto y requieren un gran esfuerzo. Si bien no debe permitir que estos proyectos eclipsen las ganancias rápidas, debe planificarlos bien antes de ejecutarlos.
3. Suplentes/ Delegado : estos son los proyectos de baja prioridad que tienen un impacto bajo y un esfuerzo bajo. Puede trabajar en ellos cuando tenga tiempo entre ganancias rápidas y proyectos importantes. O puede delegarlos a otro equipo.
4. Trabajos duros/Posponer o ignorar : estas son las tareas que tienen un bajo impacto pero requieren un gran esfuerzo. Se recomienda evitar realizarlos, o si no se pueden evitar, buscar la ayuda de un experto que pueda terminarlo de manera eficiente.

Matriz de prioridades de acción (haga clic en la plantilla para editar en línea)

Estructura de desglose de costos

La estructura de desglose de costos (basada en la WBS) es una de las técnicas de planificación de proyectos que se utiliza para asignar costos a diferentes partes de un proyecto (a las actividades en el nivel más bajo de su estructura de desglose de trabajo). Se utiliza para comparar los costes reales con el presupuesto.

Cómo usarlo

Paso 1: en su estructura de desglose del trabajo, asegúrese de que todos los paquetes de trabajo representen una tarea discreta y definible entre sí. Y asigne a cada paquete de trabajo una fecha de inicio y finalización.

Paso 2: asigne a cada paquete de trabajo que haya identificado un monto de presupuesto específico. Asegúrese de haber asignado también un responsable del presupuesto para esto.

Paso 3: Examine los costos y determine cuánto le costará el proyecto en cada nivel de la estructura de desglose del trabajo.

Estructura de desglose de costos (haga clic en la plantilla para editar en línea)

Análisis de tendencias de hitos

El análisis de tendencias de hitos es una técnica de planificación de proyectos para realizar un seguimiento de los hitos de un proyecto. Ayuda a identificar si el trabajo relacionado con un hito del proyecto está adelantado o retrasado.

Cómo usarlo

Paso 1: consulte el cronograma de su proyecto y defina los hitos de su proyecto. Es mejor no tener muchos hitos, para que no parezca confuso en su gráfico de análisis de tendencias de hitos.

Paso 2: en el gráfico MTA, el eje Y representa la escala de tiempo del proyecto y el eje X representa la escala de tiempo del informe. Puede usar una línea específica con un color específico o una forma de marcador específica para simbolizar el hito en el gráfico. Agregue los hitos al gráfico al final de cada período de informe.

Paso 3: consulte el cuadro MTA para identificar las tendencias de los hitos en su proyecto.

Consulte esta publicación para conocer en detalle cómo funciona el análisis de tendencias de hitos.

Análisis de tendencias de hitos (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Planeación de recursos

Para ejecutar proyectos de manera más efectiva, debe asignar sus recursos de manera adecuada. En la etapa de planificación de recursos, debe tomar nota de los tipos de recursos que necesita para las tareas del proyecto y determinar la duración de cada tarea.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son una herramienta y una técnica de planificación de proyectos que se utilizan para programar y supervisar tareas. También se pueden utilizar para transmitir costos y gastos en diferentes etapas de un proyecto.

Cómo usarlo

Paso 1: Divida el proyecto en tareas individuales y asígneles filas en el diagrama de Gantt.

Paso 2: cada tarea tiene una línea de tiempo y puede codificarlas con colores según lo necesite. Superponer la línea de tiempo es una línea de progreso y al usarla, marque cuánto trabajo se ha realizado en la tarea.

Consulte nuestra publicación Cómo usar diagramas de Gantt para planificar proyectos como un jefe para obtener más información sobre el uso de diagramas de Gantt en la planificación de proyectos.

Diagrama de Gantt para el plan de proyecto de alto nivel (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Más plantillas de diagramas de Gantt

Organigramas

Los organigramas son técnicas de planificación de proyectos que puede utilizar para visualizar el equipo del proyecto, sus funciones y responsabilidades. Usándolo, no solo puede resaltar la jerarquía y la estructura de informes, sino que también puede usarlo al asignar tareas a individuos.

Cómo usarlo

Paso 1: Examine los recursos disponibles para usted y asócielos con las tareas.

Paso 2: Comprender la jerarquía/estructura de informes del equipo del proyecto.

Paso 3: Usando una plantilla de organigrama como la que se muestra a continuación, puede asignar a cada individuo un lugar en el organigrama. Puede agregar la información necesaria, como los roles y responsabilidades, disponibilidad, etc. en el organigrama. Refiriéndose a él, puede asignar a cada individuo tareas relevantes.

Organigrama de Gestión de Proyectos (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Más plantillas de organigramas

Conocimiento administrativo

Al trabajar en proyectos, el equipo necesita consultar diferentes recursos como tutoriales, actas de reuniones, documentos de procesos, etc. para realizar algunas áreas de su trabajo. Si hay un solo lugar, algo así como una base de datos, donde puedan acceder a toda la información, se ahorraría mucho tiempo.

Mapas de conocimiento/Mapas mentales

Los mapas mentales son una herramienta que se utiliza para organizar la información. Los equipos de proyecto utilizan mapas mentales durante las sesiones de lluvia de ideas para capturar el libre flujo de ideas y estructurarlas de una manera fácil de entender. También se pueden utilizar como mapas de conocimiento que almacenan la información necesaria.

Cómo usarlo

Paso 1: Reúna los recursos que el equipo necesita consultar y categorícelos. Por ejemplo: en un proyecto de creación de sitios web, las publicaciones de blog, los videos y las infografías sobre la planificación de sitios web se pueden clasificar como tutoriales de planificación de sitios web.

Paso 2: con Creately, puede agregar los enlaces relevantes. Simplemente haga clic en la forma, acceda a Propiedades y agregue su enlace en Enlace a una URL o un Diagrama

Paso 3: si está incrustando el diagrama en una página web, publíquelo como un diagrama interactivo con Creately Viewer.

Mapa mental de los recursos del proyecto

Mapeo de procesos

Si ha aclarado cómo ejecutar una determinada tarea paso a paso, sería fácil para cualquier persona, ya sea que esté familiarizado con el proceso o no, llevarla a cabo sin problemas. Aquí es donde entra en juego el mapeo de sus procesos.

Mapas de procesos

Los mapas de procesos son una herramienta que se utiliza para visualizar los pasos de una actividad laboral y las personas que son responsables de ella.

Para saber qué son los mapas de procesos, los símbolos de los mapas de procesos, los tipos de mapas de procesos y cómo dibujar un mapa de procesos, consulte nuestra Guía fácil para el mapeo de procesos.

Plantilla de mapa de procesos de gestión de proyectos (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Gráfica PERT

PERT significa Técnica de Revisión de Evaluación de Proyectos. Ayuda a mapear sus procesos de principio a fin.

El diagrama PERT ayuda a los equipos a identificar rápidamente los "cuellos de botella" en los proyectos que luego pueden abordarse de inmediato. Esto ayuda a ahorrar mucho tiempo a largo plazo, en lugar de esperar a que surjan problemas.

En esta guía detallada de gráficos PERT, hemos cubierto cómo usar esta técnica de planificación de proyectos y qué beneficios puede obtener al usarla.

Diagrama PERT para Planificación de Proyectos (Haga clic en el diagrama para editar en línea)

Más plantillas de gráficos PERT

Lluvia de ideas/Toma de decisiones

Las sesiones de lluvia de ideas y toma de decisiones tienden a tomar mucho tiempo durante el proceso de planificación del proyecto y durante todo el proyecto. Si bien la lluvia de ideas es necesaria para generar ideas creativas, es una técnica indispensable para tomar decisiones y resolver problemas.

Diagramas de afinidad

Los diagramas de afinidad se utilizan para agrupar un gran conjunto de ideas/datos/opiniones bajo un tema o categoría en particular en función de su relevancia entre sí. Se puede utilizar para organizar las ideas generadas a partir de una sesión de lluvia de ideas, de manera lógica.

Cómo usarlo

Paso 1: Reúna a un equipo competente para la sesión de lluvia de ideas

Paso 2: Registre todas y cada una de las ideas/opiniones compartidas durante la sesión

Paso 3: Ordena las ideas según sus similitudes

Paso 4: Agrúpelos y asigne a cada grupo un nombre para su identificación.

Plantilla de diagrama de afinidad (haga clic en el diagrama para editarlo en línea)

Gráfico de selección

El gráfico PICK es otra técnica de planificación de proyectos que puede utilizar para organizar ideas después de una sesión de lluvia de ideas. Te ayuda a identificar qué ideas son fáciles de implementar y cuáles tienen un alto rendimiento o, en otras palabras, qué ideas son las más útiles.

Cómo usarlo

De acuerdo con la tabla PICK, puede etiquetar sus ideas como

• Posible: estas son las ideas que son fáciles de implementar pero tienen una baja recompensa
• Implementar: las ideas en esta sección del gráfico son fáciles de implementar y tienen una gran recompensa
• Desafío: aquí las ideas son más difíciles de implementar y la recompensa es difícil de determinar
• Matar: estas ideas son más difíciles de implementar y tienen una recompensa baja

Una vez que coloque las ideas de la lluvia de ideas en la matriz, quedará más claro en qué idea debe trabajar primero y cuál debe evitar.

Seleccione el gráfico para la planificación de proyectos (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Árbol de decisión

Cuando se le presentan varios cursos de acción, puede usar un árbol de decisiones para analizar los diferentes resultados de elegir esas opciones.

Cómo usarlo

Paso 1: Identifique y defina la decisión y colóquela al principio del diagrama

Paso 2: Escriba las posibles soluciones en las líneas conectadas al siguiente nivel de formas del árbol de decisiones.

Paso 3: Ponga el resultado de estas soluciones en las formas conectadas a las líneas. Puede usar un óvalo para representar resultados que son ciertos. Y si un resultado conduce a una nueva decisión, colóquelo en un rectángulo.

Paso 4: Reúna a su equipo de tomadores de decisiones y revise el análisis para tomar una decisión final

Plantilla de diagrama de árbol de decisión (haga clic en el diagrama para editarlo en línea)

Más ejemplos de árboles de decisión

Gestión de riesgos

Los riesgos son un elemento ineludible en los proyectos, y la mejor manera de minimizar el impacto que puedan tener en tus objetivos es prepararte para ellos con anticipación. Al identificar y analizar los riesgos de antemano, puede evitar resultados negativos que pueden afectar los resultados del proyecto.

En nuestra Lista definitiva de técnicas visuales de gestión de riesgos, hemos cubierto 11 técnicas eficaces de gestión de riesgos que puede utilizar para identificar, evaluar y controlar los riesgos.

Ampliar la lista de técnicas de planificación de proyectos

Aquí hemos cubierto técnicas visuales útiles que puede usar como técnicas de planificación de proyectos. No solo son fáciles de usar, sino también efectivos cuando se trata de la planificación de proyectos, la toma de decisiones, la resolución de problemas, la gestión del conocimiento, etc.

¿Tiene más técnicas de planificación de proyectos para agregar a la lista? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.