Su guía completa de técnicas de programación de proyectos

La mayoría de los gerentes de proyectos saben que crear el plan del proyecto es solo el comienzo del viaje de la gestión del proyecto. Toda la planificación y previsión cuidadosas no sirven de mucho si no hay una forma concreta de ejecutar el plan del proyecto. Y dado que la mayoría de los proyectos tienen tantas partes móviles, la creación de un cronograma que sea procesable y tenga en cuenta todas las realidades del proyecto puede convertirse en la parte más crítica del proceso de gestión de proyectos.

¿Qué es la programación de proyectos?

El cronograma de un proyecto es la línea de tiempo de su proyecto, consta de todas las tareas, actividades e hitos secuenciados que deben completarse en un período de tiempo determinado.

Crear un cronograma del proyecto es una forma de comunicar todas las tareas que se deben realizar, al tiempo que se aclara qué recursos se necesitan y en qué marco de tiempo.

La programación eficaz de proyectos conduce al éxito de un proyecto, a costos reducidos y a una mayor satisfacción del cliente

En términos generales, la programación de proyectos consta de 3 pasos

• Determinar lo que se debe realizar
• Determinar quién necesita realizar el trabajo.
• Determine cuánto tiempo llevará realizar el trabajo.

Creación del cronograma del proyecto

Incluso los proyectos grandes y complejos deben dividirse en tareas manejables más pequeñas que tengan objetivos y plazos claros. La creación de un cronograma del proyecto se puede hacer siguiendo estos pasos:

1. Gestión del cronograma del plan: esto incluye todo el trabajo preliminar involucrado en la configuración de un cronograma. Consiste en establecer todas las políticas, procedimientos y lineamientos que regirán su proyecto. Identifica a todas las partes interesadas en el proceso de gestión del proyecto, identifica quién debe aprobar el cronograma y quién tiene la autoridad para realizar cambios en él.

2. Definir las Actividades del Proyecto: Esto consiste en todas las actividades requeridas para ser terminadas para completar el proyecto. Esto implica establecer claramente la naturaleza de cada tarea, cuáles son las subtareas correspondientes y determinar hitos para seguir el progreso del proyecto a lo largo del camino. Las actividades deben ser medibles, fácilmente estimables y relacionadas tanto con un entregable del proyecto como con un costo presupuestado.

3. Determinar las dependencias: identificar las dependencias implica enumerar todas las actividades que dependen de otras para completarse. Esto le ayuda a estructurar su horario en función de las tareas que deben realizarse en paralelo y las que deben realizarse secuencialmente.

4. Secuenciar actividades : después de haber identificado las dependencias, puede comenzar a secuenciar las actividades en un proyecto. Esto no implica asignar plazos a cada tarea, sino crear un flujo de trabajo eficiente en el que se identifique el orden de las tareas.

5. Estimar recursos : cada actividad en su proyecto requiere recursos. Esto podría ser en forma de personal, software, espacio de trabajo y mucho más. La estimación de recursos garantiza que la cantidad óptima de recursos esté disponible en cada etapa del proyecto, de modo que no encuentre demoras mientras ejecuta su proyecto.

6. Establezca duraciones: documentar con precisión cuánto tiempo llevará cada actividad es clave para garantizar que el proyecto en su conjunto se mantenga encaminado. Subestimar cuánto tiempo tomaría una tarea puede tener efectos en cascada en todo el cronograma, mientras que sobreestimar cuánto tiempo tomará un proyecto puede conducir al desperdicio de tiempo y recursos.

7. Monitoreo y Control : Este proceso se lleva a cabo a lo largo de la duración del proyecto. Implica ejecutar informes y evaluar el progreso de un proyecto contra el cronograma, administrar el desempeño y comunicarse con el equipo.

Técnicas de Programación de Proyectos

La programación de proyectos generalmente incluye varias técnicas, algunas de las técnicas más comunes son:

Métodos matemáticos:

Estos modelos calculan la fecha de inicio y finalización de varias tareas en el proyecto en función de su alcance conocido.

Camino critico:

El Método de la Ruta Crítica es un modelo que identifica el tiempo máximo y mínimo requerido para completar un proyecto. También ayuda a identificar todas las tareas críticas que deben completarse en un proyecto para que se mantenga encaminado. También identifica otras tareas en las que el tiempo de entrega no afecta la programación. CPM se implementa enumerando las tareas necesarias para la finalización de un proyecto y observando las dependencias entre ellas.

Una ruta crítica ayuda a visualizar el flujo del proyecto y calcular su duración cuando se conocen todas las dependencias y entregables.

Gráfico PERT:

Al igual que un diagrama de ruta crítica, un gráfico PERT también ayuda a visualizar el flujo de tareas en un proyecto y estima una línea de tiempo en función de su duración supuesta. Al igual que en CPM, debe definir tareas y ordenarlas en función de los plazos del proyecto. Luego puede crear una red estimando diferentes cronogramas de su proyecto dependiendo de varios niveles de confianza para crear,

• línea de tiempo optimista
• Cronología más probable
• Cronología pesimista

Los gráficos PERT usan una duración promedio ponderada para calcular posibles líneas de tiempo.

Compresión de duración

Estas son técnicas para acortar un cronograma, se utiliza para ajustar el cronograma sin cambiar el alcance.

seguimiento rápido

Esta es otra forma de usar una Ruta Crítica. Le ayuda a encontrar tareas que podrían realizarse simultáneamente o superponerse parcialmente para acelerar la entrega del proyecto. Al analizar la ruta crítica, puede identificar qué tareas se pueden acelerar.

estrellarse

Esta es una técnica en la que se aportan recursos adicionales para completar un proyecto a tiempo. Esto se puede usar en casos únicos en los que un proyecto tiene recursos adicionales de sobra. También se puede aplicar a situaciones en las que simplemente agregar más recursos puede acelerar la finalización de un proyecto. Esta técnica aumenta significativamente el costo de un proyecto.

Lista de tareas:

Esta es la técnica más simple de programación de proyectos e implica la creación de una hoja de cálculo o documento de todas las posibles tareas involucradas en un proyecto.

Gráfico de gantt

Los gerentes de proyecto lo utilizan la mayor parte del tiempo para tener una idea sobre el tiempo promedio necesario para terminar un proyecto. Un gráfico de Gantt del cronograma de un proyecto es un gráfico de barras que representa las actividades clave en secuencia a la izquierda frente al tiempo. Cada tarea está representada por una barra que refleja el inicio y la fecha de la actividad, y por lo tanto su duración.

Consejos para dominar la programación de proyectos

Aportaciones de las partes interesadas: la creación de un cronograma de proyecto no se puede hacer de forma aislada. Consultar a su equipo y otras partes interesadas le permite identificar tareas, recursos y dependencias con mayor precisión para que pueda estimar duraciones con plazos realistas.

Consultar proyectos anteriores: hacer referencia a proyectos anteriores con un alcance similar puede ayudar a crear un cronograma más completo con estimaciones realistas y una lista de tareas más exhaustiva.

Identificar riesgos: identificar y documentar proactivamente todos los factores que podrían descarrilar su proyecto le permite crear un plan de gestión de riesgos que podría mitigar de manera efectiva los riesgos si ocurren sin afectar drásticamente el cronograma del proyecto.

Registro de suposiciones de programación : defina claramente su razonamiento para calcular una estimación. Una gran parte de la programación es hacer predicciones, esto implica hacer suposiciones basadas en la información actual disponible. Enumerar estas suposiciones hace que sea más fácil identificar cómo puede cambiar todo el cronograma si algunas de sus suposiciones cambian en el camino.

Cuéntanos sobre tu experiencia con la programación de proyectos

Las técnicas de programación de proyectos están en constante evolución. ¿Tiene alguna experiencia con la implementación de técnicas de programación de proyectos? Nos encantaría saber de usted. Cuéntanos sobre tus ideas en los comentarios a continuación.